Лекция №2 Среда СУБД MS Access, создания базы данных

Лекция №2

Среда СУБД MS ACCESS, создания базы данных

Создание базы данных и таблиц. Поля и записи БД. Понятие ключевого поля. Создание связей между таблицами базы данных Объекты СУБД MS ACCESS

Создание базы данных и таблиц

СУБД Access поддерживает два способа создания баз данных :

создание пустой базы данных, к которой добавляются таблицы, формы, отчеты и другие объекты; выбор одной из стандартных баз данных MS Access, все объекты которой создаются с помощью специального мастера.

Таблица - это основной объект СУБД Access, который используется для сохранения данных. При создании таблиц определяют поля, которые будут содержать однотипную информацию, задают ключевые поля. Таблица состоит из записей, каждый из которых задает один экземпляр объекта (экземпляр сущности).

Данные таблиц можно хранить, дополнять, сортировать или фильтровать по определенным критериям.

Первичный ключ - это атрибут или группа атрибутов, которые однозначно идентифицируют экземпляр сущности, то есть объект.

Первичный ключ - это одно или несколько полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись таблицы.

В MS Access можно определить три вида ключевых полей :

счетчик (тип поля Счетчик) простой ключ сложный ключ

Использование поля типа Счетчик является наиболее простым способом создания первичного ключа, поскольку значение поля можно настроить таким образом, что при внесении новой записи в это поле вносится порядковое число.

В качестве ключевого также может быть использовано поле, которое содержит уникальные значения. В таком поле значения данных не могут повторяться, или иметь значение Null.

Сложный ключ, который содержит значение нескольких полей, используется в случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля. Чаще всего такая ситуация возникает при связывании двух таблиц в отношении "много до многих".

Для создания первичного ключа в режиме конструктора таблицы используется кнопка  Ключевое поле

, которую нажимают, после того, как поля, которые входят в первичный ключ, выделены. Если ключ содержит больше, чем одно поле, то для их выделения дополнительно удерживают нажатой клавишу Ctrl. Для определения сложного ключа можно также воспользоваться окном Индексы.

В режиме конструктора можно также задавать свойства таблицы, используя окно свойств, которое открывается с помощью пунктов

меню Вид, Свойства или кнопки   из панели инструментов.

При создании таблицы в режиме конструктора для создания маски введения, необходимые символы вводятся в свойство данного поля Маска введения таким образом:

например, необходимо задать маску введения для телефонного номера

следующего вида [phone] в свойство поля Маска введения вводим [phone] после пересмотра таблицы маска будет иметь вид: \(000") "00\- 00

Определение маски введения может состоять из трех разделов, разделенных знаком точка с запятой, например, [phone]!;0;" ".

Примеры описаний некоторых масок введения и примеры значений, которые в них могут быть введены см. дополнение 2. Чтобы включить в маску текстовые константы, отличающиеся от представленных в таблице, в частности символы и пропуски, следует просто ввести их в нужную позицию. Чтобы включить один из следующих символов как текстовой константы, необходимо перед ним ввести символ обратного косого предела  \ .

Переход с режима конструктора до режима пересмотра таблицы можно осуществить с помощью кнопки Вид из панели инструментов

Создание связей между таблицами базы данных

Следующим шагом создания базы данных является установление связей между таблицами.

Различают несколько типов реляционных связей :

"один – к – одному" (одной записи первой таблицы может отвечать не больше одной связанной записи второй таблицы, и наоборот) "один – ко – многим" (одной записи первой таблицы (родительской) может отвечать несколько записей второй таблицы (дочерней)) "много – ко – многим" (одной записи в первой таблице может отвечать несколько записей во второй таблице и наоборот. Такой тип связи может быть реализовано лишь с помощью третьей (связывающей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами первой и второй таблиц).

Для связывания зависимых таблиц за ключевым полем можно использовать режим мастера подстановок, избрав элемент Мастер подстановки из списка типов данных поля в окне конструктора таблицы.

В диалоговых окнах Создание подстановки последовательно вводится: тип источника записей для подстановок (таблица/запрос или фиксированный набор записей), формируются записи для подстановок (записи выбираются или из таблицы/запроса, или задаются в окне диалога, как фиксированный набор), выбирается ширина столбцов и название поля, которое содержит подстановку.

Для установления связей между таблицами используют также окно

Схема данных, которое выводится на экран с помощью пунктов меню Сервис,

Схема данных или кнопки  , расположенной на панели инструментов окна базы данных.

После открытия окна Схема данных, для добавления таблиц на схему используем окно Добавление таблицы, которое вызывается на экран с помощью пунктов меню Связи, Добавить или кнопки , расположенной на панели инструментов окна базы данных

Связь между таблицами создается путем "перемещения" с помощью "мышки" ключевого поля одной таблицы на поле другой таблицы. Неключевое поле таблицы, которое используется для установления связи с другой таблицей, называется внешним ключом. Если между таблицами необходимо установить связь одновременно по нескольким полям, то эти поля нужно выбрать в окне Связи.

В СУБД MS Access непосредственная связь между таблицами может быть двух типов: "один – к – одному" или "один – ко – многим". Тип связи "много – ко – многим" реализуется только с использованием вспомогательной таблицы.

Обеспечение целостности данных задается с помощью соответствующих опций в окне Изменение связей, что появляется на экране во время установления связи между таблицами.

ОСНОВНЫЕ объекты СУБД MS ACCESS

Таблица - объект, для сохранения данных в виде записей и полей. Форма - объект, которые используются для обеспечения интерфейса пользователя в прикладной программе. Запрос - объект, что позволяет получить данные из одной или нескольких таблиц. Отчет - объект, предназначенный для группирования, форматирования, вычисления итоговых значений и подготовки к печати данных из одной или нескольких таблиц или запросов.