Оформление трудовых книжек

Оформление трудовых книжек.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Без нее не допускается прием на работу, так как трудовая книжка в соответствии со ст. 26 Трудового кодекса РБ -3 (далее – ТК) включена в перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу. Исключение составляют работники, впервые поступающие на работу, и совместители.

Если для работников место работы является основным, то трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней.

Храниться трудовая книжка должна по основному месту работы. Нанимателем по основному месту работы по желанию работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству.

В присутствии лица, впервые поступающего на работу, наниматель на основании приказа о приеме на работу и предъявленных этим лицом документов не позднее недельного срока со дня приема на работу заполняет трудовую книжку.

Внесенные в трудовую книжку сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя.

В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы отдельных разделов, она дополняется вкладышем соответствующего образца.

Работник вправе обратиться к нанимателю по последнему основному месту работы в течение 3 месяцев со дня его увольнения в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней). Наниматель не позднее 15 дней со дня обращения выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат». При потере трудовой книжки по истечении 3 месяцев со дня увольнения наниматель выдает справку о периоде работы у него данного работника, которая является основанием для заведения по новому основному месту работы другой трудовой книжки (вкладыша к ней), также с надписью «Дубликат».

На лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, трудовые книжки не заполняются и записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Исключение составляет увольнение работника в качестве меры дисциплинарного взыскания.

Записи о причинах увольнения должны осуществляться в точном соответствии с формулировками ТК или соответствующего акта законодательства.

Трудовая книжка со всеми записями, внесенными в нее и оформленными в соответствии с предъявляемыми требованиями, выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).

Статьей 79 ТК установлено, что при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выполняется средний заработок за все время вынужденного прогула, а дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки.

В трудовую книжку (вкладыш к ней) записи вносятся нанимателем аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, фиолетового или черного цвета на одном из государственных языков. При этом следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ .

Даты приема на работу, перевода на другую постоянную работу, заключения контракта, увольнения, награждения, поощрения, подготовки и переподготовки, назначения пенсии записываются арабскими цифрами. Число и месяц указываются двумя цифрами, а год – четырьмя.

Пример 1

Согласно приказу работник принят на работу 10 сентября 2008 г. В гр. 2 трудовой книжки следует записать: «10.09.2008».

Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов (распоряжений) нанимателя. Запись, точно совпадающая с формулировкой приказа (распоряжения), вносится после его издания, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.

Сведения о работнике

При первичном оформлении трудовой книжки либо при выдаче дубликата трудовой книжки на первой странице (титульном листе) указываются сведения о работнике.

На основании паспорта или свидетельства о рождении в трудовую книжку вносятся фамилия, имя, отчество (полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами). Не допускается вносить указанные сведения со слов работника.

Только на основании соответствующих документов (аттестата, свидетельства, диплома и т. п.) записываются сведения о б образовании (общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее), профессии, специальности.

Работник своей подписью заверяет правильность занесенных сведений после указания даты заполнения трудовой книжки.

Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя.

Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих такие сведения, со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия, и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ делается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

МУ № 000

Фамилия                                                Матвейчук

Имя                                                        Татьяна

Отчество                                                Сергеевна

Дата рождения                                        15 мая 1985г.

Образование                                        высшее

Профессия, специальность                        маркетолог

Дата заполнения                                        2 августа 2005г.

Подпись владельца книжки                        Овсеева

М. Н. () Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки.

Кравченко

(разборчиво)

(Фамилия Матвейчук дописана на основании свидетельства о браке серии II – ВН )

Сведения о работе

До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа вносятся следующие записи:

- о времени службы в составе Вооруженных Сил, в органах Комитета госбезопасности, МВД, в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на них не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы;

- о времени дневного обучения в высших и средних специальных учебных заведениях, аспирантуре, клинической ординатуре, докторантуре (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), в профессионально-технических и других училищах, школах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации;

- о времени работы в качестве члена колхоза – в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж работника.

Сведения о работе

Номер записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
число	месяц	год
1	2	3	4
01 28	09 06	1998 2003	Учеба в Белорусском государственном экономическом университете	Диплом от 01.01.2001 № 000

При внесении записи о приеме на работу в гр. 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка записывается полное наименование нанимателя.

Под этим заголовком в гр. 1 ставится порядковый номер вносимой записи, а в гр. 2 указывается дата приема на работу.

В гр. 3 делается запись: «Принят (или назначен) в такое-то подразделение, цех, отдел, участок, производство» с указанием их конкретного наименования, а также профессии, должности, работы, квалификационного разряда, класса, категории, сведений об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Сведения о работе

Номер записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
число	месяц	год
1	2	3	4
Закрытое акционерное общество «Марисей»
1	02	08	2005	Принят на должность технолога в отдел технического контроля	Приказ от 01.01.2001

Запись о приеме на работу в производство или структурное подразделение по профессии, должности, дающим право на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утвержденными постановлением Совета Министров РБ , должна содержать сведения, уточняющие характер выполняемой работы, для правильного решения вопроса, по какому из этих списков работник имеет право на льготную пенсию.

В трудовых книжках женщин, имеющих право на пенсию за работу с особыми условиями труда и выслугу лет, производится запись о периоде нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

В случае заключения трудового договора о работе на условиях неполного рабочего времени сведения о работе вносятся в трудовую книжку работника согласно общим требованиям, но без указания данного условия.

Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в том же порядке, как и при приеме на работу,

только вместо слова «принят» записывается «переведен». При этом не указывается причина перевода. Внесение записей о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольно данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ не допускается.

1	2	3	4
2	02	09	2008	Переведен на должность заместителя начальника отдела маркетинга	Приказ от 01.01.2001

При присвоении работнику квалификационного разряда, класса, категории по его профессии, специальности, должности ( впервые либо нового, более высокого) каждый раз делается соответствующая запись: «Присвоен такой-то квалификационный разряд, класс, категория».

1	2	3	4
2	04	08	2008	Присвоена 1-ая категория экономиста	Приказ от 01.01.2001

Получение рабочим второй и последующих профессий отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий. В трудовой книжке в таких случаях в гр. 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в гр. 2 – дата получения второй профессии, в гр. 3 указываются профессия и разряд, в гр. 4 – соответствующее удостоверение, его номер и дата.

1	2	3	4
2	08	08	2008	Получена вторая профессия – электрогазосварщик с присвоением 30го разряда	Удостовереиие

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в гр. 1 ставится порядковый номер записи; в гр. 2 – дата увольнения; в гр. 3 – причина увольнения и ссылка на правовую норму; в гр. 4 – указывается основание внесения записи (приказ (распоряжение)).

Если трудовой договор расторгается по желанию работника при наличии уважительной причины, с которой законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины.

1	2	3	4
3	14	08	2008	Уволен по требованию работника в связи с болезнью, п. 3 ст. 35 Трудового кодекса РБ. Начальник ОК	Приказ от 01.01.2001

При увольнении работника в связи с его переводом к другому нанимателю в его трудовой книжке как в записи об увольнении, так и в записи о приеме на работу в гр. 3 указывается данное обстоятельство.

1	2	3	4
3	25	09	2008	Уволен в связи с переводом в , п. 4 ст. 35 Трудового кодекса РБ. Начальник ОК	Приказ от 01.01.2001

1	2	3	4
Закрытое акционерное общество
4	26	09	2008	Принят в порядке перевода на должность начальника отдела сбыта.	Приказ от 01.01.2001

Сведения о награждениях и поощрениях

В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки работника вносятся сведения:

- о награждении орденами и медалями Республики Беларусь, производимом в установленном законодательством порядке за успехи в работе;

- присвоение званий (например, «Лауреат Государственной премии Республики Беларусь»);

- награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;

- поощрениях, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка (например, объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.).

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в гр. 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование нанимателя; ниже в гр. 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая течении всего периода трудовой деятельности работника); в гр. 2 ставится дата награждения или поощрения; в гр. 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением; в гр. 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

Сведения о назначении пенсии

При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, а также пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются пожизненно, в трудовой книжке образца 1995 г. Органами по труду и социальной защите в разделе «Сведения о назначении пенсии» ставится штамп «Пенсия назначена». В трудовой книжке ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.

Внесение изменений в записи трудовой книжки.

Исправление записей в разделе «Сведения о работе» осуществляется следующим образом: в гр. 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна», и далее приводится правильный вариант сведений, в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись.

Необходимо помнить, что зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» не допускается.

1	2	3	4
5	26	09	2008	Запись № 4 недействительна. Принят в порядке перевода на должность начальника отдела маркетинга. Начальник ОК	Приказ от 01.01.2001

Если в период работы происходит передача организации из подчинения одному органу в подчинение другому, смена собственника имущества или реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, иное преобразование) организации, а трудовые отношения с согласия работника продолжаются, то об этом отдельной строкой в гр. 3 трудовой книжки производится соответствующая запись, а в гр. 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения), на основании которого указанные изменения произошли.

1	2	3	4
6	26	10	2007	Согласно решению собрания акционеров от 01.01.2001 переименовано  в закрытое акционерное общество «Звезда»	Решение Мингорисполкома от 01.01.2001 № 000

Необходимо помнить, что в сведения о работе, о награждениях и поощрениях за успехи в работе исправления вносятся на основании подлинника приказа (распоряжения) нанимателя и должны полностью соответствовать приведенной в этом приказе (распоряжении) формулировке.

Если приказ (распоряжение) утрачен, исправление сведений о работе может быть произведено на основании других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника: лицевых счетов и ведомостей расчета и (или) выдачи заработной платы, приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков, иных документов. Причем исправление записей допускается только за тот период времени, который подтверждается названными документами.

Пример 2

В трудовой книжке работника записано, что он был переведен из цеха с обычными условиями труда в цех с вредными условиями труда в 1999 г. Работник утверждает, что перевод был осуществлен в 1997 г. Подлинник приказа в архиве организации не обнаружен. Вместе с тем на предприятии имеются ведомости на выдачу заработной платы и табели учета использования рабочего времени, согласно которым работник числился работающим в цехе с вредными условиями труда в 1998 г.

В данном случае в трудовую книжку работника могут быть внесены исправления только за один год.

Отсутствие необходимых документальных данных исключает возможность внесения исправлений в сведения о работе.

Обращаем также внимание, что в трудовые книжки работников на основании приказа нанимателя вносятся соответствующие изменения и дополнения, если они внесены в установленном порядке в Единый квалификационный справочник должностей служащих, а также в штатное расписание (после того, как эта информация будет доведена до сведения работников).

В случаях, когда работник был незаконно переведен на другую постоянную работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежнем месте работы, исправление в трудовую книжку вносится в таком же порядке: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».

Аналогичным образом изменяется формулировка основания увольнения: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен …», и указывается новая формулировка. В этой графе не делается ссылка на решение судебных органов о восстановлении на работе работника.

По просьбе работника нанимателем, внесшим такую запись, выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее этой записи. На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы по труду и социальной защите для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу к нанимателю, выдавшему указанный дубликат.

В аналогичном порядке признается недействительной запись и выдается дубликат трудовой книжки работнику в случае признания в установленном законодательством порядке незаконными привлечения к уголовной ответственности, осуждения, послуживших причиной отстранения от должности, освобождения от работы (должности).

Вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка дополняется вкладышем, когда в ней заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них. Вкладыш вшивается между последним листом и правой обложкой трудовой книжки, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

На титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указывается серия и номер вкладыша.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Следует учесть, что при необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного образца).