Для чего нужна обработка?

Для чего нужна обработка?

Обработка "Свертка базы" предназначена для выполнения операции свертки информационных баз, разработанных на основе "Бухгалтерии государственного учреждения ".

При выполнении свертки происходит формирование документов ввода остатков по регистрам на определенную дату (дату свертки) и удаление не используемых документов и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки включительно (сворачиваемый период). Основные цели свертки:

Увеличение скорости работы системы. Уменьшение размера информационной базы.

ВАЖНО. Перед выполнением свертки базы рекомендуется:
1. Произвести предварительное тестирование свертки на копии рабочей информационной базы.
2. Только по результатам успешного тестирования принимать решение о возможности использования для рабочей информационной базы.

Как запустить обработку свертки.

Обработку свертки вместе с прилагаемыми файлами правил необходимо скачать с сайта obvv. ru и сохранить на локальном диске компьютера (удобно сохранить на рабочем столе).

Далее необходимо запустить информационную базу в режиме пользователя, обратиться в пункт меню программы «Файл – Открыть» и выбрать обработку сохранную на компьютере.

Предварительный анализ критичных ошибок.

Перед тем как запустить непосредственно свертку информационной базы необходимо провести анализ критичных ошибок в учете вещевой службы.

Внимание!!! Если проверка ошибок не проведена, либо выявленные при проверке ошибки не исправлены, процедура свертки информационной базы не может быть выполнена.

Для проверки необходимо в форме обработки свертки на закладке «Общие настройки» нажать на кнопку «Проверить дубли в регистрах» (дата свертки на данном этапе должна совпадать с текущей рабочей датой)

В появившемся окне нажать на кнопку «Выполнить».

После нажатия на кнопку, обработкой будет выдано сообщение с запросом даты проверки

корректности дат всех введенных в базу документов. Так как были случаи, когда пользователи ошибочно вводили вместо 01.01.2001 дату 01.01.0201, перед сверткой необходимо исправить такие документы. По - умолчанию установлена дата 01.01.1900, можно оставить эту дату и нажать кнопку «ОК».

При этом происходит анализ наличия задвоенности данных по сотрудникам в регистрах вещевой службы, при обнаружении которых форма проверки заполняется документами, сформировавшими некорректные записи в регистры.

Если при запуске обработки проверки наличия дублей в регистрах не выдала никаких ошибок, следует перейти к пункту «Порядок работы обработки свертки».

Чаще всего ошибки вызваны наличием двух и более приказов о зачислении в списки части для одного сотрудника. Для исправления такой ошибки необходимо «лишний» документ пометить на удаление. Другая группа ошибок связана с наличием приказов о кадровом перемещении с разными видами операций (зачисление в списки части, исключение из списков части, смена нормы и звания), в которых дата вступления в силу тех или иных изменений – одинаковая, такого быть не должно, для устранения ошибки необходимо корректировать даты, изменяя их хотя бы  на один день.

Для удобства обзора и исправления всех документов сотрудника с ошибкой можно обратиться в журнал документов вещевого довольствия (МВД) и установить отбор по сотруднику, выбрав нужное значение в строке отбора.

Следует обратить внимание, что один и тот же документ может создавать записи в разных регистрах, поэтому записи в разных окнах формы проверки могут дублироваться. Чтобы избежать ошибок при исправлении дублей записей в регистрах – необходимо нажимать кнопку «Выполнить» после редактирования каждой строки табличных частей.

Операции необходимо выполнять до тех пор, пока не будут устранены все ошибки и окно проверки станет пустым.

Внимание!!! После того, как дубли записей регистров будут устранены, необходимо запустить обработку «Корректировка записей регистров» для восстановления последовательностей проведения документов.

Для запуска корректировки записей регистров необходимо предварительно обратиться в пункт главного меню программы Операции – Регистры сведений – МВД_Регистрация событий.

В открывшей форме необходимо удалить строку «Корректировка дат в РИ».

После, необходимо вызвать обработку корректировки через пункт главного меню программы Учет вещевой службы – Корректировка записей регистров» (интерфейс «Вещевая служба»). Далее, дождаться окончания выполнения обработки.

Порядок работы обработки свертки

Определение параметров свертки (закладка "Общие настройки").

Дата свертки. Под датой свертки понимается последняя секунда, входящая в сворачиваемый период. Так, для того чтобы свернуть в информационной базе данные за 2013 год, в качестве даты свертки требуется указать 31.12.2013 23:59:59.
Количество строк в документах ввода остатков. Данный параметр определяет максимально возможное количество строк в одном документе ввода остатков. Если параметр не заполнен (равен 0), то на каждый регистр/счет будет создано по одному документу без ограничения количества строк.

Определение состава сворачиваемых объектов и способа свертки (закладка "Настройка способа свертки"). На этом этапе определяется, какие объекты и за какой период следует сворачивать.

На данной закладке при помощи кнопки «Загрузить из XML» необходимо выбрать файл с правилами свертки («Настройка свертки для релиза 1.0.23.Х. Х», данный файл следует скачать с сайта obvv. ru вместе с обработкой свертки).

Следует обратить внимание, что разработано несколько файлов с правилами: для релиза 1.0.23.2.1 и 1.0.24.3.1, 1.0.24.3.2. В зависимости от того какой релиз конфигурации установлен на момент проведения свертки, необходимо выбирать тот или иной файл с правилами.

Также важно помнить, что процедура свертки для автомобильной службы проходит отдельно от общей свертки и должна быть выполнена позднее основной свертки. Процесс проведения свертки документов «автомобильной службы» будет доступен позднее (ориентировочно 01.03.2014г.), правила работы будут изложены в отдельной инструкции.

После загрузки правил необходимо нажать кнопку "Выполнить все" в нижней командной панели и дождаться завершения работы обработки.

После завершения процедуры свертки необходимо провести сравнительный анализ баз до и после свертки.

ВАЖНО!!! Обработку свертки нельзя запускать дважды на одной и той же базе! Если во время выполнения свертки происходили сбои, нужно снова развернуть копию рабочей базы и повторить все шаги свертки.