«Документационное обеспечение управления»

КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ

Санкт-Петербургское государственное бюджетное

образовательное учреждение среднего профессионального образования

«Промышленно-экономический колледж»

Заочное отделение

Специальность:

21.02.05  «Земельно-имущественные отношения»

КОНТРОЛЬНАЯ работа № 1

по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

студента группы        53604        

ФИО студента         

Адрес                -32

E-mail:        *****@***ru

телефон:        [phone]

       2015 год        

Страницы
1.	Значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Устав, Должностная инструкция.	3
1.1	Значение организационных документов. Виды организационных документов.	3
1.2	Значение и правила оформления Устава и учредительного договора	6
1.3	Значение и правила оформления Должностной инструкции	8
2.	Технология работы с документами в организации: Предварительное рассмотрение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.	10
2.1	Предварительное рассмотрение внутренней и исходящей корреспонденции	10
2.2	Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции	12
3.	Практическое задание	13
4	Список литературы	15

СОДЕРЖАНИЕ

1. ЗНАЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. ЗНАЧЕНИЕ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ УСТАВ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1.1. Значение организационных документов.

Виды организационных документов

Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

К основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия. Организационные документы незаменимы, если мы хотим создать хорошо работающее, отлаженное производство, это азы, можно сказать  — как паспорт у человека ­ —  так и документы у предприятия. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

устав организации; положение об организации; учредительный договор; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламент; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

положение об отделе кадров; структура и штатная численность аппарата Министерства; инструкция о ведении бухгалтерского учета; должностная инструкция референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно - правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

1.2. Значение и правила оформления Устава и учредительного договора

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т. д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждении утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т. д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т. д. После текста ставится подпись руководителя.

Учредительный договор — договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

В силу толкования ст. 52 ГК РФ, учредительные договоры по своему статусу относятся к учредительным документам, что косвенно подтверждается ст. 70 и 83 ГК РФ, а также прямо указано в ст. 89 и 122 ГК РФ.

Договор об учреждении общества с ограниченной ответственностью не является учредительным документом общества.

В соответствии с п. 2 ст. 52 ГК РФ учредительные договоры должны соответствовать следующим требованиям:

«В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.»

1.3. Значение и правила оформления Должностной инструкции

Должностная инструкция — организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

наименование министерства или ведомства; наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок в именительном падеже; гриф утверждения; текст; подпись автора; визы.

2. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ:ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩЕЙ, ИСХОДЯЩЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

2.1. Предварительное рассмотрение внутренней и исходящей корреспонденции

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы делопроизводства, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

Задача службы делопроизводства на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

2.2. Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Закрытое акционерное общество «КОМТЕХ» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 01.10.2012 №17 г. Ярославль делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _________ 02.09.2012

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.

1.4. Делопроизводитель должен знать:

1.4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

1.4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

1.4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

1.4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

В своей деятельности делопроизводитель обязан:

2.1. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.

2.2. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

3. ПРАВА

3.1. Требовать в пределах, возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.

3.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.

4.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.

Руководитель службы ДОУ Юрист ___________ 01.10.2012 С должностной инструкцией ознакомлен 05.12.2014 В дело №22-45 ________05.12.2014

_________________ _________________

4. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основные источники

, Делопроизводство Организация и ведение, М.: КноРус, 2011г. Чукавовенков   оформления документов. -  М.: ПРОСПЕКТ, 2010.

Дополнительные источники

«Деловое письмо. Методика составления и оформления». - М.: Омега-Л, 2011г. Кирсанова Делопроизводство, М.: ИНФРА-М, 2011 г.

Электронные ресурсы

http://bibliotekar. ru/biznes-58/10.htm http://in-pu11.narod. ru/literature/delopro/div1/gl8.html http://libsib. ru/deloprozvodstvo/sistema-ord-organizatsionnie-rasporyaditelnie-i-informatsionno-spravochnie-dokumenti/organizatsionnie-dokumenti-ich-naznachenie-i-osnovnie-vidi

       

.