Контрольная работа № 1 по дисциплине Документационное обеспечения управления (стр. 4 )

Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.

Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день. Телеграммы отправляются немедленно. Исходящие документы печатаются в двух экземплярах. Если документ подлежит возврату, необходимо поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и отметить в регистрационной картотеке или журнале.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. [9, с. 176]

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий. [3]

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений.[10, с.78]

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

3. Практическое задание

Закрытое акционерное общество «КОМТЕХ» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 01.10.2012 №17 г. Ярославль делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Закрытого акционерного общества «КОМТЕХ» ____________ 02.09.2012

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2.  На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

1.3.  Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

2.1.  Делопроизводитель должен знать:

2.1.1  нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

2.1.2  основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

2.1.3  структуру предприятия и его подразделений;

2.1.4  стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

2.1.5  порядок контроля над прохождением служебных документов и материалов.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1.  В своей деятельности делопроизводитель обязан:

3.1.1  Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.

3.1.2  Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

4. ПРАВА

4.1.  Делопроизводитель имеет право:

4.1.1  Требовать в пределах, возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.

4.1.2  Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.1.3  Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1.  Делопроизводитель несет ответственность:

5.1.1  За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.1.2  За достижение поставленных перед ним целей и задач.

5.1.3  За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.

Руководитель службы ДОУ СОГЛАСОВАНО Юрист _____________ 01.10. 2012 С должностной инструкцией ознакомлен

_________________ _________________

01.10. 2012

В дело №22-45

___________ 05.12.2012

4. Список литературных источников

1.  ГОСТ Р6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.  ГОСТ Р7.0.5 – 2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».

3.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.

4.  Гражданский кодекс Российской Федерации часть первая от 01.01.2001 N 51-ФЗ (ред. от 01.01.2001) – Статья 52.

5.  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями и дополнениями)

6.  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

7.  Постановление Госстандарта РФ от 01.01.01г. N 65 «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»

8.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 01.01.2001 №68 (зарегистрирована в Минюсте РФ 26.12.2000г., регистр № 000). 4-е издание

9.  , , Делопроизводство: учебник.- 11 е изд., перераб.- М.: Феникс, 2012. – 376 с.

10.  Галахов : Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / , и др.; под ред. , . – М.: Проспект, 2004. – 456 с.

11.  Кудряева работы с документами: учебник. – изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

12.  Кузнецов технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. . – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

13.  Кузнецова (документационное обеспечение управления). - 4-е изд. испр. и допол. – М.: «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с.

14.  Курашева пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для студентов. – СПб.: Научно-методический отдел СПб ГБОУ СПО «ПЭК», 2013. – 27 с.