Первичные документы, включая основные локальные акты (внутренние нормативные документы) работодателя

№№	Наименование кадрового документа	Положения действующего законодательства, закрепляющие обязательность (желательность) наличия документа, форма документа
Первичные документы, включая основные локальные акты (внутренние нормативные документы) работодателя1
1	Трудовой договор	Обязательность наличия трудового договора предусмотрена ст. 16, 56, 57, 59 (срочный трудовой договор), 67 (форма трудового договора). Унифицированная форма не утверждена, разрабатывается работодателем самостоятельно.
2	Должностные инструкции работников	ТК РФ прямо не предусматривает обязательное наличие должностной инструкции (но, трудовая функция согласно ст. 57, 68 ТК РФ должна быть описана в трудовом договоре, соответственно при отсутствии подробных положений в договоре, необходимо наличие должностной инструкции). Единый тарифно-квалификационный справочник, постановление Минтруда России
3	Договоры о полной материальной ответственности с определенными категориями работников (с целью возмещения последними вероятного ущерба в полном размере).	Обязательны, если работодатель принял решение о введении материальной ответственности в отношении определенных должностей (статья 243, 244 ТК РФ). Формы типовых договоров и перечень  должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда России от 01.01.2001 г. № 85.
4	Трудовые книжки	Обязательный документ. Статья 65,66 ТК РФ Форма трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 225 "О трудовых книжках".
5	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Обязательность наличия предусмотрена ст. 40 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках», форма утверждена Постановлением Минтруда России от 01.01.2001 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
6	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее	Обязательность наличия предусмотрена ст. 40 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках», форма утверждена Постановлением Минтруда России от 01.01.2001 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
7	Приказ о приеме на работу	Прямо предусмотрен статьей 68 ТК РФ (Форма № Т-1 - Постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1)
8	Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя (Правила внутреннего трудового распорядка и др.) при приеме на работу (или соответствующие расписки работников).	Прямо не предусмотрен, но работодатель обязан обеспечить ознакомление работников (статья 68 ТК РФ).
9	Табели учета рабочего времени	Обязательность ведения работодателем учета фактически отработанного времени предусмотрена ст. 91 ТК РФ. Унифицированные формы в виде табели (№ Т-12 и Т-13) утверждены Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1.
10	Личные карточки работников	Обязательность наличия личных карточек работников предусмотрена пп. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (Постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 225). Установлено, что форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики. В настоящее время применяется унифицированная форма (форма № Т-2), ранее утвержденная Госкомстатом (Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1).
11	Штатное расписание, со всеми дополнениями и изменениями	Согласно части 2 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно должно быть включено условие о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Унифицированная форма № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1.
12	Правила внутреннего трудового распорядка	Обязательность определения Правил внутреннего трудового распорядка определена в ст. 189, 190 ТК РФ (унифицированной формы нет).
13	Порядок хранения и использования персональных данных работников (например, специальное Положение о защите персональных данных или включение соответствующих положений в Правила внутреннего трудового распорядка).	Должен быть определен работодателем согласно ст. 87 ТК РФ (унифицированной формы нет). Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
14	Порядок оплаты труда и премирования (либо специальное Положение, либо включение соответствующих положений в Правила внутреннего трудового распорядка).	Статьи 135, 144 ТК РФ
15	Порядок охраны коммерческой тайны (Положение о неразглашении коммерческой тайны; Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем) – в виде самостоятельного документа или прописать в рамках Правил внутреннего трудового распорядка.	Обязателен, если соответствующие обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны установлены для работника в трудовом договоре. Статья 57 ТК РФ, ст. 10 Федерального закона -ФЗ «О коммерческой тайне»
Охрана труда
16	Правила и инструкции по охране труда. Журналы проведения инструктажа, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения по охране труда.	Обязательны (статья 212, 217 ТК РФ, Постановление Минтруда РФ, Минобразования РФ от 01.01.2001 N 1/29 "Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций").
17	Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда в соответствии со спецификой деятельности.	Наличие обязательно. Статья 212 ТК РФ.
18	Документы, подтверждающие прохождение работниками предварительных и периодических медицинских осмотров (в определенных законом случаях)	Наличие обязательно - статья 69, 266, 3 28, 331 ТК РФ.
19	Журнал регистрации несчастных случаев на производстве	Обязателен (ст. 230.1 ТК РФ). Форма журнала утверждена Постановлением Минтруда России от 01.01.2001 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях".
20	Листки временной нетрудоспособности	Обязательность наличия листков временной нетрудоспособности в целях выплаты соответствующих пособий предусмотрена Федеральным законом от 01.01.2001 N 255-ФЗ Основание - статья 183 ТК РФ.
Командировки
21	Приказ о направлении работника в командировку	Обязательность прямо не предусмотрена ТК РФ (Постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"). Необходим, прежде всего, как финансовый документ (подтверждение командировочных расходов для уменьшения налогооблагаемой базы). Форма №Т-9, Т-9а (утверждены Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1) Официальная позиция Минфина России – субъекты предпринимательства вправе оформлять командировку приказом или командировочным удостоверением (не двумя документами одновременно), но при оформлении одного документа обязательно наличие командировочного удостоверения (Письмо Минфина России от 01.01.01 г. № 03-03-05/169).
22	Командировочное удостоверение работника	Предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", Форма № Т-10 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1)
23	Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении	Предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", форма № Т-10а
24	Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации; Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.	Обязательность наличия и форма данных документов установлена Приказом Минздравсоцразвития России от 01.01.2001 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы".
Сверхурочная, сменная работа
25	Приказ о привлечении работника к сверхурочной работе	Статья 99 ТК РФ (издание приказа прямо не предусмотрено), унифицированная форма не утверждена (работодатель вправе разработать самостоятельно).
26	Письменные согласия работников на выполнение сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни и др.	Обязательны. Статья 99 ТК РФ
27	Персональные уведомления, врученные работникам под расписку, об их праве отказаться от сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни (для определенных категорий работников, включая женщин с детьми до трех лет, работников до 18 лет и др.)	Направление обязательно. Статья 99, 113 ТК РФ
28	Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	При наличии трудовых договоров, предусматривающих ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ)
29	График сменности	Статья 103 ТК РФ (обязателен - при наличии сменной работы), унифицированной формы нет.
Отпуск
30	График отпусков на календарный год	Обязательность графика отпусков предусмотрена статьей 123 ТК РФ.  Унифицированная форма (№Т-7) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
31	Заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, о разделении отпуска на части	Обязательны. Статья 124, 125 ТК РФ
32	Приказ о предоставлении отпуска	ТК РФ прямо не предусмотрен, форма № Т-6, Т-6а (Постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1)
33	Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска.	Статья 123 ТК РФ (например, путем ведения журнала извещения работников о времени начала отпуска или индивидуально под расписку).
Дисциплинарные взыскания, прекращение трудовых отношений, перевод
34	Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования)	Обязательны. Статья 193 ТК РФ
35	Документы, подтверждающие основание увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.)	Обязательны. Статья 77-84 ТК РФ
36	Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений	Обязательны. Статья 71, 79, 180 ТК РФ
37	Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (об увольнении)	Обязательный документ, прямо предусмотрен статьей 84.1 ТК РФ (Форма №Т-8, Т-8а – Постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1)
38	Приказы о переводе на другую работу	ТК РФ прямо не предусмотрено, исходя из содержания статьи 72 ТК РФ, форма № Т-5, Т-5а (Постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1).
Расчеты с работниками
39	Расчетный лист при выплате заработной платы на каждого работника. Приказ об утверждении расчетного листка	Статья 136 ТК РФ. Форма расчетного листка разрабатывается работодателем. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
40	Расчетные и платежные ведомости выплаты заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями, журнал регистрации ведомостей.	Финансовый документ. Унифицированные формы № Т-49, Т-51, Т-53 утверждены Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1.
41	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику, записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).	ТК РФ прямо не предусмотрены, формы № Т-60, Т-61 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1).
42	Приказы о поощрении работников	Прямо не предусмотрен ТК РФ, Форма № Т-11, Т-11а (Постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1).

1 В некоторых случаях необходимость утверждения локальных актов работодателем прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ (например, ст. 135, 189 ТК РФ).