Управление взаимодействием с заинтересованными сторонами Документированная процедура СМК ДП ОАД ИПТ-2.0.04-10

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого»

Политехнический институт

Архитектурно-дизайнерское отделение (ОАД)

Система менеджмента качества

УТВЕРЖДАЮ

Проректор по учебной работе НовГУ ________________ “ _______ “ ____________ 2010 г.

УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ С ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ СТОРОНАМИ

Документированная процедура

СМК ДП ОАД ИПТ–2.0.04–10

Великий Новгород

2010

Назначение и область применения

Настоящая документированная процедура системы менеджмента качества разработана в соответствии с требованиями разделов 7.2 ГОСТ Р ИСО 9001:2001 и 7.3.0 ГОСТ Р ИСО 9004:2001. Документированная процедура СМК ДП ОАД ИПТ –2.0.04–10 является основным документом, регламентирующим процесс управления взаимодействием с заинтересованными сторонами на архитектурно-дизайнерском отделении Политехнического института НовГУ и ее действие распространяется на деятельность всех кафедр отделения.

Термины, определения и сокращения Термины и определения

Заинтересованные стороны – юридические лица и организации, заинтересованные в деятельности рассматриваемой организации, имеющие свои потребности и ожидания от результатов деятельности данной организации.

Заинтересованные стороны организаций включают:

потребителей и конечных пользователей; работников организации; владельцев/инвесторов (таких, как акционеры, отдельные лица или группы, включая общественный сектор, имеющие конкретный интерес в организации); поставщиков и партнеров; общество в виде различных объединений и государственных структур, на которые организация или ее продукция оказывают воздействие (.5.2.1. ГОСТ Р ИСО 9004:2001).

Сокращения

ООП – основная образовательная программа

ГОС – государственный образовательный стандарт;

ДП        – документированная процедура;

СМК        – система менеджмента качества;

ДХШ – детские художественные школы;

ДШИ – детские школы искусств;

УМУ        – Учебно-методическое управление;

ОАД – архитектурно-дизайнерское отделение;

ИПТ – Политехнический институт.

Общие положения

Организации зависят от своих потребителей и поэтому должны понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания.

Успех организации зависит от понимания и удовлетворения текущих и будущих потребностей и ожиданий нынешних и потенциальных потребителей и конечных пользователей, а также от понимания и учета потребностей и ожиданий других заинтересованных сторон.

Целью процесса управления взаимодействием с заинтересованными сторонами является:

- повышение конкурентоспособности выпускников архитектурно-дизайнерского отделения;

- принятие решения об открытии новых специальностей и направлений, потребность в которых ощущается на региональном рынке труда;

- привлечение заинтересованных сторон к подготовке или совершенствованию основных образовательных программ по специальностям (направлениям подготовки), реализуемым или планируемым к реализации на архитектурно-дизайнерском отделении ИПТ НовГУ;

- привлечение заинтересованных сторон к подготовке или совершенствованию основных законодательных актов и постановлений по условиям приема в ВУЗы;

- привлечение дополнительных средств для улучшения материально-технической базы архитектурно-дизайнерского отделения ИПТ.

Описание процесса

4.1 Руководителем процесса управления взаимодействием с заинтересованными сторонами управления  является директор ИПТ НовГУ.  Владельцами процесса являются заведующие выпускающими кафедрами ОАД.

4.2 Процесс управления взаимодействием с заинтересованными сторонами относится к ключевым процессам вуза и состоит из следующих этапов – 1) определение заинтересованных сторон, их потребностей и ожиданий; 2) преобразование потребностей и ожиданий в требования к выпускнику или абитуриенту;  3) корректировка ООП и рабочих программ в соответствие с требованиями рынка труда; 4) привлечение заинтересованных сторон к совершенствованию образовательных программ и улучшению материально-технической базы ОАД ИПТ.

Архитектурно-дизайнерское отделение действует в рамках стратегии НовГУ «Управление взаимодействием с заинтересованными сторонами».

4.3 Началом процесса является определение заинтересованных сторон, их потребностей и ожиданий.

Для понимания и удовлетворения потребностей и ожиданий заинтересованных сторон организации необходимо:

определить свои заинтересованные стороны и поддерживать способность сбалансирование отвечать на их потребности и ожидания; преобразовать определенные потребности и ожидания в требования; довести требования до сведения всего персонала организации; сконцентрироваться на улучшении процессов с целью обеспечения ценности для заинтересованных сторон (5.2.2. ГОСТ Р ИСО 9004:2001).

Входными данными для процесса управления взаимодействием с заинтересованными сторонами  является:

- проектные и дизайнерские организации, частные бюро и фирмы, работающие в сфере проектирования, строительства, архитектуры и дизайна;

- инвесторы или потенциальные инвесторы;

- заинтересованные общественные организации и творческие союзы;

- муниципальные органы управления;

- ВУЗы, факультеты и кафедры, обучающие студентов по аналогичным специальностям;

- работники ОАД;

- ДХШ и ДШИ, художественные и строительные колледжи и училища, специализированные школы.

4.4 Ответственным за анализ входных данных и принятие решения о взаимодействии с заинтересованными сторонами является зав. отделением ОАД НовГУ. Ответственными за осуществление взаимодействия с заинтересованными сторонами являются заведующие кафедрами ОАД ИПТ НовГУ и назначенные зав. кафедрами должностные лица из числа работающих на факультете. Ответственными за формирование и хранение документации и записей являются заведующие выпускающими кафедрами и уполномоченные по качеству. УМУ НовГУ осуществляет учебно-методическое, нормативно-информационное, организационно-консультативное обеспечение, координацию  и сопровождение процесса корректировки, проектирования и разработки учебных планов и рабочих программ  в соответствии с требованиями заинтересованных сторон.

4.5 Для удовлетворения потребностей и ожиданий потребителей и конечных пользователей руководству ОАД следует:

понять потребности и ожидания своих потребителей, в том числе потенциальных потребителей; установить основные характеристики выпускника ОАД, удовлетворяющего требованиям работодателей; определить и оценить конкурентную обстановку на строительном и художественном рынке; определить возможности рынка, слабые стороны и будущие преимущества в конкурентной борьбе.

Примеры потребностей и ожиданий потребителей:

соответствие выпускника требованиям  ФГОСа; владение современными графическими программами; обладание дополнительными компетенциями и навыками

4.6 Архитектурно-дизайнерское отделение определяет потребности и ожидания своих работников в признании их деятельности, удовлетворенности работой, а также в их развитии. Такое внимание помогает обеспечивать наиболее полное вовлечение и наиболее сильную мотивацию работников.

Организация определяет финансовые и другие результаты, отвечающие установленным потребностям и ожиданиям владельцев и инвесторов.

Руководство ОАД учитывает потенциальные выгоды для организации от установления партнерства с поставщиками с целью создания ценности для обеих сторон. Партнерство следует базировать на основе совместной стратегии, обмена знаниями, а также на распределении доходов и убытков.

4.7 При установлении партнерских отношений ОАД следует:

определить основных поставщиков и другие организации в качестве потенциальных партнеров; совместно достичь четкого понимания потребностей и ожиданий потребителей; совместно достичь четкого понимания потребностей и ожиданий партнеров; поставить цели, обеспечивающие возможности постоянного партнерства.

4.8 При рассмотрении своих отношений с обществом ОАД:

демонстрирует свою ответственность в области здоровья и безопасности; развивает экологическое мышление выпускника, учитывает необходимость оценки любых дизайнерских, архитектурных объектов с точки зрения их влияния на окружающую среду, включая сохранение энергии и природных ресурсов; идентифицирует применимые законодательные и другие обязательные требования; идентифицирует текущее и потенциальное взаимодействие выпускников ОАД с обществом в целом и с местным культурным и творческим сообществом в частности.

4.9 Руководство ОАД обеспечивает знание работниками отделения законодательных, строительных, дизайнерских и других обязательных требований, которые применимы к художественно-архитектурной среде, процессам и деятельности, и включить эти требования в систему менеджмента качества. Следует также обращать внимание на:

разъяснение соответствия текущим и перспективным требованиям с точки зрения этики результативности и эффективности; выгоды для заинтересованных сторон от повышения соответствия требованиям; роль организации в защите интересов сообщества.

4.10 Руководство ОАД устанавливает взаимодействие с поставщиками и партнерами для поддержки и облегчения обмена информацией с целью взаимного улучшения результативности и эффективности процессов, улучшающих качество подготовки специалистов.

У ОАД имеются различные возможности увеличить ценность посредством работы со своими поставщиками и партнерами, например:

оптимизация количества поставщиков и партнеров; установление двусторонней связи на соответствующих уровнях обеих организаций для содействия быстрому решению проблем и устранения дорогостоящих отсрочек или споров; мониторинг способности поставщиков обеспечить подготовку абитуриентов, отвечающих требованиям ОАД к будущему студенту; стимулирование поставщиков к выполнению программы постоянного улучшения деятельности и к принятию участия в других совместных инициативах по улучшению; вовлечение поставщиков в деятельность организации по проектированию и разработке с целью обмена знаниями, результативного и эффективного улучшения образовательного процесса. вовлечение партнеров в определение потребностей  и совместную разработку стратегии образовательного процесса; оценивание, признание и вознаграждение усилий и достижений поставщиков и партнеров.

4.11 Руководство ОАД обеспечивает определение архитектурно-дизайнерским отделением взаимно приемлемых процессов для результативного и эффективного поддержания связи со своими потребителями и другими заинтересованными сторонами (7.2.3. ГОСТ Р ИСО 9004:2001) Эти процессы включают определение и анализ соответствующей информации, а также активное вовлечение потребителей и других заинтересованных сторон в процесс подготовки высоко квалифицированных специалистов.

Измерение и мониторинг удовлетворенности потребителей базируются на анализе информации, связанной с потребителями (8.2.1.2. ГОСТ Р ИСО 9004:2001). Сбор такой информации может быть активным или пассивным Руководство ОАД учитывает, что имеется много источников информации, связанной с потребителями, разрабатывает результативные и эффективные процессы сбора, анализа и использования указанной информации для улучшения деятельности факультета.

ОАД использует внутренние и внешние источники информации о потребителях и конечных пользователях, доступные в письменной и устной форме.

Примеры соответствующей информации, связанной с потребителями и их удовлетворенности:

потребности рынка в области архитектуры, дизайна и искусства; данные о предоставлении услуг в области архитектуры, дизайна и искусства; требования потребителей или других заинтересованных сторон; анализ конкурентов (ВУЗов, выпускающих специалистов по аналогичным направлениям и специальностям); сравнение дипломных работ с лучшими достижениями в области архитектуры, искусства и дизайна; жалобы потребителей; непосредственное общение с потребителями; анкетирования и обзоры, опрос целевых групп; сбор и анализ данных о крупных заказах в области архитектуры, искусства и дизайна; отчеты организаций-потребителей; сообщения в различных средствах информации.

Руководство использует измерение удовлетворенности потребителей как жизненно важное средство. Запрашивание, измерение и мониторинг, восстановление обратной связи факультета с потребителями обеспечивают информацию на постоянной основе. Этот процесс учитывает соответствие требованиям, удовлетворение потребностей и ожиданий потребителей.

4.12 Организация должна определить информацию по измерениям, требующуюся для выполнения потребностей заинтересованных сторон (кроме потребителей) и касающуюся процессов отделения, с тем, чтобы добиться баланса при распределении ресурсов. Такая информация включает измерения, относящиеся к работникам отделения, поставщикам и партнерам, а также обществу (.8.2.4. ГОСТ Р ИСО 9004:2001).

Примеры измерений:

а) в отношении своих работников организации следует:

изучать мнения своих работников о степени удовлетворенности их потребностей ожиданий; проводить оценку индивидуальной и коллективной работы сотрудников и их вклада в результаты отделения.

б) в отношении поставщиков и партнеров организации следует;

изучать мнения поставщиков и партнеров, касающихся их удовлетворенности процессами приема на специальности, осуществляемые отделением; контролировать и обеспечивать обратную связь по деятельности поставщиков и партнеров по их соответствию политике приема студентов на специальности ОАД; оценивать уровень абитуриентов, вклад поставщиков и выгоды от взаимоотношений.

в) в отношении общества организации следует:

определять и отслеживать подходящие данные о результатах, связанных с ее целями, для достижения удовлетворительного взаимодействия с обществом; периодически оценивать результативность и эффективность своих действий, и восприятие своей деятельности соответствующими слоями общества.

4.13 ОАД необходимо полностью понять требования потребителей или других заинтересованных сторон до инициирования мероприятий по обеспечению соответствия этим требованиям. Это понимание и его воздействие должны быть взаимно приемлемыми для участников.

Согласно 7.2.2 ГОСТ Р ИСО 9004:2001 требования основных потребителей (работодателей на строительном, архитектурном, дизайнерском, художественном рынке труда) анализируются. По итогам анализа идет согласование рекомендаций, на основе которых вносятся изменения рабочие программы по специальностям факультета. Зав. кафедрами может быть принято решение об необходимости открытия новой специальности или специализации.

4.14 Заседания Совета ИПТ обеспечивают согласование:

требований к абитуриентам;

содержания рабочих программ, УМК, ООП и концептуальной модели выпускника с требованиями работодателей;

решений об открытии новых специальностей и специализаций на основе анализа рынка труда.

По ходу и результатам согласования ведутся записи (форма «Согласование» в Приложении А). 

4.15 Результатом процесса управления взаимодействием с заинтересованными сторонами являются: повышение конкурентоспособности выпускников ОАД; открытие новых специальностей и направлений, потребность в которых ощущается на региональном рынке труда; привлечение заинтересованных сторон к подготовке или совершенствованию основных образовательных программ по специальностям (направлениям подготовки), реализуемым или планируемым к реализации на ОАД ИПТ НовГУ; привлечение дополнительных средств для улучшения материально-технической базы ОАД.

4.16 Цели процесса проектирования и разработки образовательной программы, показатели их достижения, а также записи о ходе работ по измерению показателей, анализу показателей и предпринятых корректирующих и предупреждающих действиях представлены в спецификации процесса СМК УД ОАД ИПТ -3.1.04-10.

Ответственность и полномочия

Должностные лица   Процессы	Зав. выпускающими кафедрами	Зав. отделением ОАД	Директор ИПТ	Начальник УМУ	Проректор по учебной работе НовГУ	ППС
Сбор информации у заинтересованных сторон, встречи с заинтересованными сторонами, сбор информации о заинтересованных сторонах	О	О	О	У
Анализ входных данных и  требований заинтересованных сторон	О	О		И
Разработка плана действий по результатам взаимодействий с заинтересованными сторонами	О	О	И
Разработка и улучшение программ учебных дисциплин, УМК, ООП	О	О	У	У	У

О – ответственный за процесс,

В – взаимодействующий,

У – участник процесса;

И - информируемый.

Документация

Деятельность по процессу управления взаимодействием с заинтересованными сторонами регламентирована документами:

ГОСТ Р ИСО 9004:2001

Стратегия НовГУ «Управление взаимодействием с заинтересованными сторонами»;

Положения «Об основной образовательной программе специальности (направлении  подготовки)», «Об аттестации студентов», «Об итоговой государственной аттестации выпускников НовГУ», «О практиках студентов НовГУ», «О плане планировании учебной нагрузки ППС»;

СМК ДП 4.2(3)-2.01-06 Управление документацией;

СМК ДП 4.2(4)-2.02-06 Управление записями;

СМК ДП 8.2-2.03-06         Внутренний аудит качества;

СМК ДП 8.5-2.05-06 Корректирующие и предупреждающие действия;

СТП 1.701-98 Текстовые документы. Общие требования к построению и оформлению.

Лист внесения изменений

Номер изменения	Номер и дата распорядительного документа о внесении изменений	Дата внесения изменения	ФИО лица, внесшего изменение	Подпись

Разработали:                                                подпись                дата

Согласовано:

Начальник УЦК НовГУ

  подпись  дата

Приложение А

Форма бланка «Согласование»

(обязательная)

НовГУ имени Ярослава Мудрого	СОГЛасование
Лист	Всего листов
Предмет согласования:	Решение о согласовании принято на заседании Совета ИПТ НовГУ	№ протокола заседания Совета ИПТ от …………….. 20__г. Руководители процесса : _________  "___" ________ 200_ г.   подпись
Краткое описание согласования:   Согласующиеся стороны:   _______________  __________  ______________   подпись  дата  инициалы, фамилия Руководитель процесса:  ___________  ________ _____________  _________________  ___________  ________________   подпись  дата  инициалы, фамилия  подпись  дата  инициалы, фамилия
Причина согласования:
Планируемое(ые) корректирующее(ие) действие(я):	Ответственные исполнители (фамилия, инициалы) и срок:
Документирование выполнения корректирующего(их) действия(ий): Ответственный исполнитель __________  "___" _______ 200_ г.   подпись	Корректирующее(ие) действие(я) выполнены. Руководитель процесса : __________  "___" ________ 200_ г.   подпись
Контроль выполнения корректирующего(их) действия(ий): – выполнены в полном объеме:  да   нет    комментарий: – результативны:  да   нет   комментарий: Руководитель группы внутренних аудитов ___________ "___" __________ 200_ г. _________   подпись  инициалы, фамилия
Примечание(я):