Система менеджмента качества Предупреждающие действия Документированная процедура СМК ДП 06-01-2016 Версия 1

ФГБОУ ВО Новосибирский ГАУ

Система менеджмента качества

Предупреждающие действия

Документированная процедура

СМК ДП  06–01–2016

Версия 1

Вводится в действие

Приказом № 000

от "1" сентября 2011 г.

Экз. №___

СОДЕРЖАНИЕ

1. НАЗНАЧЕНИЕ. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ……………………………………………..	4
2. НОРМАТИВНЫЕ  ССЫЛКИ……………………………………………………………...	4
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ…………………………………………	4
4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ……………………………………………………………….	4
4.1 Общие положения…………………………………………………………………………	4
4.2 Установление и регистрация потенциальных несоответствий…………………………	6
4.3 Определение и планирование предупреждающих действий…………………………...	7
4.4 Реализация предупреждающих действий………………………………………………..	7
5. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПД……………………………………………………….	7
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ…………………………………………………………………….	8
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1  Отчет о потенциальном несоответствии……………………………………	10
Приложение 2  План предупреждающих действий…………………………………………	11
Лист рассылки………………………………………………………………………................	12
Лист регистрации изменений…………………………………………………………………	13
Лист ознакомления…………………………………………………………………………….	14

1 НАЗНАЧЕНИЕ. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящая документированная процедура применяется во всех подразделениях ФГБОУ ВО Новосибирский ГАУ и содержит описание порядка выполнения работ по проведению предупреждающих действий, а также ответственности и полномочий в рамках данной процедуры.

Распределение ответственности при проведении предупреждающих действий определяется в разделе 6.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

ГОСТ Р ИСО 9000-2015	Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001-2015	Системы менеджмента качества. Требования

3 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ

Термины и определения, используемые в настоящей Документированной процедуре соответствуют ГОСТ Р ИСО 9000-2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия  или другой потенциально нежелательной ситуации (3.12.1).

Продукция  - выход организации, который может быть произведен без какого-либо взаимодействия между организацией и потребителем (3.7.6).

Несоответствие – невыполнение требования (п. 3.6.9).

Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным (п. 3.6.4).

Используемые сокращения:

БЖД – безопасность жизнедеятельности;        

ВО – высшее образование;

ГОСТ Р – государственный стандарт Российской Федерации;

ДП – документированная процедура;

ЖЦП – жизненный цикл продукции;

НД – нормативный документ;

ОМК - отдел менеджмента качества

ОПОП - основная профессиональная образовательная программа

ПД – предупреждающие действия;

СМК – система менеджмента качества;

УО – учебная организация;

УМК – учебно-методический комплекс.

4 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ

4.1 Общие положения

Документированная процедура СМК ДП 06–01–2016 разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Целью процедуры «Предупреждающие действия» является установление порядка выполнения ПД в системе менеджмента качества университета.

Предупреждающие действия направлены на выявление, анализ и устранение причин потенциальных несоответствий, связанных с продукцией, процессами и системой менеджмента качества в целом.

Предупреждающие действия представляют собой совокупность организационно-технических мероприятий по надзору за СМК, за ходом процессов, за деятельностью подразделений, по выявлению обстоятельств, способных вызвать несоответствия, анализу причин и выполнению необходимых действий по предотвращению потенциальных несоответствий, связанных с продукцией, процессами и системой менеджмента качества в целом.

Следовательно, предупреждающими являются действия по выявлению на основе анализа возможных опасностей и устранению рисков.

Предупреждающие действия могут быть направлены на изменение:

стратегии организации; позиционирования организации на рынке; номенклатуры оказываемых услуг; видов деятельности; перечня ОПОП выпускаемых специалистов; уровня выпускаемых специалистов (бакалавр, специалист, магистр, кадров высшей квалификации); объема набора абитуриентов по направлениям (специальностям); политики и целей в области качества; структуры документации СМК; организационной структуры вуза; ответственности и полномочий в системе менеджмента качества; распределения ресурсов; процессов СМК; методов работы в процессах ЖЦП; методик измерения параметров продукции и процессов; применяемой техники и др.

С целью максимального снижения рисков предупреждающие действия должны быть реализованы на начальных стадиях. Это такие работы, как:

анализ внешних факторов, тенденций в развитии системы ВПО, экономики и выстраивание стратегии и политики организации; анализ СМК, выявление ошибок, устранение несоответствий и развитие СМК; определение всех необходимых требований к персоналу и обеспечение подбора, обучения, инструктажей, мотивации и т. д. определение всех необходимых требований к информации и документации и обеспечение информацией и документацией в полном объеме; разработка и анализ УМК; программ обучения, методик работы с контингентом, при обучении которого существуют значительные риски возникновения несоответствий; определение всех необходимых требований к продукции и обеспечение их выполнения; определение и выполнение всех необходимых требований к материалам, учебным пособиям, к поставщикам, к входному контролю; анализ обязательств заказчиков и поставщиков и выстраивание взаимовыгодных отношений (относится как поставщикам абитуриентов, так и поставщикам материалов, учебных пособий, услуг, в т. ч. – поставщикам производственных баз для практики студентов); определение всех необходимых требований к инфраструктуре и производственной среде, а именно: требований к зданиям; учебным, вспомогательным, бытовым, спортивным и др. помещениям; компьютерной и др. технике; к обеспечению энергоресурсами, обеспечению БЖД; условиям пребывания студентов в университете; обеспечение выполнения требований; привлечение при необходимости экспертов и получение заключений экспертов по выявленным проблемам, по степени риска; определение, разработка и внедрение необходимых документов, методов ужесточения контроля, направленных на снижение выявленных рисков; идентификация рисков, связанных с качеством.

Идентификация рисков осуществляется путем составления перечня возможных источников рисков, проведения их классификации и присвоения им порядковых номеров в перечне. Затем выявленные потенциальные риски сравниваются с составленной классификацией и выявленным потенциальным рискам присваиваются соответствующие номера.

4.2 Установление и регистрация потенциальных несоответствий

Установление потенциальных несоответствий и их причин – это выявление возможных проблем до их появления и установление причин возникновения этих проблем.

Основанием для выполнения процедуры являются:

прогнозируемые требования потребителей и данные оценки удовлетворенности заинтересованных сторон; оценка и анализ руководством состояния и эффективности СМК; анализ данных по характеристикам и тенденциям процессов и их результатов (продукции); обзоры состояния рынка ВО; информация о ситуациях, возникших в аналогичных УО, исследования новшеств и прогрессивных тенденций в сфере ВО; анализ данных по направлениям развития сельскохозяйственных технологий в других странах; информация о новейших научных разработках и открытиях в сферах, связанных с процессом обучения в университете; результаты экспертных проверок; прогноз политической, экономической и социальной ситуации; прогноз техногенных и природных факторов; отчеты о бенчмаркинговых исследованиях и т. д.

Потенциальные несоответствия и их причины могут быть выявлены путем анализа перечисленных факторов, а так же в СМК, в процессах, на всех стадиях жизненного цикла продукции.

Выявленные персоналом различного уровня потенциальные несоответствия подлежат идентификации и регистрации путем оформления "Отчета о потенциальном несоответствии" (Форма Приложение 2). Формулировка потенциального несоответствия должна быть подписана сотрудником, ее оформившим.

Отчет передается в подразделение, ответственное за СМК. Руководитель отдела менеджмента качества передает отчет о потенциальном несоответствии руководителю подразделения, в котором выявлено потенциальное несоответствие. Получив отчет, он прорабатывает его со своими специалистами с тем, чтобы определить предупреждающие действия. Запись о разработанных действиях вносится в полученный подразделением отчет о потенциальном несоответствии, после чего он передатся обратно в подразделение, ответственное за СМК для дальнейшего контроля.

Информацию о потенциальных несоответствиях и предложениях о ПД начальник отдела менеджмента качества передает представителю руководства по качеству с приложением копии отчета о потенциальном несоответствии, который, в свою очередь, доводит информацию до ректора.

4.3 Определение и планирование предупреждающих действий

На основании анализа процессов и СМК в целом, анализа факторов успеха и обеспечения безопасности организации, а так же на основании анализа отчетов о выявленных потенциальных несоответствиях ректор принимает решение о разработке предупреждающих действий и дает задание представителю руководства по качеству о разработке плана ПД (форма Приложение 3).

Предупреждающие действия планируются исходя из следующих моментов:

уровня риска потенциального несоответствия; потерь или затрат при превращении данного потенциального несоответствия в реальное; затрат на выполнение предупреждающих действий.

Если потенциальное несоответствие имеет невысокий уровень риска и не грозит большими затратами в будущем, то предупреждающие действия по нему допускается не проводить. Если потенциальное несоответствие имеет высокий уровень риска и грозит большими затратами (потерями) при превращении его в реальное несоответствие, то предупреждающие действия должны быть адекватными и выполнены в кратчайшие сроки.

В План ПД представитель руководства по качеству включит решения ректора, решения Ученого Совета и Совета по качеству, направленные на предупреждение рисков и устранение причин потенциальных несоответствий. При разработке Плана ПД отделом качества определяются и фиксируются срок и метод определения результативности (эффективности) предупреждающего действия.

Определение предупреждающих действий и оценка риска осуществляется совместными усилиями владельца процесса, в рамках которого было выявлено данное потенциальное несоответствие, подразделения, ответственного за СМК, и руководства университета.

Определение результативности (эффективности) предупреждающих действий находится в компетенции представителя руководства по качеству, который получает всю необходимую информацию от подразделения, ответственного за СМК.

4.4 Реализация предупреждающих действий

Предупреждающее действие должно быть выполнено в срок, определенный в Плане ПД. Информация от подразделения о выполнении запланированных мероприятий, поступающая в ОМК.

Если замечаний к исполнителю нет, то данное предупреждающее действие считается закрытым.

Если запланированное ПД не выполнено в установленные сроки или выполнено с замечаниями, представитель руководства по качеству выясняет причины принимает решение о корректировке срока или других действиях.

5 Оценка РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ (эффективности) предупреждающих действий

Критерием результативности (эффективности) является соотношение потерь от возникновения несоответствия, если оно станет реальным (затрат на устранение несоответствий и их последствий) к затратам на предупреждение причин их появления.

Если предупреждающее действие признано неэффективным, то создается новый документ "Отчет о потенциальном несоответствии", в котором заполняется графа "Формулировка потенциального несоответсвия" с учетом исходной формулировки и имеющейся на тот момент информации. Дальнейший порядок работы определен п. п. 4.3-4.4.

6 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственность за выполнение процедуры ПД распределяется соответствующим образом:

Высшее руководство (ректор) несет ответственность за:

анализ данных и факторов успеха организации; результативность (эффективность) процессов СМК и своевременное принятие решений о необходимости предупреждающих действий;

Представитель руководства по качеству несет ответственность за:

планирование ПД и их выполнение; координацию и мониторинг всей деятеятельности в организации по осуществлению процедуры; оценку результативности (эффективности) предпринятых действий; составление и предоставление ректору отчета и предложений по улучшению СМК;

Руководитель подразделения, ответственного за СМК (отдел менеджмента качества) несет ответственность за:

сбор информации о выявленных потенциальных несоответствиях; обеспечение поддержания в рабочем состоянии и хранение записей, подтверждающих выполнение процедуры.

Руководители подразделенй несут ответственность за выполнение ПД в касающейся их части и предоставление информации в СК и представителю руководства по качеству.

Определение и выполнение предупреждающих действий производится в соответствии с блок-схемой (рисунок 1), приведенной ниже.

Подпись разработчика Начальник отдела менеджмента качества  /  /

                                (Должность, ФИО)         (подпись)

Рисунок 1 - Блок-схема процедуры «Предупреждающие действия»

Приложение 1

Отчет о потенциальном несоответствии № _________  от  «___» ______________ 20__ г.
Новое потенциальное несоответствие  Продолжение по протоколу №__________
Подразделение: ___________________________________________________________________ Проект: ________________________________  Процесс: _________________________________ Нормативный документ: _____________________________________________________________
Формулировка потенциального несоответствия:
Уровень риска:   Высокий  Средний  Низкий   ПД отложено	Дата:	Подпись:
Ответственный по ПД:
Предупреждающие действия:
Дата:	Подпись:
Выполнение ПД
Дата:	Подпись:
Критерии эффективности ПД:
Дата:	Подпись:
ПД признано эффективным Комментарий:	ПД признано неэффективным Продолжение – протокол № __________
Дата:	Подпись:

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

__________

«___»__________20__ г.

ПЛАН ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ  ДЕЙСТВИЙ

На________20__  г.

№№ п/п	Подразделение	Наименование  предупреждающих  действий	Срок внедрения	Затраты на внедрение Тыс. руб.	Положительный экономический эффект от внедрения Тыс. руб	Эффективность %	Ответственный исполнитель	Подпись лица  ответственного за  исполнение	Отметка об исполнении

Представитель руководства по качеству_________________(Ф. И.О.)

лист РАССЫЛКИ

№№ п/п	Наименование подразделения	Номер экземпляра	Подпись и расшифровка подписи должностного лица, получившего док.	Примечание

Подпись лица, произведшего рассылку _________________________ /  /

                                                       (Должность, ФИО)  (роспись)

Дата рассылки «____» _________ 20  г.

ЛИСТ  РЕГИСТРАЦИИ  ИЗМЕНЕНИЙ

№ п/п	Номера  страниц	№ "Извещения об изменении"	Дата введения изменения, № приказа и дата	Подпись
измененных	замененных	новых	аннулированных

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

Дата ознакомления	Наименование должности	Подпись	Расшифровка подписи	Номер изменения