Процедура предупреждающих действий

«УТВЕРЖДАЮ»

Председатель Правления

_________________

21 апреля 2011 г.

«РАЗРАБОТАНО»

1-заместитель председателя, ПРК

_________________ ж

21 апреля 2011 г.

Процедура предупреждающих действий
«СОГЛАСОВАНО» Начальник отдела кадров, Руководитель процесса управления персоналом _________________ Начальник отдела эксплуатации, Руководитель процесса по оказанию автотранспортных услуг _________________ Главный специалист ООТ, ТБ и БДД, Руководитель процесса управления инфраструктурой и производственной средой _________________ Ведущий инженер по снабжению, Руководитель процесса материально-технического снабжения _________________	Документ является собственностью и носит конфиденциальный характер. Содержание данного документа не может воспроизводиться целиком или по частям, либо передаваться третьим лицам, не являющимся сотрудниками организации, без предварительного согласования с Представителем Руководства по Качеству.
Действует: с 21 апреля 2011 г. по 21 апреля 2013 г. Продлен: до «____» __________ 20__ г. до «____» __________ 20__ г. до «____» __________ 20__ г. Экземпляр: КОПИЯ

СОДЕРЖАНИЕ

1. ЦЕЛЬ ДОКУМЕНТА        4

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ        4

3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ и СОКРАЩЕНИЯ        4

4. НОРМАТИВНЫЕ и ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ        4

5. ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ПРИМЕНЕНИЕ        4

6. ПРОЦЕСС        5

6.1. Установление возможных проблем, потенциальных несоответствий определение их причин и регистрация        6

6.2. Оценка необходимости проведения предупреждающих действий и их определение        6

6.3. Осуществление необходимых действий        6

6.4. Анализ предпринятых предупреждающих действий        7

7. ХРАНЕНИЕ        7

8. ЗАПИСИ ПО ПРОЦЕДУРЕ        7

9. ПРИЛОЖЕНИЯ        8

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№	Номера листов (страниц)	Содержание изменения	Должность и ФИО	Подпись	Дата внесения изменения
измененных	замененных	новых	изъятых

1. ЦЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Настоящий процедурный документ разработан в соответствии с требованиями Международного стандарта ИСО 9001:2008 и имеет целью установить методов определения и выполнения предупреждающих действий, направленных на устранение причин потенциальных несоответствий, а также во избежание их возникновения.

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий процедурный документ распространяется на все процессы, выделенные в системе менеджмента качества .

3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ и СОКРАЩЕНИЯ

Определения:

Организация
Предупреждающее действие	действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной ситуации, направленное на улучшение продукции или деятельности процесса.

Сокращения:

СМК – Система менеджмента качества

ПРК – Представитель руководства по качеству

4. НОРМАТИВНЫЕ и ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ

ПСК–3 Процедура управления несоответствующей продукцией;

ПСК–4 Процедура управления внутренними аудитами;

5. ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ПРИМЕНЕНИЕ

Представитель руководства по качеству; Руководители процессов; Начальники отделов и подразделения.

6. ПРОЦЕСС

Для постоянного улучшения эффективности Системы менеджмента качества и предотвращения потенциальных несоответствий в организации установлен порядок проведения собраний («День системы качества»), которые проводит Представитель Руководства по качеству с интервалом до 3 месяцев.

На собрании рассматриваются вопросы функционирования СМК, а также предложения по улучшению процессов или продукции от соответствующих руководителей процессов. Для этого руководители процессов должны провести предварительный анализ данных по характеристикам и тенденциям процессов и дать свои предложения по предупреждающим действиям.

6.1. Установление возможных проблем, потенциальных несоответствий определение их причин и регистрация

Для улучшения деятельности этих процессов сотрудники организации руководители должны анализировать деятельность процессов, выявлять тенденции, разрабатывать предложения и рекомендации, оформлять их в виде Предложения по улучшению (ПСК-6 Ф-1) и предоставлять их на рассмотрение на «Днях системы качества». Предложения должны регистрироваться ПРК в Журнале регистрации предложений (ПСК-6 Ф-2).

В данных предложений руководители процессов и сотрудники подразделений описывают суть действительного положения дел, по какому либо вопросу, анализируют причины и предлагают свои рекомендации с описанием возможного положительного эффекта предпринятых мер в случае их исполнения. Участники «Дня системы качества» из этих предложений выбирают наиболее приоритетные и важные для организации и составляют планы мероприятий по выполнению указанных предложений.

Потенциальные несоответствия также могут быть выявлены в результате:

анализа результатов внутренних и внешних аудитов системы менеджмента качества; анализа деятельности процессов системы менеджмента качества и определения их результативности и эффективности; анализа выполнения политики и целей в области качества; анализа выпуска продукции; анализа действующей и разрабатываемой документации системы менеджмента качества; анализа удовлетворенности потребителей; анализа со стороны руководства; анализа поступивших жалоб потребителей.

Регистрация данных проблем и возможных несоответствий и предложения по улучшению, фиксируются в отчете ПРК о функционировании СМК и потребностях в улучшении (П-1 Ф-3). При необходимости ПРК может привлекать на согласование предложений соответствующих специалистов организации.

6.2. Оценка необходимости проведения предупреждающих действий и их определение

Все предложения с предложениями по улучшению и предупреждению возможных потенциальных проблем и несоответствий рассматриваются руководителями процессов (отделов, подразделений) по мере их появления и предоставляются на дни качества. Мероприятия, принятые участниками дня качества должны фиксироваться в ПСК-6 Ф-1.

Сроки проведения предупреждающих действий по предложениям по улучшению определяют руководители процессов и подразделений по согласованию с ПРК.

6.3. Осуществление необходимых действий

Определенные предупреждающие действия по предложениям по улучшению должны быть выполнены в полном объеме и в указанный срок. Проверку хода работ по выполнению предупреждающих действий делают: руководители процессов, Представитель Руководства по качеству.

Если в результате проведения предупреждающих действий необходимо внести изменения в действующие документы системы менеджмента качества, то эти изменения должны быть оформлены и введены в действие согласно Процедуре управления документацией (ПСК-1).

В случае, когда по ряду причин предупреждающие действия не проведены в срок, руководитель процесса должен обосновать причину невыполнения и получить разрешение на продление срока у Представителя Руководства по качеству.

Представитель Руководства по качеству и руководители процессов (отделов, подразделений) должны проводить мониторинг предупреждающих действий и обеспечивать их своевременное проведение.

6.4. Анализ предпринятых предупреждающих действий

Анализ выполненных предупреждающих действий в других процессах производится на очередном квартальном дне качества руководителей процессов и ПРК. Анализируются сроки выполнения, эффективность предпринятых мер и определяется возможность поощрения сотрудников, участвовавших в осуществлении мероприятий. По результатам анализа заполняются соответствующие графы ПСК-6 Ф-1, где дается оценка результативности предупреждающих действий решения о поощрении лиц, принимавших участие в реализации этих мероприятий.

Представитель Руководства по качеству должен подготовить предложение о поощрении работников (ПСК-6 Ф-1), с копией заполненной формы.

При проведении внутренних аудитов, должно быть учтено количество произведенных предупреждающих действий, их эффективность и значимость для деятельности процесса и СМК в целом. Такие данные включаются в отчет о внутреннем аудите и влияют на результативность СМК.

Во время проведения анализа со стороны руководства также должны рассматриваться своевременность и эффективность предупреждающих действий всей системы менеджмента качества.

Предупреждающие действия по всем процессам также осуществляются по результатам анализа данных, который должен проводиться один раз в год по характеристикам результативности процессов и записи по предложениям и рекомендациям отражаются в формах по анализу данных, установленных в соответствующих процессах.

7. ХРАНЕНИЕ

Представитель руководства по качеству хранит оригинальный экземпляр настоящего процедурного документа, наряду с другими процедурными документами СМК, под номером ПСК-6 до окончания срока его действия. Управление настоящим процедурным документом определено в «Процедуре управления документацией» ПСК-1.

8. ЗАПИСИ ПО ПРОЦЕДУРЕ

№	Наименование записи	Код формы	Ответственный за ведение	Место и срок хранения	Порядок изъятия
1	Предложение по улучшению	ПСК-6 Ф-1	Руководители процессов (отделов, подразделений)	ПРК, 3 года	Архив
2	Журнал регистрации предложений	ПСК-6 Ф-2	ПРК	ПРК, 3 года	Архив

9. ПРИЛОЖЕНИЯ

ПСК-6 Ф-1

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО УЛУЧШЕНИЮ №____

«____»__________________20___г.

Процесс (отдел, подразделение)____________________________________ код процесса________

Прошу рассмотреть предложение по улучшению деятельности процесса (предупреждающему действию) под наименованием:________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________

Описание проблемы (возможного несоответствия) или текущего состояния дел по вопросу: _________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

Предлагаемые действия:

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

Автор предложения:

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Руководитель процесса (отдела, подразделения)

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Решение

План мероприятий.	Ответственные	Срок	Требуемые ресурсы.

Участники дня системы качества:

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Представитель Руководства по качеству _______________________________подпись ___________

Проверка выполнения и анализ эффективности.

Дата выполнения мероприятия.	Оценка эффективности.

Предложения о поощрении

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Должность _________________________ Ф. И.О.________________________ подпись __________

Представитель Руководства по качеству _______________________________подпись ___________

ПСК-6 Ф-2

ЖУРНАЛ

регистрации предложений по улучшению

Дата подачи предложения	Предложение №	Заявитель	Плановый срок Выполнения.	Отметка о выполнении	Примечания