Автоматизация работы архивной службы предприятия (часть 2).
Н. А. ЗВЕРЕВА,
преподаватель
ИАИ РГГУ, эксперт "Гильдии Управляющих Документацией"
Вы уже знакомы с возможностями и преимуществами автоматизации архивной службы организации. Знаете, и какое программное обеспечение (ПО) следует устанавливать. Но как сделать по-настоящему правильный выбор? Знакомим вас с основными разработчиками ПО на российском рынке.
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Программное обеспечение, разрабатываемое ВНИИДАД, появилось на рынке самым первым, еще в 1999 г., в рамках выполнения институтом правительственной программы "Электронная Россия". Естественно, данное ПО ориентировано на государственные, муниципальные архивы – учреждения государственной архивной службы. Это архивы с большой разветвленной структурой фондов, учет в которых ведется пофондово (основная единица учета – фонд). Формой для описания являлся лист фонда. Для архивов организаций лист фонда – это, скорее, конечный продукт обработки архива. А в архиве организации, как правило, фонд один. Хотя наименование продукта АИС (автоматизированная информационная система) "Архив организации", но все же, на взгляд автора, система более приемлема для государственных архивов.
Корпорация "Электронный архив"
Корпорация "Электронный архив" известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу "бумажных" архивов в электронный вид.
В свое время она выиграла тендер по переводу каталогов Ленинской библиотеки в электронный вид.
Безусловно, в этом направлении "Электронный архив" – лидер. Разработки корпорации очень полезны для крупных государственных архивов, библиотек, музеев с уже существующими большими массивами справочников, картотек, каталогов, описей, ведущихся многие годы. В основе решений – система SAPERION. Данное ПО настраиваемое и позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от ваших потребностей. На взгляд автора, это положительное качество при автоматизации работы в крупных архивах, музеях, библиотеках, поскольку позволяет учитывать их специфику и наличие достаточно квалифицированных специалистов данных областей. Но, к сожалению, для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является недостатком. Данный продукт сродни решению по разработке ПО сторонней IT-компанией. В любом случае знакомство с ПО и самой корпорацией будет весьма полезным, даст много интересной информации по делопроизводству
и архивному делу.
Компания "ЛАНИТ"
Продукт "LanDocs:Архив" представляет собой специализированное решение для автоматизации ведомственных архивов и архивных подразделений организаций. Включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива; программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов; специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов», – так характеризует свой продукт сама компания.
Продукт компании "ЛАНИТ" решает задачу создания и ведения баз данных "бумажного" архива как архивного справочника. "LanDocs:Архив" тесно связан с делопроизводственной системой "LanDocs:Делопроизводство".
"LanDocs:Делопроизводство" – базовая система, реализующая основные задачи по автоматизации делопроизводства и ведению архива электронных документов. Она позволяет осуществлять:
- регистрацию документов с возможностью настройки реквизитов регистрационной карточки с учетом специфики различных видов документов. При этом поддерживается возможность создания и хранения документов в электронном виде, в т. ч. и сканированных; поиск документов, как по реквизитам регистрационной карточки, так и контекстный; отслеживание движения документов; согласование документов в электронном виде; контроль исполнения документов; формирование отчетности по документообороту и контролю исполнения.
"LanDocs:Архив" и "LanDocs:Делопроизводство" объединены общим интерфейсом таким образом, что "Архив" выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. Созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.
В "LanDocs:Архив" поддерживаются ключи ЭЦП и хранение электронных образов документов (т. е. возможно создание не только архивного справочника к "бумажному" архиву, но и электронного архива документов).
Одна из проблем, возникающих при автоматизации архивного дела, – это терминология. Поскольку автоматизация позволяет объединять ряд архивных справочников, упрощает систему поиска и, соответственно, отчетных форм, от разработчиков требуется аккуратный подход к терминологии, чтобы избежать затруднений в понимании у пользователей-архивистов. На взгляд автора, "ЛАНИТУ" не удалось избежать этой проблемы. Но, надо полагать, это решаемая задача.
Компания "Электронные офисные системы" (ЭОС)
Продукт компании АИС "Архивное дело" – это многопользовательская подсистема системы "Дело", предназначенная для автоматизации процессов:
- составления и ведения номенклатуры дел предприятия; формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве и последующей передачи их в архив организации; организации учета дел и документов в архиве и ведения всех видов архивных справочников.
Подсистема связана с АИС "Дело" не только информационными базами, но и справочниками, относящимися к предприятию в целом. Подобная общность позволяет построить общую систему документооборота предприятия. АИС "Дело" выполняет те же задачи, что и другие делопроизводственные программы, конкурирующие на рынке. Подсистема "Архивное дело" существенно дополняет ее блоком, специфичным именно для архивной службы предприятия. Она решает следующие задачи:
- ведение номенклатуры дел от создания плановой до утверждения итоговой, как по подразделениям, так и сводной; формирование и оформление дел на стадии текущего делопроизводства и подготовка к сдаче дел в архив организации от формирования дела из документов, существующих в электронном виде, до подготовки сдаточных описей; описание дел в архиве путем как использования данных из других источников (программ Дело, Word, Excel), так и проведения первичного описания; поиск.
Отдельно стоит отметить задачу Поиска, поскольку именно через нее решаются все архивные функции – от поиска конкретного документа до создания специальных архивных справочников, в т. ч.: сдаточных и сводных описей, актов на уничтожение, листов использования дел, книг учета выдачи дел, книг поступления и выбытия дел и др.
"Архивное дело" поддерживает "атрибутивный" поиск по реквизитам дел и документов, а также "контекстный" – в файлах, прикрепленных к архивной регистрационной карточке документа.
В каждой из задач одновременно выполняется множество специфичных архивных функций. Информация о каждом деле или документе вводится единожды, с последующей корректировкой, и через систему фильтров поиска осуществляется создание необходимых отчетных форм, заданных в определенных стандартных шаблонах. Путем создания специальных архивных справочников автоматизируются процессы учета, описания, экспертизы ценности дел, топографирования хранилищ, использования дел и документов.
Программа позволяет поддерживать электронный архив на различных стадиях жизненного цикла документа: от его создания в текущем делопроизводстве до поточного сканирования уже при хранении в архиве; импортировать и экспортировать информацию в базу из источников различных форматов (в частности Word, Excel).
Администрирование подсистемы "Архивное дело" предусматривает установку различных прав доступа к определенным функциям. Установка таких прав возлагается на системного администратора.
Подсистема "Архивное дело" решает задачи, поставленные перед ПО для архивной службы, обслуживающей "бумажные" архивы, и переводу ее на безбумажные технологии. Она отвечает на вопросы и соответствует требованиям, предъявляемым к специальному ПО для архивного дела.
ПО компаний "ЛАНИТ" и "ЭОС" – конкурирующие программы. В том и другом продукте основные задачи решены аналогично.
Различны интерфейсы и функциональные возможности систем. Также необходимо отметить, что "ЭОС" более последовательно придерживается нормативов и стандартов, принятых в архивном деле. Кроме того, компания предлагает свой продукт в коробочной версии, что, естественно, отражается на цене. В любом случае выбор остается за вами.
Источник: www. sekretariat. ru
