Целью создания этой программной системы был выпуск относительно дешевого "коробочного" продукта, ориентированного на самый широкий круг потребителей различных сфер производства и управления, нуждающихся в простом и эффективном средстве хранения, каталогизации и поиска документов в электронном виде.

Программная система eDocLib реализована в трехуровневой архитектуре в среде Microsoft, в которой доступ пользователей к функциям системы осуществляется с помощью сети Intranet/Internet. На компьютере пользователя системы нужен только Internet Explorer 6.0. На сервере работает Web-сервер системы на базе Internet Information Server, реализующий создание и обработку HTML страниц системы, с которыми работает пользователь. Web-сервер взаимодействует с сервером ядра системы, реализующим функции хранения, обработки, поиска и доступа к данным пользователей системы.

Для хранения данных используется файловая система сервера и база данных. В каталоге файловой системы, закрытой для доступа любых пользователей, кроме системных программ хранятся файлы электронных документов пользователей и файлы регистрационных карточек системы. Файлы электронных документов пользователей – это файлы любого формата. Текстовые файлы регистрационных карточек хранятся в формате XML и содержат реквизиты описания электронных документов и статистическую информацию работы пользователей с ними.

В базе данных системы хранятся каталоги системы, индексные таблицы со значениями реквизитов документов, используемые для быстрого поиска, информация о связях документов с рубриками каталогов и друг с другом, информация о правах доступа пользователей системы и служебная информация. В качестве СУБД сейчас используется MS SQL Server версии 2000.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Система eDocLib не описывает собственных пользователей, а использует пользователей домена, в котором установлен сервер системы, создавая группу пользователей системы. В эту группу администратором системы могут включаться любые пользователи домена, далее им могут назначаться определенные права доступа к документам и функциям системы.

К основным понятиям системы относятся:

    Читальные залы Каталоги Электронные документы.

Читальные зал – это виртуальное место хранения документов и каталогов системы. В системе всегда существует общий читальный зал, в котором хранятся каталоги и документы системы, списки которых доступны для просмотра всем пользователям системы. Потребитель при эксплуатации системы может создавать и другие читальные залы вместе с соответствующими группами пользователей. Пользователи, входящие в группу пользователей читального зала, будут иметь доступ к документам и каталогам этого читального зала. Один и тот же документ или каталог может находиться только в одном читальном зале, а при необходимости, он может быть перемещен в другой читальный зал. Каждый пользователь видит только те читальные залы, в группы которых он входит, и, следовательно, не имеет никакой информации о наличии других читальных залов, документах и каталогах, хранящихся в них.

Каталог – это древовидная структура, состоящая из рубрик каталога. Каждая из рубрик каталога может включать в себя другие рубрики и так далее. Каталоги используются для пользовательской навигации по множеству документов читального зала.

Потребитель может создавать произвольное количество каталогов в любом читальном зале и далее использовать рубрики каталога для рубрикации документов этого читального зала. Каталоги общего читального зала могут использоваться для рубрикации документов любого читального зала. При просмотре рубрики каталога показываются все документы, входящие в данную рубрику.

Каждая рубрика каталога описывается названием и свойствами, разрешающими или запрещающими создание подрубрик к данной рубрике и рубрицирование документов по данной рубрике. Общее количество уровней вложенности каталога ограничивается задаваемым количеством допустимых уровней. При максимальном количестве уровней вложенности, равным единице, каталог отображает просто список рубрик.

Электронный документ состоит из файлов документа и регистрационной карточки документа. Количество файлов одного документа может быть любым. Каждый файл может быть произвольного формата. При этом документальные файлы могут быть просмотрены на компьютере пользователя. Просмотр содержимого файлов осуществляется в двух режимах: в формате HTML или в оригинальном формате. Для просмотра содержимого файла в оригинальном формате нужно, чтобы этот формат либо понимал Internet Explorer, либо на компьютере пользователя были установлены программы, работающие с данным форматом. Для просмотра содержимого файла в формате HTML от содержимого компьютера пользователя ничего не требуется, но на системе должен быть установлен конвертор, умеющий преобразовывать заданный формат файла в HTML. Сейчас в системе используется конвертор для файлов MS Office (*.doc, *.xls, *.ppt).

Карточка документа описывается постоянным неизменяемым составом следующих реквизитов, из которых только название документа является обязательным:

    Название. Этот реквизит выводится в любом просмотре списка документов. Автор. Дата (документа). Вид. Это ссылка на рубрику каталога «Вид документа», который заранее создан в системе. Аннотация. Учетный номер. Гиперссылка (URL). Может использоваться для ссылки на страницу в Интернете. Дата окончания срока хранения. По окончании этого срока документ удаляется из системы.

Кроме вышеописанных реквизитов карточка документа содержит статистику работы пользователей с системой по операциям создания, последнего редактирования, последнего просмотра и удаления документов. Удаленные из системы документы, файлы, рубрики каталога хранятся в системе до выполнения программы удаления мусора, запускаемой периодически на сервере системы. До своего физического удаления удаленные объекты могут быть найдены и восстановлены в системе.

Документы и каталоги системы могут быть созданы и изменены непосредственно в диалоге пользователя с системой или импортированы из заранее подготовленных импортных файлов каталогов и документов. Импортные файлы каталогов и документов – это текстовые файлы формата XML. Простой формат описания позволяет, при необходимости, легко переносить данные из других систем. Экспорт каталогов и документов системы осуществляется в тех же форматах, что и импорт.

Наряду с просмотром и поиском документов по каталогам системы, пользователь может искать требуемые документы по тексту файлов, реквизитам описания, вхождениям в рубрики одного или нескольких каталогов и параметрам статистики документа.

Сейчас система eDocLib общается с пользователем на русском языке, однако архитектурой системы предусмотрена возможность использования произвольного количества языков, и по мере возникновения потребности, количество языков, используемых системой, будет увеличиваться.

Дальнейшее развитие системы eDocLib просматривается по следующим направлениям:

Расширение сервисных функций системы.

    Расширения состава конверторов текстовых файлов и, в первую очередь, файлов формата PDF. Расширение состава используемых СУБД и, в первую очередь, СУБД Oracle. Дополнение рубрик каталога необязательным атрибутом кода рубрики; Поставка необязательной опции – редактора видов документов, позволяющей потребителю создавать свои собственные регистрационные карточки с определяемым потребителем составом реквизитов. Обеспечение хранения и проверки ЭЦП файлов документов. Сопряжение с системами сканирования. Организация подписки и/или извещений о новых поступлениях в библиотеку.

Естественно, возможны и другие направления развития, которые будут определены потребностями рынка предлагаемой системы.

Контактные данные:

«Электронные Офисные Системы»
125009, Москва, ул. Тверская д.29, стр.3
тел./, 209-65-96
E-mail: *****@***ru
http://www. eos. ru