К обязательным документам для всех юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы относятся следующие (стр. 5 )

Срок хранения журнала составляет пять лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 6 Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).

4. Журнал учета проверок. Обязательный документ. Подробнее об этом см. п. 4 настоящего материала.

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Обязательный документ. Согласно ст. 230.1 ТК РФ каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем в журнале регистрации несчастных случаев на производстве. Форма журнала утверждена Постановлением Минтруда России от 01.01.2001 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях".

В примечании к указанной форме журнала установлено, что он подлежит хранению в организации в течение 45 лет. Однако согласно ст. 630 Перечня типовых управленческих архивных документов журнал регистрации несчастных случаев имеет постоянный срок хранения.

6. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (далее - ЛНА). Законодательством прямо не предусмотрена обязанность ведения такого журнала. Однако в соответствии со ст. 68 ТК РФ работник должен быть ознакомлен с ЛНА до подписания трудового договора и работодатель в целях подтверждения такого ознакомления вправе выбрать любой из способов, например:

- в листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к документу;

- в журнале ознакомления;

- в листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору.

Рекомендуется вести журнал ознакомления, а не увеличивать количество листов ознакомления в ЛНА. Это связано с тем, что численность работников организации может быть большая и в таком журнале будет содержаться полная информация о всех работниках, ознакомленных с ЛНА.

7. Журнал учета прохождения работниками медицинских осмотров. Необходимость такого журнала законодательством прямо не предусмотрена, но исходя из смысла ст. ст. 69, 213 ТК РФ рекомендуется его вести для отслеживания и учета прохождения работниками медицинских осмотров как при приеме на работу, так и периодических. В этом журнале, как правило, фиксируются основание для направления работника на медицинский осмотр, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, должность, а также дата прохождения осмотра.

Следует отметить, что перечни профессий работников, которые должны проходить обязательный медицинский осмотр, имеют постоянный срок хранения по месту разработки и утверждения (ст. 645 Перечня типовых управленческих архивных документов).

8. Журнал учета трудовых договоров. Необязательный документ. Такой журнал необходим, когда работодатель заключает с работниками срочные трудовые договоры и возникает необходимость отслеживать истечение срока их действия. В противном случае срочный трудовой договор может стать договором, заключенным на неопределенный срок.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, если оно указано в трудовом договоре, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

Перечнем типовых управленческих архивных документов для журналов учета трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет (ст. 695).

9. Журнал учета приказов по личному составу. Необязательный документ. Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения, а также если приказы могут одновременно издаваться разными структурными подразделениями.

Статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов установлены следующие сроки хранения книг, журналов учета:

- приема, перевода, увольнения работников - 75 лет;

- отпусков - три года.

10. Журнал учета личных дел. Наличие данного журнала необязательно для большинства работодателей. В основном его используют государственные и муниципальные органы. Так, для учета личных дел работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору предусмотрена примерная форма журнала (утв. Приказом Ростехнадзора от 01.01.2001 N 372). Если в организации принято решение о ведении такого журнала, то для разработки его формы можно воспользоваться утвержденной формой.

Статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что книги, журналы учета личных дел подлежат хранению 75 лет.

11. Журнал выдачи работникам страховых полисов обязательного медицинского страхования. Необязательный документ. Однако работодатель в целях учета обеспечения работников такими полисами может самостоятельно разработать форму журнала и вести его в организации.

Журналы, книги учета выданных полисов медицинского страхования хранятся в организации 3 года (ст. 908 Перечня типовых управленческих архивных документов).

12. Журнал учета листков временной нетрудоспособности. Необязательный документ. Однако работодателю рекомендуется вести такой журнал. Он позволит работнику кадровой службы, например, при подписании табеля учета рабочего времени сверить указанные в нем данные без обращения в бухгалтерию, в которую передаются листки нетрудоспособности для оплаты. При совпадении периода нетрудоспособности с отпуском на основании журнала можно подсчитать количество дней, на которое отпуск работника должен быть продлен.

Журналы, книги регистрации листков нетрудоспособности хранятся в организации пять лет (ст. 897 Перечня типовых управленческих архивных документов).

13. Журнал учета выдачи справок. Необязательный документ. Работодателю рекомендуется вести данный журнал для учета и нумерации справок, выдаваемых работникам для представления в различные органы и организации.

Журналы, книги регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов, справок о заработной плате, стаже, месте работы должны храниться пять лет (ст. ст. 252, 695 Перечня типовых управленческих архивных документов).

14. Журнал учета работников. В данном журнале при условии его систематического ведения отражается вся информация о действующем составе работников, должностях, которые они занимают. С его помощью можно учитывать табельные номера, которые присваиваются работникам. Журнал может содержать следующие графы: Ф. И.О. работника, его табельный номер, дата приема на работу, должность, реквизиты приказа о приеме и трудового договора, дата перевода на другую должность (работу), дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении, содержание приказов.

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для этих целей Постановлением Минтруда РФ от 01.01.2001 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" утверждены следующие книги, обязательные для ведения работодателем:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись:

- в кадровой службе организации;

- в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Данная книга ведется в целях регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 01.01.2001 N 105).

Пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

На лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагается обязанность по представлению в бухгалтерию предприятия по окончании каждого месяца отчета со следующими данными:

- о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек), в который возможно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Невостребованные подлинные личные документы, к которым относятся и трудовые книжки, хранятся 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558).

Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее изготавливаются только ФГУП "Гознак". Работодатели приобретают их на основании договора, заключенного с данным предприятием либо через распространителей, отвечающих его требованиям (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Министерством финансов РФ от 01.01.2001 N 117н). Приобретение бланков работниками самостоятельно законодательством не регламентировано.