Регламент использования корпоративной электронной почтовой системы работниками УрФУ СМК-ДП-03-20

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

__________

«___» _____________20__г.

РЕГЛАМЕНТ

использования корпоративной электронной почтовой системы работниками УрФУ

СМК-ДП-__-03-___-20__

Версия 1

Дата введения:

Приказ №_______ от _________

Екатеринбург

2016

Содержание

1.        Назначение и область применения        3

2.        Нормативные ссылки        3

3.        Термины, определения и сокращения        3

4.        Использование корпоративной почты        5

4.1.Описание КЭПС        5

4.2.Квоты почтовых ящиков        5

4.3.Конфиденциальность в КЭПС        6

4.4.Выделение и настройка почтового ящика        6

4.5.Сетевой архив и Архивная база данных (АБД)        7

4.6.Ведение адресной книги и почтовые адреса        7

4.7.Система аудита и контроля квоты почтовых ящиков        8

4.8.Удаление и блокировка персональных почтовых ящиков        8

4.9.Ограничения использования КЭПС        9

4.10.Использование автоматических ответов.        9

4.11.Массовая рассылка сообщений.        10

4.12.Роли администраторов        11

4.13.Резервное копирование и восстановление серверов КЭПС.        11

5.        Документация        12

Приложение 1        13

Приложение 1 (форма)        14

Приложение 2        15

Приложение 3        16

Приложение 4 (форма)        17

Лист рассылки        18

Лист регистрации изменений        19

Назначение и область применения

Настоящий Регламент разработан в целях установления единого порядка использования корпоративной электронной почтовой системы (далее - КЭПС) Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России » (далее – УрФУ), обязательного для использования в работе всеми работниками и обучающимися УрФУ.

Настоящий Регламент устанавливает правила и условия обеспечения бесперебойной работы и эффективного использования КЭПС в интересах деятельности УрФУ.

Настоящий Регламент не определяет порядок работы с документами, направляемыми и получаемыми по КЭПС.

Каждый работник или аспирант УрФУ может иметь персональный почтовый ящик в КЭПС и использовать его в рамках выполнения своих трудовых обязанностей или научной деятельности.

Вся информация и сообщения, которые были созданы, отправлены, приняты или сохранены посредством КЭПС, принадлежат УрФУ, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Настоящий регламент распространяется на всех работников УрФУ.

Настоящий регламент охватывает процессы администрирования КЭПС.

Нормативные ссылки

Настоящая процедура разработана с учетом следующих нормативных документов:

Регламент администрирования единого каталога AT. URFU. RU от 01.01.2001 г. Приказ «О введении в действие Положения об использовании сервисов единого каталога AT. URFU. RU в сети УрФУ» г. Приказ «О вводе в промышленную эксплуатацию сервисов единого каталога и корпоративной почты» г. Термины, определения и сокращения

Термины и сокращения, используемые в тексте документа, приведены и расшифрованы в табл.1 и в табл. 2.

Таблица 1. Сокращения и обозначения

№	Сокращения	Полное наименование
1	УрФУ, университет	федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России ».
2	КЭПС	корпоративная электронная почтовая система, объединяющая всех пользователей УрФУ.
3	Дирекция ИТ	Дирекция информационных технологий УрФУ.
4	ОБС	Отдел базовых сервисов Управления информационно-телекоммуникационной инфраструктуры Дирекции информационных технологий УрФУ.
5	УПП	Управление поддержки пользователей Дирекции информационных технологий УрФУ.

Таблица 2. Термины и определения

№	Термин	Определение
1	Пользователь	Работник или обучающийся УрФУ, которому предоставлено право пользования КЭПС УрФУ
2	Персональный почтовый ящик	Почтовый ящик, выделяемый персонально каждому пользователю.
3	Общий почтовый ящик	Специальный почтовый ящик, созданный для организации взаимодействия с подразделением в рамках корпоративной почтовой систем.
4	Корпоративная учетная запись	Личная учетная запись пользователя в корпоративном каталоге единой системы аутентификации пользователей.
5	Адресная книга	Специальный список, содержащий информацию о пользователях, комнатах, оборудовании и группах рассылки.  Адресная книга может содержать следующую информацию о пользователях КЭПС: а) основная информация: ФИО, логин, занимаемая должность, отдел, руководитель и т. д. б) контактная информация: домашний, рабочий и мобильный телефоны, адрес электронной почты, адрес и т. д. в) другая информация.
6	Листы рассылки	Хранящиеся локально группы почтовых адресов, объединенные по каким-либо признакам, не выделенного почтового адреса и предназначенные для облегчения отдельному пользователю осуществления массовых рассылок.
7	Группы рассылки	Централизованно хранящиеся специальные группы почтовых адресов пользователей КЭПС, объединенные по каким-либо признакам, имеющие почтовый адрес в домене @urfu. ru и служащие для облегчения массовых рассылок внутри КЭПС.
8	Списки рассылки	Централизованно хранящиеся отдельные группы почтовых адресов, как из домена @urfu. ru, так и любых других, имеющие общий адрес в почтовом домене @urfu. email и служащие для облегчения массовых почтовых рассылок.
9	Сетевой архив	Ресурсы, выделенные в АБД пользователю для хранения устаревших почтовых сообщений. Каждый персональный почтовый ящик имеет связанный с ним и только с ним сетевой архив.
10	Архивная база данных (АБД)	База данных, находящаяся на сервере и служащая для хранения сетевых архивов пользователей КЭПС.
11	Квота персонального почтового ящика	Ограничение на размер (объем) почтового ящика.
12	Система аудита	Автоматическая система, позволяющая отслеживать текущие размеры персональных почтовых ящиков, рассылать служебные сообщения, получать оперативную статистику использования почтовых сервисов.
13	Доступ к КЭПС с помощью веб-интерфейса	Возможность доступа к КЭПС с любого устройства, имеющего подключение к сети интернет, с помощью браузера.
14	Пограничный почтовый шлюз (ППШ)	Специализированное программное обеспечение, пропускающее через себя весь внешний почтовый поток КЭПС. Это программное обеспечение содержит в себе модули антивирусной проверки и защиты от нежелательной корреспонденции.
15	Внешняя корреспонденция	Почтовые сообщения, проходящие через пограничный почтовый шлюз из почтовых доменов, не принадлежащих УрФУ, в почтовые домены УрФУ и в противоположном направлении.
16	Нежелательная корреспонденция	Почтовые сообщения рекламного характера, спам, фишинговые сообщения и т. д.
17	Служба технической поддержки	Отдел «Единая диспетчерская служба» Управления поддержки пользователей Дирекции информационных технологий, тел. [phone], e-mail: *****@***ru
18	Администратор подразделения	Назначенный сотрудник УрФУ, выполняющий функции администрирования компьютеров и раздела подразделения в едином каталоге пользователе.

Использование корпоративной почты Рекомендованным браузером для использования веб-интерфейса является Internet Explorer версии 10 и выше. КЭПС состоит из следующих обязательных компонентов: Адресная книга, содержащая информацию о пользователях. Информация Адресной книги доступна всем зарегистрированным пользователям. Персональные почтовые ящики пользователей, содержащие почтовые сообщения пользователей КЭПС.

Содержимое почтовых ящиков пользователей может храниться следующими способами:

- в почтовом ящике на сервере;

- в сетевом архиве;

- в локальном архиве пользователя, в указанном им месте;

Пограничный почтовый шлюз.

При обнаружении во внешней корреспонденции вирусов и другого вредоносного программного обеспечения ППШ автоматически удаляет входящее письмо.

При детектировании нежелательной входящей корреспонденции она удаляется системой ППШ. В случае если ППШ предполагает, но не может однозначно определить, является ли корреспонденция нежелательной, он помечает ее тегом в теме письма и доставляет адресату.

При обнаружении нежелательной исходящей корреспонденции она удаляется системой ППШ, а пользователю направляется уведомление о том, что она не была доставлена адресату.

Группы и списки рассылок. В КЭПС присутствует и используются группы и списки рассылок, объединяющие получателей по тем или иным признакам. Создание любых новых списков или групп рассылок производится путем подачи заявки в службу технической поддержки (п. 4.11 Регламента). Квоты почтовых ящиков На каждый персональный почтовый ящик в КЭПС назначено ограничение по суммарному объёму почтового ящика. Максимальный размер почтового ящика в системе равен 4000 МБ. Для того, чтобы уменьшить размер своего персонального почтового ящика, пользователь может воспользоваться следующими инструментами:

удалить старые почтовые сообщения; сохранить свои почтовые сообщения в файл, после чего удалить их из почтового ящика; перенести почтовые сообщения в сетевой архив.

После использования вышеперечисленных механизмов почтовые сообщения из ящика пользователя будут храниться в месте, указанном пользователем. За сохранность данных файлов пользователь отвечает самостоятельно.

Конфиденциальность в КЭПС

В пределах функционирования КЭПС обеспечивается конфиденциальность почтовых сообщений и информации о пользователях КЭПС, кроме информации из Адресной книги, и за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Выделение и настройка почтового ящика Для каждого пользователя создается только один персональный почтовый ящик. В КЭПС используется несколько типов почтовых ящиков: Персональные почтовые ящики – почтовые ящики, доступ в который имеет только пользователь-владелец данного почтового ящика; Общие почтовые ящики – почтовые ящики, не имеющие одного конкретного владельца, но доступ к которым могут иметь несколько пользователей (Приложение 2). Сервисные почтовые ящики – почтовые ящики, используемые для функционирования каких-либо сервисов. Создаются по отдельной заявке в службу технической поддержки УрФУ (Приложение 2). Комнаты – специализированный почтовый ящик, систематизирующий процесс «бронирования» помещений (Приложение 6). Оборудование - специализированный почтовый ящик, систематизирующий текущую загруженность оборудования (Приложение 6). Общие и сервисные почтовые ящики, а также почтовые ящики комнат и оборудования, создаются сотрудниками службы технической поддержки. Создание персонального почтового ящика осуществляется пользователем самостоятельно с помощью сервиса самообслуживания. У пользователя есть возможность обратиться в службу технической поддержки для помощи в создании персонального почтового ящика. Настройка программы для работы с КЭПС на рабочем месте пользователя осуществляется самостоятельно, либо, при необходимости - администраторами подразделений или сотрудниками службы технической поддержки. Доступ пользователю КЭПС к содержимому почтового ящика, который не является его персональным почтовым ящиком, выдаётся сотрудниками УПП только по письменному распоряжению начальника подразделения, в чей ответственности находится этот почтовый ящик. Назначение прав на отправку от имени персонального почтового ящика другого пользователя запрещено. Общие почтовые ящики создаются сотрудниками службы технической поддержки по отдельной служебной записке на имя проректора по ИТ (Приложение 2). Служебная записка должна обязательно содержать список пользователей КЭПС, которые будут иметь доступ к корреспонденции в запрашиваемом общем почтовом ящике, а также список пользователей КЭПС, имеющих право на отправку от имени запрашиваемого общего почтового ящика. Общие почтовые ящики создаются только в случае обоснования производственной необходимости. Пользователь имеет право самостоятельно предоставить доступ любому другому пользователю КЭПС в свой почтовый ящик, в том числе к календарю. Сетевой архив и Архивная база данных (АБД) АБД представляет собой отдельную, одиночную базу данных, которая располагается на специально выделенном сервере и не является избыточно резервированной. АБД предназначена для размещения сетевых архивов пользователей с целью уменьшить размер персонального почтового ящика пользователя. У каждого пользователя КЭПС включена функция архивирования персонального почтового ящика. Для этого каждому пользователю выделен персональный сетевой архив в АБД. Размер персонального архива пользователя в АБД не лимитирован, не учитывается при использовании квот в КЭПС и ограничен лишь свободными ресурсами в расположении АБД. Письма из персональных почтовых ящиков автоматически перемещаются в сетевой архив при возрасте писем более 2-х лет. Любые письма в любой момент времени могут помещаться в сетевой архив вручную, по команде пользователя. Письма старше 5 лет автоматически удаляются из АБД. Сетевой архив работает только совместно с персональным почтовым ящиком пользователя. При удалении персонального почтового ящика пользователя так же удаляется и сетевой архив из АБД. Пользователь имеет право самостоятельно дополнительно архивировать свой персональный почтовый ящик в удобное ему расположение для независимого от АБД долговременного хранения почтовой корреспонденции. Из такого архива письма не удаляются автоматически.
Ведение адресной книги и почтовые адреса В КЭПС допускается использование только почтового домена @urfu. ru. Назначение почтовых адресов из других доменов, за исключением случаев описанных в п. 4.6.10 Регламента, в том числе поддоменов *.urfu. ru, запрещено. Разрешается назначение почтовых адресов из унаследованных почтовых доменов *.usu. ru и *.ustu. ru на персональный почтовый ящик пользователя только в качестве альтернативных(вторичных) почтовых адресов. Адрес почтового ящика формируется на основе ФИО пользователя. Адреса должны соответствовать требованиям к адресам (Приложение 3). Адреса общих почтовых ящиков допускается формировать с использованием аббревиатур или названий подразделений УрФУ. На почтовые ящики могут быть назначены дополнительные почтовые адреса из почтового домена @urfu. ru. Максимальное количество дополнительных адресов – 10. Дополнительные адреса назначаются только после обоснования служебной необходимости и отсутствии возможности решить данный вопрос другим способом. Адресная книга содержит корпоративные почтовые адреса всех пользователей КЭПС и доступна для всех пользователей, работающих через Outlook или веб-интерфейс. Информация о пользователях в Адресной книге представлена в виде фамилии, имени и отчества пользователя, написанных русскими буквами (например: Иван Александрович Петренко). Также могут быть указаны: должность пользователя, телефон, адрес, адрес электронной почты, другая общая и контактная информация. Адресная книга формируется автоматически на основе списка созданных в КЭПС почтовых ящиков. Любые изменения в структуру адресной книги вносятся только после оценочного согласования с ОБС и при наличии технической возможности. В случае необходимости добавления в адресную книгу адресов, не являющихся внутренними адресами КЭПС, сотрудниками технической поддержки создаются глобальные контакты. Глобальные контакты создаются только по служебной записке в случае, и если запрашиваемые глобальные контакты будут использоваться более чем 20 пользователями КЭПС Дирекция ИТ имеет право отказать в использовании любого имени почтового адреса, если использование этого адреса невозможно по каким-либо причинам. Система аудита и контроля квоты почтовых ящиков Система аудита – автоматическая система, выполняющая следующие действия: автоматическое блокирование возможности отправки почтовых сообщений при превышении установленных квот персональных почтовых ящиков. отправление уведомлений о превышении лимита размера персонального почтового ящика. направление сообщения при приближении к установленному лимиту размера персонального почтового ящика. ограничение до 100 получателей в одном сообщении для всех пользователей. ограничение максимального размера письма 25МБ В соответствии с системой квот существует три этапа предупреждения и блокировки возможностей:

При достижении объема 3800 МБ – предупреждение о скором заполнении персонального почтового ящика. При достижении объема 3900 МБ – запрет отправки писем. Входящие письма продолжат поступать. При достижении 4000 МБ – запрет отправки и получения писем.

После уменьшения пользователем размера персонального почтового ящика до установленного лимита (перемещением электронной почты в персональный файл, сетевой архив или удалением), система автоматически восстанавливает заблокированные возможности.

Каждый пользователь несет персональную ответственность за соблюдение установленного размера персонального почтового ящика, а также своевременное архивирование или удаление информации. Удаление и блокировка персональных почтовых ящиков Блокировка доступа в почтовый ящик происходит в момент блокировки корпоративной учетной записи. Почтовый ящик остаётся на сервере и продолжает принимать почту. Блокировка корпоративной учетной записи может произойти по различным причинам, не имеющим отношения к КЭПС: истечение срока действия учетной записи пользователя, увольнение работника, отчисление аспиранта. Удаление персональных почтовых ящиков, уволенных или отчисленных пользователей, производится сотрудниками ОБС через 6 месяцев после увольнения пользователя без уведомления и согласования. Уволенными или отчисленными в КЭПС считаются пользователи, корпоративная учетная запись которых отключена и последний вход с помощью нее осуществлялся более 6 месяцев назад. Восстановление содержимого персонального почтового ящика, удаленного при увольнении пользователя невозможно. Организация сохранности и передачи информации, относящейся к работе, из персональных почтовых ящиков увольняемых пользователей осуществляется руководителем соответствующего структурного подразделения или назначенным им лицом. Почтовые адреса удаленных персональных почтовых ящиков считаются свободными и могут быть использованы любым другим пользователем КЭПС.
Ограничения использования КЭПС При пользовании КЭПС пользователи обязаны соблюдать следующие правила:

-        соблюдать общепринятые нормы и правила обмена почтовыми сообщениями;

-        перед отправлением сообщения проверять правописание, грамматику и перечитывать сообщение;

-        не рассылать сообщения противозаконного или неэтичного содержания, а также содержащие угрозы в адрес других пользователей;

-        строго следовать ограничениям в рассылке определенных видов информации, по которым установлен особый режим доступа и использования в соответствии в Законодательством РФ, а также локальными нормативными актами;

-        не использовать выданный почтовый адрес для целей личного обогащения в любых формах

-        неукоснительно соблюдать положения настоящего Регламента.

Сотрудники при массовой рассылке должны использовать в качестве адресатов лишь заинтересованную аудиторию, не отправлять сообщение всем пользователям. Порядок массовой рассылки сообщений определен в разделе 13. При систематических (более 3-х раз) нарушениях пользователем настоящего Регламента, а также по обоснованной жалобе сотрудников УрФУ на действия отправителя сообщений персональный почтовый ящик такого пользователя может быть заблокирован по решению проректора по ИТ или начальника управления информационной безопасности. В случае необходимости, руководителю соответствующего структурного подразделения направляется обоснованная служебная записка за подписью проректора по ИТ и согласованная с начальником управления информационной безопасности, для принятия решения о наложении дисциплинарного взыскания на нарушителя. Использование автоматических ответов. В случае отсутствия более 2 дней на рабочем месте и невозможности оперативного доступа к КЭПС, пользователь обязан использовать автоматические ответы об отсутствии на рабочем месте. Их можно настроить как непосредственно с рабочего места в Outlook, так и удаленно через веб-интерфейс (п. 4.1.3. Регламента). В поле уведомления необходимо указать период отсутствия, при необходимости указать замещающее лицо, а также другую информацию, которая может помочь скорректировать действия отправителей. Данной функцией можно как уведомить отправителя об отсутствии на рабочем месте, так и настроить правила пересылки входящих писем доверенному лицу (только в Outlook). Автоматические ответы должны быть отключены, когда в них отпала необходимость. Массовая рассылка сообщений. Единичные массовые рассылки по запросу подразделений, например на *****@***email, осуществляются службой технической поддержки УрФУ. Максимальный размер письма, отправляемого в массовую рассылку, составляет 2 МБ. КЭПС УрФУ поддерживает функции по организации массовых рассылок сообщений. Почтовые рассылки разделяются на централизованные рассылки, зарегистрированные в почтовой системе и имеющие выделенный электронный адрес, и листы рассылки, создаваемые на основе группы контактов. В зависимости от количества адресов рассылки бывают:

внутренние – содержат только адреса доменов @urfu. ru; внешние – содержат адреса как доменов @urfu. ru, так и других почтовых доменов.

По количеству получателей рассылки делятся на:

небольшие – от 15 до 30 получателей; средние – от 31 до 50 получателей; большие – от 51 получателя.

Содержание и отправители почтовых сообщений, отправляемых через централизованные рассылки, должны соответствовать их прямому назначению:

рассылки общеуниверситетского назначения (электронная рассылка нормативных документов, уведомления, указания, материалы информационного содержания и т. д.); рассылки технические (информация об ограничении электропитания, регламентных и иных работах, влияющих на работу пользователей); рассылки профильные (создаваемые по запросу подразделений с целью обеспечения информационного взаимодействия).

Для создания списка рассылки необходимо направить в службу технической поддержки заявку (Приложение 1). Централизованные внешние и большие списки создаются в домене @urfu. email сотрудниками отдела базовых сервисов Дирекции ИТ. Остальные, в домене @urfu. ru, Службой технической поддержки  Дирекции ИТ в виде групп рассылки. При создании, каждому списку рассылки и каждой группе рассылки должен быть назначен администратор – лицо, ответственное за данную рассылку и изменяющее список получателей (Приложение 1). Централизованным внешним и большим спискам в обязательном порядке назначается ограниченный список почтовых адресов, с которых будут приниматься письма в список рассылки. Разрешать всем отправку писем в такие списки рассылки запрещено. Централизованные списки и группы рассылки с количеством получателей менее 15 не создаются. Структурные подразделения и пользователи могут использовать самостоятельно созданные листы рассылки на основе группы контактов из Адресной книги, которые являются их целевой аудиторией. Необходимо использовать поле «Скрытая копия» (Bcc – Blind Carbon Copy), чтобы пользователи не видели весь список получателей. Ограничений по количеству одновременных адресатов в отправляемом сообщении (в поле «Скрытая копия») 100 получателей. В поле «Кому» при этом не должно находиться более одного получателя. Внесение внешних адресатов в лист рассылки не должно происходить без их согласия, не допускается проведение рассылок на адреса, полученные из «открытых источников». Для уменьшения риска падения доверия к домену @urfu. ru массовые рассылки за пределы домена @urfu. ru не должны осуществляться от имени почтовых адресов, заканчивающихся на @urfu. ru. В этом случае должны использоваться списки рассылки @urfu. email. Массовая рассылка почтовых сообщений без использования централизованных рассылок или персональных листов рассылки запрещается. Запрещается осуществлять массовую рассылку рекламного или поздравительного характера, а также любую рассылку, не имеющую отношение к основной деятельности УрФУ, во внешние списки рассылки. Роли администраторов Администратор почтовой системы. Администраторами почтовой системы являются сотрудники ОБС, которые имеют права Администратора подразделения ОБС. Администраторы почтовой системы поддерживают в работоспособном состоянии все элементы КЭПС: ППШ, сервис персональных почтовых ящиков, сервис массовых рассылок, АБД. Администратор получателей Администраторами получателей назначаются только сотрудники Службы технической поддержки. Администраторы получателей выполняют следующие функции:

Создают персональные почтовые ящики в случае необходимости; Изменяют/редактируют персональные почтовые ящики, которые уже существуют в КЭПС; Добавляют дополнительные почтовые адреса по запросу пользователей; Создают и редактируют списки рассылки с адресами @urfu. ru; Создают и управляют всеми типами почтовых ящиков, перечисленных в п. 4.4.2 настоящего регламента; Предоставляют доступ в почтовый ящик по запросу согласно п. 4.4.6 и п.4.4.7 настоящего регламента.

Резервное копирование и восстановление серверов КЭПС. Отделом базовых сервисов Дирекции ИТ осуществляется резервное копирование данных пользовательских баз и их восстановление в случае нарушения целостности данных. Полное резервное копирование всех баз серверов почтовой системы осуществляется на регулярной основе не менее 1 раза в неделю. Максимальный период, за который возможна потеря данных в случае сбоя, равен 1 неделе.

Документация

Настоящий документ составлен на 18 страницах (без учета листа согласования), в одном подлинном экземпляре, хранящемся в УИТИ ДИТ, учтенная копия в электронном виде – в отделе управления качеством.

Неотъемлемой частью документа является лист согласования, сформированный в СЭД.

Руководитель УИТИ ДИТ _________ 

Приложение 1 (форма)

Служебная записка о создании списка рассылки

ФГАОУ ВО «УрФУ имени первого Президента России » [название подразделения]

Проректору по информационным технологиям

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

[дата]

О создании списка рассылки

Для (кратко указать цель) … просим создать список рассылки подразделению [название подразделения] с именем [имя]@urfu. email/[имя]@urfu. ru.

Выводимое имя для списка рассылки: [имя, выводимое в адресной книге]
Адреса, входящие в список, отправлены на *****@***ru.
(отправляется текстовый файл(.txt), в котором адреса расположены по одному в строке)

Адреса сотрудников, которым будет разрешено отправлять письма в список рассылки:
1. email
2. …

Рассылка будет разовой: Да/Нет

Администратор списка
ФИО, должность

[Должность начальника подразделения]

[Подпись]

Исполнитель: ФИО, контактный телефон

Приложение 2

(форма)

Служебная записка о создании [общего/сервисного] почтового ящика

ФГАОУ ВО «УрФУ имени первого Президента России » [название подразделения]

Проректору по информационным технологиям

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

[дата]

О создании [общего/сервисного] почтового ящика

Для (кратко указать цель)  … просим создать [общий/сервисный]  почтовый ящик подразделению [название подразделения] с адресом [имя]@urfu. ru.

Выводимое имя для почтового ящика: [имя, выводимое в адресной книге]

[Не требуется для сервисного] Список пользователей КЭПС, которым требуется предоставить доступ к корреспонденции почтового ящика:
1. ФИО
2. …

[Не требуется для сервисного] Список пользователей КЭПС, которым требуется предоставить доступ к отправке корреспонденции от имени почтового ящика:
1. ФИО
2. …

[Должность начальника подразделения]

[Подпись]

Исполнитель: ФИО, контактный телефон

Приложение 3

Общие правила именования для любых почтовых адресов

При создании любого почтового ящика или списка рассылки, также при изменении любого почтового адреса следует использовать следующие правила именования почтовых адресов:

Разрешено использовать любые почтовые адреса, с учётом следующих ограничений, накладываемых на часть адреса до @: Минимальная длина 2 символа. Например, «*****@***ru» - неверное имя. Максимальная длина 50 символов Разрешено использовать следующие символы: буквы латинского алфавита в любом регистре (a-z, A-Z), цифры (0-9), символ «_» (земля), символ «-» (дефис), символ «.» (точка). Все остальные символы использовать запрещено.

Например, «%va$ya^@urfu. ru» – неверное имя.

Новые, ранее не использовавшиеся, почтовые адреса создаются только в домене «urfu. ru» (часть адреса после @). Все новые имена должны отличаться от уже использующихся в КЭПС.

Адрес может содержать любые из озвученных символов и в любом порядке, в том числе - состоять только из цифр, содержать несколько точек, содержать буквы разного регистра, начинаться с цифры, содержать несколько символов «земля».

Создание нового персонального почтового ящика сотруднику

При создании персонального почтового ящика для сотрудника по умолчанию следует использовать шаблон «i. *****@***ru» (например, «i. *****@***ru»). При необходимости (например, при пожелании пользователя или иных причинах) разрешено использовать другие имена.

В интерфейсе самообслуживания пользователя при создании почтового ящика показывается только определённый набор возможных вариантов почтовых адресов для данного сотрудника. При возможности следует использовать один из предлагаемых вариантов. Но после создания через “Центр администрирования Exchange” можно установить любой адрес, удовлетворяющий требованиям, озвученным выше, и не совпадающий с другими адресами уже имеющимися в организации.

Запрещено:

Использование в названии ящиков слова, являющиеся ненормативной лексикой, а также оскорбляющие чувства других людей; Использование адресов, содержащие имена и фамилии известных людей или названия известных брэндов; Использование в названии ящиков многократно (более 3-х раз) подряд повторяющиеся буквы и цифры; Использование адресов, в которых содержатся следующие слова: autodiscover, admin, administrator, sysadmin, root, postmaster, rectorat, rektorat, rector, prorektor, prorector, rektor, univer, universitet, university, institute, institut, department, security. Данное правило не применяется к пользователям КЭПС, которым явно разрешено использовать эти адреса.

Приложение 4 (форма)

Служебная записка о создании почтового ящика [комнаты/оборудования]

ФГАОУ ВО «УрФУ имени первого Президента России » [название подразделения]

Проректору по информационным технологиям

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

[дата]

О создании почтового ящика [комнаты/оборудования]

Для (кратко указать цель)  … просим создать почтовый ящик [комнаты/оборудования] с адресом [имя]@urfu. ru.

Выводимое имя для почтового ящика: [имя, выводимое в адресной книге]

Список пользователей КЭПС, которым требуется предоставить полный доступ к почтовому ящику [комнаты/оборудования]:
1. ФИО
2. …

Список пользователей КЭПС, которым требуется предоставить доступ к просмотру почтового ящика [комнаты/оборудования]:
1. ФИО
2. …

[Должность начальника подразделения]

[Подпись]

Исполнитель: ФИО, контактный телефон

Лист рассылки

РЕГЛАМЕНТ

использования корпоративной электронной почтовой системы работниками УрФУ

СМК-ДП-___-03-___-20__

Номер экземпляра	Документ получил
Наименование подразделения	Фамилия, инициалы	Дата	Подпись
1-й	УИТИ ДИТ
Электронная копия	ОУК

Рассылку произвел:                        

  ___________  _____________  ______________

  Должность                 Подпись                 Дата                 И. О. Ф.

Исполнитель:

Должность

Ф. И.О.

Тел.:

Лист регистрации изменений

Номер изменения и приказа	Номер пункта  (подпункта)	Дата внесения изменения	Всего листов в документе	Подпись ответственного за внесение изменений
Изме-ненного	Нового	Изъя-того
№__ (№____ от ______)