Задачи по работе с объектами

Приложение

ЗАДАЧИ ПО РАБОТЕ С ОБЪЕКТАМИ

Экономические задачи

планирование и бюджетирование расходов по объекту недвижимости маркетинг и реклама, привлечение арендаторов при необходимости анализ эксплуатационных расходов

Технические задачи

Если нижеуказанные задачи будут исполняться силами штатного персонала, то необходимо предоставить для ознакомления копии действующих удостоверений, допусков (например: удостоверение по электробезопасности нового образца 2016г.; удостоверение по эксплуатации тепловых энергоустановок;  допуск к работе на высоте; свидетельство об аттестации сотрудника, имеющего право обращения с опасными отходами и пр.)

техническое обслуживание и эксплуатация объектов недвижимости отношения с коммунальными службами организация охраны объекта недвижимости профессиональная уборка (клининг) отношения с субподрядчиками по эксплуатации согласование перепланировок и реконструкций

Правовые задачи управления объектом недвижимости

подготовка проектов договоров и иных правовых документов с арендаторами, подрядчиками представление интересов в государственных и муниципальных органах разрешение спорных вопросов

Перечень услуг при управлении объектом недвижимости

проведение переговоров с потенциальными арендаторами по согласованию условий стандартного договора аренды и доработка его под каждого конкретного арендатора: Мониторинг рынка коммерческой недвижимости с целью определения ставок и условий аренды; Определение коммерческих условий для реализации площадей в аренду; Взаимодействие и контроль выполнения обязательств брокеров; Проведение предварительных переговоров с потенциальными арендаторами, согласование коммерческих условий аренды; Организация показа помещений и/или Объекта потенциальным арендаторам, брокерам; Предоставление отчетов по запросу о проведенных мероприятиях в части реализации площадей в аренду; Согласование с Арендаторами Предварительных Договоров аренды, Краткосрочных и Долгосрочных Договоров аренды, при необходимости протоколов разногласий к Договорам аренды; Ведение базы данных арендаторов; Соблюдение коммерческих условий согласованных Собственником в арендном плане. Ведение листа ожидания потенциальных Арендаторов; координация процесса заключения договоров аренды формирование пакета документов для государственной регистрации договоров аренды и взаимодействие с регистрирующими органами прогнозирование и учет потребления коммунальных услуг (электроэнергия, горячая вода и отопления, холодная вода и канализация) взаимодействие с поставщиками коммунальных услуг (Мосэнерго, Тепловые сети, Мосводоканал, Мосэнергосбыт) предоставление отчетов Банку и арендаторам о фактически потребленных коммунальных услугах

Перечень услуг по техническому обслуживанию

содержание объекта и расположенные в помещениях объекта инженерные сети и инженерное оборудование в соответствии с действующими правилами и нормами эксплуатации и ремонта нежилого фонда, в т. ч.  нормативами  г. Москвы  по содержанию и ремонту фасадов зданий и сооружений, техническими требованиями по эксплуатации, регламентному обслуживанию и ремонту инженерно-технических сетей обеспечения, инженерного оборудования, приборов и установок, а также договорами аренды земельного участка в части уборки прилегающей территории, поставки энерго-, тепло -, водо - и иных ресурсов; обеспечение технического обслуживания, эксплуатации и текущего ремонта инженерно-технических сетей обеспечения и инженерного оборудования с периодичностью и в объеме согласно указаниям предприятий-изготовителей, используя при этом установленные этими предприятиями комплектующие изделия и расходные материалы; при необходимости регулярная подготовка и сдача (предъявление) инженерно-технических сетей обеспечения и инженерного оборудования государственным органам технического контроля и снабжающим организациям, в том числе подготовку систем теплоснабжения к отопительному сезону; устранение своими силами предписаний государственных органов технического надзора, выявленные при проведении мероприятий по контролю за эксплуатацией и содержанием зданий, сооружений, прилегающих к ним территорий, инженерно-технических сетей обеспечения, инженерного оборудования, а так же другим подведомственным им вопросам и видам работ; приобретение и поставка комплектующих изделий и расходных материалов, необходимых для эксплуатации инженерно-технических сетей обеспечения и инженерного оборудования; выполнение работ по монтажу дополнительного электрооборудования при условии обеспечения технологической возможности подключения данного оборудования к инженерно-техническим сетям обеспечения; выполнение ремонтных работ и работ по техническому обслуживанию по согласованным с собственником объекта графикам; оказание технической помощи в планировании и организации проведения ремонтно-строительных работ привлеченными собственником здания подрядными организациями; приобретение, сертификация и укомплектование электроустановок объекта электрозащитными средствами и средствами пожаротушения; участие в приемке в эксплуатацию объекта / частей объекта по законченных капитальным ремонтам, реконструкций, расширений; организация работ по паспортизации и инвентаризации инженерно-технических сетей обеспечения и инженерного оборудования, расположенного на объекте собственника; разработка необходимых инструктивных указаний, потребность в которых возникает в процессе эксплуатации; составление текущих и перспективных планов ремонтов инженерно-технических сетей обеспечения и инженерного оборудования; управление системами, установка заданных параметров, регулировка параметров оборудования, контроль и регистрация параметров работы оборудования и инженерно-технических сетей; проведение профилактических испытаний, измерений параметров и ППР оборудования и  инженерно-технических сетей на объекте; осуществление контроля за соответствием производимых подрядными организациями строительно-монтажных работ по переоборудованию, реконструкции и перепланировке объекта; утвержденным проектам и техническим условиям на производство и приемку этих работ в целях последующей приёмки объектов в эксплуатацию круглосуточное реагирование на чрезвычайные ситуации

Перечень услуг по работе с арендаторами

содействие в контроле выполнения арендаторами обязательств по договорам аренды разработка правил для арендаторов предоставление своевременных ответов и незамедлительное реагирование на все требования арендаторов, касающиеся управления и эксплуатации объекта недвижимости. Организация коммуникации для взаимодействия с арендаторами. надзор за организацией и проведением отделочных работ и работ по перепланировке и переоборудованию помещений арендаторами обслуживание паркинга Организация въезда Арендатора в арендуемые помещения (составление актов приема-передачи помещений, фиксация состояния помещений при передаче, составление и согласование актов разграничения эксплуатационной ответственности); Подготовка ответов на возможные запросы арендаторов, касающихся внесения изменений в инженерные системы и конструктивные элементы Объекта, присоединения дополнительного оборудования, подготовка соответствующих технических условий при согласовании с Собственником; Контроль производства работ (перепланировок, изменений в составе инженерного оборудования, ремонтов и проч.), организованных Арендаторами Объекта. Взаимодействие с представителями Арендаторов в рамках данного пункта, подготовка и представление представителям Арендаторов необходимой информации; Осуществление контроля соблюдения Арендаторами Объекта существующих норм и правил Противопожарной безопасности на Объекте, правил и положений по пользованию Объектом и его инфраструктурой. Информирование Принципала о факте нарушений и контроль устранения нарушений; Взаимодействие с Арендаторами по вопросам текущего функционирования Объекта. Прием, обработка, подготовка ответов на обращения, заявки, претензии от Арендаторов. Организация исполнения заявок Арендаторов в рамках заключенных договоров аренды, иных договоров; Управление Договорами аренды и иными договорами, относящимися к управлению и обслуживанию Объекта, включая: сбор и систематизация всех данных по Объекту и основных сведений об Арендаторах на Объекте; ведение документооборота, составление, заключение, изменение и расторжение Договоров аренды нежилых помещений, ведение регистрации входящей и исходящей документации в журналах входящей и исходящей корреспонденции, и прочее. постоянный контроль предусмотренных в Договорах аренды положений об индексации, колебаний цен (если таковые предусмотрены в Договоре аренды); организация учета потребления энергоресурсов Объекта в целом и каждым из Арендаторов в отдельности; контроль соблюдения Арендаторами всех обязательств, предусмотренных Договорами аренды, включая Правила Арендаторов; предоставление арендаторам информации по Объекту в рамках договоров аренды; внесудебные напоминания Арендаторам о выполнении обязательств по Договорам аренды, в т. ч. ведение претензионной переписки с дебиторами по арендной плате, минимизация дебиторской задолженности по Договорам аренды; документирование всех согласованных в договорном порядке или одобренных перепланировок систем или инсталляций Арендаторов; контроль въезда и выезда Арендаторов; передача Собственнику всех претензий, уведомлений, писем от Арендаторов и третьих лиц по Объекту, а так же предложений, оферт и пр. документов от третьих лиц, имеющих коммерческий интерес в сотрудничестве по Объекту; предоставление Собственнику копий всех Договоров аренды, приложений и дополнений к ним, копий иных документов (Документация) в соответствии с условиями Договора; урегулирование вопросов предоставления скидок по арендным ставкам; организация предоставления дополнительного сервиса Арендаторам (клининговые услуги, телекоммуникационные услуги, услуги технического обслуживания арендуемых помещений и прочее); взаимодействие с Арендаторами по вопросам размещения средств навигации, рекламной информации на территории Объекта; администрирование всех прочих договоров подряда, заключенных с третьими лицами, которые связаны с содержанием, обслуживанием и управлением Объекта;

Административные функции

разработка программы планово-профилактического обслуживания Объекта взаимодействие с арендаторами, решение оперативных вопросов по обслуживанию зданий, контроль выполнения запросов арендаторов на различные виды работ управление и контроль работы штатного персонала и субподрядных компаний взаимодействие с субподрядными компаниями: определение перечня необходимых работ, проведение переговоров в отношении стоимости и состава услуг взаимодействие с городскими и федеральными органами власти организация закупки, транспортировки и доставки на объект всех необходимых материалов, инструментов и оборудования разработка и контроль выполнения программы по соблюдению техники безопасности при производстве работ, подготовка и утверждение плана действий в чрезвычайных ситуациях

Обеспечение безопасности

организация круглосуточного пропускного режима и контроля доступа в здания и помещения объекта недвижимости; обеспечение работоспособности системы автоматической пожарной сигнализации, системы пожарного водопровода и противодымной вентиляции, системы оповещения и управления эвакуацией, системы охранно-тревожной сигнализации, системы контроля и управления доступом, системы ограничения доступа, системы охранной –телевизионной. Проведение технического обслуживания системы автоматической пожарной сигнализации, системы пожарного водопровода и противодымной вентиляции, системы оповещения и управления эвакуацией, системы охранно-тревожной сигнализации, системы контроля и управления доступом, системы ограничения доступа, системы охранной –телевизионной в соответствии с действующими нормами противопожарной безопасности и рекомендациями фирм производителей (дистрибьюторов) оборудования осуществление превентивных мер, незамедлительное реагирование и ликвидация последствий в случае возникновения чрезвычайных ситуаций разработка инструкций о действиях арендаторов при чрезвычайных ситуациях

Комплексная уборка

уборка и обслуживание объекта недвижимости: обеспечение всеми необходимыми расходными материалами и оборудованием обеспечение наличия мусорных контейнеров, и организация работы службы вывоза мусора мытье фасадов и окон (2 раза в год) вывоз снега с территории объекта недвижимости (по мере выпадения осадок) дезинфекция и дератизация подвальных и общественных помещений (1 раз в месяц) благоустройство территории объекта недвижимости

Работы по текущему ремонту

Фундаменты: устранение местных деформаций, усиление, восстановление незначительно повреждённых участков фундаментов, вентиляционных продухов, отмосток. Стены и фасады: герметизация стыков, заделка и восстановление архитектурных элементов; мелкий ремонт фасадов. Перекрытия: частичная смена отдельных элементов; заделка швов и трещин. Крыша: антисептирование и антиперирование; ремонт водосточных труб; устранение неисправностей и протечек, ремонт утепления и вентиляции. Оконные и дверные заполнения: смена и восстановление отдельных элементов (приборов) и заполнений, ремонт и регулирование запорной арматуры. Межэтажные перегородки: усиление, смена, заделка отдельных участков, покраска отдельных участков. Лестницы, входные группы, козырьки над входами в подъезды, межэтажные и входные двери: ремонт, покраска или замена отдельных участков и элементов. Полы: мелкий ремонт, замена отдельных участков. Внутренняя отделка: ремонт стен, потолков, полов отдельными участками, покраска при необходимости. Центральное отопление: установка, замена и восстановление работоспособности отдельных элементов и частей элементов внутренних систем центрального отопления. Водопровод и канализация, горячее водоснабжение: установка, замена и восстановление работоспособности отдельных элементов и частей элементов внутренних систем водопроводов и канализации, горячего водоснабжения, включая насосные установки. Электроснабжение и электротехнические устройства: установка, замена и восстановление работоспособности электроснабжения Объекта, за исключением устройств и приборов внутри помещений, не являющихся общим имуществом. Вентиляция: частичная  замена и восстановление работоспособности внутридомовой системы вентиляции. Специальные общедомовые технические устройства: замена и восстановление элементов и частей элементов специальных технических устройств, выполняемые специализированными предприятиями по договору подряда с Исполнителем, по регламентам, устанавливаемым заводами-изготовителями либо соответствующими отраслевыми министерствами (ведомствами) и согласованными государственными надзорными органами. Внешнее благоустройство: ремонт и восстановление разрушенных участков тротуаров, проездов, дорожек, отмосток, ограждений.  Уход за газонами и зелеными насаждениями.

Управление договорами аренды в части страхования Объекта:

Разработка рекомендаций по перечню рисков, подлежащих страхованию, условиям страхования; Проведение тендера среди страховых компаний, предоставление сводного отчета; Заключение договора страхования, контроль и обеспечение соблюдения условий договора; Своевременное направление уведомлений в страховую компанию о страховом случае. Подготовка пакета необходимой документации. Взаимодействие с представителями страховой компании Собственника в рамках урегулирования страховых случаев; информирование Собственника о факте нанесения ущерба; указание необходимости и целесообразности внесения изменений или дополнений в существующие договоры страхования или заключения новых договоров страхования;