ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ВХОДЯЩИМИ ЭЛЕКТРОННЫМИ

ДОКУМЕНТАМИ

Назначение

Данная инструкция рассматривает порядок работы с входящими электронными документами (получение, регистрация, исполнение) при коммуникациях между исполнительными органами государственной власти Астраханской области.

Участники

Руководитель - руководитель исполнительного органа государственной власти.

Помощник - помощник руководителя, осуществляющий предварительное рассмотрение входящего электронного документа и ответственный за подготовку проекта резолюции.

Делопроизводитель – сотрудник структурного подразделения, ответственного за организацию документационного обеспечения (осуществляет получение, регистрацию, отправку электронного документа и мониторинг исполнения резолюций).

Контролер - специалист исполнительного органа, осуществляющий координацию работ по исполнению резолюций, по которым он назначен контролером.

Описание процесса

1. Делопроизводитель получает электронный документ.

2. Делопроизводитель регистрирует документ:

- создает регистрационно-контрольную карточку (РКК) в справочнике «Входящие РКК»;

- заполняет необходимые поля в закладке «Регистрация» в РКК (закладка «Местонахождение» не заполняется);

- выбирает «Отправить» в РКК и создает задачу, с помощью которой электронный документ отправляется на рассмотрение к помощнику.

3. Помощник, получив задание на рассмотрение документа «Подготовка проекта резолюции на входящий № ….», открывает карточку задания и знакомится с прикрепленным к заданию документом.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Открывает прикрепленную РКК:

- вводит в закладку «Исполнение и контроль» проект резолюции, исполнителей и плановые даты исполнения;

- указывает в закладке «Исполнение и контроль» контролера;

- сохраняет РКК;

- направляет документ руководителю на согласование.

 

 

3.Открывает РКК
 

8. Согласовывает
 

4. Руководитель получает электронный документ с проектом резолюции «Утверждение проекта резолюции на входящий №…..» от помощника на согласование:

- руководитель знакомится с электронным документом и проектом резолюции;

- при согласии с проектом резолюции руководитель выбирает «Согласовано» (электронный документ с поручениями автоматически направляется исполнителям);

- при отсутствии согласия с проектом резолюции руководитель вводит свой вариант резолюции в поле «Область переписки» и выбирает «На доработку» (электронный документ поступает помощнику, который корректирует в РКК в закладке «Исполнение и контроль» текст резолюции, изменяет её статус на «Утверждено» и отправляет электронный документ исполнителю).

5.Автоматически исполнитель получает задание «Поручение по док. № ….»:

- если исполнитель перепоручает исполнение резолюции своим подчиненным

2. Выбрать

«Назначить

исполнителей»
 

 

6. Напечатать текст поручения
 

5. Ввести контролера
 

4. Ввести плановую дату
 

- если исполнитель сам готовит ответ, то осуществляется работа по его подготовке и согласованию в соответствии с процессом, определенным Инструкцией по работе с исходящими электронными документами).

6. После подписания руководителем ответа на входящий электронный документ, его регистрации и отправки исполнителю автоматически приходит уведомление с подписанным документом – ответом (Инструкция по работе с исходящими электронными документами).

7. Ответ на входящий электронный документ прикладывается к поручению по входящему документу. Исполнитель выбирает «Исполнить».

8. К контролеру автоматически приходит контрольное задание «Исполнение по резолюции по корреспонденции. Входящий №…» с подписанным документом-ответом.

1.Выбрать «Принять»,

если нет

замечаний
 

9. К руководителю автоматически приходит задание «Решение о списании в дело документа №….».

Руководитель принимает решение о завершении работы с документом, выбирая «В дело».

1.Открыть «Решение о списании в дело документа №….» двойным щелчком по ссылке
 

2. Выбрать:

·  «Списать», если принято решение о закрытии входящего документа в дело

·  «Дать поручение», если необходимо продолжить работу с входящим документом и дать дополнительное поручение
 
 

10. К делопроизводителю автоматически приходит задание «Списание документа в дело».

Делопроизводитель заполняет необходимые поля в закладке «Местонахождение».