Составляем правильный акт сверки

Документ предоставлен КонсультантПлюс

"Налоговый учет для бухгалтера", 2014, N 3

СОСТАВЛЯЕМ ПРАВИЛЬНЫЙ АКТ СВЕРКИ

Акт сверки взаиморасчетов - это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, делать это следует регулярно. Своевременная сверка избавит вас от ошибок в налоговой и бухгалтерской отчетности. Акт сверки также свидетельствует о признании контрагентом долга. Причем в день подписания документа течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново <1>.

--------------------------------

<1> Постановление Президиума ВАС РФ от 01.01.2001 N 13096/12.

Разрабатываем форму акта сверки

Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 07-05-04/2).

Прежде чем заняться разработкой реквизитов акта, следует понять, относится ли он к первичным учетным документам. Существуют две противоположные точки зрения.

С одной стороны, ФНС России в Письме от 01.01.2001 N ШС-37-3/16955 отметила, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции. Чиновники объяснили это тем, что при подписании документа финансовое состояние сторон не меняется. По нашему мнению, такая позиция весьма логична.

С другой стороны, те же налоговики не раз пытались доказать в судах, что если акт сверки взаимных расчетов оформлен без учета обязательных реквизитов первичного бухгалтерского документа, то он не является основанием для перерыва течения срока исковой давности. Отметим, что данная точка зрения чиновников не находит поддержки у арбитров.

Судебная практика. Судьи посчитали, что акт сверки не является документом строгой бухгалтерской отчетности, форма и обязательные реквизиты которого определены законом (Постановления ФАС Московского округа от 01.01.2001 по делу N А40-148003/12-55-1356, Северо-Западного округа от 01.01.2001 по делу N А56-44437/2012, Уральского округа от 01.01.2001 N Ф09-933/12).

Приведем список реквизитов, которые, по нашему мнению, должен содержать акт сверки расчетов:

1) наименование документа;

2) наименования сторон;

3) даты подписания акта;

4) период, за который проводится сверка;

5) реквизиты договора, по которому проводится сверка;

6) ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т. д.);

7) суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;

8) конечное сальдо в денежном выражении;

9) подписи сторон и Ф. И.О. лиц, подписавших акт;

10) печати сторон.

Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта (см. образец акта сверки в примере ниже).

Пример.

АКТ СВЕРКИ взаимных расчетов

за период с 01.01.2014 по 28.02.2014

между ООО "Подрядчик" и ООО "Заказчик"

ООО "Подрядчик" , действующего на основании Устава, с одной стороны и ООО "Заказчик" , действующего на основании Устава, с другой стороны составили настоящий акт сверки о том, что состояние взаимных расчетов по данным учета следующие:

По данным ООО "Подрядчик"	По данным ООО "Заказчик"
Факт хозяйственной жизни (наименование документа, дата, N)	Дебет (руб.)	Кредит (руб.)	Факт хозяйственной жизни (наименование документа, дата, N)	Дебет (руб.)	Кредит (руб.)
Сальдо на 01.01.2014	-	Сальдо на 01.01.2014	-
Договор от 01.01.2001 N 47 Акт выполненных работ от 01.01.2001 N 1	110 000,00	Договор от 01.01.2001 N 47 Акт выполненных работ от 01.01.2001 N 1	110 000,00
Платежное поручение от 01.01.2001 N 51	110 000,00	Платежное поручение от 01.01.2001 N 51	110 000,00
Договор от 01.01.2001 N 12 Акт выполненных работ от 01.01.2001 N 2	751 152,00	Договор от 01.01.2001 N 12 Акт выполненных работ от 01.01.2001 N 2	751 152,00
Договор от 01.01.2001 N 12 Акт выполненных работ от 01.01.2001 N 3	12 000,00	Договор от 01.01.2001 N 12 Акт выполненных работ от 01.01.2001 N 3	12 000,00
Платежное поручение от 01.01.2001 N 102	500 000,00	Платежное поручение от 01.01.2001 N 102	500 000,00
Обороты за период	873 152,00	610 000,00	Обороты за период	610 000,00	873 152,00
Сальдо на 01.03.2014	263 152,00	Сальдо на 01.03.2014	263 152,00
Задолженность ООО "Заказчик" перед ООО "Подрядчик" составляет 263 152 (Двести шестьдесят три тысячи сто пятьдесят два) руб. 00 коп.	Задолженность ООО "Заказчик" перед ООО "Подрядчик" составляет 263 152 (Двести шестьдесят три тысячи сто пятьдесят два) руб. 00 коп.

ООО "Подрядчик"  ООО "Заказчик"

Стройков  Трубный

----------   -----------

  05.03.2014  07.03.2014

М. П. ------------  М. П. ------------

Печать  Печать

ООО "Подрядчик"  ООО "Заказчик"

Судебная практика. Высшие арбитры приняли во внимание акт сверки, в котором отсутствовали ссылки на первичные документы бухгалтерского учета, основание возникновения задолженности и дата подписания акта. Объяснили они это тем, что согласно ч. 2 ст. 71 АПК РФ суд оценивает как относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, так и достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности. В данном деле суд сравнил содержащиеся в акте сверки суммы долга с суммами, которые указаны в подписанных актах выполненных работ и справке о выполненных работах и затратах. Также сыграло роль отсутствие доказательств наличия между сторонами иных договорных обязательств (Постановление Президиума ВАС РФ от 01.01.2001 N 13031/12).

Тем не менее чаще всего судьи настаивают на наличии в акте сверок ссылок на первичные документы.

Судебная практика. Суд не признал задолженность, т. к. в акте сверки отсутствовали ссылки на первичные документы (не были указаны номера и даты) и дата подписания акта (Определение ВАС РФ от 01.01.2001 N ВАС-1472/13).

По другому делу арбитры не приняли акт сверки взаиморасчетов, в котором отсутствовали ссылки на спорные товарные накладные (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 01.01.2001 по делу N А31-3047/2009).

Еще в одном случае акт не был принят судом, т. к. в нем упоминались договор подряда и акт взаимозачета (Постановление ФАС Центрального округа от 01.01.2001 N Ф10-2002/09).

Кто подпишет акт?

Акт сверки составляют в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т. д. <2>) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

--------------------------------

<2> Пункт 1 ст. 40 Федерального закона от 01.01.2001 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 1 ст. 69 Федерального закона от 01.01.2001 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан обеими сторонами.

Судебная практика. Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (Определение ВАС РФ от 01.01.2001 N ВАС-48/13).

При этом суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.

Судебная практика. Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (Определение ВАС РФ от 01.01.2001 N ВАС-17480/12).

Обратите внимание: даже главный бухгалтер не является лицом, имеющим право выступать от имени предприятия без доверенности.

Судебная практика. При отсутствии в деле доверенности, подтверждающей полномочия главного бухгалтера, его подпись на акте сверки не является признанием долга ответчиком, а сам акт - основанием для перерыва течения срока исковой давности (Определение ВАС РФ от 01.01.2001 N ВАС-11147/13).

Тем не менее порой арбитров устраивают акты сверок, подписанные не уполномоченными на то представителями.

Судебная практика. Довод о том, что акты сверок подписаны неуполномоченным лицом - главным бухгалтером ответчика, обоснованно отклонен судом при рассмотрении спора. Дело в том, что данные, содержащиеся в актах, соотносятся с расчетами истца и подтверждаются первичными учетными документами (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.01.2001 по делу N А78-9360/2011).

По другому делу ссылки заявителя на подписание акта сверки неуполномоченным лицом были отклонены судом, т. к. на спорной подписи в акте сверки имеется печать ответчика (Определение ВАС РФ от 01.01.2001 N ВАС-4089/13).

М. Косульникова

Главный бухгалтер

ООО "Галан"

Подписано в печать

13.02.2014