УТВЕРЖДЕН Врио начальника ВИПЭ ФСИН России подполковником внутренней службы 11.09.2014 |
ПОРЯДОК
индивидуального учета результатов освоения обучающимися образовательных программ, хранения в архивах информации об этих результатах на бумажных и (или) электронных носителях
в федеральном казенном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Вологодский институт права и экономики Федеральной службы исполнения наказаний»
I. Общие положения
1. Настоящий Порядок индивидуального учета результатов освоения обучающимися образовательных программ, хранения в архивах информации об этих результатах на бумажных и (или) электронных носителях (далее – Порядок) разработан с целью определения общих правил учета результатов освоения обучающимися образовательных программ и хранения в архивах информации об этих результатах на бумажных и (или) электронных носителях в федеральном казенном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Вологодский институт права и экономики Федеральной службы исполнения наказаний» (далее – институт) и распространяется на обучающихся, осваивающих образовательные программы высшего образования.
2. Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», Федеральным законом -ФЗ «О персональных данных», приказом ФСИН России «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения», Уставом ВИПЭ ФСИН России и иными нормативными документами, методическими рекомендациями ФСИН России (далее – учредитель).
3. Индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательной программы осуществляется на бумажных и (или) электронных носителях, по формам, установленным учредителем или самостоятельно институтом.
II. Индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ на бумажных носителях
4. К бумажным носителям индивидуального учета результатов освоения обучающимися образовательных программ относятся:
журнал учета учебных занятий;
экзаменационная (зачетная) ведомость;
экзаменационный (зачетный) лист (для индивидуальной, повторной сдачи экзамена, зачета);
учебная карточка обучающегося;
зачетная книжка обучающегося;
сводная ведомость о результатах выполнения учебного плана обучающимися учебной группы;
протокол заседания государственной экзаменационной комиссии о сдаче итогового государственного экзамена;
протокол заседания государственной экзаменационной комиссии по защите выпускной квалификационной работы.
При ведении учебной дисциплины с использованием модульно-рейтинговой технологии обучения могут использоваться:
журнал учета и контроля всех видов учебной работы обучающихся (журнал учета рейтинга);
рейтинговый лист по итогам контрольных мероприятий по каждому модулю и в конце семестра (года);
сводный рейтинговый лист по всем дисциплинам.
5. Журнал учета учебных занятий (далее – журнал) является основным документом регистрации фактического выполнения учебного плана, в котором фиксируются все проведенные в учебной группе занятия, приводятся результаты текущего контроля знаний, промежуточной аттестации обучающихся, делаются отметки о посещаемости занятий.
6. Журнал заводится и оформляется факультетом института на каждую учебную группу на каждый учебный год; порядок ведения журнала определяется в инструкции, прилагаемой к нему.
7. На каждую учебную дисциплину отводится определенное количество страниц журнала, которые заполняются преподавателем по следующей форме: наименование дисциплины, дата проведения занятия, номер темы, ее наименование, количество часов с нарастающим итогом, фамилия, имя, отчество преподавателя, его подпись.
8. Включение фамилий обучающихся в списки журнала, а также исключение фамилий обучающихся из списков журналов производится преподавателем-методистом (методистом) факультета после издания соответствующего приказа института с указанием против фамилии номера и даты приказа (в случае перевода, отчисления, восстановления, смены фамилии).
9. Журнал хранится на факультете и выдается преподавателю, административным работникам, кураторам учебных групп, лицам, ответственным за журнал, назначаемым распоряжением начальника института из числа обучающихся в учебной группе.
10. Записи в журнале производятся разборчиво, аккуратно шариковой ручкой пастой синего или фиолетового цвета лично преподавателем. В соответствующих графах отмечаются условными обозначениями причины отсутствия обучающихся на занятиях: нр – наряд, к – командировка, хр – хозработы, б – болезнь, от – отпуск, н – неуважительная причина. Оценки за текущий контроль и промежуточную аттестацию по каждой дисциплине (модулю) проставляются по четырехбалльной системе цифрами «5», «4», «3», «2» в тех же графах, где отмечается учет посещаемости обучающихся.
11. В журнале недопустимы исправления, зачеркивания, заклеивание страниц, небрежное ведение записей.
12. Своевременность записей, правильность и аккуратность ведения журнала периодически контролируется начальниками факультета, кафедры – не реже одного раза в месяц, сотрудниками учебного отдела – не реже одного раза в семестр.
13. По окончании учебного года журналы проверяются преподавателем-методистом (методистом) факультета и сдаются сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, для хранения в течение установленного срока, по окончании которого списываются и уничтожаются в соответствии с требованиями архивного делопроизводства.
14. Результаты ежемесячной текущей успеваемости выставляются профессорско-преподавательским составом кафедр в сводную ведомость, которая готовится факультетом, до 25 числа каждого месяца; в ней указываются все учебные дисциплины, по которым велось обучение в данный период времени, и оценки.
15. При ведении учебной дисциплины с использованием модульно-рейтинговой технологии обучения могут применяться следующие учетные документы:
журнал учета и контроля всех видов учебной работы обучающихся (журнал учета рейтинга), в котором преподавателем отражаются все виды учебных занятий по дисциплине и индивидуальная работа с обучающимися, вносится оценка в баллах за каждый вид заданий, выполненных обучающимся;
рейтинговый лист по итогам контрольных мероприятий по каждому модулю и по концу семестра (года), который заполняется преподавателем и представляется на факультет (преподавателю-методисту, методисту) в установленные сроки;
сводный рейтинговый лист, который составляется факультетом (преподавателем-методистом, методистом) на основе рейтинговых листов по каждой дисциплине по окончании семестра.
16. Экзаменационная (зачетная) ведомость является основным документом по учету результатов промежуточной аттестации обучающихся. Ведомость составляется факультетом на учебную группу для каждого экзамена (зачета) в одном экземпляре, подписывается начальником факультета. Ведомость выдается экзаменатору перед началом экзамена (зачета). По окончании экзамена (зачета) экзаменатор в тот же день представляет ведомость на факультет (преподавателю-методисту, методисту).
Ведомости заполняются шариковой ручкой синего или фиолетового цвета без помарок и исправлений. Результаты сдачи экзаменов (дифференцированных зачетов) по дисциплинам (модулям) проставляются по четырехбалльной системе арабскими цифрами, в скобках – расшифровка: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно». Каждая оценка, проставленная в ведомости, заверяется подписью экзаменатора.
17. Экзаменационный (зачетный) лист (для индивидуальной, повторной сдачи экзамена, зачета) подписывается начальником факультета, выдается факультетом вместо экзаменационной (зачетной) ведомости тем обучающимся, которые по каким-либо причинам не прибыли на зачет, экзамен (повторную сдачу экзамена, зачета), получили неудовлетворительную оценку, сдают экзамен (зачет) отдельно от своей учебной группы. По окончании экзамена (зачета) экзаменатор в тот же день представляет экзаменационный (зачетный) лист на факультет (преподавателю-методисту, методисту).
18. Учебная карточка обучающегося является основным документом по учету результатов промежуточной аттестации обучающихся, который составляется и ведется на факультете (преподавателем-методистом, методистом). В нее переносятся оценки из экзаменационных (зачетных) ведомостей (листов), результаты письменных работ (защиты курсовых работ (проектов) с указанием темы), защиты прохождения практики (с указанием количества недель), защиты дипломной работы (с указанием темы), итоговой аттестации.
19. Зачетная книжка обучающегося оформляется факультетом на каждого обучающегося, зачисленного в образовательное учреждение, и выдается в начале обучения на первом курсе. В зачетную книжку заносятся оценки, полученные по результатам сдачи экзаменов, зачетов, курсовых работ (проектов), прохождения практики, государственной итоговой аттестации, заверенные подписями экзаменаторов.
Исправления должны быть оговорены «исправленному верить», заверены подписью экзаменатора или ответственных лиц. Неудовлетворительная оценка («не зачтено») в зачетную книжку не заносится.
При переводе обучающегося в другое образовательное учреждение, а также при отчислении из института зачетная книжка у него изымается и выдается справка об обучении.
При переходе обучающегося из другого образовательного учреждения ему оформляется зачетная книжка, в которую заносятся оценки, полученные по результатам сдачи экзаменов (зачетов), курсовых работ, защиты практик, из справки об обучении по учебным дисциплинам, совпадающим с действующим учебным планом, и заверяются подписью начальника факультета (учебного отдела). Подлинник справки об обучении подшивается к учебной карточке обучающегося.
20. Сводная ведомость о результатах выполнения учебного плана обучающимися составляется факультетом (преподавателем-методистом, методистом) на каждую учебную группу за весь период обучения. Она содержит сведения о наличии оценки (зачета) из экзаменационной (зачетной) ведомости, экзаменационного (зачетного) листа (для индивидуальной, повторной сдачи экзамена, зачета) по дисциплинам (модулям) на каждого обучающегося.
При повторной сдаче экзамена (зачета) полученная оценка (зачет) в сводной ведомости ставится через дробь.
По окончании теоретического и практического обучения сводная ведомость о результатах выполнения учебного плана обучающимися представляется факультетом в государственную экзаменационную комиссию.
21. Протоколы заседания государственной экзаменационной комиссии о сдаче итогового государственного экзамена и заседания государственной экзаменационной комиссии по защите выпускной квалификационной работы обучающихся готовятся и оформляются секретарем государственной экзаменационной комиссии.
Результаты итоговых аттестационных испытаний определяются оценками «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно» и объявляются в тот же день после оформления в установленном порядке протокола заседания государственной экзаменационной комиссии о сдаче итогового государственного экзамена или протокола заседания государственной экзаменационной комиссии по защите выпускной квалификационной работы обучающегося. Указанные протоколы подписываются председателем и всеми членами государственной экзаменационной комиссии и хранятся в архиве.
III. Индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ на электронных носителях
22. Индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ на электронных носителях осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы «1С: Университет ПРОФ», в состав которой входят электронные базы данных, позволяющие автоматизировать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах института: поступление в вуз, обучение, оплата за обучение, выпуск и трудоустройство выпускников, расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава, деятельность учебно-методических отделов и деканатов, поддержка ФГОС и уровневой системы подготовки (бакалавр, специалист, магистр) на уровне учебных планов и документов государственного образца об окончании вуза, формирование отчетности, а также управление научной работой и инновациями, программами дополнительного образования и программами подготовки научно-педагогических кадров, аттестацией научных кадров и т. д.
Принципы организации работы автоматизированной информационной системы «1С: Университет ПРОФ», требования к обеспечению ее функционирования, порядок выполнения работ, участие сотрудников и работников института в обеспечении ее функционирования и пользователей системы регламентируются локальным актом института.
23. Электронные базы данных автоматизированной информационной системы формируются и пополняются операторами из числа сотрудников факультетов, отдела кадров, учебного и организационно-научного отделов; сопровождение работы информационной системы осуществляют сотрудники информационно-технического отдела и службы менеджмента качества образования и инновационных технологий института.
24. На базе автоматизированной информационной системы «1С: Университет ПРОФ» ведется электронный журнал успеваемости обучающихся, который применяется для автоматизации мониторинга и управления образовательным процессом в институте и фиксирует ход образовательного процесса, результаты промежуточного контроля и итоговой аттестации.
IV. Хранение в архиве информации о результатах освоения
обучающимися образовательных программ
25. Вся информация о результатах освоения обучающимися образовательных программ, оформленная на бумажных носителях, подлежит сдаче в архив.
26. Передача на хранение в архив информации о результатах освоения обучающимися образовательных программ осуществляется специалистом, отвечающим за делопроизводство на факультете (учебном отделе).
27. Хранение в архиве данных об учете результатов освоения осуществляется в институте в соответствии с Приказом ФСИН России «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения».
28. Сроки хранения в архиве информации о результатах освоения обучающимися образовательных программ устанавливаются номенклатурой дел и составляют:
журнал учета учебных занятий – 1 год;
экзаменационная (зачетная) ведомость – 5 лет;
экзаменационный (зачетный) лист (для индивидуальной, повторной сдачи экзамена, зачета) – 5 лет;
учебная карточка обучающегося – 75 лет;
зачетная книжка обучающегося – 5 лет;
сводная ведомость о результатах выполнения учебного плана обучающимися учебной группы – 5 лет;
протокол заседания государственной экзаменационной комиссии о сдаче итогового государственного экзамена - 75 лет;
протокол заседания государственной экзаменационной комиссии по защите выпускной квалификационной работы - 75 лет.
29. Архивные дела выпускников (перечень документов: экзаменационный лист вступительных испытаний, учебная карточка, копия документа об образовании (при поступлении) и приложения к нему с росписью владельца в получении подлинника, копия диплома, выданного образовательным учреждением, и приложения к нему, справка об обучении (подлинник) при восстановлении, аттестация, заключение о перезачете и переаттестация учебных дисциплин (модулей), документы об изменении фамилии, имени, отчества) хранятся в архиве института.
