Объяснительная записка

Объяснительная записка

Объяснительная записка — информационно-справочный документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, чаще всего, нарушения дисциплины, невыполнения производственного задания, поручения. Оформляются объяснительные записки на листах бумаги формата А 4, как правило, рукописным способом и адресуются руководителю структурного подразделения или университета (ректору). При оформлении документа соблюдают следующие размеры полей: слева — 3 см, справа — 1 см, сверху и снизу — 2 см.

Формуляр документа имеет две группы реквизитов. Первая группа реквизитов проставляется автором документа. Вторая группа реквизитов проставляется подразделением-получателем документа.

Первую группу реквизитов составляют следующие данные:

- Адресат (наименование должности лица с указанием краткого официального наименования университета — БелГУ, которому адресовано заявление, его инициалов и фамилии).

- Наименование вида документа (объяснительная записка — пишется заглавными буквами по центру строки, точка после слов объяснительная записка не ставится).

- Текст документа. Текст объяснительных записок должен быть особенно убедительным, отражать события и конкретные факты, содержать неопровержимые доказательства. Он состоит из двух частей: в первой части констатируются свершившиеся факты, во второй — объясняются причины произошедших событий.

- Реквизит подпись, включающий должность автора с указанием подразделения, в котором он работает (для работника), кафедры (для аспиранта, докторанта); наименования факультета (института), номера группы (для студента); личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия — пишутся четко и разборчиво).

Объяснительная записка подписывается автором и передается вышестоящему руководству для принятия решения.

- Дата составления документа (число, месяц, год пишутся цифрами, например 12.01.2010).

Вторую группу реквизитов составляют следующие данные:

- Отметка о поступлении документа в подразделение (регистрационный номер и дата поступления).

- Виза согласования (при необходимости), включающая в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату.

- Резолюция руководителя, которая включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержания поручения, срок исполнения, личную подпись и дату.

Решение руководителя отражается в резолюции. Объяснительная записка с резолюцией, как правило, служит основанием к изданию приказа или другого документа.

- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело, которая включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении заявления, или краткие сведения об исполнении; надпись В дело; номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ; личную подпись работника, списавшего документ в дело, и дату исполнения (списания) документа.