Приложение 1
Стандартные фразы деловой переписки
Извещения
· Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
· Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
· Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
· Извещаем, что мы…
· Доводим до Вашего сведения, что…
· Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
Модели выражений, объясняющих мотивы
(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).
· В соответствии с протоколом …
· В целях усиления охраны имущества…
· В ответ на Вашу просьбу…
· В подтверждение нашего телефонного разговора…
· В подтверждение нашей договоренности …
· В порядке оказания технической помощи …
· В связи с тяжелым положением …
· В связи с проведением совместных работ…
· В соответствии с письмом заказчика…
· По причине задержки оплаты...
· В связи с неполучением счета-фактуры...
· Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
· Ввиду задержки получения груза...
· Вследствие изменения цен на энергоносители...
· Учитывая, что производственные показатели снизились на...
· Учитывая социальную значимость объекта...
При ссылках
· Ссылаясь на Вашe письмо от...
· В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
· Ссылаясь на Ваш запрос от...
· Ссылаясь на устную договоренность...
· В ответ на Ваше письмо (запрос)...
· В соответствии с нашей договоренностью...
· На основании нашего телефонного разговора...
· На основании устной договоренности...
· Согласно постановлению правительства...
· Согласно Вашей просьбе...
· Согласно протоколу о взаимных поставках...
· Согласно спецификации...
· Ссылаясь на переговоры...
Указание на цель
· В целяx скорейшего решения вопроса...
· В целях выполнения распоряжения...
· Для согласования спорных вопросов...
· Для согласования вопросов участия...
· Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ.
· Для решения спорных вопросов...
· В целях безопасности прохождения груза...
· В ответ на Ваш запрос...
· Во избежание конфликтных ситуаций...
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
1. От третьего лица единственного числа, например:
o Завод «Заря» не возражает …
o Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …
o Кооператив «Наив» гарантирует…
2. От третьего лица множественного числа, например: Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …
3. От первого лица множественного числа:
o Просим…
o Подтверждаем…
o Сообщаем…
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
1. От первого лица единственного числа, например:
o Довожу до Вашего сведения …
o Прошу…
o Ставлю Вас в известность …
2. От первого лица множественного числа, например:
o Одобряем…
o Мы получили Вашу телеграмму …
o Поздравляем…
o Поддерживаем…
Просьба
- Просим вас проверить ход выполнения работ… Прошу принять меры … Прошу сообщить данные о производительности …
Отправка документов или материальных ценностей
- Направляем чертежи сборки машин … Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью … Высылаем подписанный с нашей стороны договор …
Подтверждение
- С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению… Подтверждаем получение спецификаций на … Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …
Предложение
- Мы можем предложить Вам ….. Предлагаем Вам приобрести… Мы можем рекомендовать Вам ….
Приглашение
- Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта … Просим принять участие в обсуждении проблемы … Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …
Отказ и отклонение предложения (проекта)
- Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам. Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …
Напоминание
- Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны … Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны … Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет… Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …
Гарантии
- Оплату гарантируем. Сроки выполнения гарантируем. Качество изделий гарантируем.
Интерпретация собственной позиции
- Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам. Возражений против конструкции не имеем. Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…
Интерпретация действий другой стороны
- Такая задержка может привести … Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ… Данные Вами обещания не выполняются.
Заключительные слова
- Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С пожеланиями успехов. Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
Связывающие фразы
Для связи аспектов и содержательных фрагментов писем используются стандартные выражения:
- Во-первых... Прежде всего... Во-вторых... Затем... В-третьих... В заключение... Переходя к следующему вопросу... Что касается вопроса о... Учитывая все вышесказанное... Исходя из вышесказанного... В связи с необходимостью вернуться к вопросу о... Подводя итоги, необходимо подчеркнуть... В заключение выражаем надежду на... В заключение хотим напомнить Вам о...
Стандартные выражения деловой переписки
- этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой; обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; напоминания: напоминаем; предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
- контроль – возлагается, цена – устанавливается (снижается, поднимается), задолженность – погашается, сделка – заключается, рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется), платеж – производится, счет – выставляется (оплачивается), вопрос – поднимается (решается), скидки – предоставляются (предусматриваются), оплата – производится, возможность – предоставляется, договоренность – достигается, кредит – выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность – успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы – вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки – значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия – существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты – предварительными или окончательными и т. п.
