СРАВНЕНИЕ МЕТОДОВ ОПТИМИЗАЦИИ ЧИСЛЕННОСТИ
ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ
Аннотация. В статье проводится сравнение пяти методов оптимизации численности персонала применительно к ИТР. Дано краткое описание каждого из методов. Сравнение проведено на основании четырех факторов: трудозатратность, универсальность (ограничения к использованию), эффект от оптимизации, возможность прогноза численности.
Ключевые слова: оптимизация численности, ИТР, бизнес-процесс, трудозатраты.
Снижение издержек на персонал, повышение эффективности использования трудовых ресурсов входят в число приоритетных стратегических задач многих российских предприятий. В условиях рыночной конкуренции структура работ, структура персонала постоянно меняются, и прежние методы оценки персонала различных категорий и его оптимизации становятся неэффективными. Проведенный опрос менеджеров в области управления персоналом на тему применения методов оптимизации численности ИТР показывает, что используемые методы и наиболее предпочтительные в большинстве случаев отличаются.
Для анализа мы выбрали те методы оптимизации численности, которые наиболее часто применяются на практике и являются наиболее предпочтительными для ИТР, по мнению опрошенных менеджеров:
- нормативный метод; метод, основанный на определении доли участия в бизнес-процессах; метод, основанный на оценке рентабельности кадрового ресурса; оптимизация численности при помощи совершенствования бизнес-процессов; экспертно-статистический метод.
Рассмотрим суть каждого из указанных них.
При оптимизации численности на основе нормативов необходимо выполнить ряд мероприятий:
Изучить функциональную деятельность выбранной категории персонала и оценить трудозатраты на выполнение функций на основе хронометража или экспертной оценки [1]; Выявить драйверы, то есть наименования объектов, в отношении которых выполняются операции/функции (группы операций/функций) с зафиксированными нормативами производительности и количественные значения которых необходимы для проведения расчетов трудозатрат по данным нормативам, и определить их количественное значение; Определить вес трудозатрат по данной функции в общих трудозатратах подразделения; Определить формулу, отражающую зависимость значения показателей трудозатрат от выбранных факторов (драйверов) и произвести расчет необходимой численности ИТР в соответствии с планом.Метод, основанный на определении доли участия в бизнес-процессах, состоит в определении вклада каждого отдела в бизнес-процессы компании, необходимых компетенций и квалификации сотрудников и объема работ, приходящихся на сотрудников каждой квалификации.
Метод, основанный на рентабельности кадрового ресурса, базируется на определении структуры работ по каждой должности в соответствии с четырьмя видами работ: технические виды работ, административные виды работ, аналитические виды работ, управленческие виды работ.
На каждой должности определяется структура используемых компетенций и приводится в соответствие со структурой работ. Сокращение численности и оптимизация затрат на ФОТ связано с решениями, позволяющими более рентабельно использовать кадровый ресурс.
Метод, основанный на совершенствовании бизнес-процессов, предполагает глубокое исследование существующих бизнес-процессов и выработку рекомендаций по оптимизации деятельности и повышению производительности, что позволяет получить дополнительную выгоду.
Экспертно-статистический метод основан на установлении статистических зависимостей между численностью персонала и влияющими на нее факторами. Данная система сочетает в себе бенчмаркинг, факторное нормирование с использованием ABC-анализа, best practice и аналитических методов анализа информации [4]. Для оптимизации численности необходимо
Определить перечень так называемых «единиц учета», которые могут влиять на численность данной категории персонала. Например,ограничивающие факторы: выручка/численность ИТР, прибыль/численность ИТР; нормирующие: количество производственных объектов на единицу ИТР, количество проектов НИОКР на единицу ИТР, численность производственного и вспомогательного персонала на единицу ИТР. Проанализировать текущие показатели методом best practice: определить оптимальное значение показателей, используя среднепрогрессивные значения. Разработать матрицу поправочных коэффициентов с учетом особенностей зависимости численности подразделений от выбранных факторов.
На основе полученных результатов рассчитывается оптимальная численность сотрудников выбранных подразделений.
Для сравнения описанных методов оптимизации численности специалистов и служащих были выбраны четыре критерия:
трудозатратность; универсальность (ограничения к использованию); эффект от оптимизации; возможность прогноза численности.Трудозатратность учитывает количество затрат труда при использовании конкретного метода и необходимую квалификацию персонала, включая специфические знания и навыки.
Универсальность (ограничения к использованию) – возможность применения метода к предприятиям, различным по масштабам, подходам к управлению, степени формализации бизнес-процессов и прочим параметрам.
Возможность прогноза численности предполагает применимость метода для прогнозирования необходимой и достаточной численности инженерно-технических работников в будущем при изменяющихся условиях.
Для оценки методов по выбранным критериям мы использовали четырехбалльную шкалу, в соответствии с которой 4 балла соответствуют наилучшему результату.
Оценим каждый метод по выбранным критериям.
Нормативный метод требует проведения большого объем работ для оценки трудозатрат по каждой функции работника. Учитывая специфику работы ИТР, большая часть работ будет оцениваться экспертно. Метод, основанный на определении доли участия в бизнес-процессах, предполагает интервьюирование владельцев бизнес-процессов для составления матрицы участия в них и изучение трудозатрат. Достаточно высокие требования к сотрудникам, проводящим оптимизацию численности ИТР, предъявляет метод, основанный на оценке рентабельности кадрового ресурса, так как очень важно определить структуру работ, в которую могут входить все 4 вида. Наиболее трудозатратным является метод, основанный на совершенствовании бизнес-процессов. Сотрудники, занятые в проекте, должны обладать системным мышлением, знаниями современных технологий управления.
Высший балл по первому критерию получил экспертно-статистический метод, который требует минимальных временных затрат среди всех анализируемых методов. Вместе с этим метод подразумевает использование математического аппарата, статистического анализа, а также требует системного видение проблем для определения условий зависимости численности ИТР от выбранных факторов.
Наиболее универсальным из анализируемых методов является нормативный, так как он основан на исследовании затрат рабочего времени, которые одинаково оцениваются в любых условиях.
Метод, основанный на оценке рентабельности кадрового ресурса, требует готовности компании к решению вопроса компетентности сотрудников и их соответствия структуре работы.
Экспертно-статистический метод наилучшим образом подходит для применения в компаниях, имеющих множество подразделений или филиалов, где требуется приведение показателей численности персонала к единой форме. Сложнее использовать в малых компаниях, где применение ABC-анализа и best practice не даст столь ощутимого результата.
При использовании нормативного метода оптимизация численности производится за счет устранения потерь рабочего времени и установления норм выработки по каждой функции, более того, он основан на существующей организации бизнес-процессов, которая может быть неоптимальной.
Метод, основанный на определении доли участия в бизнес-процессах, предполагает приведение объемов работ необходимой квалификации к требованиям существующих бизнес-процессов. В результате устраняются излишние объемы работ определенной квалификации, соответственно, и расходы на персонал.
Сократить ФОТ при сохранении эффективности работы позволяет метод, основанный на оценке рентабельности кадрового ресурса. Достигается это в результате приведения компетенций сотрудников в соответствие с требованиями работ.
Метод, основанный на совершенствовании бизнес-процессов, дает максимальный эффект, так как сокращение затрат происходит не только за счет сокращения численности, но и за счет повышения эффективности использования трудовых ресурсов.
При экспертно-статистическом методе оптимизация численности проводится за счет приведения факторов, влияющих на численность персонала, к среднепрогрессивным значениям. Учитывая специфику работ ИТР, best practice может быть высокоэффективным.
Для прогнозирования численности в будущих периодах подходит нормативный метод на основе плановых значений объема работ.
Низкий показатель возможности прогноза имеют методы, основанные на определении доли участия в бизнес-процессах и на оценке рентабельности кадрового ресурса. В первом случае прогноз возможен при изменении бизнес процесса, во втором – при изменении структуры работ.
Метод, основанный на совершенствовании бизнес-процессов, – разовая мера – прогноз невозможен.
Экспертно-статистический метод позволяет прогнозировать численность персонала на основе плановых показателей влияющих факторов.
Результаты сравнения представлены в табл. 1 «Сравнение методов оптимизации численности ИТР», содержащей балльные оценки и краткие характеристики по каждому критерию. Последний столбец – суммарный балл для каждого из методов, являющийся количественным выражением сравнения.
Таблица 1
Сравнение методов оптимизации ИТР
Критерий
| Трудоза-тратность | Универсальность (ограничения к использованию) | Эффект от оптимизации | Возможность прогноза численности | Σ |
Нормативный метод | Большой объем работ по оценке трудозатрат. 2 балла. | Применим в любых организациях. | Работа ИТР сложно поддается нормированию. Не отражает экономическую эффективность. | Возможность прогноза при установлении плановых значений объема работ | 11 |
Метод, основанный на определении доли участия в бизнес-процессах | Необходимо интервьюирование | Требует строгой регламентации бизнес-процессов или постой структуры | Приведение объемов работ необходимой квалификации к требованиям бизнес-процессов | Возможность определения потребности в персонале под новые бизнес-процессы. | 10 |
Метод, основанный на оценке рентабель-ности кадрового ресурса | Обильные оценочные процедуры. От специалистов требуется высокий уровень ЗУН в данной сфере. | Необходима готовность компании к решению вопроса компетентности сотрудников. | Приведение компетенций сотрудников в соответствие с требованиями работ. Возможно изменение оргструктуры. | При изменении условий потребуется повторное проведение работ. | 10 |
Метод, основанный на совершенствовании бизнес-процессов | Требует наибольших трудозатрат, дополнительные затраты на изменение процессов. | Не имеет смысла при высоком уровне организации труда. | Максимальный эффект за счет повышения эффективности использования кадровых ресурсов. | Прогноз численности невозможен. | 9 |
Экспертно-статистичес-кий метод | Временные затраты минимальные. Требуется системное видение проблем от сотрудников. | Применим в компаниях, с множеством подразделений или филиалов. Сложнее использовать в малых компаниях. | Применение лучшей практики в отношении численности ИТР достаточно обосновано. | Возможен прогноз на основе плановых показателей. | 12 |
По результатам анализа видно, что каждый из методов имеет свои сильные и слабые стороны. Специфика работы инженерно-технических работников предъявляет особые требования к методам оптимизации численности.
Так, наиболее экономичным по трудозатратам является экспертно-статистический метод, так как не требует оценочных процедур самих работников. Наиболее универсальным является нормативный метод. Наибольший эффект дают два метода: основанный на определении доли участия в бизнес-процессах и основанный на совершенствовании бизнес-процессов. Именно содержание бизнес-процессов и их выход дают возможность оценить эффективность использования трудовых ресурсов, а соответственно, и просчитать необходимую численность работников. Возможность прогнозирования численности дает нормативный метод. Экспертно-статистический метод также дает такую возможность, но на основе косвенных факторов.
Наибольший суммарный балл получил экспертно-статистический метод. Но стоит учитывать, что баллы расставлялись без учета каких-либо коэффициентов. Для каждой организации выбор метода будет производиться на основании тех или иных критериев, одни из которых будут более значимы, другие – менее. Так, многие их опрошенных менеджеров в качестве критериев, влияющих на выбор метода оптимизации численности, называют финансовые возможности организации, знания руководства и участников проекта, кадровую политику предприятия, ее цели и задачи.
При выборе конкретного метода оптимизации численности важно опираться на особенности организации, на имеющиеся ресурсы, поставленные временные рамки и цели оптимизации. Не существует универсального метода, что подтвердил проведенный анализ. Тем не менее, анализ дал конкретные результаты, позволяющие по определенным параметрам выбрать наиболее подходящий метод.
