ПТО. Инструкция по работе с входящими письмами в ЕМСЭД

ПТО. Инструкция по работе с входящими письмами в ЕМСЭД 

Назначение

Данная инструкция рассматривает порядок работы с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими как в Аппарат губернатора области, так и в Орган исполнительной власти по почте, факсу, электронной почте и подлежащие регистрации.

Используемые сокращения

ЕМСЭД – единая межведомственная система электронного документооборота;

СЭД – система электронного документооборота;

ПТО – правительство Тюменской области;

АГО – Аппарат губернатора области;

ОИВ – Органы исполнительной власти;

ТМ – типовой маршрут;

ТС – тип справочника;

РКК – регистрационно-контрольная карточка;

ЭЦП – электронная цифровая подпись.

Участники

Делопроизводитель АГО – сотрудник АГО, отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение бумажного документа в ЕМСЭД, отправку документа на исполнение и мониторинг исполнения резолюций. В качестве регистратора могут выступать делопроизводители, секретари, помощники руководителя или консультанты.

Помощник – помощник, консультант руководителя, осуществляет предварительное вынесение резолюции в системе, передает на рассмотрение руководителю.

Руководитель – руководитель любого уровня власти АГО, выносит/утверждает резолюции.

Исполнитель – сотрудник АГО, назначенный исполнителем по резолюции. Получает задание на исполнение, выполняет работу по резолюции руководителя.

Делопроизводитель ОИВ – сотрудник ОИВ, ответственный за регистрацию документов в ЕМСЭД. В качестве регистратора могут выступать делопроизводители, секретари, помощники руководителя или консультанты ОИВ.

Руководитель ОИВ – руководитель ОИВ, выносит/утверждает резолюции.

Консультант руководителя ОИВ - помощник, консультант руководителя, осуществляет предварительное вынесение резолюции в системе, передает на рассмотрение руководителю.

Исполнитель ОИВ – сотрудник ОИВ, назначенный исполнителем по резолюции. Получает задание на исполнение, выполняет работы по резолюции руководителя ОИВ.

Описание процесса

Получение и регистрация корреспонденции в АГО Делопроизводитель в АГО получает почтовую корреспонденцию, принимает факсы, электронные письма. Делопроизводитель регистрирует документ, для этого:

если в организацию поступил новый документ, то делопроизводитель выполняет следующие действия:
создает новую РКК в справочнике Входящие РКК; заполняет необходимые поля на закладке «Регистрация» в РКК; сохраняет РКК, при этом в поле Рег. номер автоматически заносится регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом; заносит документ в систему по кнопке Эл. документы в РКК. При нажатии на кнопку открывается окно, в котором он создает документ со сканера, если документ поступил в бумажном виде, или из файла, если документ поступил в электронном виде. При создании документа выбирает вид электронного документа «Письмо официальное», заполняет карточку электронного документа, сохраняет ее; электронный документ автоматически прикрепляется к РКК регистрируемого документа; назначает права доступа в карточке электронного документа, закрывает ее; если бумажный документ будет передан на рассмотрение руководителю, то делопроизводитель на закладке «Местонахождение» в РКК указывает фамилию руководителя. Если бумажный документ остается в канцелярии, закладка «Местонахождение» не заполняется; на регистрируемый бумажный документ проставляет штамп о поступлении и указывает дату поступления и регистрационный номер из РКК;
если в организацию поступил оригинал документа, который раньше приходил по электронной почте или факсом (на который уже заведена РКК), то делопроизводитель выполняет следующие действия:
находит РКК, созданную при регистрации предварительного документа; если необходимо – сканирует документ и прикрепляет к РКК регистрируемого документа по кнопке Эл. документы; в РКК в поле Примечание записывает, что поступил оригинал документа; отправляет уведомление о поступлении оригинала документа заинтересованным сотрудникам; оригинал документа подшивает к первоначальному экземпляру.

Отправка документа на рассмотрение Делопроизводитель отправляет документ в работу по кнопке Задача на закладке «Контроль» РКК, при необходимости в параметрах ТМ указывает, кого из консультантов уведомить. Автоматически создается задача на рассмотрение входящего письма. При необходимости Делопроизводитель может дописать текст задачи и нажать кнопку Старт. Помощник или Руководитель (в отсутствии помощника) получат новую запись в справочнике Резолюции. Вынесение помощником предварительной резолюции Помощник в справочнике Резолюции (представление Помощник):

находит неутвержденную запись со Статусом по исполнителям «На подготовке»; открывает карточку Поручения и заполняет необходимые поля:

выбирает Схему исполнения документа; в табличной части указывает исполнителей по документу (для каждого исполнителя помощник создает отдельную строку в табличной части), в т. ч. указывает сводящего, необходимость уведомлять ответственного помощника об исполнении исполнителям;

сохраняет карточку Поручения; если Помощник подписывает резолюции в системе за руководителя, то после подписания бумажного варианта руководителем, Помощник нажимает Подписать в карточке резолюции, соответствующей текущему входящему документу; если руководитель сам подписывает резолюцию в системе, то Помощник, заполнив предварительную резолюцию, передает ее на рассмотрение руководителю по кнопке Передать на подпись. Если же Руководитель работает без помощника, то он сам выносит резолюцию (п.5).

Утверждение резолюции

Если руководитель работает самостоятельно, то п.4 пропускается.

Руководитель в справочнике Резолюции (представление Руководитель):

находит неутвержденную запись со Статусом по исполнителям «На подписи»; знакомится с резолюцией, при необходимости корректирует ее; по кнопке Подпись подписывает резолюцию

Далее автоматически:

для исполнителей ОИВ формируются задания по ТМ «Отправка в ОИВ» (п.7); для заместителей губернатора процесс повторяется с п.2.3; для исполнителей АГО формируются задания по ТМ «Отправка поручений исполнителям АГО» (п.6).

Вынесение руководителем резолюции и ее утверждение Руководитель в справочнике Резолюции (представление Руководитель):

находит неутвержденную запись со Статусом по исполнителям «На подготовке»; выбирает Схему исполнения документа, в табличной части указывает исполнителей резолюции, в т. ч. определяет сводящего, сроки исполнения для конкретных исполнителей и т. д. по кнопке Подписать подписывает резолюцию.

Исполнение резолюции исполнителем в АГО Исполнитель получает задание на исполнение резолюции, производит требуемые работы, и выполняет свое задание в системе:

если в резолюции не был назначен сводящий, то после выполнения задания дата выполнения задания, автоматически записываются в поле Факт. дата исполнения в табличной части карточки справочника Резолюции; если в резолюции был назначен сводящий, то он получает задание на приемку работ.

Регистрация документа в ОИВ Делопроизводитель ОИВ получает:

либо почтовую корреспонденцию, факсы, электронные письма, пришедшие в ОИВ; либо задание на регистрацию входящего письма.

Делопроизводитель ОИВ знакомится с документами и оценивает правильность адресации документов и необходимость их регистрации. Если документ адресован правильно и подлежит регистрации, то Делопроизводитель ОИВ:

регистрирует документы в справочнике ОИВ Входящие РКК (если документы пришли в задании на регистрацию, то дозаполняет вложенную в задание запись справочника ОИВ Входящие РКК); выполняет задание на регистрацию, если документы на регистрацию пришли в задании; организует исполнение документа согласно п.7.5.

Если документ адресован неправильно и пришел в задании на регистрацию, то Делопроизводитель ОИВ:

сообщает об этом ответственному помощнику в АГО; дозаполняет и сохраняет вложенную в задачу запись справочника ОИВ Входящие РКК и в поле Примечание делает отметку, что документ неправильно адресован; во вложенной записи справочника ОИВ Поручения по РКК  в тексте поручения указывает, что документ неправильно адресован; выполняет задание на регистрацию с результатом «Ошибочно адресовано».

Делопроизводитель ОИВ:

если он является консультантом руководителя ОИВ, то выполняет действия согласно п. 8; если он не является консультантом руководителя ОИВ, то отправляет документ на рассмотрение по кнопке На рассмотрение из карточки РКК (далее п.8 – если есть консультант ОИВ, либо п.11 – если у руководителя ОИВ нет консультанта).

Вынесение проекта резолюции в ОИВ

Консультант ОИВ:

знакомится с резолюцией АГО (вложенная запись справочника ОИВ Поручения по РКК) и вложенными документами; из карточки справочника ОИВ Поручения по РКК (вложена в задание) создает проект резолюции по кнопке Подчинен. поручения, заполняет и сохраняет карточку подчиненного поручения; организует утверждение руководителем:

если руководитель ОИВ не работает в системе, то Консультант ОИВ распечатывает резолюцию, относит на подпись руководителю, подписывает в системе за руководителя (кнопка Подписать), отправляет задание исполнителям по кнопке Отп. на исп (см. п.10); если руководитель ОИВ работает в системе, то Консультант ОИВ по кнопке Отп. на исп. отправляет задание Руководителю ОИВ для утверждения поручения (см п.9);

Утверждение резолюции руководителем ОИВ Руководитель ОИВ получает задание на утверждение поручения, знакомится с вложенными документами и карточкой подчиненного поручения (вложенная в задачу запись справочника ОИВ Поручения по РКК). Руководитель ОИВ рассматривает проект резолюции (вложенную запись справочника ОИВ Поручения по РКК):

если замечаний нет, то подписывает резолюцию (по кнопке Подписать), выполняет задание с результатом «В работу», при этом:
если исполнитель из другого ОИВ, то формируется задание делопроизводителю ОИВ на регистрацию документа (см. п.7); если исполнителем назначен пользователь текущего ОИВ, то ему отправляется задание на исполнение поручения (см. п.12);
если исполнение не требуется, то карточки поручения нажимает кнопке В дело  и выполняет задание с результатом «Рассмотрено»; если есть замечания, то:
отражает их в тексте переписки и выполняет задание с результатом «На исправление», консультант получает задание на изменение проекта поручения (см. п.10); либо самостоятельно исправляет резолюцию, подписывает (по кнопке Подписать)  и выполняет задание с результатом «В работу».

Доработка проекта поручения консультантом ОИВ

Консультант ОИВ  при отправке руководителем ОИВ поручения на доработку получает задание, исправляет проект поручения и выполняет задание с результатом «Исправлено», руководитель получает задание на утверждение поручения (см. п.9).

Вынесение и утверждение поручения руководителем ОИВ

Руководитель ОИВ получив задание на рассмотрение поручения:

знакомится с резолюцией АГО (вложенная запись справочника ОИВ Поручения по РКК) и вложенными документами; если требуется выполнение работ, то:
из карточки справочника ОИВ Поручения по РКК (вложена в задание) создает по кнопке Подчинен. поручения, заполняет и сохраняет карточку подчиненного поручения; подписывает резолюцию (по кнопке Подписать), выполняет задание с результатом «На исполнение», после чего формируются задания исполнителям;
если исполнение не требуется, то:
из карточки справочника ОИВ Поручения по РКК (вложена в задание) создает по кнопке Подчинен. поручения, заполняет и сохраняет карточку подчиненного поручения;

нажимает кнопку В дело  и выполняет задание с результатом «Рассмотрено».

Исполнение резолюции исполнителем в ОИВ Исполнитель (в т. ч. исполнитель, являющийся сводящим по поручению) получает задание на исполнение поручения по документу:

производит требуемые работы, в тексте переписке отчитывается о выполненной работе и/или вкладывает в задание результаты работы, выполняет задание с результатом «Исполнено»; передает исполнение поручения другим исполнителям, для этого выполняет задание с результатом «На исполнение», заполняет и подписывает (по кнопке Подписать) подчиненное поручение; запрашивает продление срока, указав в тексте переписки обоснование нового срока и выполнив задание с результатом «Запросить продление срока».

Продление сроков

При выполнении задания исполнителем с результатом «Запросить продление срока» контролер или автор поручения получает задание на продление сроков. Возможные результаты выполнения задания: «Срок продлен», «Срок не продлен»:

при выполнении с результатом «Срок продлен» открывается карточка поручения, в которой для конкретного исполнителя нужно изменить срок в табличной части с исполнителями, задача с измененным сроком возвращается исполнителю (см. п.12); при выполнении с результатом «Срок не продлен» исполнителю возвращается задача с первоначальным сроком и информацией об отказе в изменении сроков возвращается (см. п.12).

Приемка работ сводящим/контролером в ОИВ

После выполнения работ исполнителями сводящему и/или контролеру приходит задание на контроль. Сводящий/контролер проверяет полноту выполненных работ:

либо принимает работы, вложив в область вложений результирующие документы и выполнив задание с результатом «Принять» (см. п.16); либо отправляет поручение на доработку исполнителю, выполнив задание с результатом «На доработку» (см. п.15)

Доработка по поручению в ОИВ

При отправке на доработку консультант ОИВ или руководитель ОИВ (если у него нет консультанта) получает задание на доработку. Далее работа согласно п.8 и п.11.        

Приемка работ по резолюции АГО

После выполнения работ исполнителями резолюции АГО ответственному помощнику, указанному при составлении резолюции приходит задание на приемку работ от исполнителя. Ответственный помощник изучает вложенные в задание ответные документы, при необходимости, с помощью подзадачи, организует ознакомление с документом своего руководителя. Далее действует в зависимости от решения:

Требуется доработка исполнителем. Помощник должен написать в поле задания предназначенного для ввода сообщения причину, по которой документ направляется на доработку и выполнить свое задание на приемку работ с результатом «На доработку». При этом исполнителю будет направлено задание с указанной причиной.; В случае согласия с документом или в случае если документ будет доработан помощником:
Помощник должен выполнить задание с результатом «Принять». При этом в поручения канцелярии и отдела обращений автоматически прикрепится документ отправленный исполнителем и установится дата фактического исполнения для данного исполнителя; После принятия задания помощник должен подписать итоговый документ; После подписания документа нажать кнопку «Исполнено» в соответствующей карточке справочника «Резолюции»;

Примечание к пункту 16.

Механизм составления резолюций позволяет заранее указать автоматический прием результата работы от исполнителей. Данный способ необходимо применять только в случае оформления неконтрольных резолюций, по которым не планируется дальнейшая работа в подразделении высшего руководителя. Например: «Для сведения», «Для работы», «Принять участие» и т. д. Механизм составления резолюций позволяет заранее указать автоматический исполнение резолюции после выполнения резолюции всеми исполнителями. Данный способ необходимо применять только в случае если не требуется проверять тексты ответов от исполнителей помощниками. В этом варианте все документы, которые были прикреплены к резолюции пойдут в задании на приемку работ ответственному помощнику вышестоящей резолюции.

Приложение

Общая типовая схема процесса обработки документа.

Все переходы между блоками занумерованы по порядку. Порядковый номер перехода указан в центре линии со стрелкой. В скобках возле порядкового номера указаны номера пунктов настоящей инструкции соответствующие выполняемым подпроцессам.