Письмо председателя Ставропольского краевого суда председателям районных (городских) судов об организации работы в судах
29.12.2012
Председателям
районных (городских) судов
Ставропольского края
Как показывает изучение практики работы апелляционной инстанции краевого суда по рассмотрению гражданских и административных дел, организация работы в районных (городских) судах находится не на должном уровне.
Соблюдение сроков рассмотрения дел связано с надлежащей подготовкой дел к рассмотрению, исключающей необоснованные отложения судебного разбирательства, надлежащего извещения лиц, участвующих в деле о времени и месте судебного заседания, правильности указания адреса их места нахождения, или места жительства по имеющимся в материалах дела данным (в частности, в исковом заявлении, протоколах судебного заседания, апелляционных, кассационных, частных жалобах и представлениях, а так же возражениях на них), в случае сомнения извещения и повестки, либо копии процессуальных актов направлять по всем известным по материалам дела адресам, в соответствии с требованиями Приказа ФГУП «Почта России» от 01.01.01 года № 000 «О введении в действие «Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное» (п. 2.13 в ред. Приказа Судебного Департамента при Верховном Суде РФ ), с строгим соблюдением порядка исполнения судебных решений и выдачи копий судебных решений.
При организации и ведении судебного делопроизводства необходимо учитывать основные требования к оформлению документов в обычном деловом документообороте – ГОСТ Р 6.30-2003.
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная приказом Судебного департамента от 01.01.01 г. № 36 (в ред. от 01.01.2001 г.) устанавливает порядок учета и ведения документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных или иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структуре районного (городского) суда, порядок хранения судебных дел, документации и передачи в архив.
Другим важным документом, регламентирующим порядок работы с судебными документами, является Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента при ВС РФ от 01.01.01 г. № 000 (в ред. от 01.01.2001 г. № 000).
Из районных (городских) судов края на апелляционное и кассационное рассмотрения в судебный состав по административным делам Ставропольского краевого суда поступают гражданские дела и дела об административных правонарушениях, оформленные ненадлежащим образом.
Некоторые дела об административных правонарушениях поступают на кассационное рассмотрение без даты рассмотрения, т. е. без даты, указанной в графике назначения дел в кассационную инстанцию, который рассылается в суды каждый квартал.
При направлении судебного дела в вышестоящий суд, необходимо уведомлять лицо, подавшее жалобу о дне рассмотрения дела в апелляционной инстанции, в соответствии с формой № 42 Инструкции, о принесении представления или жалобы, а так же о месте и времени рассмотрения дела в апелляционной инстанции извещаются участники процесса, интересы которых затрагивает жалоба – в соответствии с формой № 43 Инструкции, а при направлении судебного дела с жалобой или протестом направляется в вышестоящий суд с сопроводительным письмом, подписанным судьей (в состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица, подписывающего сопроводительное письмо полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленном на бланке, личная подпись и её расшифровка), в соответствии с формой № 44 Инструкции, а так же раздела 3 ГОСТа Р 6.30-2003 и, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом, обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести чернилами или напечатать, например: «и. о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
В соответствии с требованиями п. 3.15 и п. 3.18 Инструкции по судебному делопроизводству гражданские дела подшиваются в обложку (форма № 18), дела об административных правонарушениях – в обложку (формы № 20).
Номер гражданского дела, дела об административном правонарушении включает соответствующий индекс, порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь.
Не соблюдаются требования п.2.2.3 Правил (судебные дела содержат количество листов более 250), небрежно подшиваются материалы дел в обложки (зачастую не соответствующей формы), в нарушение требований п. п.4.1.4 и 4.1.7 «Основных правил работы архивов» (утв. Приказом Главархива СССР от 01.01.2001 г. № 000) [документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона, с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них; при подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов удаляются в обязательном порядке]. Не выполняются требования п. п. 4.1.8-4.1.14 вышеназванных правил, что недопустимо при формировании судебных дел, в 90% дел, поступающих в судебный состав отсутствуют справочные листы, указывающие итоговое количество листов, подшитых в данное дело.
Не соблюдаются требования п.2.18 «Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования» - заголовки судебных дел небрежно подписываются, без указания основных реквизитов, а номера дел пишут карандашом и, как правило, дело об административном правонарушении переименовывается в «материал».
Особое внимание следует обратить на порядок заверения копий судебных документов. Согласно п. п. 9.1.5, 10.4.36 Инструкции, копии решения (постановления) суда заверяются подписями судьи, председательствующего при рассмотрении дела или материала, а так же заверяются гербовой печатью суда, её оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
В случае отсутствия председательствующего судьи копии решения (постановления) суда заверяется подписью председателя суда или лицом, исполняющим его обязанности, либо судьей, осуществляющим дежурство в этот день.
Обращаю внимание на необходимость неукоснительного выполнения требований Инструкции, являющейся основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единую систему организации и порядка ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации.
Прошу взять на личный контроль ознакомление с настоящим письмом всех судей и работников аппарата суда.
Председатель
Ставропольского краевого суда
