Памятка для принимающего звонки.

Правильно ответить на деловой звонок - это тоже искусство, которым, увы, очень многие деловые люди не владеют. А нужно всего-навсего запомнить несколько правил.

    Трубку следует взять сразу после первого звонка. Если у Вас посетитель, Вы пишете письмо или заняты чем-то еще, вполне допустимо ответить после того, как телефон прозвонит два-три раза. Но лучше не затягивать. Помните: в Ваших интересах отвечать на каждый звонок. А вдруг на том конце очень важный человек?
    При плохой слышимости не стоит кричать в трубку. Это Вы плохо слышите абонента, а не он Вас. Попросите его говорить погромче, спросите, как он Вас слышит.
    «Да», «Алло», «Слушаю» — все эти варианты начала разговора в деловом мире, по меньшей мере, неуместны. Подняв трубку, необходимо представиться: сказать название фирмы и свою фамилию. Если абонент ошибся номером, ошибка сразу станет ясна и не придется тратить время на ненужные разговоры.
    Никогда не отвечайте грубо. Вы не знаете, кто находится на том конце провода. Но кто бы это ни был, его мало волнует, что Вы только что поругались с шефом или завалили годовой отчет и настроение у Вас плохое...
    Если звонят Вашему коллеге, которого нет на месте, не стоит резко «отшивать» звонящего. Ведь ему надо дозвониться, он будет трезвонить и через час, и через два. Не лучше ли вежливо поинтересоваться, кто это и что сказать коллеге?
    Научитесь принимать телефонограммы. Между прочим, существуют специальные бланки для записи телефонных сообщений. Там указывается, кто звонил, когда звонил и что хотел сказать.
    Никогда не говорите «нет» по телефону. Ищите позитивные формулировки. Забудьте словосочетание «я не знаю» или «я не могу». Вы здесь работаете, знать — ваша обязанность. А если выполнить желание клиента невозможно, вместо прямого отказа всегда можно предложить альтернативный вариант. Если вам необходимо отойти от телефона на пару минут, честно скажите собеседнику, на сколько вы уходите, и спросите, может ли он подождать. Привычное «я на секундочку» здесь не пройдет.
    Не стоит разговаривать с «анонимами». Если собеседник; забыл назваться, вежливо поинтересуйтесь, кто он и откуда. Иначе Вы рискуете совершить массу оплошностей, принимая заказ или сообщая ему информацию.
    Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Нетерпеливо «закруглять» собеседника, по меньшей мере, дурной тон. Возможно, у собеседника еще есть вопросы, а Вы уже повесили трубку...
    По окончании разговора заверьте собеседника, что Вы всегда рады его звонку и встрече с ним. Поблагодарите, если он Вам помог или сообщил приятную новость. Пожелайте всего наилучшего и распрощайтесь.