Общие положения

Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Вятский государственный университет» (ГОУ ВПО «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством:

    оптимизации состава, содержания и форм применяемых в Университете управленческих документов; оптимизации технологии работы с ними.

Настоящая инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами всех должностных лиц Университета. Действие инструкции распространяется на всех работников Университета, создающих или использующих документы в ходе своей работы.

Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами Университета, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, независимо от вида носителя, в том числе осуществляемые с помощью компьютерных технологий и программно-технических средств.

Настоящая инструкция разработана в соответствии с требованиями федеральных и ведомственных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления.

Основную ответственность за организацию процесса управления документами несет руководство Университета.

Специалисты отдела ДОУ несут основную ответственность за реализацию стандартов в области управления документами, осуществляют методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Университета. Распоряжения начальника отдела ДОУ по вопросам, отнесенным к его компетенции, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и работниками Университета.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Руководители структурных подразделений несут ответственность за то, чтобы процесс создания и сохранения документов был неотъемлемой частью работы их подчиненных, а все действия подразделения в области делопроизводства были согласованы со специалистами отдела ДОУ.

Все работники несут ответственность за точное и полное документирование своей деятельности в строгом соответствии с правилами, установленными настоящей инструкцией.



Правила подготовки и оформления документов
Документация Университета

Управленческая деятельность Университета обеспечивается системой соответствующей организационно-распорядительной документации.

Ее состав определяется: пределами компетенции Университета, объемом и содержанием решаемых должностными лицами и структурными подразделениями Университета функций и задач, характером взаимосвязей с другими учреждениями, организациями и предприятиями, а также с вышестоящими органами управления.

Формирование системы документации Университета осуществляется в соответствии с требованиями нормативно-методической базы документационного обеспечения управления, которая включает:

    указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) на федеральном уровне; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти по вопросам ДОУ как общеотраслевого, так и ведомственного характера; нормативные правовые акты органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; Государственные стандарты по вопросам ДОУ; правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению, издаваемые руководством Университета.

Состав организационно-распорядительной документации Университета подлежит своевременному уточнению в связи с изменением требований соответствующих нормативно-правовых актов или изменением объема и содержания решаемых Университетом функций и задач.


Правила оформления документов

Создание документов в любой организации обусловлено двумя основными факторами:

    необходимостью представления документированной информации для формирования государственных информационных ресурсов в соответствии со ст.8 Федерального закона -ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»; Федерального закона от 27.07.06 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
    необходимостью документирования текущих, повседневных управленческих ситуаций, возникающих в деятельности организаций и требующих обязательного письменного подтверждения.

Документ (документированная информация) –зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Оформленные и удостоверенные в установленном порядке документы являются официальными. Используемый в текущей деятельности организации официальный документ называется служебным.

При оформлении официальных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Обеспечить это можно путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и оформлению реквизитов документа.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк представляет собой стандартный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными местами для переменных реквизитов.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа – отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов.

Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Некоторые реквизиты обязательны для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем еще необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.

Некоторые реквизиты, не влияя на юридическую силу документа, тем не менее выполняют важные функции информационного характера. Такие реквизиты называются "отметками на документе".

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.

Содержательная часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.

Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление). В то же время допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет включительно) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению, следует оформлять с одной стороны листа, что обеспечит большую степень сохранности бумажного носителя информации.


Требования к оформлению реквизитов документов
Реквизиты заголовочной части документа

Реквизит "Код организации (ОКПО)"

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.        Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО заранее проставлен на бланке служебного письма (ОКПО ).

Реквизит "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица"

Реквизит проставлен на бланке служебного письма в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ОГРН).

Реквизит "Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)"

Реквизит проставлен на бланке служебного письма в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН/КПП)

Реквизит "Код формы документа"

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации (ОК 011-93, класс 0200000).

Реквизит "Наименование организации"

Наименование организации, являющейся автором документа, указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование. При наличии вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования организации.

Реквизит на всех бланках университета выглядит следующим образом:

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Вятский государственный университет»

(ГОУ ВПО «ВятГУ»)

Примечание: Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами Университета, эти реквизиты воспроизводятся в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы Университета (внутренние документы), обязательно указание автора, т. е. наименование организации (структурного подразделения).

Реквизит "Справочные данные об организации"

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телефонной, электронной связи с организацией. Адрес оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 , и заранее нанесен на бланк служебного письма Университета:

Московская ул., 36, г. Киров, 610000

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, электронной почты.

Реквизит "Наименование вида документа"

Вид письменного документа – это его принадлежность к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Наименование документа является обозначением вида письменного документа. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т. д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем.

Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Реквизит "Дата документа"

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Для документов, принимаемых коллегиальным органом, датой является дата их принятия; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или отделом ДОУ при регистрации документа. Она вносится в готовый документ, как правило, от руки.

Государственным стандартом установлены три способа оформления даты.

Даты, содержащиеся в тексте документа, и даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации документа оформляется цифровым способом - арабскими цифрами, в одну строку, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например:

01.09.2006

После написания даты цифровым способом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например:

01 сентября 2006г. или 01 сентября 2006 года

При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

Реквизит "Регистрационный номер документа"

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это последняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Основу регистрации составляет порядковый номер (индекс) документа. В конкретной системе документационного обеспечения управления Университета индекс документа, помимо порядкового номера, включает индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, буквенные и цифровые обозначения для регистрации приказов.

При отправке писем-ответов принято указывать два индекса – тот, что присвоен документу в организации-авторе данного письма при его регистрации, и тот, который был на полученном документе (реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа").

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Отметка для реквизита нанесена на бланк служебного письма.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Реквизит проставляется на исходящих письмах-ответах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

На

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

Отметка для реквизита нанесена на бланк служебного письма.

Реквизит "Место составления или издания документа"

Место составления или издания указано в справочных данных об организации (адрес) в бланке служебного письма. На общих бланках университета с угловым и продольным расположением реквизитов указано место составления: г. Киров.

Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Реквизит "Адресат"

Адресатами могут быть как юридические лица (организации и предприятия), так и физические лица (отдельные граждане).

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

  Московский институт

  дизайна и технологии

  Отдел аспирантуры

Федеральная служба

по труду и занятости

Для ускорения движения документов при обработке их в организации-получателе рекомендуется адресовать документы конкретному должностному лицу: руководителю организации, его заместителю, руководителю структурного подразделения, специалистам.

При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации (в родительном падеже) входит в состав наименования должности адресата. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:

  Генеральному директору

  ЗАО "СТРОЙСЕРВИС"

 

  Ректору Московского государственного

  открытого университета

 

       Если документ адресуется руководителям структурных подразделений, адресование начинается с наименования организации в именительном падеже.        Структурное подразделение (в родительном падеже) указывается в составе наименования должности руководителя подразделения (в дательном падеже).

Например:

ЗАО “Стройдеталь”

Начальнику технического отдела

Рособразование

  Управление делами

  Главному специалисту

 

При адресовании документа специалистам (главным, ведущим и др.) сначала указывается наименование организации в именительном падеже, затем наименование должности специалиста в дательном падеже. Например:

Главному инженеру

При обращении к должностному лицу обычно употребляется специальное слово-обращение, например, господин.

       В качестве слова-обращения могут употребляться ученые звания (академик, профессор, доцент, старший научный сотрудник и т. п.) и ученые степени (например, кандидат экономических наук). Слова-обращения чаще всего употребляются в общепринятой сокращенной форме (например: г-н, акад., проф., доц., с. н.с., к. э.н.).

       При наличии слова-обращения инициалы должностного лица ставятся после фамилии. Например:

Председателю

Ассоциации предпринимателей

г-ну

Научно-исследовательский

институт макроэкономики

Заведующему сектором мировой экономики

с. н.с.

Рассмотренный порядок адресования документов распространяется и на внутреннюю переписку организаций, т. е. на подготовку докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации, руководителей структурных подразделений и специалистов.

При адресовании документа физическому лицу  указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес (адрес места жительства), например:

Садовая ул., д. 5, кв. З,

г. Химки, Московская обл.,

148012

       

Почтовый адрес может входить в состав реквизита “Адресат” при направлении корреспонденции юридическим лицам, если документ высылается в организацию впервые. При этом почтовый адрес является последним элементом реквизита “Адресат” и указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

Директору ООО“Янтарь”

г-ну

Мира ул., д. 7, г. Пермь,

413425

       При направлении документов в федеральные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и другие учреждения, адреса которых общеизвестны, а также при переписке с постоянными корреспондентами указывать почтовый адрес не требуется.

Реквизит “Адресат” на письме формата А 4 максимально может содержать до четырех адресов (слово “Копия” перед 2, 3 и 4-м адресами не пишется).

В случае рассылки документа более чем в четыре адреса следует составлять список рассылки и на каждом документе указывать только один адрес.

       Если необходимо отправить документ нескольким однородным организациям, то в реквизите “Адресат” эти организации можно указать обобщенно, например:

Ректорам вузов

Реквизит “Адресат” располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа. Каждую строку реквизита можно центрировать относительно самой длинной строки. Например:

Ректору

Московской академии

бизнеса

  проф.

Другим способом расположения данного реквизита является выравнивание строк по левому краю. В служебных документах выравнивание строк в реквизитах по правому краю не принято.

       На бланке служебного письма проставлены ограничительные отметки для верхней зоны расположения реквизита "Адресат"

Реквизит "Гриф утверждения документа"

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Гриф проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности.

Документы могут утверждаться двумя способами:

    лично ректором университета или уполномоченным им лицом; посредством издания другого документа, утверждающего данный документ.

       При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения включает:

    слово “УТВЕРЖДАЮ” (в грифе пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия); должность лица, утвердившего документ, с указанием наименования организации; личную подпись руководителя (должностного лица), утвердившего документ; расшифровку личной подписи (два инициала перед фамилией без скобок); дату утверждения, проставляемую от руки.

       Допускается частично заготавливать дату при печатании документа, т. е. обозначать год / или месяц и год. В последнем случае от руки проставляется только число и месяц / или только число.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу листа документа. Строки в грифе утверждения либо выравниваются по левому краю, либо центрируются относительно самой длинной строки.

УТВЕРЖДАЮ

Ректор государственного

образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Вятский государственный университет»

личная подпись 

06.10.2006

В ряде случаев для утверждения документа необходимо издать другой документ, например, приказ. Такой способ утверждения обычно применяется при подготовке сложных по содержанию организационных документов (локальных нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность университета в целом.

При утверждении документа другим документом гриф утверждения включает:

    слово “УТВЕРЖДЕН” или «УТВЕРЖДЕНА”, “УТВЕРЖДЕНО”, “УТВЕРЖДЕНЫ” в зависимости от рода и числа существительного (например: график — УТВЕРЖДЕН, инструкция — УТВЕРЖДЕНА, штатное расписание — УТВЕРЖДЕНО, правила — УТВЕРЖДЕНЫ).

       В грифе эти слова пишутся прописными буквами, без кавычек и двоеточия;

    сведения о документе, изданном для утверждения данного документа:

— наименование вида документа;

— наименование организации — автора документа или должность лица, подписавшего  документ, либо наименование органа, принявшего документ;

— дату документа;

— регистрационный номер документа.

УТВЕРЖДЕНО

  приказом ректора

  ГОУ ВПО «ВятГУ»

 

Для утверждения документов чаще всего издаются распорядительные документы (приказы, распоряжения).

Утверждение документов может оформляться и протоколами решения коллегиальных органов.

УТВЕРЖДЕН

решением Ученого совета университета

от 01.01.2001 (протокол № 5)

В некоторых случаях документы создаются двумя (или несколькими) организациями и соответственно имеют два (или несколько) грифов утверждения.        В таких документах грифы утверждения принято располагать параллельно (слева и справа), на одном уровне

Реквизит "Резолюция"

       

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция – одна из форм реализации распорядительной деятельности руководителя. Она выражает мнение руководителя о том, что, когда и каким образом должны делать исполнители для решения административных или организационных вопросов. Резолюция представляет собой надпись на документе, сделанную должностным лицом и содержащую принятое им решение. В резолюции определяются структурные подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания. Распорядительная функция резолюции может быть осуществлена  только в том случае, если в ней четко указано: кому, что и когда сделать.

Исполнитель. В резолюции указывается фамилия (в именительном или в дательном падеже) и инициалы исполнителя, т. е. лица, которому дается поручение.        Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. Ответственным за исполнение поручения является тот сотрудник, чья фамилия указана первой (без пометки "ответственный"). Ответственный исполнитель может привлечь к ответственности других сотрудников, либо четко определить степень ответственности каждого. Ответственный исполнитель обязан организовать работу других должностных лиц (соисполнителей). Например, провести совещание по обсуждению вопроса, предложить представить варианты ответа или встречные предложения и т. д.

Содержание поручения. Текст резолюции должен быть предельно ясен, составлен кратко, четко и корректно, чтобы у исполнителя не возникала необходимость обращения за разъяснениями к руководителю. Например:

Резолюция «К исполнению» - необходимо разъяснение, если в тексте документа конкретно не указано, что, как и когда исполнять.

Резолюция «Изучить предложения» - не ясно, что делать после изучения предложений.

Резолюция «Прошу переговорить» - необходимо уточнение, когда именно это следует сделать.

Если ситуация типична, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой привычной схеме. Иногда требуется дать более развернутые указания исполнителям. Здесь многое зависит прежде всего от анализируемой ситуации. Содержание указания будет зависеть и от квалификации исполнителя, чем она  выше, тем большую свободу действий ему можно предоставить.

Суть поручения излагают, как правило, в повелительной форме. Часто для этой цели используется инфинитив (неопределенная форма глагола). Например:

Подготовить ответ…

Подготовить предложения…

Принять участие…

Связаться с отправителем и согласовать дату проведения (мероприятие)…

Рассмотрите и сообщите свое мнение…

Согласовать с …

Срок исполнения. В резолюции срок исполнения указывается только календарной датой. Не рекомендуется использовать выражения: срок 10 дней, срок один месяц, представить через две недели и т. д. Следует указывать: …до 25.10.2006, …к 15.11.2006 и т. д.

Завершают резолюцию дата ее написания и личная подпись должностного лица (без расшифровки), например:

 

  Подготовить проект приказа 

  к 12.07.2007

  Пименов 10.07.2007

Правом наложения резолюций преимущественно пользуются ректор и проректоры, однако, соподчиненность должностных лиц может привести к последовательному написанию на документе нескольких резолюций. При этом каждая последующая резолюция не отменяет предыдущего распоряжения, а уточняет и детализирует порядок исполнения документа и действия исполнителя.        

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа над реквизитом "Текст". Резолюция, как правило, вносится от руки в подлинник документа. При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Не допускается использовать для резолюции бумагу для заметок, листки отрывного календаря и т. д.


Реквизиты содержательной части документа

Реквизит "Заголовок к тексту"

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок формулируется составителем текста документа.

Заголовок грамматически должен быть согласован с наименованием вида документа, например: приказ о создании отдела, протокол заседания Ученого совета, должностная инструкция секретаря, правила внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется  и при продольном расположении реквизитов бланка служебного письма. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Реквизит "Текст документа"

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.        

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, должна быть ссылка на эти документы: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст документа содержит несколько вопросов, решений, выводов, его лучше разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийной письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

    краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; объективность и достоверность информации; составление по возможности простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение; использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными  интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по  определенному набору признаков.        Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами.

Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению, финансовых документах и др.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических документах, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – граф и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф (при большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф).

Реквизит "Отметка о наличии приложений"

Приложения являются самостоятельными документами, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте основного документа. Документы – приложения могут быть трех видов:

    утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом; поясняющие содержание другого документа; направляемые с сопроводительным документом адресату.

Если к документу имеются приложения, то должна быть сделана соответствующая запись.

В документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то его название второй раз не указывается, отметка о нем офор­мляется по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3л. в 2 экз.

  2. Перечень на 5л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Прайс-лист на 1л. в 1 экз.

  2. Перечень объектов для внедрения системы

  на 5л. в 3 экз.

Слово "Приложение" независимо от количества прилагаемых документов употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса,  в отметке о наличии приложения делают ссылку "только в первый (второй, третий) адрес":

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 5 экз.

Приложение: Техническое задание на разработку системы

  "Электронный документооборот" в 2 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в сопроводительном письме после слова "Приложение". В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то в отметке о наличии приложения указывается:

Приложение: письмо Минюста РФ от 02. 02.05 № 000.05-02

  и приложение к нему, всего на 5 л.

В этом случае количество листов приложения суммируют.

Отметка о наличии приложения оформляется от нулевого положения табулятора (без абзаца) и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», его номер (при необходимости) со знаком №, наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение

  к приказу ректора

  ГОУ ВПО «ВятГУ»

 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.        Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Приложения должны иметь все необхо­димые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом.        Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (возможен полужирный шрифт): ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т. д. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от реквизита «Приложение» 4 интервалами, от текста приложения – 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их  заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Ссылка на сноску в тексте приложения оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы могут нумероваться римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими.

Каждое приложение визируется на оборотной стороне последнего листа руководителем структурного подразделения, в котором оно подготовлено, или проректором, курирующим данное направление деятельности. При необходимости здесь же проставляются визы согласования.

2.3.3.        Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит «Подпись»

Документы, направляемые Университетом в вышестоящие органы власти  (управления ), подпи­сываются ректором, проректорами по поручению ректора (в соответствии с распределением полномочий).

Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений Университета в пределах компетенции.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т. е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке Университета, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке Университета), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия (без скобок)), например:

Ректор ГОУ ВПО

«Вятский государственный университет»  личная подпись 

или на бланке

Ректор  личная подпись 

Документ может быть подписан двумя и более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц.        Например: документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного  характера; документы, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и ректор, и главный бухгалтер.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Ректор  личная подпись 

Главный бухгалтер  личная подпись 

Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций. В состав реквизита «Подпись» входят полное наименование должностей руководителей и наименования организаций. В таком случае документ оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в его разработке. Таким образом, каждая организация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник документа.

Подписи равных по должности лиц располагают двумя группами на одном уровне.

Документы, созданные в ходе работы коллегиального органа, подписываются председателем заседания (собрания, совещания) и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с установленным распределением обязанностей, например: председатель комиссии, члены комиссии.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), документ может  подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы «и. о.» или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, также исправляют фамилию (исправления можно внести чернилами от руки или машинописным способом). Не допускается подписывать документы за другое должностное лицо, с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности, так как это нарушает юридическую силу документа.

Подпись располагается после текста документа (на последней странице) или после отметки о наличии приложения и отделяется от них 3-4 межстрочными интервалами.

В необходимых случаях во избежание подделок в документах (например, в договорах), допускается подписание документов постранично, а не после текста.

В ряде случаев может быть использован штамп факсимильной подписи. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Проставлять факсимильную подпись разрешается в случае и порядке, не противоречащих законодательству и нормативно-правовым актам Российской Федерации. В Университете штамп факсимильной подписи проставляется на документах согласно Приложения № 1.

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Если наименование должности включает не одну строку, то личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки в наименовании должности.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Реквизит «Гриф согласования документа»

При необходимости оценки целесообразности организационно-распорядительного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Согласование может проводиться как с должностными лицами внутри Университета (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним  считается также  согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (например, с профсоюзным комитетом).

Внутреннее и внешнее согласование выражается в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалов и фамилии) и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник ГУ МЧС России

по Кировской области

личная подпись 

13.07.2006

Возможно осуществление согласования отдельным документом вышестоящей организацией, коллегиальным органом, общественной организацией или органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании. При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа. При этом в грифе согласования указывается наименование документа в именительном падеже, его дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома сотрудников

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, наименование организации-автора, дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмом Департамента

экономического развития

при Правительстве Кировской области

-23/1-041

Гриф согласования располагают на последнем листе проекта документа ниже всех подписей или выносят на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается". На листе согласования делается отметка о принадлежности его к основному документу, например: "Приложение к договору о сотрудничестве".

Реквизит "Визы согласования документа"

Согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа оформляют визой согласования документа (далее - виза). Виза используется при внутреннем согласовании документов и включает: должность визирующего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

личная подпись 

17.07.2006

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: "Не согласен", "Возражаю", "С п. 7 не согласен" и т. п., например:

Начальник ПФО  За исключением п.3

личная подпись 

10.12.2006

Возражения, замечания, особые мнения и дополнения к тексту документа могут излагаться на отдельном листе. Лист замечаний подписывают и прилагают к документу.  Виза согласования будет оформляться так:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела 

личная подпись 

20.06.2006 

Если в процессе визирования в проект документа вносят существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа уточнений, не меняющих его сути, повторного визирования не требуется.

При передаче окончательно оформленного документа на подпись ректору все замечания по проекту документа, не учтенные исполнителем при доработке проекта, должны поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение ректора.

На внутренних документах виза проставляется в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа, на отправляемых документах – в нижней части лицевой стороны документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается в особых случаях полистное визирование документа и его приложения.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

    составитель документа; руководитель структурного подразделения, где составлен документ; начальник отдела ДОУ; заинтересованные должностные лица других структурных  подразделений; общественные организации (при необходимости); начальник юридического отдела; проректор, курирующий данное направление деятельности.

Реквизит "Виза" используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: "С приказом (протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен (ознакомлены)". Виза ознакомления включает: наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату ознакомления, например:

С приказом ознакомлен:

водитель  личная подпись 

15.10.2006

Визы ознакомления располагают на лицевой стороне документа ниже реквизитов "Подпись", "Визы согласования", "Гриф согласования" или на оборотной стороне документа.

Реквизит "Оттиск печати"

Заверение документов печатью организации – особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты расхода денежных средств и материальных ценностей, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи.

Печати подразделяют на гербовые и простые.

Право на воспроизведение на печати Государственного герба РФ определено ст.4 Федерального конституционного закона от 25.12.00 «О Государственном гербе Российской Федерации».

Гербовая печать Университета изготовлена в соответствии с требованиями ГОСТ 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Оттиск гербовой печати проставляется на документах согласно «Перечня документов, заверяемых гербовой печатью» (Приложение ), на подписи должностных лиц согласно «Перечня должностей работников, чьи подписи заверяются гербовой печатью» (Приложение ) на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

«Перечни …» утверждаются приказом ректора по представлению отдела ДОУ.

Гербовые печати должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Приказом ректора устанавливается персональная ответственность должностных лиц за использование Гербовой печати Университета, а также список работников Университета, которым дано право проставления на документах Гербовой печати.

Плановая замена Гербовой печати Университета осуществляется отделом ДОУ по поручению ректора.

На простых печатях воспроизводится название Университета и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности.

Оттисками печатей структурных подразделений пользуются для заверения подписей руководителей структурных подразделений на документах, подготовленных в соответствующих структурных подразделениях, на копиях и выписках из этих документов.

Персональную ответственность за сохранность и правильное использование печатей структурных подразделений несут руководители соответствующих структурных подразделений. Руководитель структурного подразделения назначает работников, имеющих право проставления на документах печати структурного подразделения.

Плановая замена простых печатей осуществляется работниками структурных подразделений по согласованию с начальником отдела ДОУ.

В отделе ДОУ ведется Реестр печатей Университета.

Оттиск печати проставляется с захватом части слова, обозначающего должность. Оттиск не ставится на личной подписи должностного лица и ее расшифровке.

Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами "М. П."или надписью "Место печати" (например, бухгалтерские документы и др.). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.3.4.        Отметки на документе

"Отметка о контроле"

Реквизит проставляется на тех документах, работа с которыми взята на контроль с целью обеспечения соблюдения установленных типовых или индивидуальных сроков исполнения. Отметка включает букву "К" или слово "Контроль". Отметка располагается в правом верхнем углу документа.

"Отметка о заверении копии"

Данная отметка проставляется на копиях документов и выписках из документов.

Копия документа изготавливается и выдается с разрешения ректора (проректоров по курируемым вопросам) или руководителя структурного подразделения, где был изготовлен документ.

Отметка о заверении копии проставляется от руки ниже реквизита "Подпись" и включает заверительную надпись "Верно" или "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату заверения, например:

Верно

Документовед  личная подпись 

08.07.2006

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в университете.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью, подтверждая ее соответствие подлиннику.

"Отметка об исполнителе"

Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения ответных действий и т. п.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи "Исп." и номер его служебного телефона без надписей "тел." Или "т.", например:

53-17-50

На документе, подготовленном по поручению ректора (проректоров) группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Если документ подлежит последующему размножению средствами множительной техники, то данный реквизит следует указывать только на лицевой стороне.

Если автор текста сам подписывает документ, то отметка об исполнителе не оформляется. Не проставляют отметку об исполнителе в таких видах документов, как акт и протокол. В письмах, которые носят полуофициальный, отчасти личный характер отметка об исполнителе также не проставляется.

"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело ( в соответствии с Номенклатурой дел) для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: при наличии документа, свидетельствующего об исполнении - ссылку на его дату и номер (при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении); запись «В дело», номер дела (по Номенклатуре дел), в котором будет храниться документ. Исполнитель документа или руководитель структурного подразделения, в котором был исполнен документ, делают отметку об исполнении, подписывают и датируют ее. Ссылку на дату и номер исходящего документа-ответа проставляет исполнитель, если исходящий документ был зарегистрирован в структурном подразделении, или работник отдела ДОУ, если исходящий документ регистрируется в отделе ДОУ. Запись "В дело" и ссылку на номер дела, в котором будет храниться документ, делает работник отдела ДОУ при наличии отметки об исполнении (при условии, что документ зарегистрирован в ОДОУ) или ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, если документ зарегистрирован там.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

"Отметка о поступлении документа в организацию"

Отметка о поступлении документа проставляется на входящих (получаемых) документах и содержит: наименование отдела, очередной регистрационный номер и дату поступления документа, слова "Дело №" (для простановки номера дела, куда будет помещен документ после исполнения). В упрощенном виде отметка может содержать регистрационный номер и дату поступления документа и проставляться с помощью специального штампа или от руки.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатор электронной копии документа»

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и, при необходимости, другие поисковые данные.



Требования к оформлению документов

Организационно-распорядительные документы и письма  Университета должны оформляться  на бланках.

Совместные документы, издаваемые от имени Университета и другой (других) организации (организаций), оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Оформление внутренних документов Университета производится с использованием технических средств на чистых листах писчей бумаги формата А4 и А5. В отдельных случаях допускается использование писчей бумаги формата А3 и А6.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются работники Университета, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

При оформлении документов с помощью технических средств, в том числе в автоматизированном режиме, необходимо руководствоваться следующими правилами.

По ГОСТ 6.10 – 87 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т. е. размер печатного знака – 2,6 мм. При составлении документа на компьютерах с использованием различных тестовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т. д.

При подготовке документов Университета рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером 12 для оформления табличных материалов, размером 13 для печатания текстов. Текст документа формата A4 печатается через 1,5 межстрочного интервала. Для документов формата A5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

При подготовке табличных документов Университета допускается применять стандартные средства табличного редактора Excel for Windows.

При подготовке презентационных (визуальных) документов (схем, графиков, диаграмм и т. п.) допускается применять стандартные средства редактора презентаций PowerPoint for Windows.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля (т. е. с "красной строки").

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные  части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 межстрочного интервала.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 – 4 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов рекомендуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 –для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, п р и к а з ы в а ю,  п р е д л а г а ю;

5 печатных знаков - для начала абзацев в тексте;

32 печатных знака - для реквизита "Адресат";

40 печатных знаков - для реквизитов "Гриф утверждения", "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 печатных знаков - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";

56 печатных знаков - для печатания слова "Копия" при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии в тексте примечаний или выделенной  в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы текст не заходил за границы правого поля.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению, следует оформлять с одной стороны листа, что обеспечит большую степень сохранности бумажного носителя информации.


Бланки документов

Организационно-распорядительные документы и письма  Университета должны оформляться  на бланках,  имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает два варианта расположения реквизитов бланка: продольное и угловое. При продольном расположении реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля. При угловом расположении реквизитов они располагаются в левом углу листа. Угловой вариант наиболее удобен для управленческой деятельности, так как оставляет свободным правый угол для размещения грифа утверждения, адресования, резолюции.

В Университете применяются следующие виды бланков:

Общий бланк. Используется для изготовления всех видов организационно-распорядительных документов, за исключением писем. Бланк содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются, за исключением реквизита «Наименование вида документа». Наименование вида документа впечатывается при его составлении. Остальные реквизиты остаются постоянными: наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа.

Бланк письма. Используется при переписке с другими организациями и в связи с этим содержит следующие реквизиты: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование организации, справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа. Используется для создания документов одного и того же вида, например, приказа, распоряжения, командировочного удостоверения, направления в поездку.

Бланк должностного лица (ректора). Содержит наименование должности (ректор), помещенное ниже наименования организации. Используется ректором при официальной переписке от его имени.

Бланк письма структурного подразделения. Отличием этих бланков является то, что ниже наименования организации-автора документа указывается наименование структурного подразделения. В реквизите «Справочные данные об организации» указан юридический адрес университета и телефоны структурных подразделений. Бланки используются руководителями структурных подразделений для официальной переписки в пределах своей компетенции с физическими и юридическими лицами по вопросам деятельности соответствующих структурных подразделений.

Состав видов бланков, применяемых в университете, утверждается ректором по представлению отдела ДОУ.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В)  форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) белого или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля – свободное от текста пространство по краям листа - размером не менее:

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее;

20 мм – левое;

10 мм – правое.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа. Максимальный размер левого поля определен ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия» - 35 мм. Таким образом, при изготовлении документов временного срока хранения (до 10 лет) левое поле может быть установлено в 20 мм, а при создании документов длительного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения нужно устанавливать левое поле в 35 мм.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии, штампа (углового) или воспроизведены с помощью компьютера.

Электронные варианты бланков находятся у ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Персональная ответственность за хранение и использование по назначению бланков возлагается на руководителей структурных подразделений.

В Университете предусмотрен особый порядок работы с бланками строгой отчетности.



Состав управленческой документации.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1.        Организационные документы

К организационным документам относятся: устав университета, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах вуза, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции, правила, положения, инструкции по отдельным направлениям деятельности университета. 

Организационные документы фактически составляют правовую основу деятельности любой организации, они содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Этим документам присущи некоторые общие особенности их составления и оформления.

Организационные документы получают юридическую силу только после их утверждения. В зависимости от вида и разновидности организационного документа способ утверждения может быть разным: одни утверждаются  непосредственно ректором (проректорами в соответствии с предоставленными полномочиями) или коллегиальным органом (Ученым советом университета), другие - изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения) в тех случаях, когда существует необходимость в дополнительных предписаниях, разъяснениях, проведении комплекса предварительных мероприятий.

Организационные документы относятся к так называемым бессрочным документам, или документам неопределенного срока действия, так как действуют до их отмены лицом (органом), принимавшим решение об их утверждении, или до утверждения взамен их новых. Исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

Для закрепления изменений, происходящих в деятельности Университета, используется практика внесения изменений в организационные документы. Листов изменений в организационном документе быть не должно. Изменения в организационный документ (например, положение) вносят путем его переработки и представления на утверждение должностному лицу (ректору, проректору) или коллегиальному органу, которым был утвержден изменяемый документ; либо изданием соответствующего приказа. Если приказ изменяет, отменяет либо дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Обязательные реквизиты организационных документов: наименование организации, наименование вида документа, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В положениях и других подобных документах разделы и главы могут нумероваться римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими.

При подготовке организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридическим отделом, проректором (проректорами) по направлению деятельности.

Датой организационного документа является дата его утверждения.

Положение, инструкция

Положение – документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции деятельности университета. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.        

Инструкция – документ, устанавливающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты и подлежат утверждению ректором (проректорами в пределах их компетенции) либо коллегиальным органом (Ученым советом университета).

Первая страница положения (инструкции), утверждаемого грифом утверждения, печатается на общем бланке университета с угловым расположением реквизитов. Последующие страницы печатают на стандартных листах бумаги. Если положение (инструкция) утверждается распорядительным документом (приказом), его печатают на стандартном листе бумаги формата А4 и оформляют как приложение к приказу.

Наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ) печатается заглавными прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку. Наименование вида документа печатается ниже наименования университета при оформлении на общем бланке, а в случае оформления на стандартном листе выравнивается по центру листа. Слово «ПОЛОЖЕНИЕ (ИНСТРУКЦИЯ)» является первым словом заголовка и составляет с ним одно целое.

Заголовок грамматически согласуется со словом ПОЛОЖЕНИЕ (ИНСТРУКЦИЯ) и является его логическим продолжением. Заголовок отвечает на вопрос «О чем?» (ПОЛОЖЕНИЕ о Научно-исследовательской лаборатории проблем региональной экономики и управления;  ИНСТРУКЦИЯ о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Чья?» (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ инспектора отдела ДОУ). Заголовок печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

       Текст положений (инструкций) печатается шрифтом Times New Roman размером № 13 через 1,5 интервала, излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте положений  используются глаголы в побудительном наклонении: «должен», «следует», «запрещается», «не допускается».

       Констатирующей частью положения (инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных в положении (инструкции) правил и технологий.

       Распорядительная часть положения (инструкции) может делиться на главы, части, пункты и подпункты. Главы могут иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов производится арабскими цифрами с точкой. Подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой в пределах каждого пункта.

       Утверждение положения. На положениях, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле общего бланка университета. При утверждении положения (инструкции) приказом, протоколом гриф утверждения содержит ссылку на утверждающий документ, его дату, номер.

       Гриф утверждения оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа положения (инструкции). Каждое положение визируется руководителем структурного подразделения, в котором оно было подготовлено, или проректором, курирующим данное направление деятельности. При необходимости здесь же проставляются визы согласования.

Разработка и оформление Положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников производится в соответствии  с «Методическими рекомендациями по разработке Положения о структурном подразделении и должностных инструкций работников» (Распоряжение ректора ).

       Первые экземпляры должностных инструкций работников хранятся в отделе кадров, обязательные копии – у руководителей структурных подразделений.

       Первый экземпляр положения (инструкции), утвержденного приказом,  оформляется  как приложение к нему и хранится в отделе ДОУ.

       Первый экземпляр положения (инструкции), утверждение которого оформлено в форме грифа утверждения, хранится у руководителя структурного подразделения – автора документа, обязательная копия – в отделе ДОУ.

3.2.        Распорядительные документы

Распорядительные документы издаются в целях регулирования и координации деятельности Университета.

С юридической точки зрения распорядительные  документы относятся к правовым актам, так как в них получают выражение конкретные юридически властные предписания руководства.

Распорядительные документы содержат поручения, обязательные для исполнения структурными подразделениями, должностными лицами, работниками.

Правом издавать распорядительные документы наделяется ректор.

Подготовка распорядительных документов включает следующие стадии:

    инициирование решения (информация о необходимости издания распорядительного документа); сбор и анализ информации по вопросу; подготовка проекта распорядительного документа; согласование проекта документа; оформление подписание документа; доведение распорядительного документа до исполнителей.

Изменения и дополнения в распорядительный документ вносятся соответствующим распорядительным документом.

К распорядительным документам вуза относятся приказы, распоряжения.

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Приказ – это основной распорядительный документ, чаще всего применяемый в практике управления вузом.

Все разновидности приказов можно свести к двум основным видам: приказы по основной деятельности и личному составу. Различия касаются правил составления и оформления текста, а также некоторых особенностей организации работы с этими документами и сроков их хранения.

Проекты приказов готовят должностные лица и  структурные подразделения на основании поручений ректора, проректоров либо в  инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов, указаниями руководства и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на должностных лиц и структурные подразделения, которые готовят и вносят проект соответствующего приказа на подпись.

Обеспечение правильности оформления приказов и их регистрации является обязанностью отдела ДОУ.

Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman размером 13через 1,5 интервала.

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации  (Федеральное агентство по образованию, государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Вятский государственный университет", ВятГУ), наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата издания, регистрационный номер, место издания (г. Киров), заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Дата приказа является датой его вступления в силу. В содержании приказа может отдельным пунктом оговариваться дата  его введения в действие. В том случае, если подобное указание в тексте приказа отсутствует, последний считается вступившим в силу с момента его подписания ректором.

Регистрационный номер приказам по кадровым вопросам присваивается в отделе кадров Университета, всем остальным приказам (распоряжениям) – в отделе ДОУ.

Заголовок к приказу формулируется четко и по возможности кратко, выражая основное содержание приказа. Заголовок к приказам по личному составу работников (обучающихся) формулируется следующим образом: По личному составу…К остальным приказам заголовок, как правило, формулируется в предложном падеже, например: О подготовке графика отпусков. Заголовок печатается  без абзацного отступа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля с абзацным отступом, выравнивается по ширине страницы.

Подписанию приказа во всех случаях предшествует процедура согласования (визирования). С этой целью проекты приказов и приложения к ним представляются должностным лицом (ответственным исполнителем структурного подразделения), внесшим проект, на согласование заинтересованным должностным лицам и проректору (проректорам) в соответствии с распределением полномочий.        Визирование оформляется в соответствии с правилами оформления реквизита "Визы согласования документа".

Возражения, замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются либо на последней странице, либо на листе согласования, который прилагается к проекту.  Виза в этом случае дополняется фразой "Имеются замечания" или "Замечания прилагаются". Если в процессе визирования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера или такие же изменения затрагивают более половины содержания проекта, то последний подлежит переоформлению и повторному согласованию. Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа. В таком случае повторного согласования не требуется. Визы включают: полное наименование должностей визирующих, их инициалы, фамилии и сигнатуры. Если визы оформляются на отдельном листе согласования (Приложение ), то он в дальнейшем подшивается вместе с приказом в дело.

Приказы подписываются ректором, а в его отсутствие – проректором, исполняющим его обязанности. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись ректора на приказе печатью не заверяется.

В левом нижнем углу последнего листа приказа  проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона.

К приказу должен прилагаться список рассылки (Приложение ), заверенный подписью автора проекта приказа (распоряжения). Список рассылки может оформляться либо на обороте последнего листа проекта приказа, либо на отдельном листе.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности являются нормативным документом, отражающим (в отличие от приказов по личному составу) управленческие решения по вопросам учебно-воспитательной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, внешнеэкономической и предпринимательской деятельности, совершенствования структуры и организации работы вуза (изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т. д.).

Текст приказа по основной деятельности может состоять из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части (преамбуле) излагают факты, соображения, т. е. основания (мотивы) издания приказа. Здесь могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для издания приказа, дана оценка ситуации.

Как правило, она начинается со слов В целях…, С целью…, В соответствии с …(На основании…)  (ссылка на нормативный документ или документ вышестоящей организации с наименованием этого документа в творительном падеже с указанием его даты, номера и заголовка),  В связи… и т. д.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула в приказах завершается  словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.

В распорядительной части приказа перечисляют предписываемые действия с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы: кому? что? когда сделать? В качестве ответа на вопрос: «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

Начальнику отдела кадров …

Если поручение дается нескольким лицам равных должностных рангов, один из которых является ответственным исполнителем, используется следующая формулировка:

Главному бухгалтеру совместно с начальником планово-финансового отдела …

В тех случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям равных должностных рангов, после обобщенного  наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:

1.        Деканам (, , )…

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Например: «подготовить», «обеспечить», «организовать», «разработать и представить на рассмотрение» (если  должен быть подписан проект) или «…на утверждение» (если документ подлежит утверждению).

Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается  использование глаголов «повысить», «улучшить», «усилить», «обратить внимание», «проследить», прилагательного «необходимое (-ые)» («принять необходимые меры») и языковых конструкций типа «если.., то…», «тогда, когда…».

Срок исполнения поручения фиксируется  календарной датой. Например:

Срок 29.06.2006 или …до 29.06.2006 или …к 29.06.2006.

Срок выполнения поручения должен быть указан конкретно для осуществления контроля за выполнением поставленных задач и для срокового контроля.

Для указания срока нельзя использовать выражения «в течение 10 дней», «срок один месяц» и т. д.

Если исполнителю дается постоянное поручение, указывают периодичность его выполнения, а не срок исполнения. Например:

…обеспечить представление еженедельной справки… или …15 числа каждого месяца… или …еженедельно по понедельникам…

Если приказ издают для утверждения документов и введения в действие нормативных актов, то в пунктах приказа могут не указываться исполнители или сроки исполнения. Например:

Утвердить акт проверки соблюдения правил пожарной безопасности

Или

Ввести в действие  Инструкцию по делопроизводству с 10.01.2006.

Пункт приказа может быть разделен на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, в тех случаях, когда он содержит обобщающую информацию, а именно: одному исполнителю дается несколько поручений. Например:

1.        Начальнику учебного отдела

Организовать… … …до 01.08.2006. Обеспечить… … …до 10.08.2005.

2.  ….

Нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения. Например:

До 01.08.2006

1.1.        Проректору по АХР обеспечить … … …

Начальнику отдела кадров организовать… … …

2. …

Нескольким исполнителям предписано одно распорядительное действие. Например:

1.        Организовать

1.1.        Начальнику отдела кадров … … … до 01.08.2006.

1.2.        Начальнику учебного отдела … … … до 10.08.2006.

2. …

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если контроль исполнения различных пунктов должны осуществлять разные должностные лица, он расписывается по пунктам.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки (на обороте последнего листа проекта приказа), который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Формуляр приказа по основной деятельности  представлен в Приложении №6.

Приказ по личному составу работников

Приказы по личному составу являются нормативным документом, издаваемым по вопросам регулирования трудовых правоотношений между работником и работодателем. Приказами по личному составу документируют следующие процедуры: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора, предоставление отпусков, поощрение, назначение доплат и надбавок, изменение данных в учетных документах работников, привлечение к дисциплинарной и материальной ответственности.

Для оформления приказов по личному составу работников используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России (ф. Т-1, ф. Т-5), а также формы, разработанные в вузе. Кроме реквизитов, общих для всех приказов, некоторые приказы по личному составу содержат отметку об ознакомлении работника с приказом. Виза ознакомления свидетельствует о предъявлении работнику документа (приказа), созданного в организации (университете) в связи с оформлением приема на работу, перевода на другую работу, увольнения и т. д.

Отметка располагается ниже подписи ректора и виз согласования и включает слова «С приказом ознакомлен (а)», личную подпись работника, его инициалы и фамилию, дату ознакомления. Ряд статей ТК РФ установил 3-дневный срок ознакомления работников с приказами  (ст.68,193).

При оформлении приказов по личному составу работников необходимо соблюдать следующие требования:

    Фамилия, имя и отчество работника записываются в точном соответствии с документами работника. Табельный номер присваивается каждому работнику и сохраняется за ним даже после увольнения. Повторное его использование допустимо не ранее чем через 3 года после увольнения работника. Наименование структурного подразделения указывается в соответствии со штатным расписанием. Наименование профессии или должности записывается в соответствии со штатным расписанием, впоследствии переносится в трудовую книжку работника.

Подготовка и регистрация приказов по личному составу осуществляется в отделе кадров (Приложение ).

Приказы по личному составу обучающихся

Приказы по личному составу обучающихся документируют все виды движения студентов (слушателей) всех форм обучения (зачисление, восстановление, отчисление, окончание вуза, перевод, предоставление академических  отпусков и т. д.). Для оформления этих приказов используются унифицированные формы, разработанные канцелярией (ОДОУ) Университета, утвержденные и введенные в действие приказом ректора (Приложение ).

В приказах по личному составу обучающихся применяются табличные тексты. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – граф и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф (при большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф).

При заполнении унифицированной формы необходимо соблюдать следующие требования:

    Фамилия, имя и отчество обучающегося записываются без сокращений в точном соответствии с документами гражданина. Наименование и код специальности указываются в соответствии с Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОКСО). Графа «Основание» заполняется в обязательном порядке.

Документы, служащие основанием для издания приказа (заявления, справки и заключения медицинских учреждений, повестки райвоенкоматов, копии свидетельств о рождении ребенка, о заключении (расторжении) брака и т. д.) хранятся в личном деле обучающегося. Дата приказа является датой вступления приказа в силу, если для отдельных или всех пунктов иное не оговорено в графе «Дата вступления в силу».

Проекты приказов формируются в деканатах (приказ о зачислении на 1 курс по основной образовательной программе – в приемной комиссии) и на кафедрах, согласовываются с заинтересованными лицами и представляются в отдел ДОУ для оформления и регистрации.

Обязательные реквизиты приказа оформляются аналогично приказам по основной деятельности.

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем органа власти или управления, учреждения, организации, предприятия, действующим единолично.

Правом издавать распоряжения наряду с ректором могут наделяться проректоры в рамках предоставленной им компетенции.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (Приложение ).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации  (Федеральное агентство по образованию, государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Вятский государственный университет"), название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата издания, регистрационный номер, место издания (г. Киров), заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Порядок подготовки проектов распоряжений такой же, как проектов приказов. Требования к оформлению реквизитов распоряжений аналогичны требованиям к оформлению реквизитов приказов.

Составляются распоряжения аналогично приказам по основной деятельности. Различия заключаются в том, что в тексте распоряжения в качестве ключевого слова, разделяющего констатирующую и распорядительную части, используется слово п р е д л а г а ю или о б я з ы в а ю или же не используется никакое слово, а распорядительная часть непосредственно следует за констатирующей.

3.3.        Информационно-справочные документы

Процесс управления заключается в выработке, принятии и реализации управленческих решений. На каждой стадии управленческого процесса используется различная информация. Эта информация содержится в самых разных документах: законодательных актах, организационно-правовых документах, распорядительных, договорных, финансовых и др. Немаловажное значение для принятия управленческих решений имеют так называемые информационно-справочные документы.

Информационно-справочная документация объединяет в своем составе самые разные по содержанию и видовой характеристике документы, но общим для них является то, что в большинстве своем они содержат информацию, используемую при принятии управленческих решений или позволяющую выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а некоторые из них непосредственно инициируют управленческие решения.

Важной особенностью этих документов также является и то, что они всегда представляют собой способ первичной фиксации управленческой информации, и уже затем, будучи зафиксированной в информационно-справочных документах, эта информация используется в других документах – распорядительных, отчетных, плановых и др.

К информационно-справочным документам относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, заявление, акт, справка, заключение, отзыв и некоторые другие.

Особую группу в составе информационно-справочных документов составляет переписка: деловое письмо, телеграмма (телекс), телефонограмма, электронное письмо.

При этом следует учитывать, что передача по факсу не обеспечивает юридической силы документа (документ, переданный по факсу, официально  является копией документа, не имеющей силы подлинника), а переписка по электронной почте имеет юридическую силу в том случае, если сообщение удостоверяется электронной цифровой подписью.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что в процессе документооборота они, как правило, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной в вышестоящую организацию. Таким образом, эти документы реализуют, в первую очередь, коммуникативные связи между различными уровнями управления. Отдельные виды информационно-справочных документов (переписка) реализуют внешние связи организации, т. е. ее связи с другими организациями.

Большинство информационно-справочных документов имеет много общего в составлении и оформлении, например такие документы, как докладная записка, служебная записка, справка, но есть и такие, которые имеют вполне специфические особенности оформления, например протокол, акт.

Протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, и т. п.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

       Протоколы составляются на основании черновых записей, произведенных во время заседания (совещания), а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня и т. д.). Материалы к протоколу предоставляются структурными подразделениями, на которые возложена ответственность за  их подготовку.

       Протоколы составляются в полной или краткой форме. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании (совещании), краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

       Протокол печатается на общем бланке университета шрифтом Times New Roman размером 13 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, наименование протокольного мероприятия, место проведения, дата и регистрационный номер, текст, подпись.

Наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) печатается заглавными прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17. Наименование вида документа печатается ниже наименования университета на общем бланке и выравнивается по центру листа.

Наименование протокольного мероприятия грамматически согласуется со словом «ПРОТОКОЛ» и является его логическим продолжением, отделяется от слова «ПРОТОКОЛ» 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал, выравнивается по центру документа, например:

П Р О Т О К О Л

заседания Ученого совета университета

Датой протокола является дата протоколируемого события. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже реквизита «место проведения».

Протоколы нумеруются в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.; номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит следующие сведения:

"Председатель (председательствующий)" – Ф. И.О.

"Секретарь" – Ф. И.О.

"Присутствовали" (подчеркивается) – приводится список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек.

"Повестка дня" – указывается перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием Ф. И.О. докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам по­вестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилии и инициалы докладчиков; содержание докладов и выступлений по­мещается в тексте протокола или прилагается к нему ( в последнем случае в тексте делается сноска: «текст выступления прилагается».)

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии лиц, выступивших в обсуждении, фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: "Текст выступления прилагается".

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично. Приводятся итоги голосования (количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании).

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть краткого протокола содержит следующие сведения:

"Председатель (председательствующий)" – Ф. И.О.

"Секретарь" – Ф. И.О.

"Присутствовали" (подчеркивается) печатается от границы левого поля –  указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение (решения).

       Протокол подписывается председателем или председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

       Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

       Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

       Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании (совещании), и выписки из протоколов о принятых решениях хранятся в структурном подразделении, готовившем заседание (совещание).

Формуляр протокола приведен в Приложении № 10. 

Выписка из протокола

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола.

В выписке из протокола воспроизводится вводная часть протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения.

Для придания юридической силы выписка из протокола подписывается председателем (или председательствующим на заседании) и секретарем.

Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью.

Акт

Акт – документ, составляемый для подтверждения установленных фактов, событий, действий

Акты составляются при инвентаризации, передаче материальных ценностей, ревизиях, передаче дел при смене должностных лиц, уничтожении дел и т. д.

Акты не только фиксируют установленные факты и события, но  могут содержать выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акты составляются или специально создаваемыми комиссиями, состав которых, срок действия и полномочия утверждаются приказом ректора, или постоянно действующими комиссиями.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. 

Акт оформляется на общем бланке Университета или на специальном бланке акта с унифицированным текстом и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Нумерация актов производится порядковыми номерами в пределах календарного года.

Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например: АКТ списания материальных ценностей; АКТ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный, нормативный документ с указанием его даты, номера и заголовка), перечисляются председатель и члены комиссии с обязательным указанием их должностей. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В состав комиссии могут включаться лица, работающие в других организациях, с обязательным указанием их должностей и названий организаций.

Слова «Основание», «Составлен комиссией в составе», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от левого края поля.

В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

Текст основной части акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон, а в некоторых случаях зависит от требований нормативных документов.

Если имеются приложения к акту, то отметка о них делается после отметки о количестве экземпляров. Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с правилами, установленными настоящей инструкцией.

Акт подписывается председателем комиссии и всеми членами комиссии (без указания их должностей).

Для придания юридической силы акт утверждается ректором (проректором) или изданием соответствующего приказа. Дата, проставленная в грифе утверждения, является датой вступления акта в силу.

Образцы оформления актов приведены в Приложениях №№ 11, 12.

Служебная записка

Основное назначение служебной записки – оперативный обмен информацией между работниками университета, преимущественно на этапе принятия управленческого решения. Ситуации, требующие подготовки этого документа, могут быть самыми различными: обоснование необходимости закупки нового оборудования, проведение различных проверок, выделение новых штатных единиц, награждения, поощрения, переводы, командирования работников и т. д.

В зависимости от содержания и предназначения различают:

    докладные записки (докладные); информационные записки (меморандумы); аналитические записки (аналитические справки); пояснительные записки; служебные записки ad hoc (т. е. подготовленные по конкретному информационному поводу, как правило, возникшему внезапно); служебные записки о состоянии дел за период времени.

Специфическим видом служебных записок является объяснительная записка.

Подготовка служебной записки может быть осуществлена как по инициативе работника (руководителя структурного подразделения), так и по указанию руководства. Обычно итогом ее рассмотрения является принятие управленческого решения или издание распорядительного документа.

Служебные записки делятся на внутренние и внешние в зависимости от того, отправляются ли они за пределы организации или подготавливаются исполнителем для руководства организацией. Применение внешних служебных записок не очень распространено, они используются в особо важных и принципиальных вопросах управления. Оформляется этот вид записок на общем бланке.

Внутренняя служебная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование автора, наименование вида документа, дата, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Так как служебная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов.

Наименование автора. Указывается наименование структурного подразделения – автора документа, без названия организации. Печатается оно в верхнем углу от границы левого поля.

Отдел кадров




Наименование вида документа. Наименование вида документа печатается через 2 межстрочных интервала ниже наименования структурного подразделения прописными буквами от границы левого поля.

Отдел кадров

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА




Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. Она оформляется цифровым способом от границы левого поля через 2 интервала ниже наименования вида документа. Проставляется лицом, подписывающим документ.

Отдел кадров

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

28.07.2006




Адресат оформляется в правом верхнем углу. Записка может адресоваться в структурные подразделения, конкретным должностным лицам. При адресовании должностному лицу указывается его должность и фамилия с инициалами в дательном падеже.

Отдел кадров

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

28.07.2006


Ректору ВятГУ

Заголовок к тексту служебной записки располагают слева, отступив от даты 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через один интервал. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке кратко отражается содержание документа, отвечающее на вопрос «О чем?». Если текст внутренней служебной записки не превышает 6-8 строк, допускается не формулировать заголовок.

Текст служебной записки отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом 13 кегля через полтора интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой содержится подробное и объективное описание ситуации, фактов, событий, мнение составителя и другая аргументированная информация. В заключительной части содержатся выводы, предложения, рекомендации. Характерными для перехода к этой части текста являются формулировки «предлагаю», «прошу», «считаю необходимым». Не рекомендуется употреблять архаичный оборот «Довожу до Вашего сведения...».

В некоторых случаях для облегчения восприятия информации и оперативности принятия решения рекомендуется обратная последовательность изложения. Сначала излагается существо просьбы или предложения, а затем предлагается обоснованная аргументация.

Подпись оформляется от границы левого поля на 2-3 интервала ниже текста. Реквизит включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. В расшифровке подписи инициалы указываются перед фамилией. Подпись располагается на уровне последней строки в наименовании должности.

Дополнительным реквизитом служебной записки является отметка о наличии приложений, которая  оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита.

При необходимости служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем автора, а также (в зависимости от ситуации) содержать визы  работников планово-финансового, кадрового, юридического и др. отделов. Формуляр служебной записки представлен в Приложении № 13.

Заявление

Заявление – это официальное обращение, личное или коллективное, которое составляется в целях реализации права или законного интереса гражданина (граждан) или для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе учреждений и организаций.

Заявление, как правило, носит личный характер, но может служить основанием для подготовки управленческих документов.

Оформление личных заявлений зависит от того, работает ли заявитель в данной организации или нет. В настоящей инструкции рассмотрены правила оформления заявления работника.

       Реквизитами заявления являются: автор, адресат, наименование вида документа, дата составления, текст, подпись автора.

       Адресат (лицо, которому адресуется заявление) в заявлении указывается в правом верхнем углу. Реквизит состоит из наименования должности адресата, его инициалов и фамилии в дательном падеже (кому?), например:

Проректору по учебной работе

       В заявлении работника в левом верхнем углу указывается структурное подразделение, в котором он работает, например:

Юридический отдел


Ректору ВятГУ

Если сотрудник подчинен непосредственно ректору, вместо структурного подразделения указывается наименование университета.

Наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) располагается слева через два межстрочных интервала после названия структурного подразделения:

Юридический отдел

ЗАЯВЛЕНИЕ


Ректору ВятГУ

Датой заявления является дата его составления. На заявлении работника дата обычно обозначается цифровым способом и располагается от границы левого поля через два межстрочных интервала после слова «ЗАЯВЛЕНИЕ»:

Юридический отдел

ЗАЯВЛЕНИЕ

15.07.2006


Ректору ВятГУ

Текст заявления излагается от первого лица единственного числа. Логическая структура в зависимости от характера текста может включать вводную часть с изложением обстоятельств–причин написания документа, и вывод, содержащий просьбу или предложение автора, или только вывод, в котором формулируется суть заявления. Для большинства заявлений структура текста достаточно типизирована, например, в тексте заявления об отпуске указывается просьба о предоставлении отпуска, его вид, дата ухода в отпуск, его продолжительность; в заявлении об увольнении содержится просьба об увольнении, его причина (по собственному желанию, в связи с выходом на пенсию и т. д.), срок увольнения.

Если к заявлению прилагается документ (или его копия), служащий подтверждением прав заявителя, то оформляется отметка о наличии приложений, в соответствии с установленными правилами, например:

Приложение: копия свидетельства о заключении брака (серия, №) на 1л. в 1 экз.

В реквизит «подпись» на заявлении работника входят наименование его должности, личная подпись, ее расшифровка, например:

Начальник юридического отдела  личная подпись 

При необходимости заявление содержит визу должностных лиц, заинтересованных в решении вопросов и уполномоченных на это, например, заявление работника об очередном отпуске должно быть завизировано руководителем структурного подразделения, в котором он работает. Виза оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита.

Заявление может быть оформлено машинописным способом или написано от руки.

Письма

Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки (Приложение ).

Деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные должностными лицами письма (в т. ч. во исполнение указаний вышестоящих органов управления), как сопроводительные письма к высылаемым в адрес должностного лица (организации) документам и материалам, а также по инициативе должностных лиц университета.

Количество видов деловых писем весьма велико. По содержанию и назначению различают: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные письма, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения и др.

Деловые письма можно разделить на простые и сложные. Простые письма подготавливают, когда не требуется описание сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь не более одной - двух смысловых частей (абзацев). Так, обычно из одной части состоит письмо-просьба (без изложения мотивов обращения), письмо-напоминание (также без мотивов обращения), письмо-сообщение, письмо с выражением формальной благодарности, сочувствия и пр.

Сложные письма посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации – ее анализа, оценки, аргументации, развернутой формулировки выводов, мнений, предложений, просьб и пр.

Рекомендуется соблюдать следующие объемы деловых писем:

    объем простого письма не должен превышать одного - двух машинописных листов; объем сложного письма может содержать несколько (но не более четырех - пяти) машинописных листов.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются  резолюцией ректора (на основании нормативных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции). При этом тексты таких писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются ответственными исполнителями деловых писем или руководителями соответствующих структурных подразделений.

Деловые письма печатаются на бланках письма формата А4 или А5, где указаны: полное и сокращенное наименование вуза, справочные данные о вузе (в том числе код вуза по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика с указанием кода причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП). На бланке также размещены ограничительные отметки для верхних границ расположения даты и регистрационного номера письма, ссылки на дату и регистрационный номер документа, заголовка к тексту, адресата.

При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки.

При составлении и оформлении деловых писем используют реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о наличии приложений, отметка об исполнителе.

Адресование письма производится  в соответствии с правилами оформления реквизита «Адресат».

Датой письма во всех случаях является дата его подписания.

Регистрационный номер проставляется в соответствии со сводной номенклатурой дел университета: в отделе ДОУ на письмах по особо важным вопросам деятельности университета, подписанных ректором; у секретарей (помощников) проректоров на письмах, подписанных проректорами по курируемым ими вопросам; в структурных подразделениях на письмах, касающихся деятельности структурных подразделений. Копия зарегистрированного письма помещается в дело.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется на письмах-ответах; оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита.

Заголовок к тексту оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита. Заголовок к тексту не указывается на письмах формата А5.

Подпись в письме оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр письма (за исключением случаев отправки в несколько адресов). Подпись ректора в письмах печатью не заверяется, кроме случаев гарантийных писем.

В левом нижнем углу первой страницы письма проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта письма) и номера его служебного телефона.

Отметка о наличии приложений располагается непосредственно под текстом и оформляется  в соответствии с правилами оформления этого реквизита

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Содержание может касаться и нескольких вопросов, но тогда они должны быть взаимосвязаны. При необходимости решения нескольких различных вопросов целесообразно подготовить деловые письма по каждому из них.

Существуют общие требования к текстам деловых писем:

    Достоверность и объективность информации. Полнота информации. Недостаточно полная информация заставляет составлять повторные письма с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, откладывает решение вопросов. Точность и краткость изложения. Не следует уделять внимание малозначащим фактам или подробностям. Четкость и логичность построения предложения. Нельзя допускать двоякого или неверного толкования фразы. В тексте предпочтительны по возможности лаконичные предложения. Ими достигаются ясность изложения и лёгкость восприятия. Следует избегать, особенно в одном предложении, повтора слов и словосочетаний. Тон любого служебного письма должен быть доброжелательным, вежливым. Однако следует помнить, что служебное письмо - это официальный документ. Поэтому общий тон должен быть нейтральным, исключающим проявление лишних эмоций, личного отношения к вопросу. Не должны использоваться вышедшие из обращения обороты, в том числе и излишней вежливости, так как в сложившейся у нас в стране системе официальных приоритетов негативно воспринимается демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия, уничижения, фамильярности.

Содержание письма – это связный текст, который состоит из следующих частей: вступление, основная часть (основное содержание) и заключение.

Вступление вводит адресата в тему письма, в нем формулируется причина составления документа, указываются основания подготовки письма. Вступление содержит ссылку либо на документ, являющийся поводом или юридическим основанием для письма, либо на факты и события. При упоминании в тексте письма другого документа следует приводить данные об авторе, заголовок, дату составления, регистрационный номер. Это сразу дает возможность понять, о каком конкретном документе идет речь.

Основное содержание включает в себя доказательства, описание события, его анализ и т. д. То есть в основной части обосновывается вопрос, изложенный в письме.

Заключение представляет собой выводы, просьбы, предложения, рекомендации и т. д., то есть суть вопроса.

Текст письма может содержать две части или состоять из одной. Даже самый короткий текст выигрывает, когда состоит из двух частей (разбит на абзацы). Если частей две, то в первой части излагаются причина, основание или обоснование, мотивировка написания письма, во второй  - выводы, предлагаемые решения и т. д.

Письмо может состоять только из заключительной части. В этом случае сразу излагается просьба, предложение, напоминание или отказ.

Строгих требований к порядку расположения составных частей делового письма нет. Во многих случаях письма начинают с заключительной части, то есть с существа вопроса, а затем объясняют или обосновывают свои предложения, решение и т. д. Считается, что такой прием даже облегчает восприятие текста письма.

В современной деловой переписке используются следующие формы изложения текста:

    от первого лица множественного числа (просим направить…; считаем, что…; сообщаем о…); от первого лица единственного числа (предлагаю…; прошу…; считаю возможным…).

Первая форма употребляется, когда деловая переписка ведется между учреждениями (организациями) и ректор (проректор), подписывая письмо, выступает от имени университета, а не от себя лично.

Вторая форма изложения возможна, если письмо носит конфиденциальный характер и (или) подготовлено на должностном бланке (бланке ректора).

Особенности некоторых разновидностей деловых писем:

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

Представляем Вам… (в вышестоящую организацию)

Высылаем Вам… (в стороннюю организацию)

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложений, которая располагается непосредственно под текстом и оформляется  в соответствии с правилами оформления этого реквизита.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантироваться может оплата продукции, работы, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы, предоставления услуг, возврат кредита и др.

В тексте гарантийного письма содержится юридически значимая формула:

Оплату (предоставление услуг т. д.) гарантируем

Возврат кредита гарантируем

Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: ректором и главным бухгалтером и удостоверяются гербовой печатью университета.

Письмо-запрос

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее характером и содержанием ее деятельности.

Письма-запросы, как правило, подписываются ректором или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-просьба

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Просьба излагается с помощью глагола «просить»:

Просим Вас сообщить информацию о …

Обращаемся к вам с просьбой о …

Просьба может формулироваться и без глагола «просить»:

Надеемся на положительное решение вопроса …

Надеемся, что Вы сочтете возможным …

Просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.

Письмо-предложение

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества т. п.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно должно содержать информацию об организации-авторе.

Ключевой фразой письма-предложения может быть:

Предлагаем Вам …

В связи с … предлагаем Вам …

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам …

Письмо-ответ

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.

Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки. Ссылка на поступившее письмо в текст письма-ответа не включается. Для этого используется реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа».

Письмо-ответ может начинаться словами:

Сообщаем Вам …

Ставим Вас в известность, что …

Ответ в форме отказа должен быть обоснован, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с …; По причине …



Организация работы с документами

4.1.        Организация документооборота

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в университете, регламентируются настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.

       При применении в университете электронного документооборота отделом ДОУ совместно с отделом ТИиТ разрабатываются маршруты движения документов.

4.1.1.        Прием, обработка и распределение поступающих документов

Доставка документов в университет осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

       По каналам электрической связи поступают: телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

Документы, поступающие в университет на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение. Конверты к документам, как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

    если только по конверту можно установить дату отправления или адрес отправителя; если на конверте имеются особые отметки; при значительном повреждении конверта и документов; если документ имеет личный характер, а отметки «Лично» на конверте нет; при несоответствии между содержимым конверта и надписью на самом конверте.

       Все документы, поступившие в университет, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения ректором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

В результате предварительного рассмотрения сокращается время прохождения документов, а ректор освобождается от рассмотрения документов по вопросам, находящимся в компетенции проректоров и руководителей структурных подразделений.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в университете распределения обязанностей.

       На рассмотрение ректора передаются документы, поступившие из органов власти и управления всех уровней, вышестоящих организаций, подведомственных организаций (филиалов, представительств), других организаций, требующие принятия управленческих решений.

Прочие документы направляются на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения, где они должны быть зарегистрированы.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Если непосредственно в структурное подразделение поступает документ, требующий рассмотрения и вынесения резолюции ректора, работники структурного подразделения обязаны передать его в отдел ДОУ для предварительной регистрации.

По каналам электрической связи документы поступают непосредственно в структурные подразделения, где они должны учитываться.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

    объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой об отправке; поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное  подразделение; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.1.2.        Регистрация документов, рассмотрение их руководством и доставка исполнителям

Вся поступившая в отдел ДОУ корреспонденция подлежит учету, за исключением:

    периодических печатных изданий (газеты, журналы); рекламных материалов (листовки, программы, проспекты, прайс-листы и т. д.); поздравительных открыток; пригласительных билетов.

Учет осуществляется работниками отдела ДОУ в специальных формах по видам корреспонденции (простая, заказная, телеграммы, корреспонденция ВЗФ).

Передача документов в структурные подразделения осуществляется следующим образом: простая корреспонденция раскладывается по ячейкам сортировочного шкафа (каждому структурному подразделению соответствует своя ячейка), установленного в отделе ДОУ, откуда их обязаны ежедневно забирать работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях; заказная корреспонденция выдается под расписку непосредственно ответственным исполнителям либо ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

Передаваемые на рассмотрение ректора документы регистрируются в отделе ДОУ в соответствующей регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ).

Зарегистрированные документы через помощника ректора передаются на резолюцию ректору. С момента передачи документов помощнику ректора ответственность за документы ложится на него. Передавать документы на рассмотрение ректора может и начальник отдела ДОУ.

В процессе рассмотрения документа ректор накладывает свою резолюцию на специальном бланке резолюции (Приложение ) в соответствии с правилами оформления данного реквизита.

Рассмотренные ректором документы возвращаются в отдел ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Работники отдела ДОУ оповещают должностных лиц, указанных в резолюции, о необходимости получения документа. Документ передается под расписку непосредственно должностному лицу либо ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении. С этого момента ответственность за документ ложится на последних.

Подлинник документа, который исполняется несколькими должностными лицами, в первую очередь получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям документ передается для ознакомления в порядке, указанном в резолюции. На следующий день документ должен быть возвращен исполнителем в отдел ДОУ. При необходимости исполнитель может изготовить копию документа. Передача зарегистрированных и полученных в отделе ДОУ подлинников документов в другие структурные подразделения (другим должностным лицам) не через отдел ДОУ запрещается.

Документы, переданные на рассмотрение руководителям структурных подразделений, должны быть зарегистрированы в соответствующих структурных подразделениях ответственными за делопроизводство.

Резолюцию на документы, зарегистрированные в структурных подразделениях, выносят руководители соответствующих структурных подразделений.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в журналах регистрации.

4.1.3.        Подготовка и отправка исходящих документов

Исходящие документы - это документы, созданные в университете и отправляемые из него в другие учреждения или частным лицам.

В общем виде отправляемые (исходящие) документы проходят следующие этапы: подготовка документа, регистрация, отправка экземпляра документа (подлинника) адресату, подшивка копии документа в дело (при отправке документа по факсу или электронной почте в дело может подшиваться подлинник, если он не высылается корреспонденту по почте).

Различий в подготовке документов, которые готовятся как ответ на поступивший документ, и инициативных документов нет. Различия могут проявляться в количестве инстанций, через которые проходит документ, например, на этапе согласования и подписания.

За подготовку, согласование (визирование) и подписание исходящего документа отвечает ответственный исполнитель. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, использованной при подготовке документа.

При подготовке исходящих документов нужно руководствоваться следующим правилом: если поступивший документ рассматривался ректором и именно он вынес первую резолюцию на документе, то исходящий документ также должен подписываться ректором или по его поручению проректором в соответствии с компетенцией.

Соответственно, если документ поступил непосредственно в структурное подразделение, то и ответ на него подписывает руководитель подразделения (при условии, что ему дано это право) либо проректор, курирующий деятельность данного структурного подразделения.

Регистрация исходящих документов, подписанных ректором, осуществляется в отделе ДОУ.

Документы, подписанные проректорами, регистрируются помощниками проректоров.

Соответственно, документы, подписанные руководителями структурных подразделений, должны быть зарегистрированы в соответствующих структурных подразделениях.

Независимо от уровня подписания документ, отправляемый из Университета, оформляется в двух экземплярах: подлинник - на бланке письма Университета с соблюдением установленных правил оформления (документ, подписанный руководителем структурного подразделения – на бланке соответствующего структурного подразделения), 2-й экземпляр (копия) – на обычных листах бумаги. Подписывается только подлинник документа; визы на исходящих документах проставляются на копии документа, остающейся в Университете. Визы проставляются на обороте 1-го листа документа, если подписанный подлинник доставляется корреспонденту по факсимильной или электронной связи, без последующей отправки по почте. Виза главного бухгалтера проставляется на лицевой стороне 1-го листа исходящего документа, содержащего гарантию оплаты.

После регистрации документа подлинник отправляется адресату, а копия помещается в дело на хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Если письмо содержит приложения, в дело на хранение помещается копия письма со всеми приложениями. Приложения могут не передаваться на хранение, если приложением является копия документа, подлинник которого хранится в университете (например, копия приказа, должностной инструкции, положения и т. д.).

В дело ОДОУ на хранение может помещаться копия письма без приложения, но с отметкой, что копия приложения хранится у ответственного исполнителя.

Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой и электрической связью.

Франкировальная обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется отделом ДОУ.

Документы для отправки передаются в отдел ДОУ полностью оформленными, зарегистрированными, запечатанными в конверт с указанием почтового адреса (в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи).

Корреспонденция для отправки, поступившая в отдел ДОУ во второй половине рабочего дня, отправляется на следующий день.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела ДОУ.

С помощью средств электрической связи могут быть отправлены документы из структурных подразделений, располагающих необходимыми техническими и программными средствами. При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться требованиями настоящей инструкции.


Порядок прохождения внутренних документов

Внутренние документы – это документы, создаваемые и используемые в организации.

К внутренним документам относятся распорядительные документы (приказы и распоряжения), протоколы заседаний коллегиальных органов, служебные записки, акты, положения, инструкции и т. д. Внутренние документы, как правило, издаются или составляются в одном экземпляре, который после издания или окончания работы с документом помещается на хранение в дело.

Движение внутренних документов на стадии создания документов аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования повторяет движение поступающих документов. Исключение составляют отдельные виды документов, имеющие индивидуальные маршруты прохождения, например, внутренние информационно-справочные документы (заявления, служебные записки, справки), протоколы заседаний и т. д.

       При организации движения внутренних документов учитываются следующие факторы:

    способ принятия решения и, соответственно, издания документа; содержание документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей решение.

Управленческие решения принимаются двумя способами: единолично ректором или коллегиальным органом (например, Ученым советом университета).

В первом случае проект документа (управленческого решения) в обязательном порядке проходит процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами, во втором случае – согласование проекта документа не проводится, потому что решение принимается на заседании совместно всеми его членами.

Наличие в документе поручений, требующих исполнения, требует доведения документа до исполнителя (исполнителей). Если же документ содержит информацию, инициирующую управленческое решение, он поступает на рассмотрение ректора.

Решения, принятые коллегиально, фиксируются в протоколах заседаний, на основании которых могут издаваться распорядительные документы.

Движение документов при коллегиальном принятии решения включает следующие стадии:

Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Работа по подготовке материалов к заседанию (в том числе проект решения) ведется лицами, ответственными  за подготовку вопросов для обсуждения.

Передача подготовленных материалов секретарю коллегиального органа, который проверяет их полноту и правильность оформления.

Обсуждение материалов на заседании и принятие решения. Во время заседания ведется его протокол, в котором фиксируется весь ход заседания: выступления основных докладчиков, обсуждение вопросов повестки дня, принятые решения.

Оформление протокола заседания. Окончательное оформление протокола проводится, как правило, в течение 3-5 дней после заседания. При оформлении протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером предыдущего протокола. Датой протокола является дата заседания, а не дата оформления. Регистрационно-учетные журналы по протоколам не ведутся. Учетную функцию выполняет само дело, в которое подшиваются подписанные протоколы.

       Подписание протокола. Как правило, протоколы подписываются председателем заседания и секретарем, но есть и исключения из этого общего правила: например, протоколы государственных аттестационных комиссий подписываются всеми членами коллегиального органа.

Издание распорядительного документа. Когда существует необходимость в дополнительных предписаниях, разъяснениях, проведении комплекса мероприятий, связанных с принятым на заседании решением (например, в связи с  утверждением  нового положения, с решением о создании или переименовании структурного подразделения, с решением о присвоении квалификации и др.), издается распорядительный документ (приказ, распоряжение). Приказ содержит ссылку на номер протокола и дату заседания и подписывается ректором. На основании одного протокола может быть подготовлено несколько приказов. Если приказ вводит в действие утвержденное решением коллегиального органа постановление либо иной документ, последний оформляется приложением к приказу. Регистрация приказов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Копирование протоколов или изготовление выписок из протоколов. Выписки из протоколов копируются секретарем коллегиального органа в количестве, соответствующем количеству исполнителей и заинтересованных лиц.

Помещение подлинника протокола и подлинников распорядительных документов (приказов) в дело. Подшивка протокола в дело осуществляется секретарем коллегиального органа в соответствии с номенклатурой дел. Вместе с протоколами могут подшиваться только материалы, составляющие неотъемлемую часть протокола: например, списки присутствовавших на заседании, тезисы и тексты докладов, выступлений, особые мнения участников заседания, не согласных с мнением большинства и др. Подлинник приказа вместе с приложениями подшивается в дело работником отдела ДОУ.

При единоличном принятии решений документы издаются ректором. Как правило, это распорядительные (приказы, распоряжения) и организационные документы (положения, инструкции и др.).

Движение документов при единоличном принятии решения включает следующие этапы:

Обоснование необходимости издания документа. В качестве документов, инициирующих решение, могут быть документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самого университета. Инициировать решение могут и такие внутренние документы, как заявления, служебные записки, акты, протоколы и др., если они содержат информацию, обосновывающую принятие решения. Решение ректора о подготовке документа выражается в виде резолюции на документе, инициирующем решение, либо устного распоряжения. Подготовку проекта документа могут инициировать руководители структурных подразделений на основании их должностных инструкций.

Подготовка проекта документа. Проекты документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных структурных подразделений, в подготовке проекта принимают участие представители этих подразделений. Для подготовки проект по решению ректора может быть создана временная рабочая группа. Ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта внутреннего документа несет то должностное лицо, которому поручено его исполнение.

Передача проекта документа на согласование. Необходимость согласования – специфическая особенность документов, издаваемых при единоличном принятии решения. Как правило, проводится внутреннее согласование проекта документа. Внутреннее согласование оформляется визой, проставляемой в нижней части последнего листа проекта документа (в приказах, распоряжениях), на обороте последнего листа документа (в положениях) или на отдельном листе согласования. Внешнее согласование проводится в случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования и оформляется грифом согласования, который проставляется в нижней части последнего листа проекта документа или на отдельном листе согласования.

Целесообразно проводить визирование в течение двух-трех рабочих дней.

Процедура визирования завершается возвращением проекта документа исполнителю.

Доработка проекта документа по замечаниям (при необходимости). После доработки проект документа оформляется ответственным исполнителем на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом N 13 в соответствии с правилами оформления соответствующих видов документов (с указанием статуса документа: ПРОЕКТ).

Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, он направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется ректором.

Повторное визирование проекта документа (при необходимости). Повторное визирование необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили визы на том экземпляре документа, который будет представляться ректору на подпись.

Окончательное оформление документа. Оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции проект распорядительного документа (приказа, распоряжения) со всеми приложениями передается в отдел ДОУ для окончательного оформления вместе с электронным вариантом проекта документа и приложений (на дискете), где документ оформляется на бланке приказа (распоряжения) в соответствии с правилами делопроизводства и передается на подпись ректору.

Контроль за правильным оформлением распорядительных документов осуществляется работниками отдела ДОУ.

Окончательное оформление прочих внутренних документов осуществляется ответственными исполнителями в соответствии с правилами оформления соответствующих документов, установленными настоящей Инструкцией.

Ответственность за правильное оформление внутренних документов несут руководители тех структурных подразделений, где готовились документы.

Подписание документа (принятие решения). Подпись ректора превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Подпись ректора проставляется либо в грифе утверждения, либо под текстом распорядительного документа и оформляется в соответствии с правилами оформления данных реквизитов. Подписывается, как правило, один экземпляр документа, который становится подлинником документа.

Регистрация документа. Приказы и распоряжения регистрируются в отделе ДОУ по соответствующим группам (приказы по личному составу работников регистрируются в отделе кадров). Прочие внутренние документы регистрируются по месту составления в соответствии с номенклатурой дел университета.

Тиражирование документов. Тиражирование распорядительных документов осуществляется отделом ДОУ в количестве, соответствующем количеству исполнителей и заинтересованных лиц.

Тиражирование прочих документов при необходимости осуществляет структурное подразделение-автор документа.

Рассылка копий распорядительных документов. Рассылка копий приказов и распоряжений осуществляется работниками отдела ДОУ в соответствии со списком рассылки, составленным исполнителем, готовившим проект приказа. Рассылку копий приказов по личному составу работников осуществляет ОК. Передача копий приказов осуществляется через ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Подшивка и хранение подлинников документов. Приказы и распоряжения вместе с приложениями и листами согласования подшиваются работниками отдела ДОУ в дела в соответствии с номенклатурой дел университета. Подлинники документов, утвержденных приказами, оформляются как приложения к соответствующим приказам и хранятся в отделе ДОУ. Подлинники документов, утвержденных  посредством грифа утверждения, хранятся в структурных подразделениях – авторах документов.

Выдача копий и выписок с документов. Копия – это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документов на бумажной основе или в электронном виде.

Копия документа изготавливается и выдается с разрешения ректора (проректоров по курируемым вопросам) или руководителя структурного подразделения, где был изготовлен документ.

Разрешается изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями, при решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых (жилищных и др.) прав, а также при формировании их личных дел (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании).

Реквизиты копии документа: наименование документа; текст (собственно копия документа, в точности воспроизводящая его содержание); заверительная надпись.

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметка о том, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в университете.

Копия с документа воспроизводится машинописным способом, средствами оперативной полиграфии (в том числе компьютерной). При изготовлении копии машинописным способом текс документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка (с использованием условных обозначений – «оттиск печати организации» и т. п.).

В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия". При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

Для придания копии юридической силы она должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении копии оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в университете.

Допускается не проставлять отметку о заверении копии на копиях приказов и распоряжений, выдаваемых отделом ДОУ для работы в структурные подразделения.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью, подтверждая ее соответствие подлиннику.

Выписка – оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на бумажной основе.

Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии невозможно (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).

Фактически выписка выполняет функции копии документа. В нормативных правовых актах требования к выпискам не определены, поэтому допустимо производить их оформление в соответствии с требованиями, предъявляемыми к копиям документов.

Реквизитами выписки являются: наименование документа; заголовок к тексту (указывает на документ-источник, формулируется в родительном падеже – «из...»); текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент); заверительная надпись.

4.2.        Регистрация документов

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документов осуществляется в соответствии со следующими принципами.

Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются однократно, т. е. один раз в одном месте.

При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

Входящие документы регистрируются в день поступления, в крайнем случае, на следующий рабочий день; исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах массивов: входящие документы – один массив, исходящие – другой, внутренние – третий  ( в каждом из них могут быть выделены составляющие их группы в зависимости от названия вида документа, автора и содержания). Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Рособразования, из Правительства Кировской области, обращения граждан и т. д.

Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года, т. е. по каждому массиву документов используется валовая порядковая нумерация в пределах одного календарного (учебного) года (с 1 января по 31 декабря или с 1 сентября по 31 августа).

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из органов власти и управления всех уровней, вышестоящих организаций, подведомственных организаций (филиалов, представительств), поступающие на рассмотрение ректора университета, распорядительные документы и переписка за подписью ректора регистрируются в отделе ДОУ. Документы, создаваемые по направлениям деятельности университета, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

Правила регистрации документов:

Состав регистрационных данных определяется таким образом, чтобы обеспечить максимальное удобство при поиске документа:

    наименование автора (организации или физического лица); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа (исходящий); дата и входящий номер документа; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

    гриф ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; количество листов документа; наличие приложений; перенос сроков исполнения; статус документа (проект, версия).

Регистрация документов осуществляется в соответствии с номенклатурой дел университета с использованием классификатора структурных подразделений  (для входящих и исходящих документов) (Приложение ) и классификатора распорядительных документов (для приказов и распоряжений) (Приложение ). Классификаторы позволяют дополнить порядковый номер документа индексами и литерами, с помощью которых документам присваиваются регистрационные номера, облегчающие их поиск.

Регистрационный номер входящего (исходящего) документа состоит из:

    индекса структурного подразделения по классификатору структурных подразделений; номера дела по номенклатуре дел университета; порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива.

Например, в регистрационном номере 01 – 02/65 цифры означают:

01 – индекс отдела ДОУ по классификатору структурных подразделений;

02        – номер дела «Приказы и инструктивные письма Рособразования, присланные для сведения» по номенклатуре дел;

65 – порядковый номер документа.

Регистрационный номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) состоит из порядкового номера документа и литеры по классификатору распорядительных документов.

Например, нумерация приказа 125-З1О означает:

З1О – код приказа по личному составу студентов, получающих первое высшее образование по основной программе в нормативные сроки по заочной форме обучения;

125 – порядковый  номер приказа.

Для регистрации входящих документов используется штамп, проставляемый в нижнем правом углу на лицевой стороне первого листа документа. В регистрационном штампе указываются дата поступления документа и его регистрационный номер (входящий).

Регистрация исходящих документов отличается от регистрации входящих, по сути дела, только одним: порядковый регистрационный номер проставляется на бланке в специально отведенном для этого месте.

При регистрации сведения о документе вносятся в специальные регистрационные формы. В университете для регистрации документов рекомендуется применять журналы регистрации либо регистрационно-контрольные карточки (РКК). Возможно использование компьютерных регистрационных форм при условии их дублирования на бумажном носителе.

При создании информационно-поисковой системы по документам должны быть приняты меры по обеспечению сохранности данных в системе.

При журнальной регистрации сведения о регистрируемых документах заносятся в специальные графы журнала. Для каждого регистрационного массива используется своя форма регистрационного журнала. Формы журналов регистрации входящих и исходящих документов даны в Приложении № 18.  Для регистрации факсограмм рекомендуется использовать специальный журнал (Приложение ).

Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) дана в Приложении № 20.

4.3.        Организация работы ответственных исполнителей с документами

Должностные лица и структурные подразделения, уполномоченные в соответствии с распоряжением (приказом, должностной инструкцией, резолюцией или иным указанием) ректора осуществлять работу со служебными документами, обязаны обеспечить их своевременную и правильную подготовку.

При рассмотрении документов последние подразделяются на особо важные (срочные) и второстепенные. Ответственный исполнитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Особо важные и срочные документы подлежат первоочередному исполнению.

Если к работе по подготовке документа привлечено несколько исполнителей, представляющие разные структурные подразделения, то в соответствии с резолюцией или иным указанием руководителя один из них назначается старшим.

Все исполнители, привлекаемые к подготовке документа, обязаны обеспечить своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.) в рамках отведенных им полномочий.

При определении сроков подготовки служебных документов ответственный исполнитель обязан учитывать время, необходимое для исполнения документа.

Исполнение документа предусматривает: сбор и анализ необходимой информации, подготовку проекта документа, его согласование (визирование), представление на подписание (утверждение) ректором ( проректором, руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида документа), регистрацию и подготовку к последующей передаче документа по назначению.

Если документ невозможно подготовить к установленному ректором (проректором, руководителем структурного подразделения) сроку, ответственный исполнитель должен заблаговременно уведомить об этом как руководителя, так и организацию (должностное лицо), во исполнение указаний которого осуществляется подготовка данного документа.

Ответственный исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, после чего предает документ на тиражирование.

К проекту распорядительного документа, передаваемого для оформления в отдел ДОУ, ответственный исполнитель должен приложить лист рассылки.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за своевременное и качественное его исполнение.

Доступ к разрабатываемым документам должны иметь только те лица, которые уполномочены осуществлять их подготовку.

Исполненный документ с отметкой об исполнении, оформленной в соответствии с правилами оформления данного реквизита, передается на хранение в дело структурного подразделения, где он был зарегистрирован.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.4.        Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

       Система контроля исполнения служит для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

       Документы, поступающие и создаваемые в организации, подразделяются на контролируемые и неконтролируемые. К контролируемым относятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения. В перечень контролируемых включаются:

    Документы правительственных и вышестоящих органов и организаций; Распорядительные документы университета; Обращения граждан; Документы, поступающие из других организаций, содержащие конкретные поручения (задания), просьбы, предложения.

Необходимость контроля устанавливает в резолюции ректор.

       Контроль исполнения решений по существу ведут ректор, проректоры, ответственные исполнители.

Контроль сроков исполнения документов осуществляется работниками отдела ДОУ.

Контроль исполнения решений и сроков исполнения документов, поступивших в подразделение, возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

Контроль исполнения распорядительных документов университета возлагается на конкретных должностных лиц и оговаривается отдельным пунктом приказа (распоряжения).

Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры для повышения исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также по документам, поступившим в адрес структурного подразделения и требующим исполнения и подготовки ответа.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за исполнение документа, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и отделом ДОУ все контролируемые документы.

Контроль  исполнения документов строится на базе регистрационных данных; может осуществляться как в условиях традиционной обработки документов, так и в автоматизированном режиме.

Ведение контроля исполнения документов. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Сведения о постановке документа на контроль и его движении фиксируются в регистрационной форме (РКК или журнале регистрации): отметка о контроле, срок исполнения, перенос срока исполнения, движение документа от исполнителя к исполнителю с указанием даты передачи документа.

Передача документа осуществляется под роспись в регистрационной форме непосредственно исполнителю либо через ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. С момента получения документа ответственность за документ ложится на лицо, получившее документ. Запрещается передача документов от исполнителя к исполнителю без росписи в РКФ.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее трех дней до истечения этого срока обращается к ректору (иному должностному лицу, вынесшему резолюцию) с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения. Сведения о переносе сроков исполнения документа ответственный исполнитель обязан сообщить начальнику отдела ДОУ (ответственному за ведение делопроизводства того структурного подразделения, где зарегистрирован и контролируется документ).

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется путем регулярного отслеживания контрольного массива и напоминания исполнителям о приближении или наступлении срока исполнения. Напоминание может осуществляться лично или по телефону, а также с помощью информационной карточки (Приложение ).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в РКФ. После исполнения документ снимается с контроля. Снятие документа с контроля осуществляет должностное лицо, установившее контроль. По поручению ректора снять документ с контроля может начальник отдела ДОУ. Основанием для снятия с контроля является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо сообщение об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделе­ния.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка об исполнении и направлении документа в дело заносится в РКФ.

Обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов. Для обобщения данных по контролю в условиях традиционной системы обработки документов и анализа исполнительской дисциплины по заданию ректора могут быть подготовлены различные формы справок: по университету в целом, по отдельным структурным подразделениям, по отдельным исполнителям и т. д. Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются начальником отдела ДОУ.

Сроки исполнения документов. Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции ректора (руководителя структурного подразделения, если документ регистрируется в подразделении).

При вынесении резолюции сроки исполнения документов определяются ректором, исходя из срока, предусмотренного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Типовой срок исполнения документов может быть изменен ректором, но только в сторону его сокращения, а не увеличения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае ректор при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1-2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил с опозданием и времени, остающегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа. Это правило не должно касаться документов, поступивших из вышестоящей организации.

При установлении срока исполнения документа необходимо учитывать следующие типовые сроки:

    Документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно», - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более 30 дней; По обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и  внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций и обращений граждан – с даты их поступления. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение которое этот срок установило, и это продление должно быть серьезно обосновано.

Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его исполнение имеет право только вышестоящая организация, организация-автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Изменить типовой срок может лишь вновь принятый законодательный или нормативный акт.



Систематизация и хранение документов в делопроизводстве

       Понятие «хранение документов в делопроизводстве» включает в себя:

организацию оперативного хранения документов там, где с ним работали (в структурном подразделении);

подготовку документов к последующему хранению их в архиве университета.

       Для быстрого поиска и использования исполненных документов необходима их систематизация, т. е. группировка в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Для правильного формирования дела и обеспечения возможности использования нужной информации, проводят классификацию документов, т. е. разделение их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура.

5.1.  Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

       Номенклатура дел университета (далее номенклатура) разрабатывается с целью правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, поиска документов и передачи дел в архив.

       Номенклатура должна отвечать определенным требованиям:

систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности университета;

раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Номенклатура составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений университета. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении по форме (Приложение ), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел ДОУ на согласование.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел ДОУ.

Сводная номенклатура дел составляется отделом ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи Государственного архива Кировской области.

Номенклатура оформляется на общем бланке университета, в обязательном порядке согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Кировской области (протоколом ЭПК) и утверждается ректором университета не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре университета.

После утверждения сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров и рассылается всем ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел включается в номенклатуру дел в раздел отдела ДОУ и хранится до минования надобности, второй пересылается в Управление по делам архивов Кировской области, с которым согласовывалась номенклатура дел, третий используется в отделе ДОУ в качестве рабочего.

Названиями разделов номенклатуры дел университета являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой университета.

       Номенклатура имеет следующие графы:

Индекс дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

В первой графе «Индекс дела» проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по классификатору структурных подразделений и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. 

Например: 01- 04, где 01-условное обозначение структурного подразделения (ОДОУ), 04 – порядковый номер дела по номенклатуре данного структурного подразделения.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Вторая графа – «заголовок дела» должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, и включает в себя название рода дела (переписка, документы и т. д.) или вида документов (протоколы, приказы, акты).

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с предприятиями и организациями по вопросам деятельности университета.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Предложения, заявления, жалобы граждан.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Федеральным агентством по образованию по вопросам деятельности университета.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовой учебный план факультета.

Годовой бухгалтерский отчет

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Третья графа «Количество дел (томов)» заполняется в конце текущего года. В ней указывается реально заведенное количество дел.

В графе «Сроки хранения и № статьи по перечню» указывается срок хранения конкретного дела и делается ссылка на типовые и ведомственные перечни.

Для некоторых документов не устанавливаются конкретные сроки хранения, их хранят «до минования надобности». В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Также может быть проставлена отметка «ЭПК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив университета, о выделении дел к уничтожению и т. п.

Если в течение года в структурном подразделении возникают новые документы (не предусмотренные номенклатурой), то они вносятся в номенклатуру дополнительно и им присваиваются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

5.2.  Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих помещениях, располагают в шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих документы от пыли, сырости и воздействия солнечного света. Дела расставляют в вертикальном положении корешками наружу в строгом соответствии с номенклатурой дел, что облегчает поиск документов. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Документы уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться для работы. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными за ведение делопроизводства. На место изъятого документа вкладывается лист-заместитель (Приложение 23).

При необходимости во временное пользование дело может быть выдано целиком. На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение 24). В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Выдача дел работникам других структурных подразделений для работы осуществляется под расписку с разрешения руководителя структурного подразделения.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства университета.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив университета.


Формирование дел

       Формирование дел - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

       Дела формируются в университете децентрализовано, т. е. отдельно в каждом структурном подразделении лицами, ответственными за ведение делопроизводства.        Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляет отдел ДОУ.

       При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

    вид (разновидность) документа и его содержание должны соответствовать конкретному заголовку дела по номенклатуре, к которому относится этот документ; в дело помещают только исполненные, правильно оформленные документы, удостоверенные необходимыми подписями, датированные и т. п.; документы, подшитые в дело, должны быть подлинниками или заверенными копиями; документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно; все документы, кроме документов, отражающих учебный процесс, объединяются в дела в пределах одного календарного года; документы, отражающие учебный процесс, объединяются в дела в пределах одного учебного года; в дело включается первый экземпляр документа без проектов и черновиков; документы в деле должны соответствовать заголовку дела; документы в личных делах располагаются по мере их поступления; документы в деле располагаются в хронологической последовательности (01.01.2002, 01.02.2002 и т. д.) или в нумерационной (№1, №2 и т. д.);
    объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см., если документов больше, то формируется несколько томов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам документов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

Устав, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Личное дело работника должно включать в себя:

заявление (контракт) о приеме на работу;

личный листок по учету кадров;

выписку из приказа о приеме на работу;

выписка о перемещении по работе;

копии личных документов;

характеристики;

выписку из приказа об увольнении.

Личное дело студента должно включать в себя:

заявление о приеме в вуз;

подлинник документа об образовании (нотариально заверенная копия – для обучающихся по договору оказания платных образовательных услуг) и копия, заверенная приемной комиссией или деканатом;

свидетельство единого государственного экзамена (подлинник);

сертификаты (централизованного тестирования (подлинники), тестирования ВятГУ);

экзаменационный лист;

характеристика, рекомендации, справки, выписка из трудовой книжки, иные документы при необходимости их представления;

выписка из приказа о зачислении в вуз;

договор (оказания платных образовательных услуг, целевой контрактной подготовки, целевого приема);

выписка из приказа об отчислении;

личная карта студента;

зачетная книжка;

копия диплома о высшем (неполном высшем) образовании с приложением;

обходной лист.

При восстановлении гражданина в число студентов (слушателей) университета не допускается заводить новое личное дело.

Личные карточки работников с документами (заявление, копии документов об образовании и др.) формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита. В начале каждого дела прикладывается внутренняя опись(список фамилий работников, чьи личные карточки с документами находятся в деле). Список составляется в алфавитном порядке.

Лицевые счета, гражданско-правовые договоры работников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита. В начале каждого дела прикладывается список фамилий работников в алфавитном порядке.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. При формировании протоколов в дела к ним должны быть приложены все необходимые документы (справки, отчеты, информации, доклады). Приложения к протоколам в случае большего объема могут быть сформированы в отдельные дела с систематизацией по номерам протоколов.

Внутри дел, содержащих переписку, документы размещаются в хронологическом порядке: входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.4.  Оформление дел

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в архив университета.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания делопроизводственного года подлежат оформлению для их последующего хранения или передачи в архив университета.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Они хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

Подшивка или переплет дела. Дела прошиваются или переплетаются прочной ниткой на четыре прокола через 4 см в твердую обложку из картона (к задней корочке скоросшивателя) с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. В начале каждого дела подшивается чистый лист писчей бумаги, а в конце дела – лист-заверитель дела.

Наиболее ценные документы в деле вкладываются в конверт, который заклеивается и подшивается в это дело.

Металлические скрепления (булавки, скрепки) из дела удаляются.

Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме первого чистого листа и листа-заверителя дела, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение с указанием наименования документа на конверте.

Например:        16 страница - аттестат,

               17 страница - приложение к аттестату,

               18 страница -  зачетная книжка.

Если дело имеет несколько томов, то листы каждого тома нумеруется отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.

Составление заверительной надписи. Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) хранения делается заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе (Приложение 25), который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в данном деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, если она есть.

       Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указывается дата составления, должность и фамилия составителя, его подпись

       Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Оформление обложки дела. После подшивки дела и нумерации листов производится оформление обложки дела. Форма обложки дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (Приложение 26-30).

Обложка дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  должна содержать следующие сведения:

наименование университета и его непосредственная подчиненность  указывается полностью в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба наименования, прежнее наименование берется в скобки;

наименование структурного подразделения;

индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел;

заголовок дела указывается в соответствии с номенклатурой дел;

дата дела (тома, части) оформляется словестно-цифровым способом (например, 4 мая 2005 г.). Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел. Датами дела, содержащего распорядительную документацию, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты составления первого и последнего протокола. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела;

срок хранения дела указывается в соответствии с номенклатурой дел;

архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

При передаче дел на хранение в архив в реквизиты обложки дел вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т. п.)).

5.5.  Составление описей дел

       Опись дел – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

       Составление описи – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

       Описи на дела составляются по установленной форме (Приложения 31-36) в каждом структурном подразделении ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив университета и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственный архив.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел должны соблюдаться следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. д.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, фиксируется наличие литерных и пропущенных номеров.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись составляется в двух экземплярах, один оставляется в структурном подразделении, а второй вместе с делами передается в архив университета.


Порядок передачи дел в архив университета

В архив университета передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел производится только по описям.

Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив университета не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях, где были сформированы, и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке по акту (Приложение ).

Дела в архив университета доставляются работниками структурных подразделений, увязанными в связки.

Личные дела формируются в связки по 10-12 дел. Связка перевязывается тесьмой шириной 10-15 мм, сбоку привязывается ярлык из картона размером 10 х 15 см.

Прием каждого дела производится работниками архива университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела. Один экземпляр описи возвращается сдатчику, второй остается в архиве.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения университета работник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует документы в дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и передает их в архив. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

5.7.  Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

       Экспертиза ценности документов проводится на основе:

    действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов в университете проводится:

    при составлении номенклатур дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив университета; в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности университета, создается экспертная комиссия (ЭК).

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях университета непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел университета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК университета.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел университета.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Работники архива университета проводят экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством специалистов Центра формирования архивного фонда Кировской области.

По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению под непосредственным методическим руководством архива университета.

Порядок оформления и утверждения описей установлен настоящей инструкцией.

ЭПК при Управлении по делам архивов Кировской области утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению рассматриваются на заседании ЭК университета одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются ректором университета только после утверждения ЭПК при Управлении по делам архивов Кировской области описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, можно уничтожать.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2002 г. могут быть включены в акт, который  будет составлен не ранее 1 января 2006 г.

Специалисты Центра формирования архивного фонда Кировской области проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включать в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

5.8.        Порядок выдачи дел из архива

       Выдача дел (документов) из архива осуществляется по предварительной заявке. Для получения дела (документов) заявителю необходимо лично явиться в архив, а также  расписаться в специальном журнале за полученное из архива дело (документ).

Дела могут выдаваться из архива:

    для работы работникам университета; во временное пользование для других организаций; лицам, не являющимся работниками университета, для проведения архивных работ с документами.

Личные дела бывших работников университета выдаются только работникам отдела кадров, личные дела обучающихся выдаются только работникам деканатов.

При работе с личными делами, полученными из архива, запрещается заменять обложки дел, изменять надписи на обложках дел без согласования с работниками архива.

       Работа с делами постоянного хранения проводится в помещении архива.

Дела выдаются во временное пользование из архива для других организаций на срок, не превышающий 3 месяца.

Прокуратуре, судебным и правоохранительным органам дела выдаются только на основании мотивированных запросов с разрешения ректора (проректора) университета на срок до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов и дел во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководства по письменному заявлению пользователя об ответственности за сохранность документов.

       

5.9. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера

       

Исполнение запроса в архиве университета складывается из нескольких этапов: прием и регистрация запроса, поиск запрашиваемой информации, составление и выдача заявителям ответов на запросы.

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии.

Работу по запросам обучающихся, окончивших университет или отчисленных из университета по различным причинам (кроме справок, подтверждающих факт учебы) ведут работники деканатов. 

       Архивная справка – это официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных.

       Архивная копия – это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

       Оформление архивных справок, архивных копий имеет ряд нормативных требований:

    архивные справки и копии выдаются на основании письменного запроса, в нем должна быть определена тематика, хронологические рамки необходимой заявителю информации; обращение граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу; печатаются на угловом бланке университета; изложение текста в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат; допускается цитирование документов; наименование университета в тексте архивной справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных – применение официальных сокращений; несовпадение отдельных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, в архивной справке оговаривается в скобках («Так в деле»); после текста архивной справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле); если текст занимает более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа; архивная справка оформляется в двух экземплярах, подписывается руководством университета и сотрудником архива, заверяется печатью университета.

       Один экземпляр справки выдается заявителям под роспись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам, а также может быть выслан заказным письмом с уведомлением по почте; второй экземпляр справки остается в деле и хранится в соответствии с номенклатурой дел.

       Подлинные документы, хранящиеся в архиве, выдаются заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при наличии нотариально заверенной доверенности, а также могут быть высланы заказным письмом по почте.

Срок исполнения социально-правовых запросов строго определены законодательством.

Срок исполнения запросов социально-правового характера по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть увеличен до 60 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

       Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива составляет не более 15 дней с момента регистрации обращения.

       Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

       При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется официально на бланке университета. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.