Как предоставить учебный отпуск сотруднику в 2017 году

Как предоставить учебный отпуск сотруднику в 2017 году.

Учебный отпуск в 2017 году может быть предусмотрен законодательством или представляться по инициативе компании. Кому в учебном отпуске нельзя отказать, и когда придется оплачивать, читайте ниже.

Кому полагается учебный отпуск в 2017 году.

Оплачиваемый учебный отпуск нужно предоставить тем сотрудникам, которые учатся:

в вузах по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ч. 1 ст. 173 ТК РФ); в аспирантуре (адъюнктуре) по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также сотрудникам, осваивающим программы ассистентуры-стажировки, по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ); в учебных заведениях среднего профессионального образования (техникум, колледж и т. д.) по заочной и очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 174 ТК РФ); в организациях общего образования (школы, гимназии и т. д.) по очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 176 ТК РФ).

Студентам вузов и тем работникам, которые учатся в учебных заведениях среднего профессионального и общего образования учебный отпуск полагается, только когда одновременно выполняются следующие четыре условия:

образование данного уровня сотрудник получает впервые (или организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним договор) (ч. 1 ст. 177 ТК РФ); сотрудник учится успешно; сотрудник запрашивает отпуск для того, чтобы сдать экзамены или защитить диплом; программа, по которой учится сотрудник, имеет госаккредитацию. Работодатель по собственной инициативе может предоставить учебные отпуска и тем сотрудникам, которые учатся по программам, не имеющим госаккредитации. Условие об этом нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174 , ч. 2 ст. 176 ТК РФ).

Аспирантам (ординаторам и т. п.) оплачиваемый учебный отпуск предоставьте при условии, что образование данного уровня такой сотрудник получает впервые. Или же когда организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним соответствующий договор (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). Ограничения по стажу, дающему право на учебный отпуск, в законодательстве не установлены. Совместителям организация не обязана предоставлять учебный отпуск. Право на учебный отпуск возникает у сотрудников только по основному месту работы. Об этом сказано в части 1 статьи 287 Трудового кодекса РФ. Если сотрудник учится одновременно в двух учебных заведениях, оплачиваемый отпуск предоставляйте ему только в связи с обучением в одном из них (ч. 3 ст. 177 ТК РФ). В каком именно – выбор за сотрудником. Учебные отпуска оплатите так же, как и ежегодные, исходя из среднего заработка. Средний заработок рассчитайте исходя из зарплаты сотрудника за последние 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ). При этом оплате подлежат все календарные дни учебных отпусков, включая праздничные (п. 14 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000).

Продолжительность учебного отпуска в 2017 году.

Продолжительность учебного отпуска должна быть указана в справке-вызове из образовательного учреждения. Типовая форма справки-вызова установлена приказом Минобрнауки России от 01.01.01 г. № 000.

Справка-вызов состоит из двух частей:

В первой части справки-вызова учебное заведение указывает информацию о сроках, в которые работодатель должен предоставить учащемуся отпуск. Во второй части подтверждает, что сотрудник фактически находился в учебном отпуске в эти сроки. Заполненную вторую часть справки-вызова сотрудник должен принести в организацию после учебного отпуска.

Этот документ доказывает правомерность нахождения сотрудника в отпуске и начисления ему отпускных.

Существуют ограничения по продолжительности оплачиваемых учебных отпусков. Максимальная продолжительность оплачиваемых учебных отпусков, которые организация обязана предоставить своим сотрудникам, приведена в таблице ниже.

Причина предоставления отпуска	Продолжительность отпуска	Основание
Сотрудник, который учится по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры в вузе, проходит промежуточную аттестацию (сессию) на 1-м или 2-м курсе	40 календарных дней	Статья 173 ТК РФ
Сотрудник, который учится по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры в вузе, проходит промежуточную аттестацию (сессию) на 3-м, 4-м и 5 (6)-м курсе	50 календарных дней	Статья 173 ТК РФ
Сотрудник, который учится по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры, проходит государственную итоговую аттестацию	4 месяца	Статья 173 ТК РФ
Сотрудник, который осваивает программы подготовки педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения	30 календарных дней	Статья 173.1 ТК РФ
Сотрудник, который осваивает программы педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре) и пишет диссертацию на соискание ученой степени кандидата наук	3 месяца	Статья 173.1 ТК РФ
Сотрудник, который учится по программе среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной форме, проходит промежуточную аттестацию (сессию) на 1-м или 2-м курсе	30 календарных дней	Статья 174 ТК РФ
Сотрудник, который учится по программе среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной форме, проходит промежуточную аттестацию (сессию) на 3-м и каждом последующем курсе	40 календарных дней	Статья 174 ТК РФ
Сотрудник, который учится по программе среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной форме, проходит государственную итоговую аттестацию	2 месяца	Статья 174 ТК РФ
Сотрудник, который учится в организациях общего образования (школы, гимназии и т. д.) по очно-заочной форме обучения, проходит государственную итоговую аттестацию по программе основного общего образования	9 календарных дней	Статья 176 ТК РФ
Сотрудник, который учится в организациях общего образования (школы, гимназии и т. д.) по очно-заочной форме обучения, проходит государственную итоговую аттестацию по программе среднего общего образования	22 календарных дня	Статья 176 ТК РФ

Администрация должна предоставить сотруднику учебный отпуск независимо от того, сколько времени он проработал в организации.

Учебный отпуск сотрудник не может заменить денежной компенсацией. Это связано с тем, что денежной компенсацией можно заменить только ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 126 ТК РФ). А учебные отпуска предоставляются на основании справки-вызова и не являются ежегодными.

Учебный отпуск: оплата и оформление 2017.

Оплата и оформление учебного отпуска - два ключевых момента в работе кадровой службы и бухгалтерии.

Оформление учебного отпуска в 2017 году.

Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (См. образец ниже). К заявлению сотрудник обязан приложить справку-вызов из образовательного учреждения, в которой должны быть указаны конкретные сроки предоставления отпуска. На основании заявления сотрудника оформите приказ о предоставлении отпуска. Приказ должен подписать руководитель, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись. В соответствии с приказом бухгалтер оформит записку-расчет о предоставлении сотруднику отпуска и начислит отпускные. Лицевую сторону записки-расчета подпишет сотрудник кадровой службы, а оборотную – бухгалтер организации.

Образец заявления на учебный отпуск в 2017 году

Если сотруднику предоставят неоплачиваемый учебный отпуск, записку-расчет составлять не нужно. Дело в том, что эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые положены сотруднику при уходе в отпуск. А при уходе сотрудника в неоплачиваемый учебный отпуск отпускные не начисляют.

Также сведения о предоставляемых отпусках сотрудник кадровой службы должен внести в раздел VIII типовой формы № Т-2 «Личная карточка работника». Для того чтобы показать учебные отпуска в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда, предусмотрены следующие обозначения:

буквенный код «У» – предоставление оплачиваемого учебного отпуска (включаются выходные и нерабочие праздничные дни); буквенный код «УД» – предоставление неоплачиваемого учебного отпуска (включаются выходные и нерабочие праздничные дни).

Ситуация: как поступить, если для сдачи сессии сотрудник сначала оформил отпуск за свой счет, а по окончании отпуска предъявил справку-вызов и потребовал оплатить учебный отпуск. В этом случае обязанности предоставить сотруднику учебный отпуск и начислить отпускные у организации не возникает.

Организация должна предоставить студенту учебный отпуск только на основании справки-вызова. В указанной ситуации сотрудник не представил справку-вызов, а вместо этого для сдачи сессии взял отпуск за свой счет. Такие отпуска предоставляются по инициативе сотрудника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Поэтому если впоследствии сотрудник принес справку-вызов, где указаны сроки учебного отпуска, который уже истек, то начислять отпускные не нужно. В законодательстве не предусмотрена обязанность организации отменить отпуск без сохранения зарплаты при его совпадении с оплачиваемым учебным отпуском.

Ситуация: как поступить, если во время пребывания сотрудницы в оплачиваемом учебном отпуске у нее возникло право на отпуск по беременности и родам. Перенести учебный отпуск нельзя. Он предоставляется на основании справки-вызова, где должны быть прописаны его конкретные сроки. При этом законодательством не предусмотрено сокращение или прерывание учебного отпуска. На момент возникновения у сотрудницы права на декретный отпуск в период учебного отпуска, освобождение от работы уже предоставлено. Возможность оформить двойной отпуск в законодательстве не предусмотрена. Поэтому нужно предоставить декретный отпуск и, соответственно, начислить пособие по беременности и родам только со дня, следующего за днем окончания учебного отпуска. То есть продолжительность декретного отпуска будет меньше, чем это предусмотрено по больничному листу.

Налоги и взносы с отпускных в 2017 году.

Независимо от вида учебного отпуска на отпускные начислите:

взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 420 НК РФ); взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 20.1 Закона от 01.01.01 г. ).

В момент выплаты отпускных (их перечисления на счет сотрудника) удержите НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208и п. 4 ст. 226 НК РФ). Начисление и уплата остальных налогов зависят от вида учебного отпуска. То есть от того, предусмотрен он законодательством или нет. Учебный отпуск предусмотрен законодательством, если:

обязанность предоставить отпуск прописана в Трудовом кодексе РФ или в Федеральном законе от 01.01.01 г. ; продолжительность отпуска не превысит максимальную продолжительность оплачиваемого или неоплачиваемого учебного отпуска, предоставляемого студентам или аспирантам.

Если учебный отпуск предусмотрен в законодательстве, сумма отпускных включается в состав расходов на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ). Порядок их списания в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация. При методе начисления отпускные спишите на расходы в том же месяце, что и в бухучете. То есть в месяце начисления отпускных (п. 4 ст. 272 НК РФ). Учебный отпуск не предусмотрен законодательством (предоставляется по инициативе организации). Организация может предоставить сотруднику учебный отпуск, не предусмотренный законодательством, по своей инициативе (на основании трудового или коллективного договора). Такая ситуация возникнет, например, если организация предоставит:

оплачиваемый учебный отпуск сотруднику, получающему второе высшее образование; отпуск большей продолжительности, чем установлено в законодательстве; оплачиваемый учебный отпуск по дополнительным основаниям (например, в связи с необходимостью подготовки курсовой работы) и т. д.

При налогообложении такой учебный отпуск будет рассматриваться как дополнительный отпуск, не предусмотренный законодательством. В налоговом учете отпускные по такому учебному отпуску учесть нельзя (п. 24 ст. 270 НК РФ).

В связи с тем, что в бухгалтерском учете отпускные признаются в составе расходов, а в налоговом – нет, в учете возникнут постоянные разницы (п. 4 ПБУ 18/02). Они приведут к образованию постоянного налогового обязательства (п. 7 ПБУ 18/02).

Учебные отпуска на спецрежимах.

Если организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то отпускные по обязательному учебному отпуску учтите в расходах в момент их выплаты (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если право сотрудника на отпуск не предусмотрено в законодательстве, отпускные в расходах учесть нельзя. Дело в том, что перечень расходов, которые организации на упрощенке могут учесть при расчете единого налога, является закрытым (ст. 346.16 НК РФ). И оплата отпуска, не предусмотренного законодательством, в этот перечень не входит. Если организация выбрала объектом налогообложения «доходы», сумма отпускных на расчет единого налога не повлияет. Такие организации не учитывают расходы, в том числе расходы по зарплате (п. 1 ст. 346.14 НК РФ). Точно такой же подход действует и в том случае, если организация платит ЕНВД. Начисление и выплата отпускных никак не повлияют на расчет единого налога. Связано это с тем, что ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ). Отпускные сотрудника, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя. Отпускные сотрудников, занятых только в одном виде деятельности организации, распределять не надо.