Семинар на тему «Организация хранения, комплектования, учета документов ведомственных архивов» (стр. 1 )

Семинар на тему

«Организация хранения, комплектования, учета документов ведомственных архивов».

Занятие №3. Организация хранения документов Архивного фонда

Российской Федерации и других архивных документов в архиве.

Оглавление.

1.Разновидности архивных фондов.

2.Фондирование архивных документов.

3.Организация архивных документов в пределах архивного фонда.

4.Обеспечение сохранности архивных документов:

-Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов.

-Требования к зданиям и помещениям архива.

-Требования к архивохранилищам.

-Нормативные режимы хранения архивных документов: противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический.

-Оборудование архивохранилища средствами хранения.

5. Организация хранения архивных документов в архивохранилище:

- Общие требования к размещению архивных документов.

- Размещение архивных документов обособленного хранения.

- Размещение фонда пользования.

- Размещение учетных документов.

- Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей.

- Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов.

- Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов.

- Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов.

-Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов.

- Учет физического и технического состояния архивных документов.

- Физико-химическая и техническая обработка архивных документов.

- Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища.

- Сроки выдачи архивных документов.

- Оформление выдачи архивных документов.

- Выдача описей дел, документов.

-Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище.

- Транспортировка и перемещение архивных документов.

- Создание страхового фонда.

Список использованной литературы.

1.Разновидности архивных фондов.

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям - архивным фондам.

Разновидностями архивного фонда являются:

- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи;

архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности являются ценными.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации или их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения.

По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

К архивным документам ограниченного доступа относятся:

архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных, документов и к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

2.Фондирование архивных документов.

Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив.

Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя:

-архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

-архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

-архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

-в случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

-архивные документы представительств и филиалов;

-архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

-архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;

-архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;

-архивные документы ликвидационной комиссии организации.

  Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

-организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

-руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

-организаций, объединенных объектом деятельности;

-последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;

-двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.

Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.

В связи с принятием Конституции Российской Федерации в 1993 году новые архивные фонды составляют архивные документы:

-органов законодательной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

-органов исполнительной власти Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации;

-глав (губернаторов) краев, областей, автономных округов Российской Федерации и их администраций;

-отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции изменились;

-органов судебной власти Российской Федерации;

-органов местного самоуправления;

-Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

-Счетной палаты Российской Федерации;

-Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

-Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательных комиссий органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

единые архивные фонды составляют архивные документы:

-отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов краев, областей, г. г. Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов РСФСР и соответствующих отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, г. г. Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции остались без изменения;