Инструкция по заполнению анкеты
обследования организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти за 2015-2016 гг.
Анкета мониторинга (далее - Анкета) разработана в электронном виде для автоматизации процесса обработки данных, включает в себя обязательные для заполнения поля и защищенные от редактирования ячейки.
Анкета заполняется в электронном виде, не распечатывается и в таком же формате должна быть отправлена.
Поля, доступные для заполнения, выделены голубым цветом.
Поля со стрелкой содержат выпадающие списки, из которых необходимо выбирать нужное значение.
Общие сведения:
Наименование федерального органа исполнительной власти указывается полностью в соответствии с положением о федеральном органе исполнительной власти.
Штатная численность центрального аппарата, количество подведомственных территориальных органов и организаций указывается цифровым способом, поэтому введение прочерков и других символов в ячейку недопустимо.
Наименование делопроизводственного подразделения федерального органа исполнительной власти указывается полностью, согласно утвержденной структуре.
Штатная численность работников делопроизводственного подразделения центрального аппарата / ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата указывается цифровым способом.
Раздел 1. Мониторинг объемов документооборота на бумажном носителе и электронных документов в 2015-2016 гг.:
Количество поступивших (входящих) документов на бумажном носителе/из них, отсканированных в ФОИВ и прикрепленных к регистрационной карточке в виде электронной копии:
2015 год | 2016 год | |
Из Администрации Президента Российской Федерации | / | / |
из Аппарата Правительства Российской Федерации | / | / |
запросов членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы | / | / |
из других федеральных органов исполнительной власти | / | / |
из территориальных органов и подведомственных организаций | / | / |
из иных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций | / | / |
от граждан (обращения, запросы) | / | / |
ВСЕГО * | / | / |
* Данная ячейка защищена от редактирования, так как общая сумма документов по всем документопотокам в графе «ВСЕГО» считается и заполняется автоматически.
В пункте 1.1. указывается количество документов, поступивших в ФОИВ на бумажном носителе в 2015 г. и в 2016 г. Если часть из этих документов была отсканирована и прикреплена к регистрационной карточке в виде электронной копии, то необходимо указать их количество в этой же строке через разделительный знак « / ».
Количество отправленных (исходящих) документов на бумажном носителе/из них, отсканированных в ФОИВ и прикрепленных к регистрационной карточке в виде электронной копии:
Пункт 1.2. заполняется аналогично п. 1.1.
1.3. Количество внутренних документов на бумажном носителе/из них, отсканированных в ФОИВ и прикрепленных к регистрационной карточке в виде электронной копии:
Пункт 1.3. заполняется цифровым способом аналогично пунктам 1.1., 1.2. Анкеты.
Внимание! В пункт 1.3. включены обязательные для заполнения поля.
Если в графе «другие виды документов (укажите какие)» указывается количество документов, следует обязательно указать виды и разновидности таких документов.
1.4. Количество поступивших (входящих) электронных документов / из них подписанных электронной подписью
1.5. Количество отправленных (исходящих) электронных документов / из них подписанных электронной подписью
В пунктах 1.4., 1.5. раздела 1 Анкеты указываются количественные данные о поступивших и отправленных электронных документах. Под электронными документами в данных пунктах понимаются документы, циркулирующие в СЭД исключительно в электронной форме без их создания на бумажном носителе.
Если часть из этих документов была подписана электронной подписью, то необходимо указать их количество в этой же строке через разделительный знак « / ».
Пункты 1.4., 1.5. заполняются аналогично п. п. 1.1., 1.2.
1.6. Количество внутренних электронных документов / из них подписанных электронной подписью
Пункт 1.6. заполнятся аналогично п. 1.3.
В пункте 1.6. раздела 1 Анкеты указываются количественные данные о внутренних электронных документах, созданных в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых в федеральном органе исполнительной власти должно осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Если часть из этих документов была подписана электронной подписью, то необходимо указать их количество в этой же строке через разделительный знак « / ».
Внимание! В пункт 1.6. включены обязательные для заполнения поля.
Если в графе «другие виды документов (укажите какие)» указывается количество документов, следует обязательно указать виды и разновидности таких документов.
1.7. Количество электронных документов, поступивших через МЭДО, Интернет-сайт ФОИВ, Информационный портал госуслуг, официальный адрес электронной почты.
В пункте 1.7. указывается количество электронных документов, поступивших через МЭДО, Интернет-сайт ФОИВ, информационный портал госуслуг, официальный адрес электронной почты, которые были учтены в документопотоках групп корреспондентов (п. 1.4.).
1.8. Количество электронных документов, отправленных через МЭДО, официальный адрес электронной почты.
В пункте 1.8. указывается количество отправленных электронных документов, через МЭДО, официальный адрес электронной почты, которые были учтены в документопотоках групп корреспондентов (п. 1.5.).
1.9. Количество электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, созданных и существующих в ФОИВ только в электронном виде (без создания документа на бумажном носителе).
В пункте 1.9. указывается количество электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, которые создаются в ФОИВ только в электронном виде (без создания документов на бумажном носителе). Если такие документы в ФОИВ не создаются в графе необходимо указать цифру «0».
Раздел 2. Анализ проблем и перспектив внедрения электронного документооборота
2.1. Наименование системы электронного документооборота (далее - СЭД):
Компания разработчик СЭД:
В пункте 2.1. указывается СЭД, действовавшая в 2016 году в федеральном органе исполнительной власти и компания разработчик.
2.2. В СЭД ФОИВ обеспечена возможность отображения результатов проверки электронной подписи: ДА, НЕТ
При заполнении пункта 2.2. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
2.3. СЭД ФОИВ позволяет формировать и направлять уведомления о регистрации документов (об отказе в регистрации документов): ДА, НЕТ
При заполнении пункта 2.3. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
2.4. Согласование проектов документов в ФОИВ осуществляется:
в электронном виде: ДА, НЕТ
на бумажном носителе: ДА, НЕТ
При заполнении пункта 2.4. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
В случае если согласование проектов документов в ФОИВ осуществляется в электронном виде и на бумажном носителе, необходимо это указать путем выбора значения: ДА, НЕТ.
2.5. Согласование проектов нормативных правовых актов в ФОИВ осуществляется:
в электронном виде: ДА, НЕТ
на бумажном носителе: ДА, НЕТ
При заполнении пункта 2.5. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
В случае если согласование проектов нормативных правовых актов в ФОИВ осуществляется в электронном виде и на бумажном носителе, необходимо это указать путем выбора значения: ДА, НЕТ.
2.6. В ФОИВ обеспечено взаимодействие между СЭД центрального аппарата и
СЭД территориальных органов: ДА, НЕТ.
СЭД подведомственных организаций: ДА, НЕТ.
При заполнении пункта 2.6. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
2.7. Количество рабочих мест СЭД:
в центральном аппарате:
в делопроизводственном подразделении центрального аппарата:
в территориальных органах:
в подведомственных организациях:
В пункте 2.7. указывается количество рабочих мест СЭД в центральном аппарате, в делопроизводственном подразделении центрального аппарата, в территориальных органах, в подведомственных организациях.
2.8. СЭД ФОИВ взаимодействует с системой МЭДО: ДА, НЕТ.
Укажите версию МЭДО, установленную в ФОИВ:
При заполнении пункта 2.8. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ и обязательно указать какая версия МЭДО использовалась в ФОИВ в 2016 году.
2.9. СЭД ФОИВ взаимодействует с системой СМЭВ: ДА, НЕТ.
При заполнении пункта 2.9. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
2.10. СЭД ФОИВ взаимодействует с другими информационными системами ДА, НЕТ
укажите с какими.
При заполнении пункта 2.10. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
При выборе значения ДА, необходимо заполнить поле «укажите с какими».
2.11. В ФОИВ разработан и утвержден руководителем альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти: ДА, НЕТ.
При заполнении пункта 2.11. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
2.12. Документы создаются в СЭД ФОИВ с использованием электронного шаблона: ДА, НЕТ.
При заполнении пункта 2.12. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
2.13. Документы в ФОИВ создаются на автоматизированном рабочем месте исполнителя с использованием иных программных средств и включаются в СЭД: ДА, НЕТ.
При заполнении пункта 2.13. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
2.14. СЭД ФОИВ позволяет вести отдельно учет электронных документов, подписанных электронной подписью: ДА, НЕТ.
При заполнении пункта 2.14. из выпадающего списка значений Анкеты необходимо выбрать значение: ДА, НЕТ.
2.15. Какие проблемы и сложности возникают при работе с электронными документами в ФОИВ
В пункте 2.15. специалистам ФОИВ необходимо указать проблемы и сложности, которые возникают при работе с электронными документами.
В поле «Анкету заполнил» вводятся контактные данные специалиста федерального органа исполнительной власти, заполнившего Анкету.
