Учебники

и учебные издания:

подходы к решению

проблемы учета.

Выбытие

у**ь

С**т - Петербург

Елена Валериевна Панкова,

кандидат педагогических наук, директор

Лариса Викторовна Северина, зам. директора по научно-методической работе, преподаватель высшей категории Светлана Владимировна Креусова,

зав. заочным обучением, преподаватель высшей категории, Санкт-Петербургский техникум библиотечных и информационных технологий

*

Сегодня наша традиционная рубрика продолжает тему ра­боты с учебниками в школь­ной библиотеке. Первую часть материала - статью «Учебники и учебные издания: подходы к решению проблемы учета. Поступление» читайте в 5-м номере 2014 года. С. 12-16.

Учебники

и учебные издания:

подходы к решению

проблемы учета.

Выбытие

Учебники, приобретенные и учтенные библиотекой, выда­ются учащимся на учебный год (или на более короткий или дли­тельный срок). Следует отметить, что при выдаче учебников на два года возможно в конце первого учебного года провести про­верку с целью определения целостности учебников (наличие их у ученика, физическое состояние и т. п.). По результатам проверки или в конце учебного года при сдаче учебников библиотекарь де­лает вывод о состоянии учебного фонда и списании той его час­ти, которая признана ветхой, утраченной или неиспользуемой.

Порядок выдачи печатных учебников

Порядок выдачи учебников и пользования ими определяют локальные акты учебного заведения: «Положение о библиотеке школы», «Правила пользования библиотекой». Кроме этих норма­тивно-правовых документов может быть создан самостоятельный акт, определяющий порядок предоставления в пользование обуча­ющимся, осваивающим учебные предметы, в пределах федераль­ных государственных образовательных стандартов, учебников, учебных пособий, а также учебно-методических материалов (Пример «Положения» см. в приложении 1). Следует иметь в виду, что органом исполнительной власти субъекта Российской Феде­рации, регулирующего деятельность образовательных организа­ций, может быть принят соответствующий нормативно-правовой акт, на который необходимо ориентироваться при создании свое­го Положения. Так Комитетом по образованию Санкт-Петербурга принято Распоряжение от 01.01.2001 «Об утверждении Порядка предоставления в пользование обучающимся, осваиваю­щим основные образовательные программы пределах федераль-

ньгх государственных образовательных стан­дартов, образовательных стандартов учебни­ков, учебных пособий, а также учебно-методи­ческих материалов, средств обучения и воспи­тания», которыми руководствуются школьные библиотеки Санкт-Петербурга.

При определении порядка выдачи учеб­ников школа ориентируется на свой собствен­ный опыт и практику работы, т. к. нормативно-правовых документов, общих для всех школь­ных библиотек, нет.

Как правило, учебники для учащихся выда­ются под ответственность классного руководите­ля по графику, утвержденному директором школы или завучем. Учет выдачи осуществляется в Жур­нале учета выдачи учебников (или другом доку­менте, принятом в школе). За учебники, получен­ные учащимися 1 -4-х классов, расписьшаются ро­дители (законные представители). Учащиеся 5-11 - х классов расписьшаются за учебники са­мостоятельно. Кроме того, для учащихся 9-11-х классов библиотекой может быть организована индивидуальная выдача учебников непосред­ственно в библиотеке. Во время выдачи учебников классный руководитель или библиотекарь прово­дят беседу о правилах обращения с учебником.

Учебники выдаются обычно на один учеб­ный год. Если учебник рассчитан на два года, библиотекой может быть принято решение о том, что такие учебники учащиеся сдают после окончания обучения по этому учебнику.

Во время учебного года допускается час­тичная сдача учебников в том случае, если обу­чение по данному учебнику закончено. По окончании учебного года под руководством классного руководителя (или самостоятельно) учащиеся возвращают учебные материалы в библиотеку по графику, согласованному с ад­министрацией школы.

Выбытие учебников

Учет учебников предусматривает не только учет поступления, но и учет выбытия изданий. Раз­личают бухгалтерский (связанный со стоимост­ными характеристиками библиотечного фонда, налогообложением и т. п.) и библиотечный учет (связанный с планированием деятельности биб­лиотеки, сохранностью фонда и материальной ответственностью библиотечного работника).

Общие правила учета всех видов докумен­тов, составляющих библиотечный фонд, незави­симо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей

закреплены в Приказе Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 000 «Об утверждении Порядка учета докумен­тов, входящих в состав библиотечного фонда».

Учету подлежат все документы, выбываю­щие из фонда библиотеки, независимо от сро­ка хранения и вида носителя. Основной едини­цей учета документа являются название и экзе­мпляр. Существо библиотечного учета заключается в регистрации каждого доку­мента в отдельности и подсчете общего их количества.

Выбытие изданий оформляется докумен­тами библиотеки и соответствующими бухгал­терскими документами.

Порядок выбытия печатных учебников

Шаг 1. Определение причины выбы- 

тия

Выбытие изданий осуществляется по сле­дующим причинам: непрофильность, устаре­лость по содержанию, ветхость, дефектность, утрата [2, п. 5.1], которые должны быть подтве­рждены документально.

Непрофильность учебников устанавлива­ется на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, разрабаты­ваемого библиотекой и утверждаемого директо­ром школы. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплекту­емые библиотекой (например, при отказе от ис­пользования отдельных учебников в связи с их исключением из Федерального перечня учебни­ков), излишне дублетные экземпляры.

Устарелость по содержанию применяет­ся в том случае, когда учебник имеет хорошее физическое состояние, но заменен более пол­ными по содержанию, лучшими по оформле­нию экземплярами.

К ветхим изданиям относятся экземпляры, по физическому состоянию не предназначенные для дальнейшего использования (поврежден пе­реплет, запачкан, сильно разорван и т. п.).

К дефектным изданиям относят экземп­ляры с повреждениями (утрачены страницы, исписанные поверх печатного текста и т. д.). От­метим, что в данном случае при отсутствии средств на приобретение учебников библиоте­ки зачастую восстанавливают дефектные экзе­мпляры (вклеивают ксерокопии утраченных или поврежденных страниц, переплетают и т. п.)

К утраченным изданиям относят экземп­ляры, которые были потеряны в результате бедствий стихийного и техногенного характе­ра, по неустановленным причинам (недостача), потерянные (и замененные учениками).

Шаг 2. Составление Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 15.12. 2010 № 000н, зареги­стрированным в Минюсте России (форму акта см. приложение 2).

Нумерация актов о списании является сплошной от момента создания библиотеки и до момента прекращения ее деятельности, т. е. не прерывается из года в год.

На каждую причину выбытия составляется отдельный акт о списании. Не допускается на­личие в одном акте информации о документах, выбывающих по разным причинам. В акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направле­ние выбытия исключаемых документов [2, п. 5.2].

К акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда (далее - список), который включает следую­щие сведения:

регистрационный (инвентарный) номер и шифр хранения документа,

краткое библиографическое описание,

цену документа, зафиксированную в ре­гистре индивидуального учета документов (ин­вентарной книге),

коэффициент переоценки,

цену после переоценки,

общую стоимость исключаемых докумен­тов.

Для документов, обработанных группо­вым (упрощенным) способом (например, учеб­ников), вместо списка можно дать перечень ре­гистрационных номеров, вид исключаемых из­даний, их количество, цену, коэффициент переоценки и общую стоимость исключаемых документов. Коэффициент переоценки уста­навливается бухгалтерией на основе норматив­ных документов. При определении коэффици­ента переоценки издания учитываются все ко­эффициенты от момента поступления книги и до момента ее выбытия.

К акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждаю­щие утрату (пояснительная записка) [2, п. 5.4].

Шаг 3- Обязательным является тща­тельная проверка правильности включенных в акт данных о документах и сопоставление дан­ных самого выбывающего документа с инфор­мацией, помещенной в акте (название, инвен­тарный №, выходные данные, цена). Мы реко­мендуем провести эту работу на самом начальном этапе и сопоставить данные списы­ваемых учебников с данными в документах ин­дивидуального учета.

Шаг 4. Акт вместе со списком подпи­сывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда. Комиссия по списанию библиотечного фонда назначается приказом руководителя учрежде­ния в начале каждого календарного года. Утве­рждается акт руководителем образовательного учреждения. Вследствие проведенных действий акт о списании приобретает юридическую силу.

Шаг 5. Суммарный учет выбытия учеб­ных и учебно-методических материалов ведет­ся в соответствии с общими правилами сум­марного учета выбытия всех видов документов. Акт о списании регистрируется во второй час­ти «Книги суммарного учета библиотечного фонда» (КСУБФ) в показателях:

дата и номер записи,

номер и дата акта о выбытии (исключе­нии),

количество выбывших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и другим па­раметрам),

стоимость выбывших документов и при­чина выбытия.

Шаг 6. Регистрация выбытия в фор­мах индивидуального учета. Информация о выбытии документов в обязательном порядке должна быть зафиксирована в формах индиви­дуального учета (инвентарная книга) или груп­пового учета. В инвентарной книге в графе о выбытии напротив конкретного инвентарного № указывается № и дата акта о выбытии. В фор­ме группового учета (все учебники регистриру­ются под одним названием) в графе выбытие указывается количество выбывших документов, сумма, № и дата акта о выбытии.

Шаг 7. Списанные учебники (списан­ные объекты библиотечного фонда), исклю­ченные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья. В порядок учета библиотечного фонда внесено новое положе­ние, позволяющее библиотекам уничтожать

исключенные документы самостоятельно: «При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку эконо­мически нецелесообразна, библиотеки уничто­жают исключенные документы на месте в при­сутствии лиц, которые составляют акт об унич­тожении списанных объектов библиотечного фонда» [2, п. 5.7.1]. Факт сдачи списанных доку­ментов в пункт вторсырья или уничтожение документов на месте отражается в акте на спи­сание в разделе «Выбытие списанных объектов библиотечного фонда», где указывается наиме­нование, номер и дата документа, подтвержда­ющего факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Документ или акт об уничтожении прилагают­ся к акту о списании.

Документы, исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в об­менный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализа­ции физическим и юридическим лицам [2, п.5.7.2].

Шаг 8. Хранение документов о спи­сании. Первый экземпляр акта о списании пе­редается в бухгалтерию. Второй экземпляр акта остается в библиотеке. Порядок учета библио­течного фонда регламентирует количество вы­бывающих документов, оно не должно превы­шать количества вновь поступающих докумен­тов в библиотечный фонд [2, п. 5.14]. Акты о списании исключенных объектов библиотеч­ного фонда и акты о приеме-передаче списан­ных объектов библиотечного фонда хранятся в библиотеке в течение 10 лет [2, п. 8.2.2].

Оформление замены учебников

В случае утери или порчи учебника, учебного пособия, других учебно-методичес­ких материалов родители (законные предста­вители) ученика обязаны заменить их издания­ми, признанными библиотекой равноценными, или возместить рыночную стоимость издания. Указанное обязательство фиксируется в Прави­лах пользования библиотекой в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 1064, ст. 1073, ст. 1074) и ФЗ «О библиотечном деле» (ст. 9). Для того чтобы избежать возможных конфликтов с родителями при замене испорченного или по­терянного учебника, необходимо определить основные параметры равноценности замены учебника. К ним относятся: стоимость, включе­ние учебника в список учебников, используе-

мых в школе, дата издания (как правило, не ра­нее 1-2 лет). Для облегчения работы можно составить список учебников, принимаемых на замену, и разместить его на сайте школы в руб­рике «Школьная библиотека».

Шаг 1. Информация о замене фиксиру­ется в учетной форме «Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных».

Шаг 2. Данные сведения переносятся в акт о приеме документов, принятых взамен уте­рянных. Нумерация этой группы актов называ­ется смешанной и состоит из двух компонен­тов: 123/67. Первая часть - № акта о выбытии документов, вторая часть - № акта о приеме.

Шаг 3- Принятым документам присваи­ваются новые инвентарные номера, если в биб­лиотеке ведется инвентарный учет учебников, если учет учебников осуществляется группо­вым способом - по названию, учебнику прис­ваивается номер в соответствии с названием и за косой чертой следующий номер экземпляра учебника (например, 1234/16).

Шаг 4. Внесение записи в Книгу суммар­ного учета библиотечного фонда (КСУБФ). В первой части КСУБФ регистрируется акт о приеме документов взамен утерянных, во вто­рой части - акт о выбытии.

В том случае, когда утраченный и приня­тый взамен утраченного документы совпадают по цене, сводная стоимость библиотечного фонда не изменяется и не требуется внесения изменений в бухгалтерскую оценку фонда.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

Об образовании в Российской Федерации: Федер. закон РФ от 01.01.01 г. // Рос. газета. -2012.-31 дек - Режим дос­тупа: http://base.garaNet.ru/70291362/ Об утверждении Порядка учета докумен­тов, входящих в состав библиотечного фон­да: приказ Министерства культуры РФ от 8 окт. 2012 г. № 000 // Рос. газета. - 2013. -22 мая. - Режим доступа: http://www.rg.ru/2013/05/22/foNod-dok.html Об утверждении Порядка формирования федерального перечня учебников, рекомен­дуемых к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального об­щего, основного общего, среднего общего образования: приказ Мин-ва образования и науки РФ от 5 сент. 2013 г. № 000 // Рос. га­зета. - 2013. - 1 нояб. - Режим доступа: http//wwwrgru/2013/l l/01/ucheb№iki-dokhtml