Документальный фонд организации (Университета) составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с органами управления, организациями и гражданами. Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив организации (университета).
Документальный фонд формируется после окончания работы с документами в делопроизводстве. Документы хранятся в структурных подразделениях и используются в справочных целях (сроки определены Основными правилами работы архивов организаций). Наиболее важные документы, которые должны храниться постоянно, передаются на хранение в архив Университета, далее в государственные архивы городского подчинения.
Основой формирования документального фонда Университета является номенклатура дел. Номенклатура дел классификационный справочник, обеспечивающий совместимость документальных и справочных массивов.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, который заводится в организации (Университете), с указанием сроков их хранения и оформляется в установленном порядке.
Различают три вида номенклатур:
1. Типовая номенклатура дел является нормативным документом, составляется для однотипных организаций и устанавливает типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, единую индексацию. (Сбербанк России – типовая номенклатура дел для своих отделений);
2. Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые она распространяется. (Минобрнауки – примерная номенклатура дел вуза).
Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры, которую должна иметь каждая организация.
3. Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном (учебном) году.
В делопроизводстве номенклатура выполняет ряд функций:
- Используется как систематизация при распределении и группировке исполненных документов в дела на календарный (учебный) год; Содержит сроки хранения дел, поэтому является основой проведения экспертизы ценности документов; Используется при построении информационно-поисковой системы по документам; Является основой для составления описей на дела постоянного и долговременного сроков хранения; Имеет справочное значение при изучении структуры Университета.
Таким образом, номенклатура дел является важнейшим организационным документом и определяет не только организацию хранения документов в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве.
Составление номенклатуры дел – функция службы документационного обеспечения управления организации (Университета). При разработке номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в нормативно-методических документах межотраслевого действия:
1. Основные правила работы архивов организаций (Росархив, 2002), ‑ содержат требования к оформлению номенклатуры дел;ХХХ (обложка)
2. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения (Минобрнауки, 1999) – систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения;ХХХ(пара листов)
3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Минкультуры, 2010) – основное пособие при определении сроков хранения документов;ХХХ(обложка)
4. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (постановление Правительства от 01.01.01 г. № 000) и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, 2009) определили, что номенклатура – основа составления документального фонда организации и закрепили основные требования к составлению номенклатуры дел и работе с ней.
При разработке номенклатуры важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности Университета, поэтому к процедуре составления номенклатуры привлекаются руководители и ведущие специалисты. Порядок разработки, составления и оформления номенклатуры дел, сроки разработки и введение в действие определяются Инструкцией по делопроизводству Университета.
Основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел Университета:
- Номенклатура должна охватывать все документы, которые Университет создает в процессе своей деятельности в течение года; Формулировка заголовков должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых отразить состав и содержание документов, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения; Дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т. д.)
Номенклатура дел Университета (сводная) и структурного подразделения составляется по унифицированной форме, закрепленной в Основных правилах работы архивов организаций.
ФОРМА СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов) | Срок хранения и №№ статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела | ||||
ХХХ(форма)
ХХХ(номенклатура кафедры)
Индекс дела ‑ каждому делу, заголовок которого включен в номенклатуру, присваивают свой индекс, он состоит из цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Например, индекс дела 43-03, означает, дело сформировано на кафедре русского языка (номер структурного подразделения – 43), и в номенклатуре дел кафедры заголовок дела располагается под номером «3» (03). При обозначении индексов дел используются арабские цифры.
Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Вначале располагают заголовки дел с организационно-распорядительными документами, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другую документацию.
Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел – составление заголовков. Основное требование – заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса.
Обязательным элементом заголовка дела является: наименование вида документов (приказы, протоколы, планы, переписка и др.), далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела, далее указываютя подлинность или копийность документов, содержащихся в деле.
Например, «Приказы ректора и проректоров по основной деятельности Университета», «Протоколы совещаний проректора по международным связям».
В заголовках дел, содержащих термины «Документы» или «Материалы» в скобках перечисляют основные виды документов.
Например, «Документы (приказы, письма, служебные и докладные записки и т. д. с резолюцией ректора, поставленные на контроль)».
В заголовках дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется.
Например, «Переписка с Правительством Москвы по основной деятельности Университета». Копии.
Кол-во дел (томов) толщина дела не должна превышать 4 см – примерно 250 листов, если число листов превышает этот предел, дело делят на несколько частей – томов.
Срок хранения и №№ статей по перечню – каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются от значимости документов и могут быть постоянными или временными. Определение сроков хранения документов является основанием для их помещения в то или иное дело, дела с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут группироваться вместе.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел Университета (сводная) составлена с использованием Примерной номенклатуры дел ваза (ПНД ВУЗа), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ХХХ (страничка перечня) ‑ основной. Мы можем воспользоваться так же Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-методической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения (Росархив, 2008).
Как пользоваться перечнем, находим содержание – оно состоит из 12 разделов:
1. Организация системы управления
2. Планирование деятельности
3. Финансирование деятельности
4. Учет и отчетность и т. д.
Разделы помогут нам определить тему заголвка. ХХХ-содержание
В содержании находим Указатель видов документов, используя его определяем статью и соответсвенно срок хранения. ХХХ-указатель видов документов
Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются экспертным путем с помощью Экспертной комиссии (ЭК). В графе «Срок хранения» могут быть проставлены отметки «До замены новыми», «До минования надобности», эти пометки используются для определения длительности хранения копий документов, пометки «ЭК» и «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означают, что часть документов дела может иметь научное или историческое значение.
Нормативно установлено – электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Срок хранения исчисляется с 1 января (1 сентября) того года, который следует за годом окончания дела.
Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством 31.12.2013, исчисляется с 01.01.2014 (календарный год) или законченного делопроизводством 31.08.2013, исчисляется с 01.09.2013.
С указанием срока хранения указывается номер статьи и название перечня, который был использован при составлении номенклатуры.
Номенклатура дел одобряется ЭК Университета, подписывается начальником службы ДОУ Университета, согласовывается с ЦЭПК (Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива Москвы) и для придания юридической силы утверждается ректором Университета (вводится в действие приказом по основной деятельности).
Примечание: используется для уточнения нахождения подлинников документов или др.
Существует требование Главархива Москвы обязательных дел в номенклатуре. К ним относятся:
- Приказы и инструктивные письма Министерства образования РФ по вопросам работы структурного подразделения; Приказы ДОгМ по вопросам работы структурного полразделения; Приказы и распоряжения ректора и проректоров университета по основной деятельности; Приказы и распоряжения ректора и проректоров по административно-хозяйственной работе; Положение о структурном подразделении; Должностные инструкции работников структурного подразделения; Протоколы заседаний (большое структурное подразделение: институт, кафедра и т. д., можно по желанию); Годовой план структурного подразделения; Годовой отчет; Журнал регистрации получаемых и отправляемых документов (свой почтовый адрес); Выписка или копия номенклатуры дел структурного подразделения; Описи на дела переданные в архив Университета, акты на уничтожение.
Составление номенклатуры Университета (сводной) происходит следующим образом, структурные подразделения предоставляют проекты номенклатур за подписью руководителя подразделения (бумажный носитель и электронный), затем проекты проверяются работниками службы делопроизводства и архива на содержание обязательных дел, сроков и статей хранения документов, данные сводятся в единую (сводную) таблицу, структурным подразделениям присваиваются порядковые номера согласно структурной схеме Университета, утверждается и вводится в действие приказом.
Согласовывается номенклатура Университета (сводная) с Главархивом Москвы раз в 5 лет, пересматривается ежегодно, если Университет ограничится принятием номенклатуры раз в 5 лет, тогда вновь созданное структурное подразделение принимает свою номенклатуру дел (подписывается руководителем после ее согласования с делопроизводственной службой и архивом Университета).
Порядок формирования дел в структурных подразделениях (нормы и правила формирования дел содержатся в Основных правилах работы архивов организаций и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, закреплены Университетом в Инструкции по делопроизводству).
После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому для хранения документов заводятся папки, для красоты и удобства повсеместно используются «короны», на корешок наносится надпись, включающая в себя индекс и заголовок дела строго по номенклатуре.
Правильное распределение документов в дела – важная задача. Это позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Значение имеет и то, как документы систематизированы внутри дел, т. е. как сформированы дела. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.
При формировании дел должны соблюдаться общие требования:
- В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; Запрещается группировать в дела черновики и дублетные материалы документов (исключение особо ценные), а так же документы подлежащие возврату; Приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; В дело группируются документы одного календарного года.
Исключение составляют:
- переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
- личные дела (формируются в течение всего периода обучения или работы данного лица в Университете);
- дела с документами учебных подразделений (формируются за учебный год);
По объему дела постоянного и долговременного сроков хранения не должны превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. При превышении данных объемов заводится второй, третий и т. д. тома. На каждом томе проставляется общий индекс, заголовок дела и обозначения: «Т. 1», «Т. 2» и т. д.
Быстрота поиска необходимой документной информации зависит от правильной систематизации документов в деле.
Широко используется хронологический порядок – группировка документов за определенный период времени, например, входящие документы – по датам поступления, исходящие – по датам отправления).
В личных дела документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Электронные документы, законченные делопроизводством, так же формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел. Они хранятся на жестком диске специально выделенного компьютера.
При заведении дела в делопроизводстве обязательно оформляют их обложки. На обложку наносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:
- Название организации полное или сокращенное.
Например:
Департамент образования города Москвы
Государственное бюджетное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования города Москвы
«Московский городской педагогический университет»
- Название структурного подразделения: Институт гуманитарных наук, Бухгалтерия и т. д.; Индекс дела по номенклатуре, например: Дело № 23-03, где 23 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела в номенклатуре; Заголовок дела без изменений переносится на обложку из номенклатуры; Крайние даты; Срок хранения дела, 3 года, 5 лет, «постоянно» и т. д. в соответствии с номенклатурой дел.
Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.
