Задание на закупку системы электронного документооборота

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель начальника

Государственной инспекции

охраны животного и растительного мира

при Президенте Республики Беларусь

__________________

  «12» апреля 2017г.

ЗАДАНИЕ

на закупку системы электронного документооборота

Предмет закупки

       Ведомственная система электронного документооборота (далее – ВСЭД), обеспечивающая интеграцию с Системой межведомственного электронного документооборота Государственных органов (далее – СМДО) в Государственной инспекции охраны животного и растительного мира при Президенте Республики Беларусь (далее – Госинспекция).

Назначение

       ВСЭД предназначена для автоматизации и оптимизации функций ведения делопроизводства в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

       ВСЭД должна обеспечивать интеграцию с СМДО, с помощью унифицированного XML-формата, с использованием Электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) и реализации механизмов гарантированной доставки электронных сообщений.

       Объем закупки (количество автоматизированных рабочих мест пользователей системы – от 5 одновременных пользователей).

Цели

       Основной целью внедрения ВСЭД является обеспечение оперативного и эффективного информационного взаимодействия согласно организационной структуре.

       Ключевые цели, которые должны быть решены при внедрении ВСЭД:

       повышение эффективности с документами;

сокращение накладных расходов, связанных с делопроизводством;

       сокращение количества документов на бумажных носителях;

автоматизация документооборота между территориально распределенными организациями;

       уменьшение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов;

       повышение эффективности и исполнения поручений и документов;

       улучшение контроля исполнительской дисциплины;

       автоматизированное формирование отчетности.

Задачи

       Система должна решать следующие задачи:

       

обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящих, исходящих и внутренних документов;

       обеспечить полный жизненный цикл организационно-распорядительных документов в электронном виде;

       обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;

       предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;

       предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;

предоставить механизм отчетности по исполнению поручений;

       обеспечить безопасность и доступность работы в системе;

       обеспечить работу системы с территориально удаленными организациями;

       сократить временные затраты при обработке больших объемов данных.

Требования к системе

Требования к ВСЭД в целом

       ВСЭД должна автоматизировать документооборот, включая делопроизводство, контроль исполнительской дисциплины, работу с обращениями граждан и юридических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, договорами, ведение архива, а также обеспечивать информационное взаимодействие структурных подразделений, подключенных к ВСЭД, независимо от состава информации.

       ВСЭД должна взаимодействовать с СМДО с применением формата обмена данными, сформированного республиканским унитарным предприятием «Национальный центр электронных услуг» (далее – НЦЭУ) (технические характеристики такого формата размещаются на информационных ресурсах НЦЭУ в глобальной компьютерной сети Интернет, открытых для свободного доступа);

       ВСЭД должна иметь средства подписания документов электронной цифровой подписью (ЭЦП), имеющих сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь, и положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы, выданное в порядке, установленном законодательством.

       ВСЭД должна иметь в своем составе инструменты, позволяющие руководящему составу (начальнику и его заместителям, начальникам структурных подразделений) получать различные статистические данные:

       

об объеме документооборота;

       сроках исполнения и количестве документов в разрезе исполнителей, корреспондентов, видов документов;

       показатели исполнительской дисциплины и другие показатели деятельности, с целью их последующего анализа и принятия качественных управленческих решений.

Требования к архитектуре построения

       Предлагаемое решение для ВСЭД должно:

являться клиент-серверным приложением;

выполняться на сервере на операционной системе Windows Server 2008 R2 x64 или Windows Server 2012 R2 x64;

хранить свои данные в сервере баз данных Microsoft SQL Server 2012-2014, также возможно хранение присоединённых файлов в файловой системе операционной системы сервера;

работать в качестве web-приложения на сервере государственного предприятия;

использовать трёхуровневую архитектуру (сервер баз данных, сервер приложений и «тонкий клиент», в качестве которого выступает интернет-браузер);

клиентское программное обеспечение, в рамках технологии клиент-сервер, должно представлять собой интернет-браузер (должны поддерживаться следующие браузеры: Microsoft Internet Explorer, Google Chrome версии 45 и выше, Mozilla Firefox версии 41 и выше);

       поддерживаться аутентификация с помощью с Windows Active Directory;

поддерживать масштабируемость и увеличение количества рабочих мест без изменения архитектуры системы;

иметь открытый код для возможности внесения изменений в функциональные возможности системы ответственными работниками Госинспекции;

иметь инструментальные средства, позволяющие специалистам Госинспекции производить доработку ВСЭД без использования внешних сред (например, изменить порядок визирования приказа или хозяйственного договора, статистические данные, регистрацию договоров);

иметь интерфейс администрирования, позволяющий администраторам редактировать права пользователей и документов;

иметь встроенные средства резервного копирования своих данных;

Требования к функциональным возможностям ВСЭД

Общие:

поддержка территориально-распределенного режима работы;

возможность аутентификации пользователей;

возможность интеграции с электронной почтой;

поддержка XML-формата;

возможность организации резервного копирования.

Делопроизводство:

автоматизация документооборота, включая регистрацию, рассмотрение, согласование, подписание, отправку входящих, исходящих, внутренних организационно-распорядительных документов, а так же учет документов поставленными на контроль;

взаимодействие организаций через СМДО и подписание документов ЭЦП;

работа с обращениями граждан и юридических лиц (регистрация, внесение резолюции, контроль исполнение, напоминание о сроках исполнения);

создание электронного архива документов;

регистрация, рассмотрение, согласование, направление на исполнение входящих, исходящих, внутренних документов.

возможность самостоятельной разработки отчетов по выбранным параметрам в различных разрезах информации;

контроль сроков исполнения резолюций и поручений с извещением пользователей об истечении сроков исполнения, переносе сроков задач;

настройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предусмотренный контроль;

контроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной системе;

списание в дело по номенклатуре дел;

ведение описей дел, поиск списанных в дела документов;

организация хранения документов (создание и хранение документов различных форматов: тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, PDF, рисунки, видео и др.);

работа с содержанием документов (просмотр, редактирование - для редактируемых форматов);

соблюдение режима конфиденциальности и разграничение прав доступа к документам;

возможность подготовки и оформления документов, регистрационной контрольной карточки (далее – РКК) на основе шаблонов с заполнением заранее определенных атрибутов и с возможностью вывода в них изображений штрихкода документа. Понятие шаблон документа относится к файлам документов, созданных на основе продуктов Microsoft Word, Open Оffice;

возможность быстрого поиска необходимой информации (полнотекстовый поиск) по всем реквизитам РКК (название вида документа, дата, индекс документа, срок исполнения, исполнитель);

контроль заполнения обязательных полей в РКК;

добавление документов в систему с различных носителей, в том числе массовый (поточный) ввод документов со сканера;

возможность создания версий документов, в том числе на основе версий текущего документа. При этом каждый документ может иметь неограниченное количество версий. ПО СЭД должно хранить историю изменений документов;

возможность поддержки стадий жизненного цикла документов (проект на согласовании, согласован, не согласован, на утверждении,  утвержден,  не утвержден, на регистрации, зарегистрирован,  на рассмотрении,  рассмотрен, на исполнении, исполнен);

возможность установления логических связей между документами;

необходимость длительной самостоятельной работы с документом (проектом документа) пользователю должны быть предоставлены механизмы блокирования его на время работы с ним, при этом документ (текст документа) должен быть недоступен для редактирования другими пользователями (заблокирован). Другие пользователи могут только просматривать документ, карточку документа, а также пользователя, который заблокировал документ;

возможность создания и сохранения версий документов в процессе согласования;

создание и ведение РКК для документов, подлежащих учету за исполнением;

возможность выводить на печать РКК документов, зарегистрированных в системе;

формирование и контроль поручений, не связанных с регистрационными документами;

возможность подписывать документы с помощью ключей цифровой подписи;

извещение пользователей о новых событиях (таких, как получение нового задания, нового документа и т. п.) по электронной почте;

ведение номенклатуры дел;

­наличие системы проверки орфографии;

  наличие проверки дубликата созданного документа при регистрации;

создание статистической отчетности;

поддерживаемые виды документов: входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, обращения граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, приказы, докладные записки, поручения, протоколы совещаний, договора.

Информационная безопасность

разграничение прав доступа пользователей;

возможность использования ЭЦП;

обеспечение оперативного хранения электронных документов.

Требования к реализации функций организационно-распорядительного документооборота.

В рамках организационно - распорядительного документооборота
ВСЭД должна автоматизировать операции по обработке документов:

ведение регистрационных журналов в электронной форме;

внесение резолюции по документу (создание поручения) с
указанием исполнителей, соисполнителей и срока исполнения;

просмотр текста полученного документа;

отправка с отчетом по исполнению поручения документа,
являющегося результатом исполнения;

контроль своевременности исполнений резолюций;

контроль исполнения (входящих, исходящих документов, приказов, протоколов совещаний, докладных записок) на стадии завершения, подтверждение исполнения и снятие с контроля, уведомление лица, поставившего документ на контроль;

получение отчета исполнителя по поручению и снятие документа с контроля или отправку поручения на доработку в случае неудовлетворительного результата исполнения;

отмена поручения (отмена исполнения поручения);

формирование и контроль произвольных поручений, не связанных с документами;

рассылка исходящей корреспонденции с использованием списков рассылки;

списание документа в дело согласно номенклатуре дел;

поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению документов;

вывод на печать документа;

контроль сроков исполнения поручения, формирование отчетов по контролю сроков исполнения, перечню невыполненных поручений, просроченных документов, исполнителям;

списание документов в архив.

Требования к реализации функции работы с обращениями граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц:

В рамках работы с обращениями ВСЭД должна автоматизировать операции по учету обращений:

регистрация обращений с автоматическим присвоением номера в соответствии с заданными правилами;

внесение резолюции по обращениям (создание поручения) с указанием исполнителей и срока исполнения;

фиксирование всех работ по обращению в карточке обращения;

связывание с карточкой обращения всех документов, появившихся в процессе рассмотрения обращения;

контроль исполнения поручений по обращениям граждан;

поиск обращений;

вывод на печать обращения;

формирование отчетов по срокам рассмотрения, видам заявителей, тематике, форме, месту совершения, результатам рассмотрения, исполнителям, количеству;

Требования к реализации функции работы с договорами:

В рамках работы с договорами ВСЭД должна автоматизировать операции по учету договоров:

регистрация договоров с автоматическим присвоением номера в соответствии с заданными правилами;

создание поручения по договору с указанием исполнителей и срока исполнения;

фиксирование всех работ по договору;

контроль исполнения поручений по договору;

поиск договоров;

вывод на печать договора;

формирование отчетов по срокам подготовки, рассмотрения, заключения договоров, контрагентам, исполнителям.

Требования к реализации функции «Архивное дело»:

Ведение архива документов (архивное дело, документ в архивном деле)

ведение номенклатуры дел;

ведение описей дел, поиск списанных в дела документов;
подготовка и уничтожение дела;

формирование сдаточной описи дел, актов об уничтожении дел.