Муниципальное казенное учреждение
«Калининская межпоселенческая библиотека»
Отдел комплектования и обработки литературы
«Система каталогов и
картотек в библиотеке»
Методическая консультация
ст. Калининская
2016 год
Материал подготовлен отделом комплектования и обработки литературы муниципального казенного учреждения «Калининская межпоселенческая библиотека».
Составитель заведующая ОКиО
Тираж 20 экз.
353780
Краснодарский край, Калининский район,
ст. Калининская, ул. Мира, 147
Муниципальное казенное учреждение
«Калининская межпоселенческая библиотека»
Тел.,
E-mail: *****@***ru
Web-сайт: http:// klncbs. krd. muzkult. ru/
Система каталогов и картотек библиотеки - это совокупность планомерно организованных, дополняющих друг друга взаимосвязанных библиотечных каталогов, библиографических картотек, раскрывающих состав и содержание книжных фондов в различных аспектах. Система каталогов и картотек библиотеки — единая целостная система, являющаяся составной частью справочно-библиографического аппарата.
Формирование и функционирование системы каталогов и картотек определяются следующими факторами: функциями, назначением и местом библиотеки в системе других библиотек и информационных организаций в регионе; составом и структурой фондов библиотеки, системой обслуживания читателей в читальных залах и на абонементе, в других подразделениях библиотеки.
Система каталогов и картотек обеспечивает выполнение всех функций и направлений деятельности библиотек района: комплектование, обеспечение сохранности и эффективности использования фондов, библиографическую и информационную работу.
Основными функциями системы каталогов и картотек являются информационно-поисковая и образовательная. Информационно-поисковая функция реализуется в процессе разыскания документов в ответ на запрос пользователя, ведение библиографической и справочно-информационной работы. Образовательная функция определяется задачами библиотеки по повышению культурного общеобразовательного и профессионального уровня граждан.
Система каталогов и картотек библиотеки отражает все фонды библиотеки. В состав системы включены каталоги и картотеки, отражающие книги, брошюры, продолжающиеся издания, альбомы, атласы, периодические издания, нотные издания.
В состав системы входят как служебные каталоги и картотеки, так и предназначенные для пользователей. На каждый каталог, входящий в систему каталогов и картотек составляется и ведется Паспорт каталога. В Паспорте отражаются специфические сведения о каталоге: дата организации, охват фондов, название таблиц классификации, которые лежат в его основе, оформление карточек, их расположение, форма и цвет разделителей, и наличие вспомогательных пособий.
Алфавитный каталог (АК) — это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке имен (фамилий) индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов. В едином алфавитном ряду ставятся основные, добавочные, аналитические, ссылочные и справочные карточки. Если расстановочные слова различных описаний тождественны, то каталожные карточки расставляют в следующем порядке:
- записи под заголовком индивидуального автора;
- записи под заголовком коллективного автора;
- записи под заглавием.
Одинаковые произведения разных лет издания расставляют в обратнохронологическом порядке.
АК является обязательной частью системы каталогов в каждой библиотеке, является ее связующим звеном. Алфавитный каталог библиотеки выполняет функции служебного и читательского каталога.
С помощью АК производится поиск по следующим типам запросов: имеется ли произведение данного автора (индивидуального или коллективного) в фонде библиотеки и какие произведения данного автора еще имеются в библиотеке.
Оформление — один из этапов работы по организации АК. Оно включает внешнее и внутреннее оформление.
Внешнее оформление — это оформление шкафов и ящиков каталога. Все ящики в каталоге нумеруются арабскими цифрами с помощью ярлыков.
Ящики снабжаются этикетками, на которых отражается материал, содержащийся в каталожном ящике. На этикетке указаны буквы, слоги или слова, которыми начинаются библиографические записи первой и последней карточек каталожного ящика.
Внутреннее оформление осуществляется при помощи каталожных разделителей. Применяется несколько видов разделителей: буквенные, слоговые, словарные и именные. Разделители ставят перед первой карточкой в той группе записей, которую нужно выделить.
Алфавитный каталог располагается в помещении библиотеки, имеет открытый доступ для пользователей библиотеки.
Систематический каталог (СК) — это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знания в соответствии с библиотечно-библиографической классификацией.
Систематический каталог отражает содержание документов и предназначен для поиска по тематическим запросам. СК выполняет функции читательского и служебного каталога.
Систематический каталог используется в библиотечно-информационной работе для изучения состава фонда, его комплектования, в справочно-библиографической и информационно-библиографической работе, для организации выставок, массовых мероприятий и пропаганды литературы.
Систематический каталог организован по таблицам библиотечно-библиографической классификации, каталожные карточки расставляются в соответствии с содержанием книг по отраслям знаний, что позволяет пользователю определить, какая литература есть в библиотеке по определенному вопросу.
Записи внутри отделов СК группируются в пределах классификационного деления. В библиотеках Калининского района принята алфавитная группировка библиографических записей. Отдельными группами внутри одного деления расставляют библиографические записи книг и брошюр в алфавите авторов и заглавий, затем расставляют библиографические записи на самостоятельно изданные библиографические пособия по теме. В последней группе собираются карточки имеющихся в фонде диафильмов, слайдов и других аудиовизуальных материалов.
Оформление — один из этапов работы по организации систематического каталога. Оно включает внешнее и внутреннее оформление.
Внешнее оформление — это оформление шкафов и ящиков каталога.
Все ящики в СК нумеруются и снабжаются этикетками. На этикетках отражаются индексы и наименование отделов библиотечно-библиографической классификации, которые соответствуют библиотечным шифрам на каталожных карточках находящихся в ящиках.
Внутреннее оформление включает в себя разделительные карточки (каталожные разделители). Система каталожных разделителей построена по таблицам ББК. В зависимости от величины классификационного деления, разделители должны иметь разные формы выступов (центральные, правосторонние, левосторонние).
Систематический каталог располагается в помещении библиотеки, имеет открытый доступ для пользователей библиотеки.
Центральный (учетный) каталог – это служебный каталог, который строится по принципу алфавитного каталога, выполняет справочные и учетные функции. Каталог включает библиографические записи на все документы, имеющиеся в книжных фондах библиотеки или библиотечной системы.
На лицевой стороне каталожной карточки помещается библиографическое описание документа, а на оборотной - информация о его местонахождении.
Электронный каталог (ЭК) библиотеки представляет собой машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном режиме времени, и является составной частью справочно-поискового аппарата (СПА) библиотеки и центральным звеном автоматизированной библиотечно-информационной системы.
Электронный каталог раскрывает состав и содержание библиотечного фонда печатных, аудиовизуальных, электронных документов и служит для обеспечения свободного доступа к информационным ресурсам библиотеки и реализации многоаспектного информационного поиска.
Электронный каталог способствует оперативному и полному удовлетворению информационных запросов всех категорий пользователей библиотеки.
Электронный каталог включает библиографические записи, организованные по единым правилам, предусматривающим общие принципы и нормы одноразовой обработки и компактного хранения, многократного использования информации о документах.
Электронный каталог объединяет в себе функции алфавитного и систематического каталогов, краеведческой и тематических картотек.
Основными задачами электронного каталога являются:
- всестороннее раскрытие состава и содержания фонда библиотеки;
- обеспечение многоаспектного оперативного поиска информации о наличии документов в фонде библиотеки;
- интеграция ресурсов библиотеки в информационное пространство библиотеки, региона и всемирную информационную сеть Интернет;
- создание информационного комфорта для пользователя.
Электронный каталог предоставляет доступ к базе данных через локальную библиотечную сеть, обеспечивает пользователей информацией о новых поступлениях в фонд библиотеки, каталогизирует документы в соответствии с нормативными требованиями по библиографической обработке документов. Электронный каталог оказывает пользователям необходимую помощь при самостоятельном проведении информационного поиска (навигационные услуги в информационном пространстве).
Электронный каталог включает базы данных по отдельным видам документов: «Книги», «Краеведческая картотека», «Нормативно-правовые акты», «Библиотеки в СМИ» и т. д.
Поиск информации в библиографических базах данных электронного каталога осуществляется по автору (индивидуальному и коллективному), заглавию, предметным рубрикам, индексам ББК, ключевым словам, названию серий, месту хранения документа, регистрационному номеру, виду документа и другим признакам.
Работа в электронном каталоге включает основные технологические процессы:
- каталогизация документов;
- многоаспектный библиографический поиск;
- формирование выходных форм (карточка, указатель, формуляр);
Результаты поиска в электронном каталоге потребитель может посмотреть на экране монитора, распечатать на принтере или записать на дискету в виде списка документов, библиографической карточки, реферата или полного текста документа.
Алгоритм информационного поиска предусматривает возможность как по всему электронному каталогу одновременно, так и выборочно по одной или нескольким базам данных.
Библиографическая картотека — совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы.
В систему каталогов и картотек могут входить следующие картотеки:
- Краеведческая картотека,
- Систематическая картотека статей,
- Картотека нормативно-правовых актов,
- Картотека периодических изданий.
Краеведческая картотека (КК) — это библиографическая картотека, отражающая документы краеведческого характера, назначением которой является хранение, поиск и пропаганда (распространение) краеведческой информации о населенном пункте, районе, крае в которых находится библиотека.
Критериями отбора документов для краеведческой картотеки является ценность материала об экономике, истории, культуре края. В краеведческой картотеке отражаются книги, брошюры, статьи из журналов, сборников, газет, рецензии, изоиздания, нотные издания, диафильмы, слайды и другие документы независимо от года издания и читательского назначения.
Документы краеведческого характера, отраженные в других каталогах и картотеках, в краеведческой картотеке отражаются повторно.
Краеведческая картотека организуется на основе специальных таблиц ББК для краеведческих каталогов и картотек. За каждым делением картотеки библиографические записи документов располагаются в обратнохронологическом порядке, что позволяет читателю познакомиться в первую очередь с новыми поступлениями. В краеведческой картотеке чаще, чем в систематическом каталоге используется методика многократного отражения документов.
Краеведческая картотека постоянно пополняется новыми актуальными рубриками, в зависимости от спроса пользователей библиотеки.
Вся работа по ведению и использованию краеведческой картотеки отражается в годовых отчетах библиотеки.
Краеведческая картотека располагается в библиотеке и имеет открытый доступ для пользователей.
Систематическая картотека статей (СКС) – это библиографическое пособие, которое служит дополнением к систематическому каталогу.
Систематическая картотека статей отражает новые материалы из периодических изданий, в которых наиболее оперативно освещаются достижения науки, техники, культуры, актуальные вопросы общественной жизни.
Систематическая картотека статей является универсальной по содержанию, и ее структура аналогична структуре систематического каталога.
В основе систематизации материалов в СКС лежит библиотечно-библиографическая классификация.
Карточки в картотеке за разделителями расставляются в обратнохронологическом порядке: сразу за разделителем идут карточки на материалы из последних номеров периодических изданий, а далее по убывающей.
Материалы по общественным наукам хранятся в систематической картотеке статей 3-4 года, по естествознанию и техническим наукам — 4-5 лет, по литературоведению, искусствознанию — 7 и более лет.
Систематическая картотека статей располагается в помещении библиотеки, имеет открытый доступ для пользователей библиотеки.
Картотека нормативно-правовых актов содержит в себе информацию о нормативно-правовых актах муниципального образования подлежащих обнародованию: постановления, решения, распоряжения, приказы.
Картотека организуется на основе специальных таблиц ББК для краеведческих каталогов и картотек.
За каждым делением картотеки библиографические записи документов располагаются в обратнохронологическом порядке, что позволяет читателю познакомиться в первую очередь с новыми нормативно-правовыми актами.
Картотека пополняется по мере поступления нормативно-правовых актов в библиотеку.
Картотека периодических изданий. Во всех библиотеках формируется фонд периодических изданий, который должен отражаться в картотеке.
Издания отражаются на каталожных карточках, где указывается название, периодичность, количество выписываемых экземпляров.
Картотека несет служебное назначение, является обязательным элементом комплектования библиотечного фонда и его учета.
Картотека «Библиотеки в СМИ». В картотеке отражаются все материалы о библиотеке, опубликованные в периодических изданиях
Материалы в картотеке располагаются в обратнохронологическом порядке.
Все каталоги и картотеки, входящие в систему, должны иметь паспорта.
Взаимосвязь между каталогами и картотеками обеспечивается единым библиографическим описанием; классификационными индексами, проставленными на карточках каталогов и картотек; наличием справочного аппарата; единой системой информации о каталогах и картотеках.
Организация, ведение и редактирование каталогов проводятся на основе единых методических принципов в соответствии с утвержденными технологическими инструкциями, нормами и плановыми заданиями библиотеки.
Используются инструкции и памятки с правилами расстановки карточек в алфавитном и систематическом каталогах. В результате редактирования улучшаются информационные качества каталогов и их поисковые возможности, что делает библиотечные каталоги более надежным средством обслуживания пользователей библиотеки.
Инструктивно-методические материалы, в которых отражаются основные технологические процессы обработки документов и организации каталогов: ГОСТ 7.1-2003 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления; таблицы ББК; технологические инструкции.
Информация о каталогах и картотеках, пропаганда
каталогов и картотек — составная часть системы мероприятий по
пропаганде библиотечно-библиографических знаний среди
пользователей. Информация и пропаганда осуществляются путем издания путеводителей и памяток для читателей; с помощью средств
наглядной информация и пропаганды текстового и графического
характера; с помощью мероприятий устной пропаганды
дифференцированного (индивидуального и массового) характера:
консультаций, бесед, лекций, экскурсий, занятий и пр.; путем
использования комплексных форм и методов.
Управление системой каталогов и картотек осуществляется в соответствии с планами работы, приказами, распоряжениями дирекции библиотеки и включает составление планов работы, разработку методической и технологической документации, координацию работы, контроль над выполнением плановых заданий, решений организационного и методического характера, внедрение нормативных документов, организацию мероприятий по повышению квалификации и др.
Ответственность за организацию, ведение, редактирование
и использование каталогов и картотек возлагается на библиотеки, в чьем ведении они находятся.
Список используемой литературы
1. Библиотечные фонды : методические материалы. – Москва : Профиздат, 2001. – 192 с.
2. Каталоги и картотеки централизованной библиотечной системы : практическое пособие. – Москва : Книга, 1985. – 128 с.
3. Каталоги и картотеки. – Режим доступа: https://www. ntspi. ru
4. Система каталогов и картотек. – Режим доступа: http://www. bashlib. ru
