Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь

  УО «Полоцкий государственный аграрно-экономический колледж»

Заочное отделение

       

ДЕЛОВАЯ 

ДОКУМЕНТАЦИЯ

Методические указания по изучению дисциплины,

задания для контрольных работ

и рекомендации по их выполнению

для учащихся заочной формы обучения 3 курса

специальность 2-24 01 02

«Правоведение»

Полоцк

2009

Авторы: , ,  преподаватели  УО «Полоцкий государственный  аграрно-экономический колледж»

Разработано в соответствии с примерным тематическим планом дисциплины "Деловая документация», обсуждённым и одобренным бюро республиканского методического объединения педагогических работников учреждений, обеспечивающих получение среднего специального образования, по образованию в области экономики, управления и организации производства, права, 2009 г.

Обсуждено и одобрено на заседании цикловой комиссии общеобразовательных  дисциплин УО «Полоцкий государственный аграрно-экономический колледж»

Протокол №  от  2009 г.

Председатель комиссии _______ 

Содержание

Пояснительная записка………………………………………………………….4 Примерный тематический  план………..………………………………………5 Методические рекомендации по выполнению домашней контрольной работы……..…………...........................................................................................6 Таблица распределения теоретических вопросов и практических заданий

  для  выполнения домашней контрольной работы……………………………..6

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?
Вопросы и задания для выполнения домашней контрольной работы……..7-8 Вопросы для выполнения ИКР………………………………………………9-10 Литература……………………………………………………………………....10

1. Пояснительная записка.

Курс «Деловая документация» дает учащимся знания о сущности делопроизводства, о деятельности предприятий, учреждений, организаций по созданию, использованию, хранению документов.

Учащиеся должны знать:

    основные понятия и делопроизводственные термины; СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; общие требования к составлению и оформлению справочно-информационных, организационных, распорядительных документов и документов по личному составу; основные принципы и структуру документооборота; правила оперативного хранения документов; правила подготовки дел к передаче в ведомственный архив.

Учащиеся должны уметь:

составлять и оформлять различные виды документов: письма, справки, акты, приказы, протоколы, доверенности, заявления и приказы по личному составу.

2. Примерный тематический план изучения дисциплины

№

Наименование раздела, тем по программе, тем отдельных занятий

Количество часов




Всего

Из них






теор.

практ.

самост. изуч.

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

1.1

Процесс регулирования процессов создания и использования документов в сфере управления.

2

2

1.2

Общие требования к составлению и оформлению документов. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документа-ции Республики Беларусь. Система орга-низационно-распорядительной докумен-тации. Требования к оформлению документов».

6

4

2

Раздел 2.  Особенности составления и оформления  организационных и распорядительных документов

2.1

Общая характеристика и состав организационных документов. Правила составления и оформления организацион-ных документов. Должностная инструкция, особенности её оформления.

4

4

2.3

Общая характеристика и состав распорядительных документов. Правила составления и оформления распорядительных документов. Особенности оформления приказов по основной деятельности и по личному составу.

6

4

2.4

Практическое занятие № 1:  «Выбор оптимального варианта распорядитель-ного документа. Составление приказа по основной деятельности»

2

2.5

Общая характеристика и состав справочно-информационных документов: акт, протокол, справка, докладная записка, договор (контракт).  Требования к их составлению и оформлению.

10

8

2.6.

Практическое занятие № 2:  «Составление и оформление входящего и исходящего писем».

2

2.7

Общая характеристика и состав документов личного характера.

4

4

Раздел 3. Организация работы с документами

3.1

Организация работы с документами. Понятие, структура и объем документооборота.  Обработка и движение входящих, исходящих и внутренних документов.

2

2

3.2

Формирование дел и подготовка  их к хранению.

2

2

3.3

Номенклатура дел учреждения.

3

1

2

3.4

Итоговая контрольная работа

1

1

Итого по курсу

40

6

4

30

3. Методические рекомендации по выполнению домашней контрольной работы.

Учащийся самостоятельно изучает программу, рекомендуемую литературу и в отдельной тетради выполняет домашнюю контрольную работу по делопроизводству.

Каждый вариант контрольной работы состоит из 3 вопросов. Первый, второй - теоретические, третий - практический. Номер варианта определяется по двум последним цифрам шифра.

Практическое задание выполняется на листе формата А4 рукописным или машинным способом. Используются данные конкретного хозяйства. Для правильного выполнения практического задания необходимо внимательно изучить образцы документов, которые вы можете найти в рекомендуемой литературе.

4. Таблица

распределения теоретических вопросов и практических заданий для  выполнения домашней контрольной работы.

Пред-посл. цифра

Последняя цифра шифра

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

1,50,  60

2,49, 59

3,48, 58

4,47, 57

5,46, 56

6,45,  55

7,44,  54

8,43, 53

9,42, 52

10,41,  51

1

11, 40, 70

12,39,  69

13,38, 68

14,37,67

15,36, 66

16,35, 65

17,34,64

18,33,63

19,32,62

20,31,61

2

21,50, 61

22,49, 51

23,48,62

24,47,52

25,46, 63

26,45,  53 

27,44,  64

28,43,  54

29,42,  65

30,41,  55

3

31,1, 51

32, 4, 52

33,17, 53

34,7, 54

35,20,  55

36,14,  56

37,24, 57

38,12, 58

39,13, 59

40,23, 60

4

41,16, 61

42,8, 62

43,15, 63

44,3, 64

45,28, 65

46,27, 66

47, 28,  67

48, 29, 68

49, 30, 69

50,26, 70

5

1, 50, 56

10, 49, 53

21,48,  67

20,5, 54

27,8,  66

36,6, 61

18, 39,  52

37,10,  56

9, 41, 65

31,50, 62

6

28, 46, 67

2, 47,  63

11,32, 55

19,49, 59

33,8,  62

38,18, 58

17,44, 69

8, 42,  59

25,40, 70

39,12, 60

7

23,43, 64

40,4, 70

3,34, 61

12,41,  68

14, 45,  54

15, 38, 63

7, 37,  61

32,13, 51

42, 15, 59

49,22, 57

8

34,5,  66

46,25,  65

44,10,  67

4,35, 51

13, 33, 55

6,36,  68

16,43,  69

35,9, 54

26,4,  60

50,21, 53

9

22, 48,  51

41,15,  52

47,3, 64

24,2,  70

5,34, 61

29,45, 53

43,25, 69

45,11,  67

48,19, 68

30,45, 57


5. Вопросы  и задания для выполнения домашней контрольной работы.

Понятие о делопроизводстве. История развития системы делопроизводства в Беларуси. Организация делопроизводственного обслуживания. Функции и структура служб документационного обеспечения управления (ДОУ). Общая характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства. Характеристика нормативных правовых актов об упорядочении изготовления и использования бланков документов. Общая характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства. Характеристика Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий. Унификация и стандартизация документации. Принципы унификации. Унифицированные системы документации  и их роль в управлении. Нормативно-правовая база унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Состав (УСОРД). Понятие о документе. Основные признаки их классификации. Официально-деловой язык и стиль служебных документов. Специфика языка. Анализ языка служебных документов. Заимствованные слова. Параметры оформления реквизитов документов. Состав реквизитов, их размещение. Бланки документов. Требования к ним. Постоянные реквизиты бланка. Заполняемые реквизиты бланка (код организации, код документа, дата, регистрационный  индекс, ссылка на регистрационный  индекс, гриф ограничения доступа, адресат, согласование служебных документов, гриф согласования). Заполняемые реквизиты бланка (визы, способы удостоверения документов, подпись, утверждение, гриф утверждения, печать, текст, заголовок к тексту, отметки о наличии приложения, гриф приложения). Служебные отметки на документах. Общая характеристика и состав организационных документов. Особенности составления и оформления организационных документов. Общая характеристика распорядительных документов, издаваемых на основе  единоначалия. Общая характеристика распорядительных документов, издаваемых в коллегиальном порядке. Особенности составления и оформления распорядительных документов. Общая характеристика справочно-информационных документов. Правила составления и оформления основных видов справочно-информационных документов. Особенности составления и оформления служебных писем. Требования к их тексту. Характеристика и примеры типичных ошибок в языке и стиле служебных писем. Особенности переписки с иностранным корреспондентом. Формуляр-образец, состав реквизитов, стиль оформления текста делового письма иностранному корреспонденту. Документы по личному составу. Перечень  и краткая характеристика документов по личному составу. Особенности составления и оформления трудовых договоров и контрактов. Особенности составления и оформления приказов по личному составу. Особенности оформления трудовых книжек и личных карточек, их назначение. Перечень  и краткая характеристика документов личного дела. Организация документооборота  и его характеристика. Пути совершенствования документооборота Прием, обработка и доставка входящих документов. Регистрация служебных документов, ее назначение и формы. Технология обработки исходящих документов. Технология обработки внутренних документов. Организация контроля исполнения документов. Номенклатура дел. Виды, порядок составления, согласования и утверждения. Схема построения, состав и оформление номенклатуры дел организации. Формирование дел. Признаки и правила формирования дел. Принципы расположения документов в деле. Оформление дел. Составление описей дел. Заведение дел и группировка документов в деле. Организация приема, передачи и доставки документов. Этапы работы по подготовке дел к передаче в ведомственный архив. Порядок передачи дел в ведомственный архив. Понятие «коммерческая тайна». Сущность и особенность конфиденциального делопроизводства. Административная ответственность за нарушения делопроизводства и архивного дела. Составить и оформить служебные письма, содержащие информацию финансового характера, на примере Вашего предприятия. Составить и оформить по произвольным данным докладную записку. Составить и оформить по произвольным данным объяснительную записку. Составить и оформить акт «О передаче дел...» (юрисконсульта в связи с приёмом нового работника). Составить и оформить по произвольным данным справку, содержащую сведения финансового характера (например, о заработной плате, выплате пособий на детей), и заполнить бланк официальной доверенности на получение товарно-материальных ценностей. Составить и оформить на примере предприятия приказ по основной деятельности. Составить и оформить на примере предприятия приказ по личному составу. Составить и оформить на примере предприятия приказ о приёме на работу. Составить и оформить на примере предприятия приказ об увольнении с работы. Составить  и  оформить  по  произвольным  данным  полный протокол планового совещания администрации. Составить  и  оформить  по  произвольным  данным  полный протокол общего собрания трудового коллектива. Составить и оформить должностную инструкцию юрисконсульту. Составить  и  оформить  договор  (например,  о  полной материальной ответственности). Составить  и  оформить трудовое соглашение (на выполнение работ). Составить и оформить копию выписки из Вашей трудовой книжки. Составить акт приёма-передачи товарно-материальных ценностей инспектора по кадрам. Составить справку о размере заработной платы работнику для предоставления в детский сад. Данные взять произвольно. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Заполнить форму личного листка по учёту кадров на служащего по вашей специальности. Составить письмо-напоминание банка в КУПСХП «Долгое» о необходимости возврата кредита. Остальные данные указать самостоятельно. Составить и оформить должностную инструкцию начальнику отдела кадров.

6. Примерный перечень вопросов для итоговой контрольной работы.

1. Что такое документ?

2. Что такое реквизит документа?

3. Что называется бланком документа?

4. Что такое формуляр документа?

5. Что такое документооборот?

6. Что такое документирование?

7. Какой реквизит документа называется постоянным?

8. Какой реквизит документа называется переменным?

9. Какие существуют виды представления текста?

10. Какие главные требования к текстам документов?

11. В каком случае текст документа может состоять из одной заключительной части?

12. Сколько смысловых частей может иметь текст документа?

13. В каком случае целесообразно использование бланков формата А5?

14. Каким образом располагаются реквизиты бланка при угловом флаговом способе?

15. В каком случае допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов документов?

16. Какие поля установлены стандартом для бланков документов?

17. В какой последовательности оформляется почтовый адрес отправителя?

18. Что представляет собою сложный регистрационный индекс входящих и исходящих документов?

19.  Каковы особенности регистрационного индекса распорядительных документов и протокола?

20. Что представляет собою отметка о контроле?

21. Каким образом следует проставлять оттиск печати?

22. Где и каким образом на документе проставляется отметка об исполнителе?

23. Из каких элементов состоит отметка о заверении копии? В каком случае она удостоверяется печатью?

24. Что представляет собою отметка о поступлении документа? Где она располагается?

25. Перечислите распорядительные, организационные, справочно-информационные  документы.

26. Какие документы относятся к личным?

27. Какие документы относятся к документам по личному составу?

28. В каких случаях не уничтожаются конверты после вскрытия корреспонденции?

29. Какие существуют формы регистрации документов?

30. Какими бывают сроки исполнения документов?

31. Для чего предназначена номенклатура дел?

32. Что обозначает термин «формирование дел»?

33. Сколько листов максимально может включать в себя дело при формировании?

34. Какие дела подлежат полному оформлению?

35. Что включает в себя частичное оформление дела?

36. На какие дела ежегодно должны составляться описи дел?

37. Какие дела передаются в ведомственный архив на хранение?

38. Какие дела не передаются на хранение в ведомственный архив? Где они хранятся?

39. Какие правила оперативного хранения документов?

40. Что такое внутренняя опись документов и где она помещается?

41. Что представляет собою лист-заверитель дела и где он располагается?

42. Каким образом нумеруются листы дела при полном его оформлении?

43. С какой целью в организации создаётся экспертная комиссия?

7. Рекомендуемая литература.

СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Квалификационный  справочник  должностей руководителей,  специалистов, служащих,-М, 1986. Михальченко A. M., Давыдова по делопроизводству - Мн.: Полымя, 1993. Паневчик и машинопись. - Мн.: Вышэйшая школа, 1991. Андреева .- М.: ВИНИТИ, 1996. , , Изоитко .-.Мн.: Вышэйшая школа, 1998. ,   Делопроизводство.- Мн.: Тетра-Систем, 1998. Витебский правовой центр «Логос». Порядок ведения делопроизводства - Витебск, 1998. Стенюков M. B. Документы. Делопроизводство.- М.: Приор, 1996.