Проверено соблюдение архивного законодательства в
Управлении лесами Алтайского края
С 14 по 16 сентября в управлении лесами Алтайского края проведена плановая комплексная проверка организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
В управлении создана необходимая нормативная методическая база, регламентирующая работу с документами, разработаны и внедрены инструкция по делопроизводству, номенклатура дел на текущий год, положения об архиве и экспертной комиссии управления.
Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, координации работы делопроизводственной службы и архива создана ЭК, в составе трех человек. ЭК управления эффективно функционирует, проводит заседания два раза в год, рассматривает годовые разделы описей дел, отобранных на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, проводит списание документов с истекшими сроками хранения.
В управлении имеется архив, площадью 43,7 кв. м., расположенный в подвальном помещении. По данным паспорта в нем хранится около семи тыс. архивных дел постоянного хранения и по личному составу за 1933-2007 годы, образовавшихся в деятельности управления и его предшественников.
Учет документов в архиве ведется по описям, ежегодно проводится его паспортизация. В помещении архива соблюдаются охранный, температурно - влажностный режимы хранения документов и порядок выдачи дел во временное пользование.
Выборочно проверено наличие включенных в описи дел постоянного хранения и по личному составу, все дела оказались в наличии. Физическое состояние дел и качество их обработки хорошее, сохранность обеспечена. Проверено качество исполнения социально-правовых запросов граждан по документам архива. Справки о заработной плате выданы обоснованно, но имеются замечания по их оформлению (не указаны архивные шифры дел, использовавшихся для составления архивных справок).
По итогам проверки в соответствии с Правилами работы ведомственных архивов для создания оптимальных условий хранения документов управлению рекомендовано провести в архиве следующие мероприятия: закрыть плафонами лампы, пропитать деревянные части смешанных стеллажей огнезащитным составом, систематически проводить обеспыливание архивных коробок и стеллажей, влажную уборку помещения и опечатывать его в нерабочее время.
