Инструкция представительству
Фестиваля рекламы «Идея!»
Уважаемые коллеги! Дирекция фестиваля благодарит Вас за готовность к сотрудничеству. Мы надеемся, что наша совместная работа укрепит позиции на рынке рекламы как самого фестиваля, так и его представительств. Мы решаем общие задачи собственного динамичного развития и развития отрасли, в которой мы работаем. Поэтому фестивалю «Идея!» очень важен его статус официального фестиваля Рекламной Федерации Регионов (РФР). И поэтому работа с региональными участниками при помощи представительств – важная часть при подготовке и проведении нашего фестиваля.
Работа Представительств и Дирекции идет параллельно и условно разбивается на периоды. В каждом периоде решаются две задачи:
Продвижение Фестиваля. Контакты с участниками.Исходя из этих задач сформулирована данная инструкция.
Национальный фестиваль рекламы «Идея!» состоится 13-15 мая 2010г. в Новосибирске, на территории Сибирской Ярмарки. В рамках Рекламно-полиграфического форума.
1 этап: ноябрь 2009-февраль 2010 года
1. Формирование региональной адресной базы для рассылки приглашений к участию в фестивале (до 20 февраля 2010 г.)
Эта работа подробно описана в договоре. В базе должны присутствовать креативные рекламные агентства, дизайн-студии, видеостудии, телекомпании и радиостанции, агентства наружной рекламы, рекламные отделы крупных рекламодателей. База должна содержать название и вид деятельности компании, рабочие телефоны, факсы и е-mail, ФИО контактного лица, либо руководителя предприятия. Для чего нужна база? Во-первых, по ней представительство будет рассылать листовку, предоставленную дирекцией (предоставлен будет необходимый тираж листовки с информацией о предстоящем фестивале, на листовке будет предусмотрено свободное место для внесения контактов представительства). Во-вторых, эту базу представительство передает в дирекцию, чтобы по ней же было разослано еще и централизованное приглашение. В-третьих, это инструмент для сбора работ, благодаря которому представительство будет напоминать участникам о сроках и сообщать информацию от дирекции, если таковая будет появляться.
2. Проведение рекламной кампании в регионе.
Это тоже предусмотрено договором. Все Представительства получают от дирекции макеты для размещения в прессе (в электронном виде), аудиоролики фестиваля (на требуемых носителях). Дирекция понимает, что не все представительства имеют собственные медиаресурсы. Но в любом случае вы гораздо лучше знаете местный рынок СМИ, чем сотрудники дирекции. Для проведения рекламной кампании есть несколько путей. Во-первых, у Представительств есть ресурс обмена: эфирное время (газетные площади) – на участие работ телеканала/радиостанции/газеты в конкурсах фестиваля. Для ряда СМИ это может быть достаточно привлекательным предложением. НО: представительство должно отнестись к этой схеме с максимальным вниманием – фестиваль интересует не те СМИ, которые готовы что-то поставить в обмен на участие в фестивале, а те, которые действительно являются рейтинговыми в вашем городе/регионе, следовательно, решают задачи информирования о фестивале. Задача не в том, чтобы обеспечить хоть какую-нибудь рекламную кампанию, а в том, чтобы кампания была эффективной. Именно с этим связано зафиксированное в договоре требование согласовывать с дирекцией объемы размещения и объемы предоставляемых бесплатных работ. Согласование производится методом обычной переписки по электронной почте. Дирекцию интересует: характеристики СМИ (предпочтение отдается деловым изданиям и изданиям с большими тиражами, а также рейтинговым телеканалам и радиостанциям), объем размещаемой рекламы, количество запрашиваемых работ.
Дирекция не исключает ситуаций, когда Представительству по каким-либо причинам неудобно вести переговоры с местными СМИ о рекламе фестиваля. В этом случае мы просим оказать экспертное содействие: Представительство формирует список из 3-5 медиаканалов, выбранных им для размещения рекламных материалов Фестиваля, обосновывает этот выбор и передает контакты Дирекции. Список должен содержать: название, описание аудитории, тираж, рабочие адреса, телефоны, факсы, е-мэйлы, ФИО контактного лица или руководителя.
II. Контакты с участниками.
На первом этапе работа по продвижению Фестиваля и контактам с участниками пересекаются. При этом значительную часть, как уже понятно, занимает первая задача. Однако как только в городе станет известно об открытии представительства, у потенциальных участников и просто случайных людей могут возникнуть те или иные вопросы. Поэтому уже с этого времени Представительств должно определиться с ответственным лицом, на которое и будут сыпаться все эти вопросы. Они, вопросы, могут быть смешными, нелепыми и вообще не по теме, следует быть к этому готовыми. Также следует быть готовыми к тому, что не на все вопросы вы сможете ответить сразу – либо за отсутствием информации, либо в силу того, что то или иное решение выходит за пределы вашей ответственности. Не надо пугаться этой ситуации – это нормально. Аккуратно запишите все, о чем спрашивали, договоритесь с вопрошающим о том, кто кому перезвонит и когда и отправляйте вопросы в Дирекцию. Обычно мы отвечаем быстро, правда, стоит делать поправку на разницу во времени, поэтому лучше не обещать человеку ответа через двадцать минут, а договориться о контакте на следующий день.
Дирекция в этот период разрабатывает презентационную продукцию Фестиваля, готовит материалы для рассылки, рекламные материалы, ведет переговоры с региональными СМИ о рекламной поддержке фестиваля, запускает актуализированный сайт фестиваля.
2 этап: январь-февраль 2010 года
I. Продвижение фестиваля.
Представительство получает от Дирекции и размещает рекламные материалы фестиваля в соответствии с достигнутыми на прошлом этапе договоренностями. Кроме того, представительство контролирует размещение рекламных материалов фестиваля: собирает публикации, эфирные справки и пр. (По окончанию рекламной кампании фестиваля Представительство предоставляет Дирекции рекламные материалы с анонсами фестиваля).
II. Контакты с участниками.
1. Рассылка приглашений (февраль 2010 г.)
Рассылка информационной листовки, предоставленной дирекцией фестиваля, производится представительством за счет собственных средств и возможностей. Эта листовка, как уже упоминалось, содержит поле, в которое представительство вносит свои координаты, по которым с ним будут контактировать участники. Через 4-5 дней после окончания рассылка представительство проводит контрольный обзвон базы, с целью убедиться – получена ли листовка и какова реакция.
Отчет представительства Дирекции о результатах рассылки
Представительство уведомляет Дирекцию письмом или факсом о реальных сроках рассылки по утвержденной адресной базе, а также о результатах рассылки. Это очень важная часть работы, от качества которой зависит конечный результат – то есть количество работ и участников из вашего региона. А этот результат, как мы помним, напрямую связан с тем, что же получит само представительство (в виде работ и аккредитаций для собственных нужд или в виде комиссионных). Поэтому здесь необходимо быть по-хорошему настойчивыми, например, не удовлетворяться ответом «листовку получили, но участвовать не будем», а постараться выяснить, с чем связано такое нежелание. Возможно, люди не готовы выставлять работы, но их заинтересует информация об учебной программе, или они чего-то не поняли и решили, что проще не разбираться. Кроме того, такой обзвон – дополнительное напоминание потенциальным участникам, что им как жителям данного города/региона повезло – можно не звонить в далекий и неведомый Новосибирск, чтобы уточнить то или иное, поскольку на все вопросы ответят рядом.
2. Освоение процесса регистрации на сайте фестиваля. Представительство должно это уметь очень хорошо, в инструкции этому научить невозможно, но сайт не представляет большой сложности. Надо один-два раза выполнить эту процедуру – у каждого из вас есть такая возможность, поскольку именно представителей Дирекция попросить протестировать сайт на понятность и удобность. С регистрацией и заполнением заявок связано, как правило, наибольшее количество вопросов. Соперничать с этим пунктом могут только вопросы о правилах предоставления работ и о том, в какую номинацию отнести тот или иной ролик (плакат, щит).
Дирекция обеспечивает функционирование сайта Фестиваля, рекламную кампанию Фестиваля. Предоставляет для размещения готовые рекламные модули и ролики в соответствии с договоренностями с местными СМИ.
3 этап: февраль-май 2010 г.
I. Продвижение фестиваля.
Представительство контролирует размещение рекламных материалов фестиваля, согласно договоренностей с медиаканалами.
II. Контакты с участниками.
На этом этапе именно общение с участниками становится основной работой. Главная функция представительства – помощь при регистрации и заполнении заявок, а также ответы на разнообразные вопросы, о чем уже было сказано выше. Также может возникнуть ситуация, когда у участника нет доступа к интернету для регистрации, в этом случае представительство или само регистрирует его и заполняет заявки, либо предоставляет ему какое-то «машинное» время на своем оборудовании. Вторая проблема, которая может возникнуть у ряда участников – желание оплатить наличными за работы. Этот вопрос представительство решает с максимальным для себя удобством, то есть здесь Дирекция предоставляет полную свободу. Идеальным является вариант, когда участнику не нужны никакие документы, осложняющие жизнь вашей бухгалтерии, а достаточно расписки в получении. О таких участниках представительство сообщает в дирекцию, а деньги передает также наиболее удобным для себя способом (вариант – сдает в Дирекцию прямо на фестивале или отправляет вместе с работами).
1. Обзвон по адресной базе. Дополнения к отчету – до 16.03.10
Дополнительный обзвон потенциальных участников увеличивает процент заинтересовавшихся. При обзвоне можно ответить на вопросы потенциальных участников относительно условий участия, отправки работ, аккредитации и т. д.
Представительство информирует дирекцию письмом или факсом о предварительном количестве заинтересованных в участии компаний и об основных вопросах, задаваемых потенциальными участниками.
2. Сбор работ и отправка в Дирекцию – до 16.04.10
Дедлайн наступает в один и тот же день для всех представительств, независимо от их удаленности от Новосибирска. Этот день уже был обозначен на листовках и неоднократно упомянут при общении с участниками. Соответственно, он и является крайним сроком предоставления работ. Представительство должно на месте проверить комплектность работ (есть ли электронный носитель, достаточное ли количество копий, приклеены ли всякие ярлыки и пометки, то есть можно ли определить, кому принадлежит тот или иной плакат, сидюк, кассета и пр.). Собирает работы своего региона и отправляет их в дирекцию. Участники, не успевшие предоставить свои работы для отправки в представительство, отправляют свои работы самостоятельно, не позднее сроков, оговоренных дирекцией фестиваля.
Дирекция обязуется оперативно решать рабочие вопросы по функционированию представительств и консультированию участников.
