Регламент По работе с электронной почтой в К(К)ШИ

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ Свердловской области Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области «Богдановичский политехникум» (ГБОУ СПО СО «БПТ»)

УТВЕРЖДАЮ Директор ГБОУ СПО СО «БПТ» __________________ «____» __________________ 20___ г.

РЕГЛАМЕНТ

По работе с электронной почтой в К(К)ШИ

Общие положения
Настоящий Регламент разработан в целях систематизации работы с официальной электронной почтой образовательного учреждения и определяет порядок работы с ней ответственных должностных лиц. Электронная почта в К(К)ШИ может использоваться только в функциональных и образовательных целях. По электронной почте производится получение и отправка информации законодательного, нормативно-правового, учебного, учебно-методического характера. Пользователи должны соблюдать правила и инструкции по работе с электронной почтой, этические нормы общения. Перед отправлением сообщения необходимо проверять правописание и грамматику текста. Пользователям запрещено:

1.5.1. Участвовать в рассылке посланий, не связанных с образовательным процессом.

1.5.2. Пересылать по произвольным адресам не затребованную потребителями информацию (спам).

1.5.3. Отправлять сообщения противозаконного или неэтичного содержания.

1.5.4. Использовать массовую рассылку электронной почты, за исключением необходимых  случаев.

Электронное послание не должно использоваться для пересылки секретной и конфиденциальной информации, поскольку является эквивалентом почтовой открытки. Нормы настоящего Регламента распространяются на электронные адреса, используемые для официальной корреспонденции, а именно: официальный адрес учреждения и адреса отдельных должностных лиц учреждения. При отказе соответствующих сотрудников от самостоятельного использования электронной почты для официальной корреспонденции (в их адрес и от их имени) используется официальный электронный адрес ОУ. При использовании нескольких официальных адресов для каждого из них применяются правила, установленные для официального адреса учреждения. Настоящий Регламент имеет статус локального нормативного акта ОУ. Если нормами действующего законодательства Российской Федерации предусмотрены иные требования, чем настоящим Регламентом, применяются нормы действующего законодательства.
Ответственные лица
Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в общеобразовательных учреждениях назначается ответственное лицо (по возможности из числа специалистов делопроизводственной службы) – оператор электронной почты. Ответственный сотрудник за электронную почту (за электронный документооборот) назначается приказом по образовательному учреждению.

3. Обязанности ответственного сотрудника за электронную почту

Проверять официальный электронный почтовый ящик ОУ на предмет наличия новых писем ежедневно по рабочим дням не реже трёх раз в день в 9:00, 12:00 и 15:00. Входящую корреспонденцию в адрес ОУ распечатывать, регистрировать в канцелярии и передавать должностным лицам образовательного учреждения или (в случае указания) непосредственно адресату. В случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомлять об этом отправителя. По поручению руководства отправлять материалы по электронной почте с официального электронного адреса учреждения. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь исходящий регистрационный номер. Обеспечивать безопасность официального электронного почтового ящика, бережно и в тайне хранить пароль. При каждом изменении пароля передавать руководителю ОУ актуальный пароль в запечатанном виде. Своевременно информировать Министерство образования области о создании электронного ящика, об изменении своих электронных реквизитов, электронных адресов учреждения и его должностных лиц для формирования и корректировки базы данных. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты.
Порядок обработки, передачи и приема документов по электронной почте
Общеобразовательные учреждения должны обеспечить бесперебойное функционирование электронной почты и получение информации. Все передаваемые учебно-методические и справочно-информационные материалы должны передаваться с сопроводительным письмом. Для отправки электронного сообщения пользователь оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, в электронном виде и представляет по локальной сети или на носителе информации оператору электронной почты. При подготовке нового ответственного сотрудника за электронную почту работе с электронным документооборотом обучающий сотрудник несет полную ответственность за работу с почтой.
Обязанности должностных лиц учреждения
Должностные лица учреждения, использующие свой электронный адрес для
официальной корреспонденции, обязаны проверять электронный почтовый ящик на
предмет наличия новых писем ежедневно по рабочим дням в 9:00, 12:00 и 15:00. Входящая
корреспонденция используется по назначению. Должностные лица учреждения, не использующие свой электронный адрес для официальной корреспонденции, получают и отправляют официальную корреспонденцию в электронном виде через ответственного сотрудника за электронную почту.
Особые положения
Актуальный пароль от официального электронного адреса ОУ хранится в запечатанном виде у руководителя ОУ. Ответственный сотрудник за электронную почту при установке пароля указывает на отдельном листе все параметры доступа к электронной почте (в том числе адрес сервера или веб-интерфейса, логин и пароль). Лист с этими сведениями запечатывается в конверт, на котором ставится текущая дата и подпись ответственного сотрудника. В случае отсутствия ответственного за электронную почту при возникновении необходимости его обязанности возлагаются руководителем ОУ на другого сотрудника. Для доступа к электронному ящику используется запечатанный конверт с паролем. Пароль подлежит смене при каждой смене сотрудника, ответственного за электронную почту. При необходимости смены пароля ответственный сотрудник за электронную почту или руководитель ОУ обращается в раздел «Пароль и безопасность» на сервере. При утере пароля от почтового ящика на сервере ответственный сотрудник за электронную почту или руководитель ОУ обращается в службу восстановления пароля на сервере. Персональную ответственность за действия, совершённые с использованием пароля от официальной электронной почты, и за добросовестное исполнение обязанностей по обеспечению электронного документооборота несёт ответственный сотрудник за электронную почту.

Срок действия  регламента не ограничен.