Регламент бизнес-процесса. Образец
В качестве образца регламента бизнес-процесса используется детальная инструкция по выгрузке ТМЦ из транспортного средства и всем сопутствующим действиям. компании УТВЕРЖДАЮ __________________________________ (Должность) ______________ ___________________ (Подпись) (Ф. И.О.) «____» ____________________ 20___г. A3.3.1.2 Выгрузка на склад ТМЦ Регламент процесса Версия Статус процесса: Рекомендован Перечень изменений
Термины и сокращения
1. Общие положения Настоящий документ является регламентом выполнения процесса «A3.3.1.2 Выгрузка на склад ТМЦ» , который является составной частью процесса «A3.3.1 Поступление ТМЦ на ЦС», и разработан в целях: - Формирования единых правил и требований к выполнению процесса. - Установления ответственности за результат процесса. - Унификации и стандартизации документооборота. 1.1. Содержание деятельности Содержанием деятельности по процедуре «A3.3.1.2 Выгрузка на склад ТМЦ» являетсяПроверка правильности оформления документов и приемка груза по грузоместам. 1.2. Цели процесса Выполнение процесса «A3.3.1.2 Выгрузка на склад ТМЦ» направлено на достижение следующих целей компании:
1.3. Начало процесса Настоящий процесс начинается при наличии следующих условий:
1.4. Результаты выполнения процесса Результат настоящего процесса должен быть следующий:
1.5. Требования к срокам выполнения процесса начало незамедлительно при прибытии транспортного средства, выполнение в течение рабочего дня прибытия 1.6. Ресурсы процесса. Владелец Владельцем процесса является:
1.7. Ресурсы процесса. Исполнители Основными исполнителями процесса являются:
1.8. Сотрудники, принимающие участие в выполнении процесса Основными участниками процесса являются:
1.9. Документы, необходимые при выполнении процесса Процесс «A3.3.1.2 Выгрузка на склад ТМЦ» должен выполняться в соответствии со следующей нормативной документацией:
2. Схема процесса
3. Последовательность выполнения процесса A3.3.1.2.1 Получение ТСД сотрудником склада Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия При подаче транспортного средства под разгрузку, до вскрытия грузового отсека ответственный сотрудник должен получить от водителя (экспедитора) комплект оригиналов товаросопроводительных документов. Следующее действие
A3.3.1.2.2 Проверка правильности пакета ТСД Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия Исполнитель должен проверить правильность оформления товаросопроводительных документов в соответствии с регламентом "Требования к оформлению ТСД". · Если пакет ТСД оформлен в соответствии с регламентированными требованиями и в поле "Получатель" правильно указано наименование организации-получателя ТМЦ, исполнитель может перейти к шагу "Проверка плановости прихода". · Если пакет ТСД не соответствует требованиям и\или неправильно указан получатель ТМЦ необходимо перейти к шагу "Отказ в выгрузке" Следующее действие
A3.3.1.2.3 Проверка наличия плановой приемки по данному поступлению Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия В случае, если ТСД оформлены в соответствии с требованиями, исполнитель должен проверить наличие документа планирования поступления ТМЦ от данного поставщика. Для этого необходимо найти в базе данных электронный или бумажный документ, в котором отражаются плановые данные приемки (см. название объекта данных и инструкции пользователя). · Если в базе данных присутствует документ, который однозначно указывает на поставщика и номенклатуру ТМЦ, которую планировалось принять на склад, исполнитель переходит к шагу "Осмотр транспортного средства" · Если исполнитель не находит в базе данных (журнале плановых поступлений) документ планирования поступления ТМЦ от данного поставщика, он переходит к шагу "Уточнение разрешения на выгрузку и получение ТМЦ у менеджера по закупкам" Следующее действие
A3.3.1.2.4 Уточнение разрешения на выгрузку и получение ТМЦ у менеджера по закупкам Требования к срокам: Отправка запроса - немедленно после проверки; ответ на запрос - в течение одного часа Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия В случае отсутствия документа планирования приемки, доставку товаров которого организовал менеджер по транспорту или поставщик ( в том числе импортного поставщика) исполнитель уведомляет об этом по электронной почте менеджера по закупкам, ответственного за данную поставку. Менеджер по закупкам должен в течение 1 часа сообщить сотруднику склада решение о дальнейших действиях по электронной почте. Если менеджер по закупкам принимает решение о приемке ТМЦ на склад компании, он должен оформить дополнительный документ планового поступления и отдельно уведомить об этом решении сотрудника склада, указав номер вновь созданного документа. · Если данное транспортное средство прибыло на склад компании ошибочно, исполнитель, получив данную информацию от менеджера по закупкам, переходит к шагу "Отказ в выгрузке". · Если исполнитель получает от менеджера по закупкам разрешение на приемку ТМЦ, то он возвращается к шагу "Проверка плановости прихода" Следующее действие
A3.3.1.2.5 Отказ в выгрузке Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Инструкции по выполнению действия В случае, если в товаросопроводительных документах в качестве получателя указано название, которое не имеет отношения к компании, или менеджер по закупкам запрещает приемку непланового поступления ТМЦ, исполнитель передает эту информацию водителю (экспедитору). В этом случае выполнение вскрытия грузового отсека и выгрузка ТМЦ категорически запрещены. Водитель (экспедитор) должен отогнать транспортное средство от ворот склада. A3.3.1.2.6 Осмотр внешнего состояния транспортного средства и правил загрузки ТС Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия Исполнители процесса осуществляют осмотр транспортного средства на соответствие документу «Требования к обеспечению сохранности ТМЦ при доставке»: отсутствие механических повреждений, следов вскрытия кузова (тента); целостность пломбы; сверить номер пломбы с номером пломбы, указанном в ТТН. · В случае обнаружения несоответствия исполнители переходят к шагу "Остановка выгрузки" и последующим действиям. · В случае отсутствия расхождений с требованиями документа по результатам внешнего осмотра исполнители вскрывают транспортное средство. Снятая пломба хранится до окончания процесса выгрузки и только после этого утилизуется. Исполнители осуществляют проверку правильности загрузки поставщиком товара в транспортное средство: отсутствие смещений на сторону паллет и пр. нарушений, приведших к повреждению упаковки или товара. · В случае обнаружения несоответствия исполнители переходят к шагу "Остановка выгрузки" и последующим действиям. · В случае отсутствия расхождений исполнитель переходит шагу "Выгрузка ТМЦ" и последующим действиям. Следующее действие
A3.3.1.2.7 Остановка выгрузки Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия В случае, если при осмотре транспортного средства выявлены несоответствия требованиям по обеспечению сохранности груза при перевозке (нарушение сохранности пломбы, поставщик нарушил правила размещения груза в грузовом отсеке, прочие повреждения упаковки - намокание и пр.), дальнейшие операции по выгрузке должны быть приостановлены. Все выявленные нарушения фотографируются. Исполнитель переходит к выполнению шага "Составление внутреннего акта" Следующее действие
A3.3.1.2.8 Выгрузка ТМЦ из транспортного средства и осмотр упаковки Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия В случае поступления паллетированного или негабаритного товара операцию выгрузки выполняет группа сотрудников в составе кладовщика и водителя погрузчика. · Кладовщик осуществляет перемещение паллет к открытой части транспортного средства. · Водитель погрузчика перемещает паллету или негабарит из транспортного средства на рампу или в зону приемки на складе. В случае поступления непаллетированного товара (погруженного в транспортное средство валом) операцию выгрузки выполняет группа сотрудников в составе одного или нескольких кладовщиков (в зависимости от объема поступления и требований по срочности выгрузки). · Кладовщики осуществляют выгрузку товаров из транспортного средства. · Кладовщики размещают выгруженные транспортные короба на подготовленные паллеты, одновременно по возможности сортируя их по наименованиям. Кладовщики осуществляют контроль целостности транспортной упаковки при выполнении операции выгрузки. В случае выявления нарушения целостности упаковки паллета с повреждениями размещается отдельно от целых для проведения дополнительной проверки качества товара в присутствии водителя (экспедитора). В случае обнаружения нарушения целостности упаковки ТМЦ после завершения операции выгрузки исполнитель переходит к шагу "Составление внутреннего акта". Следующее действие
A3.3.1.2.9 Пересчет по количеству мест Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия После полной выгрузки ТМЦ из транспортного средства исполнитель производит пересчет выгруженных грузомест (паллета, единица негабаритной ТМЦ, транспортный короб и пр. единицы, которые могут быть расценены как грузоместо). Следующее действие
A3.3.1.2.10 Сопоставление количества мест с ТСД Требования к срокам: определен в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия После пересчета количества грузомест необходимо сверить колученное значение с количеством, указанным в ТОРГ-12 (если поставщиком является российское юридическое лицо) или международной транспортной накладной - CMR - (если поставщик зарубежный и груз перемещался по данному документу) в графе "Количество грузомест". Если цифры совпадают, исполнитель переходит к шагу "Подписание ТСД по количеству мест". Если цифры не совпадают необходимо провести повторный пересчет грузомест и сверить результаты еще раз. Если после повторного пересчета цифры не совпадают, исполнитель переходит к шагу "Составление внутреннего акта". В некоторых случаях количество грузомест может быть указано в упаковочном листе (Packing List), который прилагается к поставке. В этом случае необходимо проверить совпадение данных транспортных документов (ТТН, ТОРГ-12, CMR) и упаковочного листа и потом сверить с полученными фактически грузоместами. В некоторых случаях поставщик не указывает количество грузомест в товаросопроводительных документах. В этом случае сверка данных не производится. Исполнитель переходит к шагу "Подписание ТСД по количеству грузомест". Следующее действие
A3.3.1.2.11 Составление внутреннего акта Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия При выявлении любых отклонений в ходе выгрузки (нарушена целостность грузового отсека, нарушены правила загрузки груза, нарушена целостность упаковки, выявлено несовпадение количества грузомест и пр.) обязательно составление акта расхождения при приемке по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3. Для корректного отражения выявленного отклонения в документе существуют отдельные разделы, которые должны быть заполнены максимально подробно. Следующее действие
A3.3.1.2.12 Информирование менеджера по закупкам об отклонениях при выгрузке Требования к срокам: немедленно после составления внутреннего акта расхождения при приемке Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия После приостановки выгрузки и/или начала составления акта о выявленных расхождениях исполнитель должен немедленно уведомить об отклонениях менеджера по закупкам, который отвечает за работу с данным поставщиком и менеджера по транспорту, который организовывал перевозку. Следующее действие
A3.3.1.2.13 Проверка – кто перевозчик, есть ли страховщик Требования к срокам: в течение 0,5 часа после получения информации об отклонениях Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия Исполнитель должен проверить два параметра перевозки: 1. Чьими силами осуществлялась перевозка. Если перевозка выполнялась силами стороннего перевозчика, исполнитель должен перейти к шагу "Вызов представителя перевозчика/страховщика". Если перевозка осуществлялась силами компании необходимо уведомить об этом исполнителя выгрузки на складе, других дополнительных действий не требуется. 2. Оформлен ли на данный груз договор страхования. Если груз застрахован, исполнитель должен перейти к шагу "Вызов представителя перевозчика/страховщика". Если страхование груза не осуществлялось необходимо уведомить об этом исполнителя выгрузки на складе, других дополнительных действий не требуется. Следующее действие
A3.3.1.2.14 Вызов представителя перевозчика/страховщика Требования к срокам: в минимально возможные сроки Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия Если перевозка выполнялась силами стороннего перевозчика исполнитель должен связаться с офисом перевозчика и уведомить лицо, отвечающее за организацию перевозки с их стороны, о выявленных отклонениях. Уведомление должно быть направлено в письменном виде по факсу или в электронном виде письмом в соответствии с договором. Данное действие должно быть зарегистрировано в информационной системе компании с приложением файла письма. Если на поступающий груз оформлен договор страхования груза, исполнитель должен уведомить страховщика об обнаруженных отклонениях в соответствии с договором страхования. Данное действие должно быть зарегистрировано в информационной системе компании с приложением файла письма. После отправки уведомления исполнитель должен согласовать последующие действия (ожидание приезда представителя контрагента или составление акта по внутренней форме компании без представителя). О согласованной решении исполнитель должен уведомить исполнителя выгрузки на складе и зарегистрировать данные в информационной системе компании. Следующее действие
A3.3.1.2.15 Составление Акта отклонений по внешней форме Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия Акт обнаружения отклонений по форме перевозчика (страховщика) составляется в присутствии представителя перевозчика (страховщика) и подписывается сторонами в соответствии с договором и действующим законодательством. Данное действие должно быть зарегистрировано в информационной системе компании с приложением файла отсканированного документа. Следующее действие
A3.3.1.2.16 Подписание ТСД по количеству мест Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия В случае, если в ходе приемки не выявлено никаких отклонений исполнитель должен заполнить транспортные документы (ТТН, ТОРГ-12, CMR), раздел "Принято количество грузомест", поставить свою подпись, расшифровку фамилии и дату фактического получения ТМЦ. В случае, если в ходе выгрузки были выявлены какие-либо отклонения (нарушена целостность грузового отсека, нарушены правила загрузки груза, нарушена целостность упаковки, выявлено несовпадение количества грузомест и пр.), документы могут быть заполнены и подписаны только после получения подписи водителя (экспедитора) и/или представителя перевозчика (страховой компании) на акте расхождения при приемке по внутренней форме компании и\или внешней форме перевозчика (страховщика). До получения подписи представителя на акте подписание товаросопроводительных документов запрещено. Следующее действие
A3.3.1.2.17 Передача документов водителю Требования к срокам: определены в целом по процессу Исполнители и участники действия Данное действие выполняется следующими сотрудниками:
Исполнители настоящего действия получают и изменяют следующие ресурсы, поступающие в их распоряжение от исполнителя процесса-поставщика:
Результатом выполнения действий исполнителя настоящего действия являются следующие ресурсы, которые исполнители передают в следующее действие для преобразования:
Инструкции по выполнению действия После подписания сторонами всех необходимых документов исполнитель ставит штамп компании и передает водителю (экспедитору) пакет подписанных и проштампованных товаросопроводительных документов. 4. Показатели Для оценки результатов выполнения процесса используются следующие показатели:
остав наборов объектов
|
