Министерство образования, науки и инновационной политики Новосибирской области

Дата 02.09.2013

Стр. 1 из 6

Управление образования администрации

Кочковского района

Муниципальное казённое образовательное учреждение Жуланская средняя общеобразовательная школа Кочковского района




УТВЕРЖДАЮ

Директор МКОУ Жуланская СОШ

_______________

Приказ __________________г.

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Управление документацией

КП СМК 1.4.– 01 - 2013

Жуланка – 2013

КП СМК 1.4. – 01 – 2013

Стр.2 из 6

Карта процесса «Управление документацией»

Процесс относится к группе процессов ответственности руководства.

Уровень процесса – первый

Руководитель процесса:  директор школы
Цель процесса:  поддержание документации системы менеджмента качества в состоянии, обеспечивающем надлежащее функционирование СМК; устанавить порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов. Задачи процесса:

*организация разработки и введения в действие документов СМК;

*обеспечение наличия необходимых документов в подразделениях, где реализуются процессы СМК;

* актуализация документов СМК;

* поддержание документации в рабочем состоянии;

* принятие мер по исключению использования недействующих документов;

* предупреждение возможности несанкционированного использования

документов;

* использование документов для юридических целей и для сохранения

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

содержащейся в них информации

*идентификацию документов и их изменений;

*обеспечение учета версий документов при их пересмотре.

Модель процесса:

КП СМК 1.4. – 01 – 2013

Стр.2 из 12

VII. Перечень видов деятельности в процессе

       



КП СМК 1.4. – 01 – 2013

Стр.4 из 6

VIII.  Матрица распределения ответственности за процесс

Виды деятельности

Д

ЗДУВР

ПП

Определение потребности в документах СМК и составление ежегодного плана-графика разработки / переиздания документов СМК

К

ОИ

И

Составление, согласование, утверждение заявки на разработку/переиздание документа

ОИ

И

И

Разработка проекта нового документа или переиздания документа

К

ОИ

И

Регистрация и хранение подлинника  документа

К

ОИ

И

Внесение в электронную карточку учета документации СМК

К

ОИ

И

Разработка и утверждение изменений к документу СМК

К

ОИ

И

Внесение изменения в учтенную копию и карточку учета документа, информирование и обучение персонала применению изменения и хранение

К

ОИ

И

Архивное хранение подлинников отмененных документов СМК

К

ОИ

И

Контроль за использованием внешней документации СМК, изъятием из

обращения устаревших документов и организация регулярного обновления внешних документов

ОИ

И

И

Ведение перечня действующих документов СМК  и своевременная их актуализация

К

ОИ

И

Р-руководитель

К – контролирующий

ОИ – ответственный исполнитель

И - информируемый

Д – директор

ПСУ - председатель  совета ОУ

РРГ - руководитель рабочей группы

ЗД УВР – заместитель директора по учебно-воспитательной работе 

ЗД ВР – заместитель директора по воспитательной работе

УП – учитель-предметник

УНК – учитель начальных классов

ПП-председатель профсоюза

IX. Мониторинг


Предмет мониторинга

периодичность

Форма/инструмент

Ответственное лицо

выход

документ на приемлемость его требований и норм для

школы  на момент проверки

1 раз в год(сентябрь)

Заполнение 83-РИК

Заместитель директора по УВР

Информация в вышестоящую организацию

Документ  на наличие в нем ранее введенных изменений

2 раза в год(сентябрь, июнь)

Проверка личных дел

Заместитель директора по УВР

справка заместителя директора по УВР

Внесение изменений и проведение корректирующих действий по

результатам проверки

По необходимости

Штатное расписание

директор

Штатное расписание

X. Критерии результативности


Показатели результативности

Индикаторы результативности

соблюдение сроков при управлении документацией СМК

Более 80%

наличие документов СМК в подразделениях, где они необходимы

100 %

отсутствие на рабочих местах незарегистрированной или

неактуализированной документации СМК;

Более 90 %

отсутствие случаев непреднамеренного использования отмененной

документации СМК;

100%

отсутствие несоответствий документа фактическому состоянию рабочего

процесса, действия, выявленных при аудите, проверке или пересмотре.

Более 80%

Наличие и своевременность предоставления персоналу

актуализированных версий документов

100%

Количество несоответствий документа фактическому (рабочему)

процессу, действию, выявленных при аудите, проверке или пересмотре

Не более 20%


XI. Документирование процесса

Положения  и инструкции:

    Положение о стимулирующем фонде ОУ

Записи

    Книга регистрации заявлений при приёме на работу Приказы по кадрам  в МКОУ Жуланскую СОШ Личные дела  учителей Листы ознакомления с аттестационными материалами 83-РИК Аналитические справки по итогам мониторинга Информационные справки о полноте и соответствии требованиям ЕКС Трудовые договора


КП СМК 1.4. – 01 – 2013

Стр.6 из 6

Регламент отчётности руководителя процесса

Руководитель процесса отчитывается о результатах формирования штатного расписания  в МКОУ Жуланской СОШ  на заседании педагогического совета  в сентябре

Форма отчетности – информационная справка.

Управление картой процесса

Ответственный за разработку карты: 

Подлинник карты процесса хранится у ответственного представителя руководства по качеству школы

Ответственный за предоставление копий карты процесса –

Копия карты процесса передаётся для пользования руководителю процесса 

Карта процесса актуализируется ежегодно в августе Советом школы по качеству.

Основаниями для внесения корректив в карту процесса являются либо изменения Политики школы в области качества, либо выход в свет новых правительственных документов, регламентирующих процесс.

XIV. Лист согласования


Должность

Роспись

ФИО

Дата

Директор irjks

Ответственный представитель руководства по качеству



XV. Лист ознакомления


Должность

Роспись

ФИО

Дата

Учителя начальных классов

Классные руководители

Учителя-предметники

Педагог-психолог

XVI. Лист регистрации изменений



№ раздела, подраздела или пункта

Дата введения изменений

Основание,

приказ №, дата

Дата внесения в документ

Подпись того, кто внес изменения