Документированная процедура кадровое обеспечение СМК-ДП-ПП-21.06. Версия 5.0

       МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Рязанский государственный университет имени »

  УТВЕРЖДАЮ

И. о. ректора __________

«  »  _________________ 2015 г.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

СМК-ДП-ПП-21.06.

Версия 5.0.

       

Рязань, 2015

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ И РАСПРОСТРАНЕНИЯ ПРОЦЕДУРЫ        3

2. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ        3

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ        4

4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА        5

5. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОМ        6

6. МОНИТОРИНГ, ИЗМЕРЕНИЕ И ОЦЕНКА ПРОЦЕССА        11

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ        19

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ        20

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ И РАСПРОСТРАНЕНИЯ ПРОЦЕДУРЫ

Цель настоящей процедуры – документально зафиксировать порядок выполнения работ по кадровому обеспечению РГУ имени .

Настоящая документированная процедура устанавливает общие требования к процессу кадрового обеспечения, порядок определения потребностей в кадрах, порядок найма, перевода, увольнения, перемещения и учёта работников университета, а также оформления документов в ПФР, наградного материала.

Требования процедуры обязательны для исполнения сотрудниками, ответственными за выполнение деятельности по процессу.

2. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В настоящей документированной процедуре использованы следующие документы:

Трудовой кодекс Российской Федерации.

Федеральный закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» -ФЗ. ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» от от 01.01.2001 (с изменениями). Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» . Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» . ГОСТ Р ИСО 9000-2008 (ISO 9000:2000) «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования»1. Правила внутреннего распорядка Рязанского государственного университета имени . Положение о порядке проведения выборов заведующих кафедрами Рязанского государственного университета имени . Положение о порядке проведения выборов деканов факультетов Рязанского государственного университета имени . Положение о порядке замещения должностей научно-педагогических работников, утверждённое приказом Министерством образования и науки Российской Федерации . Устав РГУ имени .

Положение об отделе кадров.

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины, определения

Кадровое обеспечение – деятельность по обслуживанию потребности университета в необходимых качественных человеческих ресурсах.

Конкурсный отбор – особый порядок избрания НПР на определенную должность Учёным советом.

Кадровая документация – комплекс документов, обеспечивающих внутриорганизационное регулирование трудовых и связанных с ними иных отношений между работодателем и работником.

Кадровая политика – совокупность принципов, методов, форм, организационного механизма по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание ответственного высокопроизводительного, сплочённого коллектива.

Оценка кадрового обеспечения – установление критериев выполнения основных видов работ и отслеживание того, в какой степени профессиональные показатели качества сотрудников и основные характеристики их работы соответствуют предъявляемым требованиям.

Трудовой договор – соглашение между трудящимися, учреждением (организацией), по которому трудящейся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а учреждение (организация) обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

3.2. Сокращения

В настоящей документированной процедуре применяются следующие сокращения:

ВУ – воинский учёт;

ДП – документированная процедура;

КД – кадровая документация;

ОК – отдел кадров;

НПР – научно-педагогические работники;

ППС – профессорско-преподавательский состав;

ПФР – Пенсионный фонд России;

СОБ – служба обеспечения безопасности и мобилизационной готовности;

СМК – система менеджмента качества;

ТБ – техника безопасности;

ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации;

УМУ – учебно-методическое управление;

УС – Учёный совет;

СПО – служба правового обеспечения.

4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

Кадровое обеспечение является поддерживающим процессом, который включает в себя работу с персоналом и претендентами на замещение вакантных должностей, приём на работу, перевод и перемещение, оформление наградного материала и документов в ПФР, увольнение.

Данный процесс является базовым инструментом, позволяющим организовать эффективный и качественный учебный процесс и научные исследования, а также поддерживать на высоком уровне количественный и качественный состав персонала университета.

Стратегия и перспективы кадрового обеспечения определяются на основании кадровой политики, которая разрабатывается руководством университета совместно со структурными подразделениями вуза. Кадровое обеспечение основывается на сведениях по объёмам учебной и научной работы, нормативах распределения нагрузки по должностям и структурным подразделениям.

Деятельность по кадровому обеспечению в системе менеджмента качества университета предусматривает:

- выявление и планирование (по необходимости) потребностей в кадрах нужной квалификации;

- анкетирование обращающихся по поводу вакансий;

- работу со службами занятости по подбору обслуживающего персонала;

- оформление необходимой кадровой документации на сотрудников университета;

- реализацию пенсионных прав штатных сотрудников в пределах компетенции, установленной законодательством РФ;

- персональный учёт кадров университета, их квалификации, мастерства и опыта.

Главная цель процесса кадрового обеспечения – помощь структурным подразделениям РГУ имени в укомплектовании компетентными кадрами на основе соответствующего образования, подготовки, навыков и опыта, а также оформление приёма на работу, перевода и перемещения внутри университета, оформление наградного материала и документов в ПФР, увольнения в соответствии с законодательством РФ.

Распределение ответственности при проведении работ по кадровому обеспечению приведено в Приложении 1.

5. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОМ

5.1. Планирование потребности в персонале

Планирование потребности в персонале заключается в определении требуемого количественного и качественного состава работников университета и зависит от категории работающих.

Определение потребности в кадрах необходимой квалификации по состоянию на текущий момент осуществляется на регулярной основе. Для определения потребности в кадрах необходимой квалификации по состоянию на текущий момент выполняются следующие процедуры.

УМУ перед началом учебного года определяет общую (в зависимости от контингента) потребность в ППС на предстоящий учебный год и передаёт их в ОК.

Руководители структурных подразделений университета организуют и проводят оценку наличия трудовых ресурсов профессорско-преподавательского состава. На основе результатов оценки, с учётом полученных расчётов потребности и плановой численности НПР, руководители подразделений университета направляют в УМУ и ОК планируемое штатное расписание кафедр в зависимости от учебной нагрузки и предложения по его перемещению, увеличению или сокращению его численности, с учётом учебной нагрузки.

Отдел кадров на основании данных по плановой и фактической численности персонала, полученных от подразделений университета, готовит проект штатного расписания, который представляется на утверждение ректору.

5.2. Порядок приёма на работу

Основной целью при приёме на работу является подбор кадров, способных обеспечить качественную работу сотрудников в каждом структурном подразделении.

Для достижения этой цели в РГУ имени ко всем категориям работников определены требования к квалификации, которые устанавливаются в должностных инструкциях. Подбор кадров должен осуществляться с учётом этих требований.

Наличие квалификационных требований необходимо, чтобы строго определить:

- функции, которые должен выполнять новый работник;

- круг его ответственности;

- необходимые качества, знания и уровень квалификации претендента;

- формы поощрения и стимулирования (заработная плата).

Ответственность за проведение работ по подбору кадров несут начальник ОК и руководители структурных подразделений университета в пределах своей компетенции.

Приём на работу осуществляется в два этапа:

- подбор кандидатов;

- оформление на работу.

При подборе кандидатов отдел кадров оказывает помощь структурным подразделениям университета путём:

- консультаций по вопросам приёма на работу;

- объявления в средствах массовой информации;

- запросов в службы и агентства по занятости;

- рекомендаций работающих сотрудников и знакомых;

- выбора из тех, кто обратился сам (свободный поиск) и др.;

- проведения анкетирования для соискателей вакантных должностей университета;

- наведения справок о претендентах по предыдущему месту работы.

Для предварительного отбора кандидатов на вакантную должность руководитель соответствующего подразделения совместно с начальником ОК проводит с ними собеседование, при котором оценивается квалификация по диплому и опыту работы, цели, движущие мотивы, возможности и т. п.

В процессе собеседования осуществляется выявление профессионализма, владения методами работ, способности к качественному труду, применительно к выполнению предполагаемых служебных обязанностей (операций).

При положительном решении руководитель подразделения согласовывает с ректором кандидатуру и извещает начальника ОК, который организует дальнейшее оформление поступающего на работу.

В случае если из имеющихся кандидатов никто не устраивает руководителя подразделения, либо не соответствует установленной квалификации, поиск продолжается с уточнением дополнительных требований.

Оформление на работу производится в следующем порядке.

В отношении работников, принятых на должность НПР, оформление на работу производится в порядке, установленном Положением о порядке замещения должностей научно-педагогических работников, утверждённым приказом Министерством образования и науки Российской Федерации и Правилами внутреннего распорядка РГУ имени .

Для оформления на работу претендент должен представить необходимые документы, предусмотренные законодательством, Правилами внутреннего распорядка и Положением о порядке замещения должностей научно-педагогических работников, утверждённым приказом Министерством образования и науки Российской Федерации .

При оформлении на работу нанимаемый подписывает трудовой договор в двух экземплярах, один экземпляр трудового договора хранится в личном деле, а второй выдаётся на руки сотруднику.

На основании подписанного трудового договора ОК издаёт приказ о приёме на работу, который подписывается ректором (лицом, им уполномоченным).

Подлинник приказа и один экземпляр трудового договора подшиваются в соответствующие дела и хранятся в ОК до их сдачи в архив университета. Сроки хранения соблюдаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При оформлении на работу нового сотрудника осуществляются следующие процедуры.

Отдел кадров заполняет личную карточку работника по межотраслевой унифицированной форме Т-2, для НПР – карточку по форме Т-2 и учётную карточку научного, научно-педагогического работника по унифицированной форме Т-4 и знакомит работника с должностной инструкцией под роспись. Один экземпляр должностной инструкции с подписью работника хранится в отделе кадров.

С целью ввода в работу, ознакомления с университетом и действующими в нём правилами и традициями, непосредственный руководитель знакомит вновь поступившего с Уставом университета, Правилами внутреннего распорядка, графиком работы подразделения и условиями труда. Инженер по охране труда и технике безопасности знакомит работника с требованиями и нормами по охране труда на рабочем месте.

Согласно действующему законодательству вновь принятым на работу может быть назначен испытательный срок до 3 месяцев, в течение которого они должны подтвердить свой профессионализм и соответствие требованиям к качеству труда на занятом рабочем месте. Испытательный срок фиксируется в трудовом договоре и отражается в приказе о приёме на работу. При неудовлетворительном результате испытания работник подлежит увольнению согласно трудовому законодательству РФ.

В случае если вновь принятый сотрудник является военнообязанным либо подлежит призыву на военную службу, в течение недели он ставится на воинский учёт в военно-учётном столе. При этом на основании представленных документов воинского учёта заполняется личная карточка по утверждённой форме Т-2.

Порядок приёма на работу в графическом варианте приведён в Приложении 2 настоящей документированной процедуры.

5.3. Порядок перевода внутри университета

Перевод на другую постоянную работу или должность в университете может быть произведён только с согласия самого работника, за исключением случаев, установленных ТК РФ. При этом должны учитываться квалификация и профессиональная пригодность работника к выполнению новых производственных функций.

Временный перевод, вызванный производственной необходимостью, а также перемещение его на другое рабочее место (структурное подразделение) университета, не влекущее изменения условий его трудового договора, может быть осуществлён без согласия работника в соответствии с действующим законодательством.

Перевод на другую постоянную работу внутри университета производится при наличии вакантных должностей на основании заключённого с работником дополнительного соглашения к трудовому договору.

При переводе на другую работу (должность) внутри структурного подразделения с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, которое визируется руководителем этого подразделения и подписывается ректором (лицом, им уполномоченным).

При переводе из одного структурного подразделения в другое работник, давший согласие на перевод, направляется к руководителю подразделения по новому месту работы и получает его письменное согласие на приём в это подразделение путём визирования дополнительного соглашения к трудовому договору.

В случае переформирования структурного подразделения, перевода (перемещения) работника меняются его должностные инструкции, заработная плата.

Отдел кадров регистрирует приказ с присвоением ему номера и даты, и в соответствии с ним вносит данные о переводе в личную карточку по форме Т-2 и трудовую книжку работника.

Порядок перевода в графическом варианте приведён в Приложении 3 настоящей документированной процедуры.

5.4. Оформление документов в ПФР и наградного материала

Содержание и порядок выполнения работ по оформлению документов в ПФР представлен в графическом варианте в Приложении 4.

Содержание и порядок выполнения работ по оформлению наградного материала представлен в графическом варианте в Приложении 5.

5.5. Порядок увольнения работников

Увольнение работника по инициативе администрации производится в порядке, установленном действующим законодательством.

Увольнение по инициативе работника производится на основании письменного заявления на имя ректора, на котором руководитель структурного подразделения, где работает увольняющийся, ставит свою подпись и дату.

Копию приказа с запиской-расчётом, в которой указывается дата последнего рабочего дня сотрудника, отдел кадров передаёт в бухгалтерию для подготовки расчёта к установленному сроку.

При оформлении документов на увольнение руководитель подразделения обязан предупредить увольняющегося работника о необходимости возврата материальных ценностей, переданных ему в пользование, и мерах ответственности в случае их несдачи.

Приказ об увольнении подписывает ректор (лицо, уполномоченное им). Приказу присваивается номер, и производятся другие кадровые операции.

В день прекращения трудового договора ОК выдаёт работнику трудовую книжку под роспись в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также осуществляет его ознакомление с приказом об увольнении и записями в его личной карточке по форме Т-2, в которых работник ставит подписи об ознакомлении.

В последний день работы увольняющийся снимается с воинского учёта в военно-учётном столе.

Копия приказа о прекращении трудового договора с заявлением об увольнении работника подшивается в его личное дело, которое после подготовки в установленном порядке сдаётся в архив университета. Подлинник приказа подшивается в папку с кадровыми приказами и по истечении установленного времени также сдаётся в архив университета.

Порядок увольнения в графическом варианте приведён в Приложении 6 настоящей документированной процедуры.

5.6. Учёт и отчётность

Отдел кадров обязан вести учёт и отчётность по персоналу, занятому в университете, а также личные дела на каждого работника.

Учёт личного состава университета должен отражать:

- численность персонала;

- расстановку персонала по подразделениям;

- состав работников по категориям, профессиям, квалификации, образованию, стажу работы, возрасту, полу и т. д.

Результаты учёта и отчётности, составленные с помощью автоматизированной  информационной системы «1С: Предприятие – Зарплата и кадры бюджетного учреждения», используются для целей управления внутри университета, а также для составления статистической отчётности, которая готовится и представляется в соответствующие органы и структурные подразделения университета:

- по утверждённым формам и направлениям;

- по запросу в установленные сроки.

На 01 сентября каждого учебного года отдел кадров оформляет штатный формуляр по НПР и УВП структурных подразделений.

6. МОНИТОРИНГ, ИЗМЕРЕНИЕ И ОЦЕНКА ПРОЦЕССА

Контроль за выполнением процесса кадрового обеспечения осуществляет ректор.

За реализацию процесса кадрового обеспечения несут ответственность руководители структурных подразделений университета и ОК в рамках своих компетенций.

Оценка результативности процесса кадрового обеспечения осуществляется высшим руководством университета. Критериями для оценки процесса могут служить следующие показатели:

- сроки поиска кандидатур на вакантное место;

- сроки оформления на работу;

- укомплектованность штата сотрудников;

- % остепененности кадров.

Результаты деятельности по кадровому обеспечению фиксируются в ежегодном отчёте, который составляется в целом по университету учебно-методическим управлением.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

Матрица распределения ответственности при оформлении кадровой документации

Ответственный Процессный шаг	Начальник отдела кадров	Зам. начальника отдела кадров	Руководи- тели структурных подразде- лений	Специалист по кадрам отдела кадров	Специалист по ВУ и бронированию	Документовед 1 кат. отдела кадров	Начальник СПО
1. Приём на работу:
1.1. Формирование штатного расписания	О	И
1.2. Оформление на работу	О	И	И	И	И	И	И
2. Перевод и перемещение	О	И	И	И	И	И
3. Оформление документов в ПФР	О	И
4. Оформление наградного материала и работа с ним	О	И	И	И
5. Увольнение	О	И	И	И	И	И	И
6. Ведение учёта и отчётности по персоналу	О	И	И	И	И

Приём на работу  ПРИЛОЖЕНИЕ 2.

Ответ-ствен-ный Начальник ОК Начальник ОК Начальник ОК Начальник ОК Начальник ОК Начальник ОК Начальник ОК Начальник ОК Ответ-ствен-ный Начальник ОК Начальник ОК Начальник ОК Председатель УС Начальник ОК Начальник ОК Начальник СОБ Начальник ОК

Испол-нитель Руководи-тели подразде-лений, Зам. начальника ОК Руководи-тели подразде-лений Зам. начальника ОК, докумен-товед 1 кат. ОК Зам. начальника ОК, докумен-товед 1 кат. ОК, начальник СПО Зам. начальника ОК, докумен-товед 1 кат. ОК, начальник СПО, инспектор по кадрам Специа-лист по ВУ и бронированию Зам. начальника ОК, докумен-товед 1 кат. ОК Испол-нитель Руководи-тели подразде-лений Зам. начальника ОК Секретарь УС Секретарь УС Зам. начальника ОК, докумен-товед 1 кат. ОК Руководи-тели подразде-лений Специалист по ВУ и бронированию Зам. начальника ОК, докумен-товед 1 кат. ОК

ПРИЛОЖЕНИЕ 4.

Перевод внутри университета

Ответ-ствен-ный Началь-ник ОК Началь-ник ОК Началь-ник ОК Началь-ник ОК

Испол-нитель Руководи-тели  подраз-делений Руководи-тели  подраз-делений, начальник СПО Зам. начальника ОК, докумен-товед 1 кат. ОК Инспек-тор по кадрам, докумен-товед 1 кат. ОК, начальник СПО

ПРИЛОЖЕНИЕ 5.

Оформление документов в ПФР

Ответ-ствен-ный Началь-ник ОК Началь-ник ОК Началь-ник ОК Началь-ник ОК Началь-ник ОК

Исполни- тель Докумен товед 1 кат. ОК Докумен товед 1 кат. ОК Докумен товед 1 кат. ОК Докумен товед 1 кат. ОК Докумен товед 1 кат. ОК

ПРИЛОЖЕНИЕ 6.

Оформление наградного материала

	Ответ-ствен-ный	Испол-нитель
Руководители подразделений Началь-ник ОК Началь-ник ОК Началь-ник ОК Ректор	Начальник ОК Зам. начальника ОК, документо-вед 1 кат. ОК Зам. начальника ОК, документо-вед 1 кат. ОК Зам. начальника ОК, документо-вед 1 кат. ОК Начальник ОК

Ответ-ственный Начальник ОК Начальник СПО Начальник ОК Начальник ОК Начальник ОК

Испол-нитель Зам. начальника ОК, докумен-товед 1 кат. ОК Начальник ОК, руково-дители под-разделений Зам. начальника ОК, документо-вед 1 кат. ОК Зам. начальника ОК документо-вед 1 кат.  ОК, начальник СПО Зам. начальника ОК, документо-вед 1 кат. ОК, инспектор по кадрам, начальник СПО

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Должность	ФИО	Подпись	Дата

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Изменение №	Номера листов (стр.)	Всего листов (стр.) в документе	Номер распорядительного документа	Подпись	Дата
заменен ных	новых	аннули- рованных
1	2	3	4	5	6	7	8

1 Примечание: указанный документ идентичен документу: ГОСТ ISO 9001-2011. Системы менеджмента качества. Требования.