Процедура управления документацией ПСК-001

Процедура Управления ДоКУмЕНТАЦИЕЙ

ПСК-001

Разработано: Менеджер по качеству _________ «____»__________20___г.
№ ПСК 001:	Контролируемый экземпляр
(№ копии)	(подлежит изменениям)	(оригинальная подпись инженера по стандартизации)
Информационный экземпляр
(только для информации)

содержание

       

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

1        цель

2        область применения

3        определения

4        перекрестные ссылки

5        ответственные за применение

6        процесс

7        записи

8        хранение

приложения
Лист согласования

Лист регистрации изменений

№ изменения	Содержание изменения	Дата ввода в действие	Подпись отв. лица

1.        цель

       

               Целью настоящей процедуры является обеспечение управления всей документацией необходимой для  Системы Менеджмента Качества (далее-СМК) предприятия и использования документов СМК в действующей редакции.

2.        ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

               Настоящая процедура применима для управления всей документацией СМК , включая:

       - документацию СМК .

       - документацию внешнего происхождения.

       Настоящая процедура обязательна для применения во всех подразделениях .

3.        ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Документация СМК	Документация системы менеджмента качества включает: Устав, Коллективный договор, Политику в области качества, РК, ДИП, ПСК, ДПСК системы менеджмента качества ,  формы записей по качеству.
Внешняя документация	Применяемые национальные (O’zDst), межгосударственные (ГОСТ) и международные (ISO, EN, DIN) стандарты на продукцию и методы испытаний, инструкции, руководства, технические условия, методические указания, Законы Республики Узбекистан, Указы Президента, Постановления Кабинета Министров, нормативные акты, зарегистрированные Министерством Юстиции, включая  ISO 9001:2008; ISO 9000:2000.
СМК РК	Система менеджмента качества Руководство по качеству
ДИП	Должностные инструкции и Положения о подразделениях.
ПСК ДПСК	Процедуры системы менеджмента  качества, включая положения, методики и инструкции о порядке выполнения работ. Документация по процессам системы менеджмента качества, каковыми являются описания процессов .
Разработчик	Руководитель подразделения и/или группа лиц, назначаемые Высшим руководством ответственными за разработку документа.

4.        ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ

Процедура ПСК 002 –Процедура управления записями по качеству. Процедура ПСК 006 - Процедура управления документацией СМК в электронном виде. Постановление Кабинета Министров Республики Узбекистан от "29" марта 1999 года за № 000.

5.        ответственные за применение

       Представитель Руководства по качеству (Менеджер по качеству), Руководители процессов, Руководители подразделений и.

6.        ПРОЦЕСС

6.1        Разработка документации СМК, проверка на адекватность и утверждение до  введения документации в действие.

Вся внутренняя документация СМК, разрабатывается назначаемым Высшим руководством Разработчиком, и должна согласовываться руководителями процессов и подразделений, на деятельность которых распространяются требования документа,  а также Представителем руководства по качеству на предмет соответствия требованиям МС ИСО 9001:2000, и юридическим отделом на предмет соответствия законодательно-нормативным требованиям и утверждаться Генеральным Директором, который должен подписать оригинал документа.  Если данный документ имеет замечания при согласовании или утверждении, то он должен быть направлен Разработчику для доработки. В зависимости от назначения документов ответственными исполнителями являются:

Название документа Идентификация где ххх - порядковый номер документа	Разработчик	Согласование	Утверждение	Управление (ответственный за хранение оригиналов, внесение изменений, ведение контрольного перечня, рассылку).
Политика Включена в РК	Менеджер по качеству	Представитель Руководства по качеству	Генеральный Директор	Инженер по стандартизации
Руководство по качеству № РК ххх	Менеджер по качеству	Зам. Ген. директора по производству Зам. Ген. директора по экономике Зам. Ген. директора по коммерции Зам. Ген. директора по  административно- хозяйственным вопросам Начальник юр. отдела	Генеральный Директор	Инженер по стандартизации
Процедуры СМК № ПСК ххх	Менеджер по качеству Руководители процессов, Руководители подразделений	Зам. Ген. директора по производству Зам. Ген. директора по экономике Зам. Ген. директора по коммерции Зам. Ген. директора по  административно- хозяйственным вопросам Начальник юр. отдела	Генеральный Директор	Инженер по стандартизации
ДПСК № ДПСК  ххх	Менеджер по качеству, Руководители процессов, Руководители подразделений задействован-ных в процессах	Зам. Ген. директора по производству Зам. Ген. директора по экономике Зам. Ген. директора по коммерции Зам. Ген. директора по  административно- хозяйственным вопросам Начальник юр. отдела	Генеральный Директор	Инженер по стандартизации
Должностные инструкции, Положения о подразделениях № ДИП ххх	Руководители подразделений	Руководители подразделений, Представитель Руководства по качеству	Генеральный директор	Инженер по стандартизации
Внешняя документация	------	------	------	Инженер по стандартизации

Инженер по стандартизации несет ответственность за регистрацию документов в «Контрольном перечне документов СМК (Приложение ПСК 001-01) путем заполнения столбцов № 1; 2; 3.. Контрольный перечень документов СМК (Приложение ПСК 001-01) ведётся в виде журнала. Хранение и обновление комплекта оригиналов всей внутренней (локальной) документации СМК, осуществляется  инженером по стандартизации таким образом, чтобы комплект содержал все документы СМК в действующей редакции.
В каждом подразделении ведётся перечень действующей в данном подразделении документации СМК  по форме приведённой в Приложении ПСК 001-02. Все контролируемые копии документации СМК действующей в данном подразделении и  отражённые в этом перечне находятся в папке «Документация СМК «наименование  подразделения» .
Представитель Руководства по качеству осуществляет ежеквартальный надзор: а) за ведением инженером по стандартизации  контрольного перечня всей действующей документации СМК (Приложение ПСК 001-01); б) за хранением и обновлением комплекта оригиналов всей документации СМК, подразумевающем проверку наличия всех изменений на дату проведения надзора; в) за ведением подразделениями перечня действующей в данном подразделении документации СМК (Приложение ПСК 001-02).
Разработчики документации СМК указанные в пункте 6.1.1 устанавливают периодичность их анализа и актуализации, и отражают его в столбце №9 «Контрольного перечня документов СМК (Приложение ПСК 001-01). Инженер по стандартизации несёт ответственность за доведение сведений о периодичности анализа и актуализации документации СМК до подразделений. Ответственные за управление документацией СМК в подразделениях отражают периодичность анализа и актуализации документации СМК в «Перечне действующей в данном подразделении документации СМК» (столбец №6 Приложения ПСК 001-02). 

  Рассылка внутренней документации
Для обеспечения поступления контролируемых бумажных копий документации СМК, обозначаемых как «Контролируемый экземпляр», всем должностным лицам, которым она необходима, Менеджер по качеству определяет перечень рассылки и отражает его в столбце №4 «Контрольного перечня документов СМК (Приложение ПСК 001-01), в графе «Держатели контролируемых бумажных копий документа».  Инженер по стандартизации несёт ответственность за размножение и рассылку  контролируемых  экземпляров документации СМК в соответствии с этим перечнем. Рассылка документов должна производиться с регистрацией в «Контрольном перечне документов СМК (Приложение ПСК 001-01). Получатель документа ставит свою подпись в столбце №6 «Контрольного перечня документов СМК (Приложение ПСК 001-01).
Для уменьшения количества бумажных документов могут использоваться электронные версии документов СМК. Электронные версии документов СМК управляются ведущим специалистом по стандартизации  совместно с администратором компьютерной сети.  Они осуществляют контроль и обновление электронных версий рабочих документов  в специально отведенной электронной папке «СМК 9001» на серверах . Все сотрудники предприятия  имеют доступ к этой папке и находящейся в ней документации СМК «только для чтения».  Запрещается делать копии с электронных версий документов. Руководители подразделений должны проинструктировать всех своих сотрудников об этом. Более детально управление электронных версий комплекта документации СМК регламентировано в ПСК 006 - Процедуре управления документацией СМК в электронном виде.
В случае отсутствия доступа к электронным версиям контролируемых экземпляров инженер по стандартизации рассылает бумажные версии контролируемых экземпляров документов. Бумажные версии контролируемых экземпляров нумеруются обозначением номера действующей копии –YY, отражают его в столбце №5 «Контрольного перечня документов СМК (Приложение ПСК 001-01) и подтверждаются оригинальной подписью ответственного за управление документацией того или иного подразделения в столбце №6 «Контрольного перечня документов СМК (Приложение ПСК 001-01).

№:	YY	Контролируемый экземпляр
(№ копии)	(подлежит изменениям)	(оригинальная подпись ведущего специалиста по стандартизации)
Информационный экземпляр
(только для информации)

количество информационных экземпляров документации СМК должно быть минимальным. Руководители подразделений должны проинструктировать всех сотрудников о том, что информационные экземпляры документов могут использоваться только  в справочных или юридических целях. как правило, вся устаревшая документация подлежит изъятию из места ее издания и всех мест пользования и последующему уничтожению. Если Представитель руководства по качеству решает, что устаревшую документацию необходимо сохранить в юридических, договорных или справочных целях, то такая документация идентифицируется как «Информационный экземпляр». Информационные экземпляры документов отмечаются следующим образом:

№:	НЕТ	Контролируемый экземпляр	--------------
(№ копии)	(подлежит изменениям)	(оригинальная подпись ведущего специалиста по стандартизации)
ДА	Информационный экземпляр
(только для информации)

Новые редакции документов  должны рассылаться ведущим специалистом по стандартизации  всем держателям контролируемых экземпляров. получатели должны подтвердить получение документов подписью в «Контрольном перечне документов СМК (Приложение ПСК 001-01).

6.3        Внесение изменений

Любые изменения во внутренней документации по качеству подлежат рассмотрению Разработчиком основного документа, проверке и согласованию ответственными лицами, указанными в пункте 6.1.1 и на основе их рекомендаций утверждению Генеральным Директором. 
Изменения оформляются как основной документ, согласовываются и утверждаются Генеральным директором. После утверждения Генеральным директором изменения передаются инженеру по стандартизации, который размножает и  рассылает их всем держателям контролируемых бумажных копий документов указанных  в столбце №4 - «Контрольного перечня документов СМК (Приложение ПСК 001-01) под роспись в столбце №5. Изменения регистрируются в листе регистрации изменений получателем контролируемой бумажной копии документа, а также в контрольном перечне действующей в данном подразделении документации СМК (Приложение ПСК 001-02).  Изменение в документе должно быть обозначено шариковой ручкой в измененных пунктах  путём указания номера изменения. Если отменяется или заменяется приложение к документу, допускается изымать устаревшее приложение и заменять его новым. При наличии пяти  изменений, шестое изменение не вносится, а редактируется весь документ и выпускается новая редакция документа, включающая  все предыдущие изменения. После утверждения, новая редакция рассылается всем держателям учтенных в перечне рассылки (столбец №4 Приложения ПСК 001-01) контролируемых копий документов, при этом старая редакция изымается или идентифицируется как «информационный экземпляр».

       6.4        Управление внешней документацией

Менеджер по качеству организует, а инженер по стандартизации осуществляет закупку, хранение, рассылку, актуализацию и регистрацию оригиналов используемых на предприятии стандарты, ОСТы, ТУ в журнале регистрации – «Контрольный перечень действующих на   стандартов, ОСТов, ТУ» (Приложение ПСК 001-03). Подразделения, использующие те или иные  стандарты, ОСТы, ТУ в повседневной деятельности по служебной записке получают контролируемые бумажные копии у инженера по стандартизации. Инженер по стандартизации ведет регистрацию используемых в подразделениях  контролируемых бумажных копий стандартов в «Журнале регистрации и рассылки контролируемых копий действующей на предприятии внешней документации и изменений к ним» по форме приведённой в Приложении ПСК-001-04. Не реже одного раза в год на договорной основе инженер по стандартизации проводит сверку стандартов, ОСТов, ТУ с действующими указателями в региональном представительстве агентства УЗСТАНДАРТ. Все изменения рассылаются инженером по стандартизации всем учтённым держателям контролируемых бумажных копий стандартов под роспись в журнале по форме приведённой в Приложении ПСК-001-04.
Управление поступающими к Генеральному директору документами внешнего происхождения, регламентирующими ту или иную деятельность , каковыми являются Законы Республики Узбекистан, Указы Президента, Постановления Кабинета Министров, Нормативные акты зарегистрированные Министерством Юстиции, осуществляется инженером по стандартизации, который по резолюции Генерального директора осуществляет размножение необходимого количества копий и их рассылку лицам определённым в резолюции Генерального директора,  под роспись в журнале по форме приведённой в Приложении ПСК-001-04.  Оригиналы этих документов хранятся инженером по стандартизации в специальных папках. Подразделения, использующие те или иные Законы Республики Узбекистан, Указы Президента, Постановления Кабинета Министров, Нормативные акты зарегистрированные Министерством Юстиции в повседневной деятельности по служебной записке получают контролируемые бумажные копии у инженера по стандартизации под роспись в журнале по форме приведённой в Приложении ПСК-001-04. Юридический сектор использует также программные продукты «Право» и «Norma», содержащие все документы юридического характера и изменения к ним.

7.  записи

       Инженер по стандартизации и лица, назначенные в подразделениях ответственными за управление документацией СМК, ведут записи, предусмотренные настоящей процедурой и приложениями к ней. 

8.  хранение

       Инженер по стандартизации хранит оригинальный экземпляр настоящей процедуры наряду с другими процедурами под номером  ПСК 001. Контролируемые экземпляры данной процедуры (в бумажном или электронном виде) находятся в пользовании руководителей всех  подразделений включенных в область распространения системы  менеджмента качества, которые обязаны ознакомить с её требованиями персонал управляемого ими  подразделения.

9.  приложения

Контрольный Перечень документации СМК (ПСК 001-01). Перечень документации системы качества по «наименование подразделения» (ПСК 001-02). Контрольный перечень действующих на стандартов, ОСТов, ТУ (ПСК 001-03). Журнал регистрации и рассылки действующей на предприятии внешней документации и изменений к ним (ПСК 001-04).

Приложение ПСК 001-01

Контрольный Перечень документации СМК .

№ п\п	Наимено-вание  документа.	Код докумен-та	Держатели контролируе-мых бумажных копий документа.	Номер контроли-руемой бумажной копии.	Подпись  получателя контроли-руемой бумажной копии.	Отметки об изменениях.	Подпись владельца контроли-руемой бумажной копии о получении изменений.	Дата  последу-ющей актуали-зации.

Приложение ПСК 001-02

Перечень документации СМК по ________________________

  (наименование подразделения)

№ п/п	Наименование	Код документа	Номер контроли-руемой бумажной копии.	Дата ввода в действие	Дата  последу-ющей актуализации	Отметка об изменениях.

Приложение ПСК 001-03

Контрольный перечень действующих на   стандартов, ОСТов, ТУ.

№ п/п	№ стандарта	Наименование стандарта	№ экземпляра	Срок действия	№ изменения	Дата сверки	Дата последующей сверки	Ответсв. за хранение оригинала

Приложение ПСК 001-04

Журнал регистрации и рассылки контролируемых копий действующей на предприятии внешней документации и изменений к ним.

№ п/п	№ внешнего документа	Наименование внешнего документа	Получатель	№ копии экземпляра или  № изменения	Роспись получателя	Дата отмены документа, отметка об изъятии

10. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Заместитель генерального директора по производству

Заместитель генерального директора по экономике

Заместитель генерального директора по коммерции

Заместитель генерального директора по  общим вопросам

Начальник юр. отдела