Регламент взаимодействия компаний «Партнёр» и « SarosDesign»

Приложение к Договору №_____________

Регламент взаимодействия компаний

«Партнёр» и « SarosDesign»

Общие положения

Настоящим регламентом описывается порядок прохождения информации между службами компании «Партнёр» и « SarosDesign» .

График работы

«Партнёр»

ежедневно с 8:00 до 18:00

«SarosDesign»

Размещение заказов:

с ПН по ПТ - с 9.00 до 18.00ч

Суббота/Воскресенье выходной

Отгрузка заказов:

с ПН по ПТ - с 8.00 до 19.00ч

Суббота/Воскресенье выходной

Контактные номера сотрудников

«Партнёр»

Зона ответственности	Должность		Телефон	e-mail
Отправка заказов
Рекламации
Координация доставки
Оплата заказов

«SarosDesign»

Зона ответственности	Должность		Телефон	e-mail
Прием и расчет заказов	Менеджер по приему заказов	Трыкина Елена	495 708 45 46 доб. 345	*****@***ru
Менеджер по приему заказов	Кривская Нина	495 708 45 46 доб. 333	krivskaya@
Коммерческий директор	Богданов Павел	[phone]	bogdanov@
Бухгалтерские вопросы	Бухгалтер по реализации	Герасименко Светлана	495 708 45 46 доб. 348	*****@***com
Бухгалтер по расчетам с контрагентами	Ударцева Наталья	495 708 45 46 доб. 317	demina@
Логистика	Руководитель отдела логистики	Ударцев Евгений	495 708 45 46 доб. 332	*****@***com
Технический департамент	Главный технолог	Титаренко Олег	495 708 45 46 доб. 326	o. titarenko@
Технический директор	Титаренко Игорь	495 708 45 46 доб. 315	i. titarenko@

Общий порядок взаимодействия: Оформление заказа простых изделий

Для оформления заказов на изготовление диспетчер Менеджер планового отдела компании «Партнёр» отправляет по электронной почте «Файл заказа» для расчета и запуска в производство менеджеру по обработке заказов «SarosDesign»

«Файл Заказа изделия»; «Файл заказа комплектующих к изделию»

Отправка заказов осуществляется в соответствии с «Графиком работы»
(раздел.2 настоящего Регламента). 1 потолок = 1 файл (в формате. sd2)

Менеджер по приему заказов компании «Saros Design» отправляет по эл. почте подтверждение принятого заказа менеджеру планового отдела «Партнёр». Менеджер по приему заказов компании «Saros Design» осуществляет расчет заказа, согласно действующего на момент размещения заказа соглашения о цене и срокам поставки.

Если при размещении заказа, дата отгрузки отличается от даты отгрузки указанной в «Файле заказа» компании « Партнёр», в большую сторону, то Менеджер «Saros Design» информирует Менеджера планового отдела компании «Партнёр» о задержке сроков изготовления, с указанием прогнозной даты отгрузки и причине переноса.

Менеджер по приему заказов «SarosDesign» в день расчета заказа отправляет счет на оплату (обязательно указывая номера заказов) менеджеру планового отдела «Партнёр». К заказу потолка с фотопечатью прикрепляется рисунок в формате. jpg с указанием номера рисунка фотопечати и схемы расположения рисунка на полотне. В теме письма с заказом обязательно указать ФОТОПЕЧАТЬ. К заказу металлоконструкции к чертежу потолков для данной конструкции прикрепляется чертеж в формате. sd2 помещения, где будет устанавливаться будущая конструкция, и чертеж самой конструкции, в письме указать где в помещении будет данная конструкция установлена. В теме письма с заказом обязательно указать КОНСТРУКЦИЯ. Заказ со спайкой разных фактур присылается в формате. sd2, к заказу прикрепляется рисунок в формате. jpg с расположением полотен на потолке и размерами (рисунок либо вручную, либо сохранен из newmatros). В теме письма с заказом обязательно указать СПАЙКА. Заказ комплекта звездного неба оформляется отдельным письмом, где сотрудник «Партнёр» указывает тип проектора (белый. RGB), количество нитей оптоволокна, максимальную длину нитей. В теме письма с заказом обязательно указать ЗВЕЗДНОЕ НЕБО. Контроль изготовления заказа и сроки Информация о задержке срока изготовления должна поступить диспетчеру планового отдела «Партнёр» по мере ее появления, но не позднее 16.00 дня, предшествующего доставки. Сроки изготовления:

Стандартные потолки (без спаек, переходов уровней, ф/печати, количество углов не более 10-ти штук) – 2 раб. дня *

Количество срочных потолков (изготовление в течение 3-х часов с момента получения заявки) не превышает 15 изделий в день.

Фотопечать –7 раб. дней с момента подтверждении цветопробы.

Срок изготовления эскиза – 1 раб. день, срок изготовления цветопробы 3 раб. дня.

Спайка – 5 раб. дней с момента подтверждения эскиза.

Металлоконструкции – 5 раб. дней с момента подтверждения эскиза.

* если нет фактуры на складе в Москве срок изготовления потолков 5 раб. дней

5.1. Подготовка документов для отгрузки

Ответственный сотрудник поставщика по результатам готовности изделий, согласно установленным срокам изготовления, формирует накладную ТОРГ-12 (для передачи изделий от компании «Saros Design» компании «Партнёр»), счет-фактуру. К каждому потолку прикладывается «паспорт потолка» с указанием фактуры, чертежа, площади и периметра. К заказу металлоконструкции прикладывается чертеж помещения с изображением будущей конструкции и координатной сеткой шагом 100мм Х 100мм К потолкам с фотопечатью прикладывается памятка монтажа лаковых полотен. Отгрузка и доставка изделий Ежедневно менеджер планового отдела присылает до 16.00 список изделий. Доставка осуществляется до 17.00 через день после получения списка (учитываются рабочие дни). В случае если компания «Saros Design» не выполнила в срок до 17.00 плановой даты отгрузку изделий, отгрузка задержанных изделий производится к 07.30 следующего за плановой датой дня. Стоимость доставки                - в черте города 500 руб.

                               - за пределами МКАД + 10 р. за 1 км.

Заказ от 10 потолков – доставка бесплатная

Доставка осуществляется централизовано на склад Партнёра. Адресная доставка день в день возможна через курьерскую службу (до 7-ми часов с момента получения заявки до указанного адреса внутри МКАД). В случае отгрузки со склада самовывоза «Saros Design» по приезду на склад водитель «Партнёр» предъявляет доверенность ответственному менеджеру компании «Saros Design» и получает накладную для получения товара на складе. Прием изделий на складе осуществляет по количеству под роспись в накладной (для передачи изделий от компании «SarosDesign» компании «Партнёр»). 1 экз. накладной остается в компании «SarosDesign».

Все отгружаемые изделия должны быть упакованы. Каждое отдельное место должно иметь маркировку номера заказа (маркируется номером заказа любой потолок, крашеная лента, металлоконструкции, отдельные заказы светильников, светодиодных лент и прочего). К каждой металлоконструкции прикладывается чертеж конструкции с координатной сеткой шагом 100ммХ100мм

В день отгрузки с доставкой до склада «Партнёр» по приезду на склад водитель «SarosDesign» передает продукцию по количеству мест ответственному сотруднику склада компании «Партнёр» и получает печать на накладной (либо доверенность). 1 экз. накладной остается в компании «Партнёр» На разгрузку и приемку поставки объемом не более 100 изделий компании «Партнёр» отводится не более 2-х часов. В случае выявления, каких либо следов брака/дефектов/отсутствия элементов работать согласно «Регламента по работе с рекламациями». Оплата Заказов Оплата осуществляется на основании выставленных счетов, допускается оплата нескольких счетов одним платежным поручением, с указанием номеров счетов в назначении платежа. Компания «Saros Design» предоставляет товарный кредит компании «Партнёр» на текущий месяц в размере Ѕ от суммы поставки продукции за предыдущий месяц.

5.4. Сверка.

1) Каждую рабочую среду бухгалтер компании «Saros Design» предоставляет Бухгалтеру «Партнёр» Акт-сверки с 1 числа текущего месяца по текущую дату на отгруженные заказы.

2) 1-го числа текущего месяца задолженность компании «Партнёр» перед компанией «Saros Design» не должна превышать Ѕ от суммы поставки продукции за предыдущий месяц.

3) В случае если задолженность «Партнёр» превышает согласованную величину товарного кредита более чем на сто тысяч рублей, компания «Saros Design» вправе остановить изготовление и отгрузку заказов до момента погашения суммы, превышающей товарный кредит задолженности, но не ранее трех рабочих дней с момента возникновения задолженности, предварительно уведомив о возникновении задолженности Менеджера планового отдела «Партнёр» по электронной почте.