Порядок хранения лицензионных дел соискателей лицензии (лицензиатов) в Министерстве общего и профессионального образования Свердловской области

Приложение к приказу

  от 13.10. 2009 г.

(с изменениями, внесенными на основании приказа от 01.01.2001 г.)

ПОРЯДОК

хранения лицензионных дел соискателей лицензии (лицензиатов)

в Министерстве общего и профессионального образования Свердловской области

1. Настоящий Порядок определяет правила хранения лицензионных дел соискателей лицензии (лицензиатов), лицензирование которых на право ведения образовательной деятельности осуществляется Министерством общего и профессионального образования Свердловской области (далее – Министерство).

2. Лицензионные дела хранятся в Управлении по надзору и контролю в сфере образования Министерства (далее – Управление) в специально оборудованном помещении (далее – архив). Хранение лицензионных дел обеспечивается специалистом отдела лицензирования и государственной аккредитации Управления (далее – Отдел), ответственным за хранение лицензионных дел.

3. Лицензионное дело формируется при поступлении в Министерство документов, представленных соискателем лицензии для получения лицензии, работниками Отдела, ответственными за рассмотрение представленных документов, и передается на хранение в архив в течение 20 дней со дня принятия Министерством решения о выдаче или об отказе в выдаче лицензии.

4. Лицензионное дело, передаваемое на хранение, включает в себя документы, представленные соискателем лицензии, копию распорядительного акта Министерства о выдаче или об отказе в выдаче лицензии, копию лицензии с приложениями (в случае принятия решения о выдаче лицензии) и другие документы, сформированные в процессе рассмотрения вопроса о выдаче лицензии, а также опись документов, включенных в состав лицензионного дела.

Заключения Федеральной службы по защите прав потребителей и благополучия человека (санитарно-эпидемиологическое заключение), Управления государственного пожарного надзора Министерства по чрезвычайным ситуациям России (заключение о соблюдении на объектах соискателя лицензии требований пожарной безопасности) представляются соискателями лицензии в оригиналах и хранятся в деле в течение срока, установленного пунктом 13 настоящего Порядка.

При представлении лицензиатом документов для повторного лицензирования (при условии лицензирования этих же адресов, помещений, если наименование учреждения (организации) не изменилось) лицензиат представляет в Министерство среди прочих документов копию санитарно-эпидемиологического заключения, оригинал которого хранится в предыдущем лицензионном деле в архиве Министерства.

Специалист Отдела, ответственный за прием документов, изымает из предыдущего лицензионного дела оригинал санитарно-эпидемиологического заключения, заменяет его на копию (при этом на копии делается отметка «оригинал представлен») и вкладывает оригинал заключения в представленные лицензиатом документы для повторного лицензирования.

Специалист отдела оставляет в архивном лицензионном деле расписку об изъятии оригинала санитарно-эпидемиологического заключения с указанием даты изъятия и нового номера лицензионного дела, где будет храниться оригинал заключения.

В случае

окончания срока действия лицензии у лицензиата, при непредставлении последним в лицензирующий орган документов для повторного лицензирования

принятия решения об отказе в выдаче лицензии

принятия решения об аннулировании лицензии

принятия решения о прекращении действия лицензии

Министерство уведомляет лицензиата о необходимости получить оригинал санитарно-эпидемиологического заключения из хранящегося в архиве лицензионного дела.

Если лицензиат своевременно не получил в Министерстве оригинал санитарно-эпидемиологического заключения, то по окончании срока хранения лицензионного дела, установленного пунктом 13 Порядка, оно подлежит списанию вместе с лицензионным делом.

Лицензионное дело формируется в папке (скоросшивателе), на лицевой стороне обложки которой проставляются реквизиты лицензионного дела (порядковый номер и дата его формирования) и наименование соискателя лицензии (лицензиата).

5. Работник Отдела, ответственный за хранение лицензионных дел, осуществляет систематизированное размещение лицензионных дел, ведение перечня лицензионных дел, находящихся на хранении, и журнала движения лицензионных дел.

6. Лицензионное дело выдается во временное пользование работникам Министерства на срок не более одного месяца и после истечения данного срока подлежит возврату.

7. При поступлении в Министерство документов, представленных лицензиатом для рассмотрения вопросов о переоформлении лицензии, о выдаче дубликата лицензии, о лицензировании филиала и (или) новых образовательных программ, о возобновлении действия лицензии, о прекращении действия лицензии, при возникновении оснований для рассмотрения вопроса о приостановлении действия или об аннулировании лицензии лицензионное дело выдается работнику Отдела, ответственному за рассмотрение документов, представленных лицензиатом, и (или) за подготовку решения по соответствующему вопросу.

Лицензионное дело дополняется документами, представленными лицензиатом, копиями распорядительных актов Министерства и иными документами, сформированными в процессе рассмотрения соответствующего вопроса.

8. При проведении проверки соблюдения лицензиатом предусмотренных лицензией условий (далее – проверка), лицензионное дело выдается работнику Управления, назначенному председателем комиссии по проверке (проверяющим).

Лицензионное дело дополняется копией акта проверки и иными документами, сформированными при проведении проверки. При необходимости лицензионное дело дополняется копиями распорядительных актов Министерства и иными документами, сформированными при принятии мер по результатам проверки.

При необходимости лицензионное дело может выдаваться иным работникам Управления.

9. При дополнении лицензионного дела какими-либо документами работник Отдела, ответственный за хранение лицензионных дел, осуществляет внесение соответствующих сведений в опись документов, включенных в состав лицензионного дела.

10. Копии распорядительных актов Министерства и копия лицензии с приложениями, включенные в состав лицензионного дела, должны быть заверены уполномоченным должностным лицом Управления.

11. При передаче лицензионного дела на хранение, выдаче лицензионного дела и его возврате на хранение в журнал движения лицензионных дел вносится соответствующая запись, удостоверяемая подписями работника Отдела, ответственного за хранение лицензионных дел, и работника Управления (Министерства), передающего, получающего или возвращающего лицензионное дело.

12. При поступлении в Министерство документов для получения лицензии на новый срок, представленных соискателем лицензии, лицензионное дело которого имеется в Управлении, формируется новое лицензионное дело, при этом на лицевой стороне обложки лицензионного дела проставляются как реквизиты данного лицензионного дела, так и реквизиты имеющегося в Управлении лицензионного дела.

13. Лицензионное дело хранится в Управлении:

- в случае принятия решения о выдаче лицензии – в течение срока действия лицензии и в течение трех лет со дня окончания ее действия;

- в случае принятия решения об отказе в выдаче лицензии, об аннулировании лицензии, о прекращении действия лицензии – в течение пяти лет со дня издания соответствующего распорядительного акта Министерства.

По окончании срока хранения лицензионное дело подлежит списанию.