Инструкция по работе в модуле Регламентные Работы.
Оглавление
Инструкция по работе в модуле Регламентные Работы. 1
1. Вводная часть 2
1.1 Цели процесса 2
1.2 Основные задачи процесса 2
1.3 Политики 2
1.4 Роли и ответственность. 3
2.1 Создание расписания регламентной работы. 4
2.2 Создание Шаблона для регламентной работы. 5
2.2.1 Типовой шаблон Регламентной работы 5
2.2.2 Шаблон Стандартной Регламентной работы (по ГК) 7
2.3 График работы 8
2. Исполнение Регламентных Работ 11
2.1 Исполнение Регламентных работ 11
Вводная часть
Краткое резюме процесса:
Процесс Управления регламентными работами – один из ИТ-процессов, основной целью которого является гарантия использования стандартных методов и процедур для эффективной и быстрой обработки всех Регламентных работ, чтобы минимизировать воздействие связанных с изменениями инцидентов на качество услуг, на функционирование инфраструктуры, и, следовательно, улучшать ежедневные операции организации.
1.1 Цели процесса
Процесс управления регламентных работ обеспечивает достижение следующих целей:
- обеспечение единообразия управления Регламентными работами в ИТ подразделениях (унификация процедур выдачи, исполнения, контроля и закрытия работ); оптимизация использования ресурсов и совершенствование технологических процессов; уменьшение влияния регламентных работ на доступность услуги; обеспечение контроля исполнительской дисциплины; обеспечение унификации Регламентных работ; накопление статистики по выполняемым Регламентным работам; поддержка принятия управленческих решений.
1.2 Основные задачи процесса
- планирование расписаний и контроль выполнения работ; обеспечение прозрачности, измеримости и контролируемости деятельности ИТ-подразделений; оптимизация использования трудовых ресурсов подразделений; накопление и анализ статистики; предоставление информации руководству и другим процессам управления.
1.3 Политики
Политики определяют стратегические принципы работы в рамках процесса управления и служат основанием для разработки процедур процесса.
Процесс Управления регламентными работами является единым для всех ИТ-подразделений. Процесс Управления регламентными работами требует тотальной регистрации всех выполняемых Регламентных работ. Назначение Работы выполняется автоматически по расписанию. Расписание работ определяет:- Координатор группы – при создании произвольного расписания работ; Руководитель проекта – при создании расписания работ на основании Контрактов и Договоров с внешними организациями, Регламентов.
Процесс Управления регламентными работами состоит из нескольких процедур. Каждая процедура состоит из нескольких шагов. Процесс управления содержит следующие процедуры:
3 Контроль.
4. Оценка и совершенствование процесса.
Диаграмма процесса управления Регламентными работами в нотации Румлер-Брейч1 представлена на Рис 1.
Рис. 1. Диаграмма процесса Управления регламентными работами.
Описание каждой процедуры состоит из следующих разделов:
- диаграмма; перечень процедур; пояснения и особенности выполнения каждого действия.
1.4 Роли и ответственность.
Инициатором и регистратором Регламентной работы является Координатор Рабочей Группы.
Координатор РГ имеет права на создание и редактирование Шаблона РР и РР. Либо же запрашиваются права к текущей роли на создание/редактирование РР
Координатор изменения – отвечает за все изменения в рамках своего направления или группы услуг, распределяет запросы между менеджерами, имеет полные права на все действия в рамках запросов, где он прописан координатором.
Менеджер изменения – отвечает за проведение назначенного на него запроса на изменение.
Исполнитель – отвечает за выполнение назначенного на него задания на исполнение.
Утверждающий - окончательное подтверждение необходимости исполнения Регламентных работ в согласованном виде и в согласованные сроки.
Регистрация Регламентной работы
Регламентная работа создается в HP SM Координатором РГ.
2.1 Создание расписания регламентной работы.
В модуле Регламентная работа нажать кнопку «Создать»
Откроется форма, которую необходимо заполнить:
Знаком * указаны все обязательные к заполнению поля.
В поле Название РР вводится уникальное название регламентной работы. Названия не должны повторяться. Далее из списка выбирается имя шаблона (если шаблон был создан ранее). Если нет, то создается новый шаблон регламентной работы (п.2.2).
Затем переходим на закладку График работ и создаем расписание генерации работ (см п 2.3). После этого необходимо активировать работу. Для этого необходимо выбрать значение Активно иначе Работа не активизируется в необходимое время и нажать кнопку «Добавить»
После этого система присвоит Код работы и укажет время Запуска (Поле «первый запуск» и поле «Следующий запуск».
2.2 Создание Шаблона для регламентной работы.
2.2.1 Типовой шаблон Регламентной работы
Действия:
- Открыть форму Регламентная работа
- В поле «Имя шаблона объекта» вписать имя создаваемого шаблона
- Нажать кнопку «Создать новый шаблон с этим именем» Откроется шаблон РР с внесенным названием шаблона.
- Заполнить требуемые поля запроса на изменение (обозначенные *)
- Нажать кнопку «Добавить»
В поле Тип Изменения можно выбрать тип: Стандартный, не требующий утверждения или Стандартный требующий утверждения. В первом случае регламентная работа автоматически перейдет на этап «В Работу»
Если при создании шаблона работы был указан тип изменения «Стандартный, требующий утверждения», то дополнительно необходимо заполнить список утверждающих.
Для этого необходимо открыть вкладку «Утверждение» и прописать ФИО утверждающих Регламентную Работу
Такая регламентная работа после генерации автоматически перейдет на этап «Утверждения» и будет ожидать утверждения, всех указанных в списке лиц.
При необходимости можно настроить автогенерацию заданий.
Заполняем все необходимые поля Фаза, Шаблон Задания по Изменению (имеющийся или создать новый) и Этап. После чего нажать кнопку «Сохранить»
РР будет автоматически переходит на исполнение согласно выбранному шаблону Задания на изменение.
Во вкладке История хранится информация о том, кем и когда были сделаны последние изменения в шаблоне. Полную историю изменения шаблона можно посмотреть по нажатию кнопки «Полная история»
2.2.2 Шаблон Стандартной Регламентной работы (по ГК)
В связи с требование Заказчика системы АСУИСЗ в функционал модуля Регламентные работы добавлено следующее:
Формировать РР с пометкой Стандартные по ГК – список стандартных РР представляет собой справочник, определен Заказчиком, не может быть изменен по просьбе пользователя. Стандартные РР прописаны в ГК ИсполнитеяФормировать РР с пометкой НеСтандартные по ГК
Для того, чтобы формировать шаблон РР с пометкой Стандартные по ГК делаем следующее:
Выбираем в Справочниках Шаблоны РР
Появятся дополнительные поля для заполнения:
- ИС (Информационная система) Вид РР
По умолчанию проставляется признак Стандартная РР
В поле ИС необходимо выбрать нужную Информационную систему, Вид РР (справочник) – выбрать работу. Таким образом сформируется название РР:
Шаблон РР с пометкой НеСтандартные по ГК
Если РР определяется как по ГК, но отсутствует в справочнике «Вид РР», в таком случае присваивается признак «НеСтандартная» и поле «Вид РР» заполняется вручную:
Остальные поля заполняются стандартно типовому процессу.
2.3 График работы
Расписание генерации Регламентных работ задается во вкладке График работы. 
Для выполнения ежедневной регламентной работы выбрать Регулярно. В поле необходимо указать дату и время первого запуска в требуемом формате.
Если возникла необходимость редактировать параметры РР в поле «Первый раз запустить задачу» после того, как прошел первый запуск, то в этом случае необходимо также отредактировать поле «Следующий запуск», проставив в нем прошедшее время.
Минимальный интервал настроен на 3 часа. В поле необходимо набрать в формате 03:00:00.
При необходимости задать выполнение Регламентной работы выполнения через Х (один, два и т. д.) дней и Х часов, то значение в поле «Через интервал» вводится руками так: формате день, пробел, время - Х 0Х:00:00 (например запустить Регламентную работу через 1 день и 3часа ( 1 03:00:00))
Если есть необходимость соблюдать время рабочее или нерабочее, можно в поле Учет Графика выбрать необходимый, и затем выбрать один из предлагаемых Рабочих графиков.
График 10х5 8:00 показывает, расписание работы 10 часов на 5 дней. Начало работы в 8 часов утра
Далее указываем периодичность повтора регламентной работы. Для этого выбираем, один из 3-х Диапазонов работы
Завершение после указывается количество повторов
Завершить к указывается необходимая дата
При необходимости оповещать Владельца КЕ о Регламентных работах, которые проводятся над КЕ, надо проставить галку в чек-боксе «Оповещения Владельцу КЕ» на активной Регламентной работе. Сохранить форму.
Обратите внимание - при изменении условий расписания обязательно обновите поле «Следующий запуск»
Генерация Запросов на Изменение (категория: Регламентная работа) и назначение выполняется автоматически по расписанию средствами HP SM в модуле Управление Изменениями. Изменениям (категория Регламентная работа) присваивается порядковый номер С.
При создании Изменения автоматически заполняются поля, указанные в шаблоне Регламентной работы. Если при создании шаблона Работы был указан тип изменения «Стандартный, требующий утверждения», то дополнительно в Изменении устанавливается список утверждающих.
К Изменению автоматически (на основе информации о Регламентной работе) привязываются Задания по работе, для которых автоматически заполняются поля, указанные в шаблоне Задания по работе.
Выполнение работ происходит в рамках процесса Управления изменениями. Закрытие Изменения без его выполнения осуществляется по согласованию с Инициатором Изменения.
Дополнительные к процессу Управления изменениями ограничения на Регламентные работы и Задания по работе не накладываются.
Список сгенерированных запросов на изменение (категория: Регламентная Работа) по выбранному шаблону можно увидеть в закладке «История»
Перейти из Запроса на Изменение (категория Регламентной Работы) можно перейти обратно к Шаблону РР или к Регламентной Работе (например, для корректировки параметров или просмотра информации).
