Инструкция по заполнению Акта-рекламации.
Акт-рекламация заполняется продавцом (оптовым Клиентом) при приёме изделия от конечного потребителя, а в случае предпродажного брака — сразу при его обнаружении в магазине либо на складе оптового Клиента.
На каждое неисправное изделие, отправляемое в сервисный центр, заполняется отдельный Акт-рекламация. Весь отправляемый в ремонт товар должен быть снабжён Актами-рекламациями и упакован заблаговременно до прибытия машины доставки.
Порядок заполнения Акта-рекламации.
Информация о покупателе:
1. ФИО — фамилия, имя, отчество конечного потребителя, сдавшего изделие. В случае предпродажного брака поле не заполняется.
2. Адрес покупателя, телефон — населённый пункт и телефон для связи с конечным клиентом с целью уточнения обстоятельств поломки и условий ремонта.
3. Наименование изделия, модель — что за изделие сдаётся в ремонт и его точная модель.
4. Серийный № — серийный номер сдаваемого изделия.
5. Дата продажи, торговая организация — дата продажи изделия конечному покупателю (в случае предпродажного ремонта указать «Предторг»); наименование торговой организации (ИП...)
6. Причина обращения, описание недостатков — заявленный недостаток со слов конечного покупателя, а в случае предпродажного ремонта — со слов продавца.
7. Внешний вид изделия — указать видимые повреждения изделия: царапины, сколы, трещины, потёртости, загрязнения и т. п.
8. Комплектность — указать все сдаваемые элементы комплектации изделия.
Пояснение покупателя:
9. Используемые материалы: топливо, смазка (в пропорции), пильные диски, ножи, цепи — описать используемые расходные материалы со слов потребителя.
10. Режим работы изделия — в каком режиме использовалось изделие.
11. Место эксплуатации — где использовалось изделие.
Состояние изделия (заполняется приемщиком):
12. Внешний вид изделия: трещины, сколы, загрязнения — указать видимые внешние дефекты.
13. Состояние фильтров, уровень масла, соотношение бензина — проверить и указать состояние.
Наличие пломб, следов разборки — проверить и указать состояние.15. Предварительное уведомление клиента при стоимости ремонта свыше: ____ руб. - в случае платного ремонта указать максимальную сумму, которую можно не согласовывать с владельцем, а сразу приступить к ремонту.
В случае отказа клиента от проведения платного ремонта, диагностика неисправностей оплачивается согласно прейскуранту. Форма оплаты _____________. - указать форму оплаты диагностики в случае отказа от платного ремонта. Если не указано, то безналичный расчёт.
Разборку изделия и диагностику неисправностей произвести без моего присутствия не возражаю. - согласие владельца на разборку изделия в СЦ без его присутствия.
Далее указаны сроки и условия ремонта и хранения, под которыми ставится дата и подпись конечного покупателя.
В этой же части Акта-рекламации ставится подпись водителя, принявшего изделие к перевозке; и далее, в момент передачи изделия на склад ставятся даты и подписи водителя и сотрудника склада, осуществляющего приёмку товара. При отгрузке со склада для перевозки в СЦ ставятся даты и подписи сотрудника склада, производящего отгрузку товара и водителя, принимающего товар к перевозке. При приёме товара в СЦ ставятся даты и подписи водителя и специалиста приёмного пункта СЦ, производящего приёмку товара. В случае, если товар доставляется водителем непосредственно в СЦ, минуя склад, ставятся только соответствующие подписи.
Квитанции в нижней части Акта-рекламации отрезаются, подписываются представителем продавца. Одна квитанция отдаётся покупателю, вторая с подписью водителя и датой отправки, остаётся у продавца.
Акт-рекламация вкладывается в упаковку изделия. Сверху на упаковку наклеивается маркировка с информацией
«ОТПРАВИТЕЛЬ» - наименование оптового клиента; НАИМЕНОВАНИЕ ИЗДЕЛИЯ — что находится в упаковке; МЕСТО НАЗНАЧЕНИЯ — подразделение-получатель груза. ВНИМАНИЕ: маркировку запрещено писать ручками, фломастерами непосредственно на упаковке изделия. Маркировка распечатывается как часть Акта-рекламации, вырезается и осторожно наклеивается на упаковку изделия скотчем. Если в одном грузовом месте (коробке) содержится несколько изделий, на маркировке должны быть указаны наименования всех этих изделий.
