Документ предоставлен КонсультантПлюс
"Главная книга", 2013, N 17
"НОРМАТИВНЫЕ" ЛИТРЫ
(Порядок расчета нормативного количества автомобильных ГСМ
для включения в расходы)
Как учитывает расходы на ГСМ обычный человек на частном автомобиле? Подъехал к АЗС, пистолет - в бак, внес аванс, заправился, забрал сдачу с чеком, чек выкинул и поехал. Через некоторое время ритуал повторяется. У кого-то чаще, у кого-то реже. Пробег между заправками? О чем вы? Нормативы списания? А что это?
Организации такую беспечность себе позволить не могут. Причем дело не только в налогах: некоторые водители - народ ушлый и если пустить все на самотек, то может оказаться, что на 100 км пробега грузовика уходит 150 л топлива. О том, как и деньги сохранить, и с налоговыми инспекторами не спорить, - в этой статье.
Дорогостоящая панацея от всех проблем
с расходами на топливо
Это - электронная система слежения за пробегом ТС и расходованием горючего. Она позволяет в любой момент через специальный сайт, доступный только вам, посмотреть, куда ездил автомобиль (или куда едет прямо сейчас), где и когда он заправлялся, останавливался и сколько топлива ушло на поездку. Фиксирует система и несанкционированные сливы горючего.
Еще пару лет назад подобные устройства были роскошью, доступной только зажиточным фирмам. Сейчас оборудование одного автомобиля обходится в среднем в 20 000 - 30 000 руб. плюс около 300 руб. ежемесячной абонентской платы. Тоже немало, но, по словам бухгалтеров фирм, внедривших такое, затраты "отбиваются" очень быстро. Еще бы, у водителей вообще нет никакой возможности пустить топливо налево.
Итоговые данные о маршрутах и расходовании топлива легко выводятся на печать по состоянию на любую дату. Остается поставить подпись ответственного лица (логично, что распишутся водитель и сотрудник, ответственный за транспорт) - и готов полноценный первичный учетный документ, на основе которого можно составлять бухгалтерскую справку с пересчетом литров в рубли <1>. И все, никаких нормативов, путевых листов и других дополнительных бумажек. Оспорить данные системы просто нереально.
Предупреждаем руководителя
Покупка электронной системы слежения за пробегом и расходом топлива - отличная защита как от недобросовестности водителей, так и от придирок налоговых инспекторов.
Но пока подобные устройства повсеместно не распространены. Кому-то они не по карману, кто-то просто опасается перемен, и работать по старинке ему привычнее. Тогда остается лишь одно - списывать ГСМ по нормам. И начать с утверждения базового количественного норматива.
--------------------------------
<1> Пункты 1, 2 ст. 9 Закона от 01.01.2001 N 402-ФЗ.
Утверждаем базовые нормативы списания топлива
Давайте условимся, что под базовым нормативом мы понимаем расход горючего в литрах на километр пробега без груза в идеальных условиях: прямая дорога, безостановочное движение, теплое время года, выключенный кондиционер и т. п.
Здесь вы можете возразить: никаких нормативов в бухгалтерском и налоговом законодательстве нет! Это все выдумки проверяющих! Отчасти согласимся. Напрямую нормативы действительно не установлены. И все же без них не обойтись. В бухучете - потому что важен контроль за расходованием средств организации. А в налоговом учете нормативы нужны для экономического обоснования расходов <2>.
На сегодняшний день есть два основных источника базовых нормативов топлива - Методические рекомендации Министерства транспорта Российской Федерации <3> (далее - Рекомендации) и собственные наработки компаний.
Воспользоваться Рекомендациями могут не все. Документ утвержден в 2008 г., с тех пор автопром ушел вперед, и поэтому многие автомобили в Рекомендациях попросту не упоминаются.
Если у вас именно такая машина либо нормы Минтранса вам кажутся далекими от жизни, ваш путь - собственные базовые нормативы. Одно время организации, чьи автомобили попали в Рекомендации, опасались от них отступать, поскольку Минфин всячески намекал, что лучше бы списывать топливо в соответствии с буквой документа. Но затем чиновники сдались и признали: этот нормативный акт вообще не обязателен к применению <4>.
Конечно, если Рекомендации фирму не устраивают, расчетом базового количественного норматива должен заниматься не бухгалтер, а сотрудник, ответственный за транспорт, например пресловутый начальник транспортного цеха.
Как мы уже сказали, установить базовый норматив надо в литрах на километр пробега. В Рекомендациях он указан в литрах на 100 км <5>. Это неудобно при дальнейших подсчетах, поэтому лучше разделите число из Рекомендаций на 100.
Примечание
Для автомобилей, ездящих на газе, в Рекомендациях Минтранса есть коэффициенты пересчета базовых норм в литры или кубические метры газа (в зависимости от того, какое газовое топливо используется) <5>.
--------------------------------
<2> Пункт 1 ст. 252 НК РФ.
<3> Утверждены Распоряжением Минтранса России от 01.01.2001 N АМ-23-р.
<4> Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/4/67, от 01.01.2001 N 03-03-06/2/12.
<5> Пункт 4 Рекомендаций.
Увеличиваем базовые нормативы списания топлива
на коэффициенты
Рекомендации Минтранса содержат ряд повышающих коэффициентов к базовым нормам документа <6>. Они абсолютно логичны, и будет разумно использовать их даже тогда, когда базовый норматив вы разработали сами. Примеры некоторых коэффициентов к базовым нормам расхода топлива вы можете увидеть в таблице (полный перечень коэффициентов ищите в Рекомендациях).
Основание для применения "топливного" повышающего коэффициента | Значение коэффициента |
Езда в зимнее время | 5 - 20% (зависит от региона) <7> |
Автомобиль находится в эксплуатации более 5 лет при общем пробеге более 100 000 км | До 5% |
Автомобиль находится в эксплуатации более 8 лет при общем пробеге более 150 000 км | До 10% |
Частые технологические остановки | |
Работа грузовых автомобилей, а также работа автомобилей в качестве технологического транспорта, включая работу внутри предприятия | |
Езда по городу | 5 - 25% (зависит от численности населения) |
Езда в горной местности | 5 - 20% (зависит от высоты над уровнем моря) |
Нетрудно заметить, что на некоторые коэффициенты базовую норму можно увеличивать сразу, не оглядываясь на пробег в определенных условиях. Так, зима - она и есть зима, хоть 10 км отмахал автомобиль, хоть 100. То же самое с возрастом машины.
А вот количество топлива, сожженного, например, в ходе поездок по городу, в идеале надо определять по точным данным о "городском" пробеге. Если автомобиль только в городе и использовался, это нетрудно. Если нет, задача усложняется. Чтобы не утонуть в расчетах, можно:
(или) вообще не применять коэффициенты, для которых нужно знать точный пробег в определенных условиях;
(или) применять такие коэффициенты, если пробег в определенных условиях преобладает, не высчитывая, сколько конкретно топлива ушло на каждую поездку. Например, когда автомобиль бывает за городом два-три раза в месяц, это не сильно снижает общий расход горючего.
Таким образом, расчет увеличенного базового норматива будет выглядеть так <8>:
┌ ┐
┌───────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐ │┌───────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐│
│Увеличенный│ │ Базовый│ │ Базовый│ ││ │ │ │ │ ││
│ базовый │ │норматив│ │норматив│ ││ │ │ │ │ ││
│ норматив │ = │ расхода│ + │ расхода│ x ││Коэффициент│ + │Коэффициент│ + ... + │Коэффициент││ (1)
│ расхода │ │топлива,│ │топлива,│ ││ 1 │ │ 2 │ │ n ││
│ топлива, │ │ л/км │ │ л/км │ ││ │ │ │ │ ││
│ л/км │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ ││
└───────────┘ └────────┘ └────────┘ │└───────────┘ └───────────┘ └───────────┘│
└ ┘
Пример. Определение увеличенного базового норматива расхода топлива для грузовика
Условие
В мае организация использовала бензиновый грузовой автомобиль марки "Газель" (ГАЗ 3302, двигатель ЗМЗ-4026.10) в г. Барнауле для доставки товаров в розничные магазины, киоски и палатки, что связано с частыми остановками. Возраст автомобиля - 6 лет, пробег - 105 000 км. Определим базовый норматив расхода бензина для грузовика.
Решение
Базовая норма расхода, предусмотренная Рекомендациями, - 13 л/100 км, или 0,13 л/км.
Население Барнаула - 690 000 человек, коэффициент увеличения базовой нормы за транспортную работу в нем - 15%. Частые остановки - еще плюс 10% к норме, коэффициент за возраст и пробег - 5%. "Климатическая" надбавка не применяется, поскольку май не относится к зимним месяцам в Алтайском крае <9>. Базовый норматив, увеличенный на коэффициенты, составит 0,169 л/км (0,13 л/км + 0,13 л/км x (15% + 10% + 5%)).
Увеличенный базовый норматив определен? Отлично! Если работа вашего автомобиля более или менее стабильна и он не мотается по городам и весям, пересчитывать этот показатель вам придется только с началом зимы и после ее завершения. То есть каждый месяц заниматься его вычислением не надо.
Следующее, что вам нужно сделать при расчете нормативного количества ГСМ на месяц, - определить пробег автомобиля.
--------------------------------
<6> Пункт 5 Рекомендаций.
<7> Приложение 2 к Рекомендациям.
<8> Пункты 7, 9 Рекомендаций.
<9> Пункт 64 Приложения 2 к Рекомендациям.
Определяем пробег автомобиля за месяц
Некоторые организации, не имеющие возможности приобрести комбинированную электронную систему слежения за маршрутом движения автомобиля и расходом топлива, устанавливают только систему слежения за маршрутом. По ней и определяется пробег автомобиля, кроме пробега с грузом. Для подсчета последнего понадобятся еще товаросопроводительные документы.
Если электронной системы слежения за маршрутом нет, единственный источник сведений о пробеге - путевые листы. Вот почему они обязательны для всех организаций, а не только для тех, у которых перевозки - основная деятельность <10>. Причем, даже если путевой лист выписан на месяц, данные о пробеге фиксировать в нем надо ежедневно. Иначе в конце месяца не разобраться, в каких условиях и где отъездил автомобиль.
Когда же речь заходит о перевозке грузов, отмерять пробег надо даже не за день, а за конкретный рейс. По-другому вы не определите "перевозочную" надбавку к нормативам <11>.
Итак, базовый норматив есть, коэффициенты выбрали, общий пробег подсчитали. Можно переходить к исчислению нормативного количества ГСМ, стоимость которого затем списывается в расходы.
--------------------------------
<10> Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-07/51.
<11> Пункт 5 Рекомендаций.
Определяем нормативное количество топлива,
стоимость которого включается в расходы по итогам месяца
Формула для расчета выглядит так <12>:
┌──────────────────────────────┐ ┌────────────────┐ ┌─────────────┐
│ Нормативное количество │ │ │ │ │
│ топлива, стоимость которого │ │ Увеличенный │ │ │
│ по итогам месяца подлежит │ │базовый норматив│ │ Пробег │
│ списанию в расходы, для │ = │расхода топлива,│ x │ автомобиля │ (2)
│ легкового автомобиля либо для│ │ л/км │ │ за месяц, км│
│ грузовика без учета надбавки │ │ (формула (1)) │ │ │
│ за перевозку груза, л │ │ │ │ │
└──────────────────────────────┘ └────────────────┘ └─────────────┘
Для владельцев легковушек на этом подсчеты заканчиваются. Грузоперевозчикам же дополнительно предстоит определить, сколько литров "набросить" к результату формулы (2) за каждую перевезенную тонну.
Рекомендации Минтранса предусматривают, что все грузовые автомобили дополнительно тратят на тонну груза, перемещенную на 100 км <13>:
- до 2 л бензина, или 0,02 л на 1 тонно-километр (т-км);
- до 1,3 л солярки, или 0,013 л на 1 т-км.
Базовый норматив надбавки за грузоперевозку может быть увеличен на все те же коэффициенты, что и базовый норматив расхода топлива (формула (1)). Например, если грузоперевозки предполагают частые остановки, указанное число увеличивается на 10%.
┌ ┐
┌───────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ │┌───────────┐ ┌───────────┐ ┌───────────┐│
│Увеличенная│ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ ││
│ норма │ │ Базовый │ │ Базовый │ ││ │ │ │ │ ││
│надбавки за│ │ норматив │ │ норматив │ ││Коэффициент│ │Коэффициент│ │Коэффициент││
│ перевозку │ = │ надбавки за │ + │ надбавки за │ x ││ 1 │ + │ 2 │ + ... + │ n ││ (3)
│ 1 т груза │ │грузоперевозку,│ │грузоперевозку,│ ││ │ │ │ │ ││
│ на 1 км, │ │ л/т-км │ │ л/т-км │ ││ │ │ │ │ ││
│ л/т-км │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ ││
└───────────┘ └───────────────┘ └───────────────┘ │└───────────┘ └───────────┘ └───────────┘│
└ ┘
Внимание! Без фиксации пробега с конкретным грузом за конкретный же рейс применять надбавку к нормам расхода топлива нельзя.
Тонно-километры подсчитываются умножением массы груза на пробег за рейс. Например, 6 т, перевезенные на 200 км, - это 1200 т-км (6 т x 200 км). Подчеркиваем, количество тонно-километров подсчитывается за конкретную поездку. Иначе все пойдет наперекосяк.
Когда общее количество тонно-километров за месяц известно, остается только умножить его на увеличенную норму (формула (3)) и вычислить наконец "грузовую" надбавку в литрах к нормативному количеству топлива, определенному по формуле (2):
┌ ┐
┌──────────────┐ ┌───────────┐ │┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐│
│ Надбавка за │ │ │ ││ │ │ │ │ ││
│грузоперевозки│ │Увеличенная│ ││ │ │ │ │ ││
│ к количеству │ │ норма │ ││ │ │ │ │ ││
│ топлива, │ │надбавки за│ ││Количество│ │Количество│ │Количество││
│ стоимость │ │ перевозку │ ││ тонно- │ │ тонно- │ │ тонно- ││
│ которого │ = │ 1 т груза │ x ││километров│ + │километров│ + ... + │километров││ (4)
│ подлежит │ │ на 1 км │ ││ за рейс 1│ │ за рейс 2│ │ за рейс n││
│ списанию │ │ (формула │ ││ │ │ │ │ ││
│ в расходы │ │ (3)), │ ││ │ │ │ │ ││
│ по итогам │ │ л/т-км │ ││ │ │ │ │ ││
│ месяца, л │ │ │ ││ │ │ │ │ ││
└──────────────┘ └───────────┘ │└──────────┘ └──────────┘ └──────────┘│
└ ┘
Сложив результаты формул (2) и (4), вы получите нормативное количество горючего, стоимость которого подлежит списанию в расходы по итогам месяца, для грузовика <14>.
Независимо от типа вашего автомобиля, все подсчеты зафиксируйте в бухгалтерской справке.
Пример. Определение нормативного количества топлива для грузового автомобиля с учетом надбавки за грузоперевозки
Условие
Продолжим предыдущий пример. Дополним его данными о пробеге "Газели" за месяц. Он составил 1500 км. Масса груза и пробег с ним составили:
- 1 т на 150 км, или 150 т-км (1 т x 150 км);
- 0,7 т на 100 км, или 70 т-км (0,7 т x 100 км);
- 1,5 т на 120 км, или 180 т-км (1,5 т x 120 км);
- 1,3 т на 90 км, или 117 т-км (1,3 т x 90 км);
- 0,8 т на 200 км, или 160 т-км (0,8 т x 200 км);
- 1,1 т на 180 км, или 198 т-км (1,1 т x 180 км).
Решение
Увеличенный базовый норматив расхода - 0,169 л, с учетом этого нормативное количество топлива (без надбавки за грузоперевозки), стоимость которого подлежит списанию в расходы по итогам месяца, - 253,5 л (0,169 л/км x 1500 км).
Надбавка за перевозку грузов, с учетом коэффициентов за езду по городу (15%) с частыми остановками (10%), возраста автомобиля и его пробега (5%), составит 0,026 л/т-км (0,02 л/т-км + 0,02 л/т-км x (15% + 10% + 5%)).
Общее количество тонно-километров за месяц - 875 (150 т-км + 70 т-км + 180 т-км + 117 т-км + 160 т-км + 198 т-км).
Надбавка за грузоперевозки - 22,75 л (0,026 л/т-км x 875 т-км).
Общее нормативное количество бензина, стоимость которого подлежит списанию в расходы по итогам месяца, - 276,25 л (253,5 л + 22,75 л).
--------------------------------
<12> Пункт 7 Рекомендаций.
<13> Пункт 5 Рекомендаций.
<14> Пункт 9 Рекомендаций.
Определяем нормативное количество масел и смазок, стоимость
которых подлежит списанию в расходы по итогам месяца
Сразу скажем: если вы сами масло в автомобили никогда не заливаете и детали не смазываете, поскольку это делает автосервис во время планового ТО, то вам нормативы ни к чему. Вы просто включаете в расходы стоимость ТО и ни о чем больше не думаете.
Если же долив масла и дополнительная смазка автомобилям требуются в межсервисном интервале либо вы предпочитаете делать все сами, без автосервиса, нужно установить базовые нормы расхода. Ваша машина упоминается в Рекомендациях Минтранса и вам они по душе? Возьмите базовые нормы оттуда <15>. Для автомобилей, отсутствующих в Рекомендациях, норму придется разрабатывать самостоятельно. То же самое, если базовые нормы Рекомендаций вас чем-то не устраивают.
Базовые нормы расходования масел и смазок следует установить в литрах на литр потраченного топлива. Согласно Рекомендациям они могут быть увеличены лишь на один коэффициент - 5% для автомобилей, которые прошли капремонт или старше 5 лет. Другие надбавки, в том числе за "грузовой" пробег, не предусмотрены.
Вычислили норматив? Хорошо, умножьте его на нормативное количество горючего, стоимость которого подлежит списанию в расходы по итогам месяца (результат формулы (2) для легкового автомобиля и результат формулы (4) для грузового), и нормативное количество масел и смазок готово. Только помните, что расчеты делаются не на коленке, а в бухгалтерской справке.
Пример. Определение нормативного количества моторного масла для грузового автомобиля
Условие
Продолжим предыдущие примеры. Организация предпочитает обслуживать "Газель" самостоятельно. Базовая норма расхода моторного масла для грузовика - 2,4 л масла / 100 л бензина, или 0,024 л масла / 1 л бензина.
Решение
Базовая норма расхода масла увеличивается на 5% вследствие возраста автомобиля (более 5 лет) и составит 0,025 л масла / 1 л бензина (0,024 л масла / 1 л бензина + 0,024 л масла / 1 л бензина x 5%).
Нормативное количество бензина за месяц - 276,25 л, следовательно, соответствующее ему нормативное количество масла - 6,9 л (276,25 л бензина x 0,025 л масла / 1 л бензина).
* * *
Заметим, что вам как бухгалтеру нужно стремиться к тому, чтобы всеми количественными подсчетами (километры, литры и т. п.) занимались сотрудники, ответственные за транспорт, а вы лишь переводили их данные в денежное выражение (об этом читайте на с. 40). То есть следует попробовать объяснить директору, что люди со специальными знаниями справятся с этим лучше вас, и убедить его через должностные инструкции обязать "транспортников" рассчитывать нормативное количество ГСМ.
--------------------------------
<15> Приложение 1 к Рекомендациям.
Эксперт по налогообложению
Подписано в печать
23.08.2013
