Контрольная работа № 9 по дисциплине Документационное обеспечение управления (стр. 1 )

КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ

Санкт-Петербургское государственное бюджетное

образовательное учреждение среднего профессионального образования

«Промышленно-экономический колледж»

Заочное отделение

  Специальность  030912 Право и организация социального обеспечения

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 9

по дисциплине

Документационное обеспечение управления

студента группы        32701 

зачетная книжка №        13-7-039

ФИО студента         

Адрес                ЛО, Тосненский р-н, пос. Тельмана, ул. Октябрьская, д. 3 кв.210

E-mail:        *****@***ru

телефон:        [phone]

2013 год

Вопрос №1

Документы по личному составу

Введение

Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание. Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации. Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации. Цель данной работы: дать определение понятию «документы по личному составу» и кратко охарактеризовать основные виды документов.

1. Документы по личному составу: понятие и классификация

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы. Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В общем случае к документам по личному составу относятся:

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате;

документы по аттестации сотрудников;

документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т. д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию. К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности. Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной системы первичной учетной документации. Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка. Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);

личная карточка (ф. Т-2);

приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы учета приказов о командировании - 5 лет, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера. Все документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения.

2. Работа с документами по личному составу

Личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией, и содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением). Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров. Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности. Документы в личное дело рекомендуется включать в следующей последовательности:

Внутренняя опись документов дела;

Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);

Автобиография;

Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

Экземпляр трудового договора с приложениями;

Приказ о приеме на работу (копия), а также копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Документы об образовании (копии)

Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

Другие справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно);

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника;

Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов. Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен. Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение. Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются по описи на хранение в архив организации и хранятся 75 лет. При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 01.01.2001. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.