Аппарат Правительства Республики Молдова
Управление кадровой политики
Социально-профессиональная интеграция новых сотрудников в органы публичной власти
Учебно-методический материал
Кишинев
2009 г.
Содержание:
1. | Введение …………………………………………………………………3 |
2. | Необходимость и цель периода интеграции……....…………………….4 |
3. | Формы интеграции новых сотрудников…………………………………4 |
4. | Стороны, вовлеченные в деятельность по интеграции, и их обязанности ……………………………………………………..………...5 |
5. | Программа проведения периода интеграции….....……………………...6 |
6. | Справочник нового сотрудника...………………………………………7 |
7. | Стратегии интеграции...………………………………………………….8 |
8. | Продолжительность и этапы периода интеграции..……………………9 |
9. | Источники информации..………………………………………………..10 |
Социально-профессиональная интеграция новых сотрудников в органы публичной власти
1. Введение
Учебно-методический материал о социально-профессиональной интеграции новых сотрудников в органы публичной власти был разработан в целях предоставления методологической помощи кадровым службам органов центрального и местного публичного управления по действиям, которые необходимо предпринять в процессе включения новых сотрудников в деятельность органа публичной власти.
Социально-профессиональная интеграция является процессом освоения сотрудника в профессиональной среде, его адаптации к требованиям к труду и поведению в коллективе, в составе которого он работает.
При разработке настоящего учебно-методического материала принимались во внимание положения Закона от 4 июля 2008 года о государственной должности и статусе государственного служащего, Положения об испытательном сроке для начинающего государственного служащего, утвержденного Постановлением Правительства № 000 от 01.01.01 года «О введении в действие положений Закона о государственной должности и статусе государственного служащего от 4 июля 2008 года» и Постановления Правительства № 000 от 01.01.01 года «О кадровой службе органа центрального и местного публичного управления».
Данный материал послужит учебно-методической поддержкой в деятельности кадровых служб органов публичной власти в процессе разработки и реализации программы интеграции новых сотрудников. Описывается цель и основные задачи процесса интеграции, обязанности сторон, вовлеченных в данный процесс, формы интеграции. Принимая во внимания, что новые сотрудники находятся в различных ситуациях, описываются различные стратегии интеграции.
В процессе разработки настоящего учебно-методического материала были изучены учебники в области менеджмента человеческих ресурсов, учебные материалы в области интеграции новых сотрудников из других стран, предложения руководителей кадровых служб органов публичной власти.
Данный материал предназначен для сотрудников кадровых служб органов центрального и местного публичного управления, государственных служащих.
Введение в действие политики интеграции новых сотрудников станет благотворным как для новых сотрудников, так и для успеха органа публичной власти в целом.
2. Необходимость и цель периода интеграции
Интеграция новых сотрудников начинается с момента набора и подбора кадров, когда потенциальные сотрудники получают свои первые впечатления об органе публичной власти, в котором им предстоит работать.
Интеграция нового сотрудника охватывает последствия психологического, социального, организаторского и педагогического характера. Интеграция предполагает достижение ряда целей, при этом самым важным является предоставить помощь сотрудникам при ознакомлении с новыми условиями труда, облегчить аккомодацию нового сотрудника к рабочей группе и создать атмосферу безопасности, конфиденциальности и принадлежности к коллективу. Все эти аспекты могут материализоваться в рамках эффективной программы интеграции.
В основу необходимости периода интеграции лежит тот факт, что любой человек, который меняет свое место работы, подвергается психологическому давлению тем, что должен продемонстрировать свои качества в новой среде. Введение в действие политики интеграции новых сотрудников является благотворным как для начинающих государственных служащих, так и для тех, которые были продвинуты по службе или переведены.
Цель социально-профессиональной интеграции:
- освоение нового сотрудника в профессиональной среде; приспособление нового сотрудника к традициям рабочей команды; адаптация к новым трудовым обязанностям и поведению в коллективе, в котором работает; знание специфики и требований публичного управления; последовательное накопление практических навыков до тех пор, пока производительность труда нового сотрудника не будет соответствовать требованиям.
3. Формы интеграции новых сотрудников
Деятельность по интеграции нового сотрудника является намного более сложной, чем кажется на первый взгляд, и может применяться в разных формах, а именно:
- административная интеграция (план институционального развития /план развития на следующие годы, цели органа публичной власти, организационная структура, место подразделения, иерархическая структура персонала и др.); санитарно-гигиеническая (санитарно-гигиенические нормы, безопасность труда, подсобные помещения и др.); экономическая (должностной оклад, надбавки к заработной плате, система премий, другие компенсации); психофизиологическая (приспособление к условиям труда: физическая и психическая нагрузка, уровень интенсивности труда, комфортность рабочего места, факторы окружающей среды); социальная (межличностные отношения в команде, традиции, правила поведения).
4. Стороны, вовлеченные в деятельность по интеграции, и их обязанности
Успешное проведение периода интеграции в большей степени зависит от участия многих сторон, а именно: кадровой службы, руководителя подразделения, куратора или наставника.
a) Обязанности руководителя подразделения:
- обеспечивает обустройство рабочего места нового сотрудника; подготавливает коллег к принятию нового сотрудника;
- представляет нового сотрудника; поясняет сотруднику его права и обязанности; вместе с новым сотрудником изучает должностную инструкцию по его должности; сообщает график работы и отдыха в рамках учреждения; объясняет требования к труду: технологическую и организационную дисциплину, требования к санитарно-гигиеническим нормам, безопасность труда и др.; периодически осуществляет прямой диалог с новым сотрудником; осуществляет контроль интеграции нового сотрудника и т. д.
Обязанности кадровой службы:
- разрабатывает Справочник нового сотрудника;
- оформляет пропуск для нового сотрудника в резиденцию органа публичной власти; оформляет приказ о назначении или утверждении государственного служащего; поясняет размер должностного оклада, надбавки к заработной плате, систему премий, другие компенсации, которые получают государственные служащие; совместно с руководителем подразделения, в котором работает, новый сотрудник/начинающий государственный служащий и его куратор составляют программу интеграции нового сотрудника; знакомит нового сотрудника со штатным расписанием органа публичной власти, основными моментами политики и стратегии органа публичной власти, местом расположения подразделения, в котором находится рабочее место; знакомит нового сотрудника с местом расположения подсобных помещений: столовой, медицинского пункта, гардероба и др. выполняет мониторинг деятельности по интеграции и т. д.
c) Обязанности куратора или наставника:
- привлекает внимание рабочей команды к принятию нового сотрудника; знакомит нового сотрудника с системой межличностных отношений в коллективе, его традициями, правилами поведения в рабочей команде; поощряет генерацию инициатив нового сотрудника.
5. Программа проведения периода интеграции
Специалисты кадровых служб с опытом ссылаются на два аргумента, которые демонстрируют важность периода интеграции новых сотрудников:
- невозможно эффективно работать, не зная органа публичной власти; сложность задач делает невозможным их выполнение без предварительного введения в курс дела.
Некоторые руководители не принимают в расчет данные аргументы и требуют от нового сотрудника выполнения обязанностей прямо с первого дня их работы. Для сотрудника возникает стрессовая ситуация, которую можно избежать только посредством применения системы наставничества нового сотрудника.
Период интеграции нового сотрудника/начинающего государственного служащего проводится на основе индивидуальной программы, разработанной кадровой службой, совместно с руководителем нового сотрудника/начинающего государственного служащего и его куратором. В случае если новых сотрудников несколько, разрабатывается совместная программа.
Программа охватывает мероприятия, связанные с обязанностями сторон, вовлеченных в процесс проведения периода интеграции.
Согласно положениям Положения об испытательном сроке для начинающего государственного служащего, деятельность начинающего государственного служащего осуществляется под руководством куратора. Но и для новых сотрудников, назначение наставника на время периода интеграции в организационную культуру органа публичной власти является важным фактором для успеха интеграции в организационную культуру органа публичной власти. Как правило, наставником является один из сотрудников подразделения, в котором работает новый сотрудник, у которого уже есть опыт в органе публичной власти, и который может предоставить не только информацию, но и советы/рекомендации относительно принципов и ценностей органа публичной власти. Роль наставника состоит в помощи новому сотруднику в облегчении понимания того, что делается и что не делается в организации, в знакомстве с новыми коллегами и в интеграции в социальную и культурную среду органа публичной власти. Наставник является тем человеком, которому новый сотрудник задает вопросы, если он чего-то не знает или не понимает. Даже если у наставника нет ответов на все вопросы, он сумеет направить сотрудника к другим коллегам, которые смогли бы ему помочь.
Программа проведения периода интеграции нового сотрудника/начинающего государственного служащего предусматривает:
- ознакомление с содержанием Справочника нового сотрудника; изучение должностной инструкции и выяснение всех связанных с ней аспектов; установление целей профессионального развития; разработку и реализацию плана внутреннего обучения, в том числе на рабочем месте, и внешнего обучения; планирование присущей должности деятельности, которую надлежит осуществлять в течение периода интеграции.
При составлении программы интеграции необходимо принимать во внимание тот факт, что мотивации, требования и поведение новых сотрудников находятся в постоянном развитии.
Программа интеграции должна начинаться, насколько возможно, с руководителя органа публичной власти или одного из его заместителей, который ограничится приветствием нового сотрудника в команде и общим кратким описанием деятельности органа публичной власти, но вмешательство на данном этапе является важным для того, чтобы нового сотрудника не воспринимали как отдаленного персонажа.
Подробное введение в курс проводит руководитель подразделения, принимая во внимание следующее:
- создание положительной психологической атмосферы, что позволит новому сотруднику почувствовать себя уверенным в своих действиях; развитие интереса к должности и органу публичной власти; предоставление минимально необходимой информации о трудовых обязанностях; объяснение стандартов эффективности и поведения, которые необходимо выполнять; описание обязанностей по профессиональному обучению и возможностей продвижения в рамках органа публичной власти и т. д.
Руководитель подразделения представляет нового сотрудника коллегам. Для того чтобы новый сотрудник чувствовал себя более комфортно, представление будет проведено в тот момент, когда остальные коллеги не будут вовлечены в различные заседания или телефонные переговоры. Таким образом, будет создан непринужденный микроклимат для вновь прибывшего, с которым не будут обращаться как с чужим. Подготовка рабочего места нового сотрудника проводится заблаговременно.
Во время представления нового сотрудника, руководитель подразделения проявляет дружеское, оптимально расслабляющее отношение, и воздерживается от неблагоприятных замечаний о коллегах нового сотрудника.
6. Справочник нового сотрудника
Для ознакомления нового сотрудника/начинающего государственного служащего с общими данными об органе публичной власти, кадровая служба разрабатывает Справочник нового сотрудника, который вручается каждому новому сотруднику в первый день его работы.
Справочник нового сотрудника, как правило, содержит следующие сведения:
- краткое описание органа публичной власти, порядок организации и функционирования, структуру и лиц, занимающих руководящие должности; график работы, дисциплинарные процедуры и процедуры по разрешению конфликтов; положения, предусмотренные коллективным трудовым договором, в случае если подобный договор был заключен; процедуры по оценке достижений, по продвижению, профессиональному развитию, (финансовой и нефинансовой) мотивации и др.; возможности по оказанию медицинского ухода и первой медицинской помощи; возможности по питанию (столовая, буфет); обязательства по социальному обеспечению и защите; условия получения отгулов; режим телефонных звонков и корреспонденции; правила пользования электронной почтой и т. д.
7. Стратегии интеграции
На протяжении периода интеграции, стороны, вовлеченные в процесс интеграции, могут применять ряд стратегий, то есть мероприятия, посредством которых орган публичной власти выбирает, организует и администрирует свои действия ввиду достижения данной цели.
Могут возникнуть различные ситуации, которые требуют применения различных стратегий:
сотрудник знает свои обязанности по должности, но не знаком с организационной структурой – он меньше нуждается в обучении результатам деятельности, которых необходимо достигнуть, а больше в информировании о правилах, которые необходимо соблюдать, о ценностях, которых необходимо придерживаться, о принципах, которыми необходимо руководствоваться в своей деятельности; сотрудник знает организационную структуру, но не знает своих обязанностей по должности – данному сотруднику предоставляется достаточно времени для обучения обязанностям по должности, но нельзя упускать из виду и изучение культуры. Существуют органы публичной власти с крайне строгими правилами, которые необходимо соблюдать, а информация, которой владеет новый сотрудник, может быть субъективной или общего характера; на один вид должности несколько новых сотрудников – в данном случае необходима коллективная программа интеграции; несколько сотрудников одновременно, но на разные должности одинакового уровня специализации либо различных уровней с иерархической точки зрения – в подобном случае предпочтительно изучать часть вопросов (общие вопросы) в рамках совместной программы (представление органа публичной власти, элементы культуры), затем необходима более подробная, углубленная и индивидуализированная часть; новые сотрудники занимают иерархически более высокие или низкие должности, чем предыдущая должность – в обоих случаях необходимо представить полученные обязанности одновременно с новой должностью. Для тех, чья должность ниже, чем предыдущая, необходим, в частности, и мотивационный курс.
8. Продолжительность и этапы периода интеграции
Процесс интеграции является долгосрочным и не может быть пройден за один дня. Таким образом, существуют случаи, когда новому сотруднику показали кабинет, ознакомили с должностной инструкцией и положением о деятельности подразделения, указали его непосредственного руководителя и потом оставляют его самого выпутываться, как сможет!
Для начинающего государственного служащего испытательный срок, который предусмотрен на шестимесячный срок, является также и периодом интеграции, по окончании которого, в соответствии с полученной оценкой, он утверждается на государственную должность или его увольняют. В зависимости от случая, могут существовать ситуации, в которых процесс профессиональной интеграции продолжается после прохождения испытательного срока до тех пор, пока государственный служащий не достигнет своей оптимальной производительности труда.
Интеграция новых сотрудников требует времени и зависит от ряда факторов, связанных с мотивацией, поведением, межличностными отношениями, производительностью труда.
Можно сказать, что интеграция нового сотрудника закончилась тогда, когда он способен выполнять свои обязанности по занимаемой должности. Но профессиональная интеграция не означает только помощь, предоставляемую сотруднику, но и наблюдение за ним в течение более продолжительного периода после зачисления на работу, с выявлением его отношения, интересов, стремлений, ритма прогресса, реакций на разные стимулы и участия в достижении целей органа публичной власти.
Продолжительность испытательного срока для нового сотрудника с обширным опытом может составить месяц, для другого 3-4 месяца и более.
Но во всех случаях необходимо учитывать, что сведение к минимуму периода интеграции может привести к возникновению стресса и созданию травматизирующей ситуации, а также к повышению текучести кадров, что может привести к отрицательным последствиям для результатов деятельности органа публичной власти.
С точки зрения эффективности, период интеграции нового сотрудника может быть разделен на три этапа:
этап информирования. Это этап, на котором новый сотрудник:- знакомиться с деятельностью, специфичной для занимаемой им должности; изучает существующие материалы по деятельности подразделения; знакомится с лицами, с которыми будет сотрудничать в профессиональном плане и т. д.;
- начинает осуществлять деятельность, специфичную для должности, на замещение которой он зачислен; постепенно демонстрирует рост эффективности своей деятельности; этап личного вклада в деятельность органа публичной власти. Это этап, на котором новый сотрудник:
- является «хозяином» собственной должности; исправляет свои возможные профессиональные ошибки; в полном объеме участвует в деятельности учреждения, в соответствии с требованиями занимаемой должности.
9. Источники информации
- Закон от 4 июля 2008 года о государственной должности и статусе государственного служащего (Официальный монитор Республики Молдова, 2008 г., № 000-232, ст.840)
- Положение об испытательном сроке для начинающего государственного служащего, утвержденное Постановлением Правительства № 000 от 01.01.01 года «О введении в действие положений Закона о государственной должности и статусе государственного служащего от 4 июля 2008 года» (Официальный монитор Республики Молдова, 2009 г., №55-56, ст.249) Алик Быркэ, Менеджмент человеческих ресурсов, Издательство АЭЗМ, Кишинев, 2005 г. Майкл Армстронг, Практика управления человеческими ресурсами, Коган Пейдж Лтд, 2003 г. Матис Роберт, Ника Панаите, Русу Костаке, Менеджмент человеческих ресурсов, Издательство Економикэ, 1997 г. Виорел Лефтер, Аурел Манолеску и другие, Менеджмент человеческих ресурсов: изучение ситуаций, задачи, тесты, Издательство Економикэ, 1999 г. Наем и профессиональная интеграция. http://www. Лаура Чодару, Процесс интеграции новых сотрудников. http://www. hr-romania. ro http://www. iteam. ru/publications/human/section_46 http://www. top-personal. ru http://www. psyfactor. org/personal/personal1-07.htm Основные условия в процессе адаптации персонала. http://hr-club. md
