Организация работы разрешающих органов

Приложение к Единому отраслевому стандарту закупок (Положению о закупке) Госкорпорации «Росатом»

Организация работы разрешающих органов

Виды, задачи разрешающих органов, требования, предъявляемые к документам для включения вопроса в повестку заседания разрешающего органа
Виды разрешающих органов Система разрешающих органов в закупочной деятельности атомной отрасли Корпорации состоит из следующих коллегиальных разрешающих органов:

Центральная закупочная комиссия Корпорации (ЦЗК);

постоянно действующие закупочные комиссии организаций (ПДЗК);

Разрешающие органы осуществляют свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Стандартом. Деятельность разрешающих органов направлена на обеспечение эффективности закупочной деятельности. Деятельность разрешающих органов не распространяется на закупки, порядок проведения которых определяется Федеральным законом -ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», а также на закупки, содержащие сведения, составляющие государственную и (или) коммерческую тайну.
Основные задачи разрешающих органов Основными задачами разрешающих органов являются:

       реализация единой политики закупок в соответствии с внутренними нормативными актами по закупочной деятельности Корпорации;

       обеспечение соблюдения целей и принципов закупочной деятельности, установленных настоящим Стандартом.

Для выполнения своих задач разрешающие органы в случае необходимости запрашивают необходимые документы и информацию у структурных подразделений Корпорации и ее организаций, а также привлекают их представителей к работе.
Требования к документам для включения вопроса в повестку  заседания ЦЗК/ПДЗК

3.1. Для включения вопроса в повестку заседания ЦЗК/ПДЗК заявитель официально представляет на имя председателя ЦЗК/ПДЗК заявление о включении вопроса в повестку заседания, подписанное руководителем организации (структурного подразделения Корпорации) – инициатора вынесения вопроса на рассмотрение ЦЗК/ПДЗК или лицом, имеющим соответствующие полномочия, а также следующие документы:

Пояснительную записку с обоснованием включения вопроса в повестку заседания, разработанную в соответствии с типовой формой. Проект решения ЦЗК/ПДЗК по предлагаемому вопросу. Разрешение на информационный обмен, подтверждающее отсутствие в составе материалов сведений, составляющих государственную, коммерческую тайну, и заключение постоянно действующей технической комиссии организатора-инициатора. Сведения об обжаловании процедуры закупки в ЦАК или в АК соответствующего дивизиона с приложением копии решений по итогам рассмотрения жалобы.

3.2. При вынесении вопросов о заключении дополнительных соглашений к договорам на рассмотрение ЦЗК/ПДЗК также представляются:

3.2.1. Проект дополнительного соглашения об изменении условий договора.

3.2.2. Копия оформленного в соответствии с положениями Стандарта документа, явившегося основанием для заключения договора.

3.2.3. Пояснительная записка, указанная в пункте 3.1.1, с указанием дополнительных сведений:

о реквизитах и предмете договора, условия которого предполагается изменить;

о поставщике (исполнителе, подрядчике) по изменяемому договору;

о способе закупки, по результатам которой заключен изменяемый договор, и о реквизитах соответствующего документа, явившегося основанием его заключения;

о текущих условиях договора и о предлагаемых изменениях;

об основании необходимости изменения условий договора;

об отсутствии возможности или нецелесообразности применения иных способов закупки, предусмотренных настоящим Стандартом;

о ходе и текущем состоянии исполнения изменяемого договора;

сравнительную таблицу, содержащую положения договора в действующей редакции и положения предлагаемых изменений в договор.

3.3. Инициатор вынесения вопроса предварительно перед подачей документов, предусмотренных в пунктах 3.1 и 3.2 настоящего приложения, должен изучить все необходимые и имеющие отношение к рассматриваемому вопросу документы и материалы.

3.4. Ответственность за достоверность и полноту информации в пояснительной записке, представленной на рассмотрение ЦЗК/ПДЗК, несет непосредственно руководитель  инициатора вынесения вопроса на рассмотрение ЦЗК/ПДЗК или лицо, уполномоченное руководителем в установленном порядке, подписавшее заявление о вынесении вопроса на рассмотрение ЦЗК/ПДЗК.

3.5. Должностное лицо инициатора вынесения вопроса на рассмотрение ЦЗК/ПДЗК, докладывающее по вопросу на заседании комиссии, должно быть готовым в случае необходимости представить документы и материалы, необходимые для объективного и всестороннего рассмотрения вопроса.

3.6. В случае непредставления документов или недостаточности для принятия решения сведений, указанных в настоящем приложении к Стандарту, ЦЗК/ПДЗК возвращает обращение заявителю в соответствии с п. 4.2.

4. Основания отклонения вопроса с рассмотрения или отказа в рассмотрении в ходе его рассмотрения ЦЗК и ПДЗК

Основаниями для отклонения вопроса рассмотрения или отказа в рассмотрении в ходе его рассмотрения ЦЗК и ПДЗК являются:

4.1. Рассматриваемый вопрос не входит в компетенцию ЦЗК/ПДЗК.

4.2. Представлены неполный или неверно оформленный комплект документов, в том числе без необходимых согласований, или недостаточные и необоснованные для принятия решения сведения, указанные в пунктах 3.1, 3.2.

4.3. Выявлен факт систематического невыполнения решений ЦЗК/ПДЗК по выносимым ранее на рассмотрение обращениям.

5. Типовая форма пояснительной записки

Оформляется на бланке организации

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

по вопросу__________________________________________________________

  (наименование вопроса, выносимого на заседание Центральной закупочной комиссии)

Информация по вопросу, выносимому на рассмотрение ЦЗК/ПДЗК	Рекомендации по заполнению
Обоснование вынесения вопроса на рассмотрение ЦЗК/ПДЗК	Необходимо привести обоснование вынесения данного вопроса на рассмотрение ЦЗК/ПДЗК. (ссылка на материалы, обосновывающие необходимость принятия решения).
Объяснение сути закупки и обоснование необходимости ее проведения	Необходимо привести объяснение сути закупки и обоснование необходимости ее проведения.
Обоснование проведения неконкурентной закупки	Необходимо привести обоснование выбора способа закупки.
Обоснование выбора контрагента	Необходимо привести обоснование выбора контрагента, подтвердить проведение проверки на отсутствие данного контрагента в федеральном реестре недобросовестных поставщиков, а также в реестре недобросовестных поставщиков атомной отрасли, а также проверки на соответствие требованиям раздела 12.5 Стандарта.
Обоснование цены договора	Необходимо привести размер и обоснование стоимости закупаемого товара, работ или услуг. К обоснованию должен быть представлен расчет цены, выполненный в соответствии с Методикой расчета начальных (максимальных) цен договоров при проведении закупок (Приложение 9 к Стандарту)
Применение требования обеспечения исполнения договора	Необходимо указать вид обеспечения исполнения договора или обоснование отсутствия необходимости его применения.
Согласование с Управлением экономики и контроллинга Корпорации/подразделением по экономике и финансам организации	Необходимо подтвердить наличие финансирования путем согласования: с УЭК – для структурных подразделений Госкорпорации «Росатом», с подразделением по экономике и финансам организации – для организаций. Приложить документ с визой или согласительное письмо.
Согласование с директором по капитальным вложениям	При заключении договоров по капитальному строительству, техническому перевооружению и реконструкции необходимо подтвердить стоимость и необходимость заключения договора путем согласования с ДКС. Приложить документ с визой или согласительное письмо.
Согласование со структурным подразделением - куратором деятельности  организации	Подтверждение стоимости и необходимости заключения договора путем согласования с соответствующим подразделением Корпорации из блока куратора организации (для закупок за счет собственных средств). Приложить документ с визой или согласительное письмо.
Согласование с Департаментом защиты активов Госкорпорации «Росатом» /подразделением экономической безопасности/защиты активов организации	Для закупок у контрагентов, не входящих в атомную отрасль, необходимо подтвердить надежность выбранного контрагента путем согласования: с Департаментом защиты активов – для структурных подразделений Госкорпорации «Росатом», с подразделением экономической безопасности/ защиты активов организации – для организаций. Приложить документ с визой или согласительное письмо.
Согласование с Росэнергоатом»	При заключении договоров по капитальному строительству, техническому перевооружению и реконструкции, связанных с активами Росэнергоатом», необходимо подтвердить  его согласие. Приложить документ с визой или согласительное письмо.
Докладчик по вопросу	Необходимо указать должность, Ф. И.О., контактный телефон докладчика по вопросу.
Приложения	Необходимо указать перечень приложений, предусмотренных разделом 3 «Требования к документам для включения вопроса в повестку заседания ЦЗК/ПДЗК».

Должность                                                подпись                                 Ф. И.О.

II. Положение о работе Центральной закупочной комиссии Корпорации

Порядок подготовки заседаний комиссии Повестка заседания комиссии формируется на основании предложений структурных подразделений Корпорации, ее подведомственных предприятий и организаций, членов комиссии о рассмотрении относящихся к компетенции Комиссии вопросов. Вынесение обращения на рассмотрение комиссии осуществляется не позднее 10 рабочих дней с момента его регистрации в Единой отраслевой системе документооборота Корпорации при соблюдении следующих условий: Материалы к обращению подготовлены в соответствии с требованиями,  определяющими организацию работы разрешающих органов. Рассмотрение материалов находится в компетенции комиссии. По представленным в обращении материалам отсутствуют замечания секретаря комиссии, представленные в порядке, установленном пунктом 1.3 настоящего Положения. По предварительному опросу членов комиссии к запланированной для проведения дате заседания комиссии имеется кворум. Объем материалов, рассматриваемых на комиссии не превышает 30 вопросов в отведенный пунктом 1.2 срок (при наличии вопросов сверх установленного объема обращений рассматриваются в порядке уменьшения степени важности таких обращений в максимально короткие сроки). Отсутствуют иные обстоятельства, объективно препятствующие проведению заседания в установленный срок. При выявлении замечаний к составу материалов или к наличию обязательных согласований до начала заседания комиссии секретарь комиссии направляет инициатору вынесения вопроса такие замечания в рабочем порядке или с использованием функционала Единой отраслевой системы документооборота Корпорации.

1.4. Не позднее чем за три рабочих дня  до проведения заседания комиссии секретарь комиссии рассылает всем членам комиссии приглашение, утвержденную председателем повестку и иные материалы предстоящего заседания.

1.5. В случае приглашения на заседание иных лиц, не являющихся членами комиссии, приглашение рассылается с указанием только тех вопросов повестки, на рассмотрение которых они приглашаются, с приложением соответствующих материалов по указанным в приглашении вопросам.

1.6. Лица, присутствующие на заседании, которые не были ранее заявлены и (или) не имеюь отношения к рассматриваемому вопросу, по требованию председателя комиссии или его заместителя удаляются с заседания.

  Порядок проведения заседаний

2.1. Заседания проводятся не чаще одного раза в неделю. По решению генерального директора Корпорации, в случае установления необходимости в отдельных случаях, может быть установлен иной срок проведения заседания.

2.2. Работу комиссии организует ее председатель, который назначает дату и место проведения заседания, утверждает повестку заседания и ведет заседания.  В отсутствие председателя комиссии его функции осуществляет заместитель председателя.

2.3.        Секретарь комиссии:

обеспечивает подготовку заседаний комиссии;

на основании предложений структурных подразделений Корпорации, ее подведомственных предприятий и организаций, членов комиссии формирует повестку заседания комиссии и представляет на утверждение председателю;

информирует членов комиссии о предстоящем заседании путем направления письменных уведомлений, содержащих повестку дня;

обеспечивает своевременное направление членам комиссии материалов по вопросам повестки дня;

организует подготовку протоколов, решений комиссии для заседаний комиссии;

по итогам заседания комиссии оформляет протокол заседания комиссии.

2.4. Члены комиссии участвуют в работе комиссии лично.

2.5.        Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины состава ее членов.

2.6. При определении кворума по заочному голосованию учитываются члены комиссии, представившие в указанный в бюллетене срок опросные бюллетени по рассматриваемым вопросам.

2.7.        По каждому из вопросов повестки заседания проводится отдельное голосование.

Члены комиссии по всем вопросам, рассматриваемым на заседаниях, голосуют одним из следующих способов: «за», «против» или «воздержался».

Решения комиссии принимаются большинством голосов ее членов, принявших участие в заседании. В случае равенства голосов голос председателя комиссии является решающим.

Блокирование решения комиссии и вынесение вопроса на рассмотрение генерального директора Корпорации является дополнительным полномочием председателя комиссии, представителя Департамента защиты активов.

Окончательное решение отражается в протоколе заседания комиссии, который в этом случае утверждается генеральным директором Корпорации.

2.8. В случае наличия признаков нарушений положений действующего законодательства Российской Федерации или настоящего Стандарта ЦЗК передает материалы по рассматриваемому вопросу в Департамент защиты активов и Департамент контрольно-ревизионной деятельности.

2.9. При недостаточности данных и невозможности членов комиссии принять решение по вынесенному на рассмотрение обращению комиссия отправляет представленные материалы на доработку с обязательным отражением в протоколе причин и требований к необходимым дополнительным материалам.

2.10. Секретарь комиссии ведет протокол, в котором фиксируется ход рассмотрения вопроса (в том числе в части заочного заседания) и принятые на заседании решения.

2.10.1. В течение пяти рабочих дней после проведения заседания секретарь комиссии направляет на согласование членам комиссии проект протокола. При условии отсутствия замечаний проект протокола передается на подпись членам комиссии. После подписания членами комиссии проект протокола передается на подпись председательствующему на заседании лицу.

       2.10.2. Протокол подписывается председательствующим на заседании лицом и секретарем комиссии. Члены комиссии, имеющие особое мнение о решении комиссии, прикладывают к протоколу заседания письменное изложение своего особого мнения о решении комиссии.

2.10.3. Протокол рассылается всем членам комиссии.

2.10.4. Решения комиссии доводятся до сведения заинтересованных лиц в форме выписок из протоколов заседания комиссии.

2.11. Один раз в месяц ЦЗК направляет отчет о закупках, ей согласованных, в адрес генерального директора Корпорации.

3. Ответственность заказчиков, членов комиссии при вынесении вопросов

на рассмотрение ЦЗК

3.1. Ответственность за достоверность информации, представленной на рассмотрение комиссии, несет непосредственно руководитель организации - заказчика закупки либо руководитель структурного подразделения Корпорации - заказчика закупки. 

3.2. Ответственность за достоверность информации, изложенной в докладе представителя заказчика закупки, при рассмотрении внесенного в повестку вопроса, несет непосредственно должностное лицо организации - инициатора вынесения вопроса на рассмотрение, докладывающее по вопросу на заседании комиссии.

3.3. Контроль и ответственность за исполнением принятых комиссией решений возлагается на руководителя заказчика - инициатора вынесения вопроса на рассмотрение.

3.4. Члены комиссии несут ответственность за свою деятельность в составе комиссии в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Хранение протоколов комиссии и материалов

4.1. Подписанные протоколы заседаний комиссии и материалы, на основании которых принимаются решения на заседаниях комиссии, должны храниться в ДМОЗ не менее 5 лет в электронной форме. По истечении данного срока протоколы и материалы могут быть уничтожены.

III. Типовое положение о работе постоянно действующей закупочной комиссии организации1*

Порядок подготовки заседаний комиссии Повестка заседания комиссии формируется на основании предложений подведомственных предприятий и организаций, членов комиссии о рассмотрении относящихся к компетенции комиссии вопросов. Организация подготовки материалов для заседаний комиссии осуществляется ПОСЗД. При выявлении замечаний к составу материалов или к наличию обязательных согласований до начала заседания секретарь комиссии направляет инициатору вынесения вопроса такие замечания в рабочем порядке или с использованием функционала единой отраслевой системы документооборота Корпорации.

1.4. Не позднее чем за три рабочих дня до проведения заседания комиссии секретарь рассылает всем членам комиссии приглашение, утвержденную председателем повестку и иные материалы предстоящего заседания.

1.5. В случае приглашения на заседание иных лиц, не являющихся членами комиссии, приглашение рассылается с указанием только тех вопросов повестки, на рассмотрение которых они приглашаются, с приложением соответствующих материалов по указанным в приглашении вопросам.

1.6. Лица, присутствующие на заседании, которые не были ранее заявлены и (или) не имеют отношения к рассматриваемому вопросу, по требованию председателя комиссии или его заместителя удаляются с заседания.

Порядок проведения заседаний

2.1. Заседания проводятся по мере необходимости. В случае необходимости заседания комиссии проводятся путем опроса (в заочной форме). При проведении заседаний комиссии в очной форме допускается участие в голосовании отсутствующих членов комиссии путем опроса (предоставления опросных бюллетеней).

2.2. Работу комиссии организует ее председатель, который назначает дату и место проведения заседания, утверждает повестку заседания и ведет заседания.  В отсутствие председателя комиссии его функции осуществляет заместитель председателя.

2.3.        Секретарь комиссии:

обеспечивает подготовку заседаний комиссии;

на основании предложений подведомственных предприятий и организаций, членов комиссии формирует повестку заседания комиссии и представляет на утверждение председателю;

информирует членов комиссии о предстоящем заседании путем направления письменных уведомлений, содержащих повестку дня;

обеспечивает своевременное направление членам комиссии материалов по вопросам повестки дня;

организует подготовку протоколов, решений комиссии для заседаний комиссии;

по итогам заседания комиссии оформляет протокол заседания комиссии.

Члены комиссии участвуют в работе комиссии лично или через уполномоченных представителей, действующих на основании и в соответствии с выданными им письменными инструкциями члена комиссии, содержащими его позицию (мнение) по рассматриваемым вопросам. Уполномоченный представитель члена комиссии должен передать инструкцию ответственному секретарю накануне заседания.

2.5. Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины состава ее членов.

2.6. При определении кворума по заочному голосованию учитываются члены комиссии, представившие в указанный в бюллетене срок опросные бюллетени по рассматриваемым вопросам.

2.7.        По каждому из вопросов повестки заседания проводится отдельное голосование.

Члены комиссии по всем вопросам, рассматриваемым на заседаниях, голосуют одним из следующих способов: «за», «против» или «воздержался».

Решения комиссии принимаются большинством голосов ее членов, принявших участие в заседании. В случае равенства голосов голос председателя комиссии является решающим.

2.8. Секретарь комиссии ведет протокол, в котором фиксируются ход рассмотрения вопроса (в том числе в части заочного заседания) и принятые на заседании решения.

2.9. Протокол подписывается председательствующим на заседании лицом и секретарем комиссии. Члены комиссии, имеющие особое мнение о решении комиссии, прикладывают к протоколу заседания письменное изложение своего особого мнения о решении комиссии.

2.10. Протокол рассылается всем членам комиссии.

2.11. Решения комиссии доводятся до сведения заинтересованных лиц в форме выписок из протоколов заседания комиссии.

2.12. Члены органов управления общества, ДМОЗ, а также внешние и внутренние контрольные органы вправе знакомиться с протоколами и материалами заседаний комиссии.

Ответственность заказчиков, членов комиссии при вынесении вопросов на рассмотрение ПДЗК

3.1. Ответственность за достоверность информации, представленной на рассмотрение комиссии, несет непосредственно руководитель организации - заказчика закупки либо руководитель структурного подразделения Корпорации - заказчика закупки. 

3.2. Ответственность за достоверность информации, изложенной в докладе представителя заказчика закупки, при рассмотрении внесенного в повестку вопроса, несет  непосредственно должностное лицо организации - инициатора вынесения вопроса на рассмотрение, докладывающее по вопросу на заседании комиссии.

3.3. Контроль и ответственность за исполнением принятых комиссией решений возлагается на руководителя заказчика - инициатора вынесения вопроса на рассмотрение.

3.4. Члены комиссии несут ответственность за свою деятельность в составе комиссии в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Хранение протоколов комиссии и материалов

       Подписанные протоколы заседаний комиссии и материалы, на основании которых принимаются решения на заседаниях комиссии, должны храниться в ПОСЗД организации - владельца ПДЗК не менее 5 лет.

*В случае необходимости организация дополняет и расширяет Положение с учетом потребностей и специфики работы Организации, при условии согласования проекта Положения с ДМОЗ.