Автоматизация работы архивной службы предприятия (часть 1).

Н. А. ЗВЕРЕВА,

преподаватель

ИАИ РГГУ, эксперт "Гильдии Управляющих Документацией"

Одна из основных задач архивной службы предприятия – обеспечение хранения документации с целью ее дальнейшего использования. Этот процесс предполагает обработку больших объемов информации. Чтобы оперативно осуществлять учет и розыск документов, создаются системы научно-справочного аппарата (НСА), о которых уже говорилось ранее*.

*  Справочник секретаря и офис-менеджера, N 5, 2004.

В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников. Организация учета дел и документов – это создание базы данных о составе и содержании фонда. Данная работа весьма трудоемка и как никакая другая требует автоматизации.

Основная цель автоматизации – внедрение современных технологий. 

Рутинный ручной труд крайне затратен, содержит высокую степень вероятности ошибок, зависит от уровня квалификации работников. Автоматизация в перспективе своей снижает издержки и экономически эффективна. А, как известно, снижение затрат – один из рычагов успешного бизнеса.

Возможности и преимущества автоматизации

Автоматизация работы архивной службы позволяет:

    Построить систему документооборота в зависимости от жизненного цикла документа – от планирования и создания дела (плановая номенклатура), движения документов, его комплектующих, сдачи его в архив организации и до уничтожения дела или передачи на последующее хранение в учреждения государственной архивной службы. Снизить трудозатраты и трудоемкость процесса работы архивиста практически по всем направлениям (учет, поиск, экспертиза ценности, контроль движения дел, контроль использования и т. д.). Повысить эффективность и качество работы архивиста. Существенно ускорить работу над запросом и получить полноценную информацию при осуществлении поиска документа. Облегчить процесс экспертизы ценности документов. В автоматическом режиме, используя типовые перечни со сроками хранения документов, ее можно осуществлять уже на этапе создания плановой номенклатуры дел. Появляется возможность формировать описи дел по заданным параметрам (по срокам хранения, с истекшими сроками хранения на определенную дату, по видам дел и т. д.), выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения, в заданных шаблонах формировать акты дел, подлежащих уничтожению. Гибко вести все архивные справочники. Единожды создавать справочники, внося информацию о деле/документе, далее лишь корректируя и дополняя информацию в учетном регистре. Например, экспортировать данные из сдаточных описей в сводную базу данных, оперативно переделывать топографические указатели в случае переезда, своевременно осуществлять контроль возврата выданных дел из хранилища и  т. д. Унифицировать и стандартизировать формы и образцы как учетных, так и других документов организации. Что влечет унификацию самого процесса работы с документом, систему документооборота предприятия в целом, повышая их эффективность. За счет возможности оперативного получения статистических данных планировать архивные площади, материальные затраты на содержание, сокращая издержки; принимать кадровые решения. Расширить возможности доступа к информации, определить и разграничить права доступа пользователей к тому или иному роду информации (сетевой доступ). Учитывать при систематизации фондов гибкую и часто меняющуюся структуру коммерческой организации. Вести учет по фондам в случае объединенного архива в организациях холдингового типа или имеющих разветвленную сеть отделений и филиалов. Снять важность "человеческого фактора", когда оперативность получения и полноценность информации определяют опыт человека, условия, в которых он трудится, возможные ошибки и т. д.


Столь очевидные "плюсы" автоматизации естественно дополняются "минусами".

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Среди них следует отметить два наиболее существенных:

    Автоматизация требует финансовых затрат на покупку, установку и поддержание  программного обеспечения (ПО). Но, как отмечалось, – это быстро окупается. Срок окупаемости зависит от размеров организации. Также это выражается не только в прямой экономии на количестве рабочих мест, но и в оперативном и своевременном принятии решения производственных вопросов. Автоматизация на этапе внедрения трудозатратна, требует обучения персонала, выработки определенных навыков и умения работы с базами данных, перевода баз данных из традиционных систем. Срок внедрения зависит от квалификации персонала, его способности осваивать новые технологии. Автоматизация архивной службы позволит существенно снизить издержки на содержание архива предприятия. Вложения в программный продукт окупятся в среднем через год.


Внедрение автоматизации архивной службы

В случае принятия решения о целесообразности автоматизации предстоит ответить на ряд следующих вопросов:

Когда покупать программное обеспечение?

Автоматизировать процессы необходимо, если:

    в службе ДОУ объем регистрируемых документов (входящая, исходящая документация, ОРД) превышает 10 000 уч. ед. в год и ежегодно возрастает в 1,5 раза; в архивной службе объем фонда более 5000 ед. хранения и темп роста документооборота ежегодно составляет более 50%.


Каковы функции и задачи автоматизированной системы?

В основном это функции и задачи, выполняемые всеми вместе взятыми архивными справочниками: регистрационная, учетная, контрольная,  справочно-поисковая.

Каким требованиям она должна удовлетворять?

Основные требования к автоматизированной системе архивной службы:

    соответствие стандартам и нормам, принятым в делопроизводстве и архивном деле; правилам работы архивов (нормативным и методическим документам, ГОСТам); совместимость с установленными делопроизводственными программами; совместимость, взаимоприемлемость, корректность переноса данных из уже имеющихся архивных справочников, существующих в электронном виде (например, Word, Excel и т. д.); сетевая версия, возможность управления доступом; удобный интерфейс.

Какое программное обеспечение устанавливать?

Существует несколько вариантов:

    разрабатывать самостоятельно; заказывать сторонней IT-компании; выбрать и купить одно из предлагаемых на рынке ПО.

Самостоятельно разрабатывать программное обеспечение можно в случае, если ваша служба IT имеет программистов высокого уровня; вы уверены, что сможете на должном уровне поставить задачу и составить техническое задание; что ничто из предлагаемого на рынке ПО не способно удовлетворить всем вашим требованиям и учесть всю специфику вашего архивного фонда.

Заказывать сторонней IT-компании обеспечение можно, если вы не уверены в собственной IT-службе или она не берется за указанные задачи. Но опять же положительный результат возможен только при грамотной постановке задач и  технического задания.

Надо заметить, что указанные пути сложны и чреваты скрытыми последствиями, связанными с дальнейшей эксплуатацией и поддержкой ПО, а также его дороговизной.

Очевидно, что изучение рынка ПО и выбор наиболее приемлемого для вас варианта – более простой путь (да и дешевле). Остановимся на этой теме более подробно.

Краткий обзор рынка программного обеспечения

Необходимо отметить, что рынок специального ПО для архивной службы не богат по сравнению со службой ДОУ. Это вполне закономерно, поскольку спрос на него долгое время был невысок. Поэтому конкурентных программ на этом рынке пока немного.

Основные разработчики ПО для архивной службы предприятий:

    ВНИИДАД; корпорация "Электронный архив"; компания "ЛАНИТ (Лаборатория Новых Информационных Технологий)"; компания "ЭОС (Электронные офисные системы)".

Какие же продукты предлагают эти фирмы? Подробное описание программного обеспечения каждой из названных компаний вы найдете в следующем номере журнала.

Источник: www. sekretariat. ru