Рабочая тетрадь по теме «Оформление реквизитов документов»

Создана на основе Практикума по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство»,  – М.: Издательский центр «Академия», 2012.

Требования к бланкам. Подготовка к составлению документов        2

Составление бланков документов        4

Адресование документов        6

Подписание документов        7

Проставление печати        7

Утверждение документов        8

Согласование документов        9

Служебные отметки на документах        10

Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Текст»        11


Требования к бланкам. Подготовка к составлению документов


Изучите ГОСТ Р 6.30—2003 и ответьте на вопросы. Дайте полное название ГОСТа. Когда ГОСТ Р 6.30—2003 был введен в действие? Назовите область распространения стандарта. Что устанавливает данный стандарт? Что такое формуляр документа? Что такое реквизит?
Какие реквизиты названы неверно? Рядом напишите правильное название реквизита.

Название реквизита

Правильное название реквизита

Код организации

Код документа

Дата

Индекс

Резолюция

Визы

Фамилия исполнителя и номер его телефона

Отметка о переносе данных на машинный но­ситель

Составьте формуляр документа с указанием реквизитов (на фор­мате А4).
Укажите, где располагается реквизит 01 Государственный герб РФ. На верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации. В центре верхнего поля.
Ответьте на вопросы. В соответствии с каким документом помещают на бланках эмблему организации или товарный знак? В каких случаях эмбле­му не воспроизводят на бланке? В каких случаях воспроизводится на бланках сокращенное название организации?


НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Составление бланков документов


Заполните таблицу, обозначив реквизиты, входящие в состав бланка, знаком «+», а реквизиты, для которых обозначаются отметки, знаком — «++».










Реквизиты

Бланки

общий

для письма

структурного подразделения

конкретного вида документа

должностного лица

Государственный герб РФ

(герб субъекта РФ)

Эмблема организации или товарный знак

Наименование организации

Код организации

Справочные данные об ор­ганизации – авторе доку­мента

Наименование вида доку­мента

Дата документа

Регистрационный номер до­кумента

Ссылка на регистрацион­ный номер и дату документа

Место составления или из­дания документа

Назовите реквизиты и определите вид бланка.


Составьте бланк для письма.

(компьютеры и компьютерные сети). Россия, 454000, Челябинск, Университетская наб., 23. Тел.: (351) 297-99-46. Факс (351) 297-53-62.


Найдите ошибки в оформлении бланка.

а) Составьте и оформите бланк служебного письма Учебно-мето­дического объединения «Знание», расположенного Тел.: (351)796-05-05. Вышестоящая ор­ганизация — Городское управление образования.

б) Составьте общий бланк для этой же организации.


Рассмотрите пример бланка.

Используя данные предложенного бланка для письма, составьте и оформите:

    общий бланк с угловым и продольным расположением реквизитов; бланк конкретного вида документа (приказа) с угловым и продоль­ным расположением реквизитов; бланк структурного подразделения – бухгалтерии (расположение реквизитов любое); бланк должностного лица – заместителя генерального директора (расположение реквизитов любое).
Найдите ошибки в оформлении реквизитов.

а)

б)

На основе предложенных сведений спроектируйте бланк для письма, общий бланк, бланк должностного лица, бланк конкретного вида документа (недостающие рекви­зиты придумайте сами):

    Министерство образования РФ, Южно-Уральский ин­ститут экономики и права; -Электроникс», 454000, 5, тел./, ОГРН, ОКПО, ИНН/КПП; Акционерное общество «Атомпромкомплекс», служба документационного обеспечения управления.

Адресование документов


Оформите адресат. В Акционерное общество «Промсвязьмонтаж». На имя директора профессионального училища № 27 г. Кур­гана На имя начальника отдела кадров АО «Трубодеталь» ­новой. На имя частного лица (данные произвольные). Однородным организациям (школам Центрального района).
Оформите реквизиты правильно.

Директору МОУ СОШ № 52

Генеральному директору

454048, Челябинск,

, кв. 5

Отдел кадров

Директору ОАО


Оформите несколько видов адресатов. Учреждению. Структурному подразделению. Руководителю учреждения. Конкретному лицу, ответственному за вопрос, содержащий­ся в документе. Частному лицу.
Выберите правильный ответ. В каких документах оформляется адресование?

а)        в актах;                        г) в протоколах;

б)        в докладных записках;                        д) в приказах.

в)        в служебных письмах;


Если документ отправляется нескольким однородным организациям, адресование оформляется:

а)        в обобщенном виде;

б)        на каждом документе – адрес той организации, в которую направляется документ;

в)        адрес пишется только на конверте;

г)        адресование не оформляется.


Подписание документов


Оформите несколько видов подписей. Должностного лица. Заместителя должностного лица. Руководителя структурного подразделения. Двух равных по должности лиц. Подпись документа, составленного комиссией.
В каком случае реквизит «Подпись» оформлен правильно, если: 1) документ оформлен на бланке организации; 2) документ оформлен не на бланке организации? Укажите ошибки, оформите реквизиты правиль­но. Директор         Главный бухгалтер        

Директор

Директор школы-интерната № 3                Директор школы        

Директор ПУ-81

Председатель        

Члены комиссии:        



Проставление печати


Укажите, ставится ли печать на следующих документах. На документах, связанных с получением материальных цен­ностей. На письме, подписанном директором и главным бухгалте­ром. На документах, подписанных двумя равными по должности лицами.
Выберите правильный ответ. Кто несет ответственность за содержание документа, подписанного заместителем руководителя организа­ции? организация — автор документа; руководитель организации; составитель документа; заместитель руководителя организации. Подписание является: способом согласования документа; способом выражения ответственности за содержа­ние документа; способом утверждения документа; способом ознакомления с содержанием документа; единственным способом удостоверения документа. Укажите, на каких документах требуется обязательное проставление печати: приказ по личному составу; приказ по основной деятельности; коммерческое предложение; гарантийное письмо; внутренняя служебная записка.


Утверждение документов


Составьте и оформите утверждение. Должностным лицом:

а)        генеральным директором АО «Реал» ;

б)        директором школы № 000 .

Изданием распорядительного документа:

а)        приказом директора ПУ-63 ;

б)        протоколом собрания акционеров .


Найдите ошибки в оформлении реквизитов.

1.        УТВЕРЖДАЮ:

       Директор МОУ СОШ № 7

        ________        

       02.02.2008

2.        Утверждаю

       Президент АО «Турист»

       10.8.2008 г.

3.        УТВЕРЖДЕНО

       Приказ директора АО «БИКОМ» от 07.02.08 № 38

4.        УТВЕРЖДЕНО:

       Протоколом профкома от 7.02.2008 № 8


Определите, какие документы подлежат обязательному утверждению.

1.        Приказы.                                4. Штатное расписание.

2.        Служебные записки.                5. Гарантийные письма.

3.        Контракты.



Согласование документов


Составьте и оформите внешнее согласование. С ректором Южно-Уральского государственного универси­тета . Протоколом заседания правления страховой компании «Пла­нета» . С директором монтажного техникума и директором педаго­гического колледжа.
Оформите внутреннее согласование документа. С начальником юридического отдела . С главным бухгалтером организации. С начальником планового отдела и заместителем руководи­теля.
Найдите ошибки в оформлении согласования. Исправьте их. СОГЛАСОВАНО
Начальник цеха № 3

        _______
05.02.2008


СОГЛАСОВАНО:
Протокол заседания
педагогического совета
от 28.02.08 № 4
Начальник общего отдела

       _______
08.07.08


Юрисконсульт:
Замечания прилагаются        
_______ Замечания к проекту
прилагаются на отдельном листке
_______ 15.08.2008
Выберите правильный ответ.

Согласование бывает:

а) внутренним и внешним;

б) полным и кратким;

в) сложным и простым;

г) с руководителем учреждения и руководителем под­разделения;

д) с вышестоящими руководителями и организациями.


Служебные отметки на документах


Составьте и оформите на формате А4 служебные отметки. Об исполнителе. Об исполнении документа и направлении его в дело. О поступлении документа в организацию. О контроле. Резолюция на документе.
Правильно ли оформлены реквизиты? Если реквизит оформлен неправильно, рядом оформите правильно. 92-01-43
Петров 132-18-13 НП 3
В дело № 07-01        
ВЕРНО:

Инспектор ОК        


Приложение

к приказу директора института

от 15.08.08 № 72


Приложение:

1.        

2.        


Вопрос решен по телефону
с зам. директора по АХО
В дело № 02-11
Подпись 19.01.2008
Наименование организации
Вх. №        
Оформите отметку о приложении в следующих случаях. Приложение названо в документе. Документ имеет приложение, не названное в тексте. Документ имеет несколько приложений, не названных в тек­сте. Приложение направляют не во все указанные в документе адреса.
Определите, в каких реквизитах допускается центрировать строки относительно самой длинной. В реквизите «Подпись». В реквизите «Адресат». В реквизите «Гриф утверждения». В реквизите «Гриф согласования».

Реквизиты «Заголовок к тексту» и «Текст»


Заполните таблицу «Требования к заголовку».

Вопрос

Ответ

1. Что такое заголовок?

2. Для чего нужен заголовок?

3. В каких случаях заголовок не обязателен?

4. Какие документы не имеют заголовка?

5. На какой вопрос должен отвечать заголовок к тексту?

6. Где располагается заголовок?

7. От какого положения табулятора пишется заголовок?

8. Какова максимальная длина заголовка?

9. Как располагают длинные заголовки?

10. Ставится ли точка в конце заголовка?

11. Назовите интервал от заголовка до текста.

12. Приведите пример заголовка.

Соотнесите содержимое левого и правого столбца.
Текст является указывают причины, основа­ния, цели составления доку­ментов
Текст документа составляют на русском или национальном языке трафарета, анкеты, таблицы, связного текста или в виде со­единения этих структур
Текст документа может быть посвящен одному или несколь­ким вопросам указывают решения, выводы, просьбы, предложения, реко­мендации
Тексты служебных документов могут быть представлены в виде основным реквизитом служеб­ного документа
Связный текст — такие документы называют простыми или сложными
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В пер­вой части указывают наименование доку­мента, регистрационный номер документа, заголовок к тексту
Во второй части — это последовательная, грамма­тическая и логически согласо­ванная, хорошо изложенная информация
В тексте документа, подготов­ленного на основании доку­ментов других организаций или ранее изданных документов в соответствии с законодатель­ством РФ и субъектов РФ о го­сударственных языках

Определите, какие ошибки допущены в следующих фразах, ис­правьте их. На собрании речь велась о нарушении графика выпуска про­дукции. Вам следует обратить внимание на следующие факты… Вы должны нам помочь в установке нового оборудования.
Рассмотрите оформленный документ, укажите, из ка­ких реквизитов он состоит.

Профессиональное училище № 29

ПРИКАЗ № 27

г. Орел

Об обеспечении противопожарной

безопасности в праздничные дни

28.04.2014

В целях обеспечения противопожарной безопасности в праздничные дни

ПРИКАЗЫВАЮ:

Провести генеральную уборку всех кабинетов и мастерских училища. Ответственному за энергохозяйство проверить состояние электрооборудования и 30.04.2014 вы­ключить все рубильники. Мастерам производственного обучения провести инструктажи по правилам противопожарной безопасности с учащимися. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора по АХЧ

Директор                                                                                                

43-56-78