Прикрепление файлов к документам: руководство пользователя

Данное руководство соответствует версии АС «Бюджет» 6.11.02 и версии АС «УРМ» 04.00.00.

Общие сведения

Механизм прикрепления к документам произвольных файлов позволяет прикладывать к первичным документам, функционирующим в системах АС «Бюджет» и «Системе удаленного документооборота», данные в произвольном формате: изображения со сканера; документы Microsoft Word, Microsoft Excel и другие. Данная функциональность предназначена, в основном, для доставки различных подтверждающих документов от удаленных клиентов в финансовый орган, поэтому изначальная реализация предусматривает прикрепление файлов на стороне удаленного клиента (АС «УРМ»), а на стороне финансового органа (АС «Бюджет») – только просмотр.

Передача прикрепленных файлов от удаленного клиента в финансовый орган производится автоматически при передаче соответствующих первичных. Документ и файлы, прикрепленные к нему, передаются на сервер одновременно (в виде одного блока данных); обработка на сервере идет в рамках единой транзакции.

Поддерживается прикрепление файлов для следующих типов документов:

    переброска между Л/С; платежные поручения; чеки; приход от прочих; возврат по объявлениям; уход в районы (прихд); возврат из районов (уход); распределение объемов финансирования; уведомления по лимитам; бюджетные обязательства; выписка по доходам, возврат доходов; СБР (расходы); СБР (источники); роспись по ПБС (расходы); роспись по АИФ (источники); кассовый план (доходы); кассовый план (расходы); кассовый план (источники); ПОФ по ПБС (расходы); помесячный кассовый план; помесячные ПОФ по ПБС; смета по ПД (доходы); смета по ПД (расходы); договор; документ исполнения; муниципальный контракт государственный контракт;

Работа с прикрепленными файлами на клиенте (УРМ)

Условия, при выполнении которых возможно прикрепление и удаление файлов

Общее правило для операции прикрепления файлов к документам таково: пользователь может прикрепить файл к документу только в тот момент, когда документ находится на редактировании у данного удаленного клиента. В частности, пользователь может прикрепить к документу файл в каждом из следующих случаев:

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?
    Пользователь только что ввел первичный документ и не предпринимал попыток его отсылки. Документ находится у данного пользователя на редактировании при использовании системы состояний (например, у главного распорядителя на согласовании). При этом не обязательно наличие у пользователя прав на редактирование каких-либо атрибутов документа в данном состоянии. Достаточно права изменить состояние.

Пользователь помимо прикрепления файлов к документу может также удалить (открепить) любой прикрепленный файл при выполнении всех следующих условий:

    Пользователь имеет возможность прикрепить файл к данному документу, то есть выполняются все условия, необходимые для прикрепления к документу файлов. Файл, который пользователь пытается удалить, прикреплен к документу этим же пользователем (удаленным клиентом). Файл не был ранее отослан в финансовый орган и, кроме того, пользователь после прикрепления файла не производил попыток его отсылки.

Прикрепление, просмотр и удаление файлов

В АС «УРМ» на каждом рабочем месте, для которого поддерживается механизм прикрепления файлов, на панели инструментов присутствует кнопка работы с прикрепленными файлами. Она находится на основной панели инструментов.

Каждый документ, для которого имеются прикрепленные файлы, помечается соответствующей иконкой.

Пользователь УРМ в любой момент может посмотреть файлы, прикрепленные к документу (в том случае, если они были прикреплены им же, либо пришли к нему при синхронизации).

Для просмотра и для прикрепления файлов используется одна форма. Она вызывается для одного (текущего) документа и отображает полный перечень файлов, прикрепленных к нему.

«Примечание» является обычным текстовым полем и может быть заполнено пользователем для тех файлов, которые еще не были отосланы.

Работа с прикрепленными файлами осуществляется с помощью кнопок на панели инструментов. Первая часть кнопок слева – это стандартный набор для навигации по записям таблицы. Далее идут следующие кнопки (в последовательности слева-направо):

    Прикрепление файла. Необходимо в появившемся диалоге выбрать файл который затем будет прикреплен к документу. Получение изображения со сканера. Появляется форма сканирования изображения. Предназначена для прямого получения изображений со сканера и прикрепления их к документам. При успешном сканировании изображения к документу прикрепляется файл формата «jpg», содержащий отсканированное изображение. Просмотр файла. Просматривается один выбранный файл. Для изображений открывается встроенная форма просмотра; для файлов прочих типов вызывается приложение, зарегистрированное в операционной системе для открытия данного типа файла. В целях безопасности зарегистрированное приложение вызывается лишь для ограниченного перечня типов файлов (в основном это документы Microsoft Office). Удаление файла. Текущий файл удаляется из списка прикрепленных к документу файлов. Проверка ЭЦП. Кнопка проверяет ЭЦП на всех файлах из пакета. Сохранение файла на диск. Текущий файл сохраняется на диск. Сохранение всех файлов на диск. Все файлы из списка сохраняются на диск (необходимо указать каталог). Файлы сохраняются с теми именами, которые указаны в таблице, колонка «Имя файла». Закрытие формы.

Передача прикрепленных файлов в Бюджет производится автоматически вместе с документом, к которому они прикреплены.

Работа с прикрепленными файлами в АС «Бюджет»

Работа с прикрепленными файлами в Бюджете несколько отличается от работы в УРМ. Основное отличие заключается в интерфейсе вызова формы, отображающей список прикрепленных файлов.

Признак наличия прикрепленных файлов в Бюджете отображается иконкой, которая расположена не на левой границе сетки ввода, а в отдельной колонке.

Вызов формы для просмотра прикрепленных файлов производится щелчком мышью на иконке для нужного документа (на рисунке показана стрелкой).

Форма просмотра прикрепленных файлов в Бюджете аналогична форме, использованной на УРМ.